Hoje no blog do Worksection, discutiremos estruturas de projeto adaptativas.
Para muitos projetos modernos, os modelos tradicionais de gerenciamento de projetos (TPM) são inadequados. Eles não conseguem enfrentar os desafios que surgem hoje ao lançar projetos: mudanças constantes, objetivos comerciais pouco claros e ações dos concorrentes. Estabelecer requisitos completos na fase inicial se tornou irrealista, necessitando de ajustes durante todo o ciclo.
Portanto, modelos cíclicos e recursivos são ferramentas atuais para gerentes de projeto. A capacidade de revisar fases de trabalho passadas, melhorar a iteração atual ou constantemente verificar e atualizar dados é inestimável.
O objetivo do método de Estrutura de Projeto Adaptativa (APF) é harmonizar processos e mudanças constantes no projeto, clima de negócios e mercados. Não prescreve templates nem uma lista de soluções pré-preparadas. Mudanças na abordagem são uma resposta não convencional às alterações no projeto ou no ambiente circundante.
O autor do método, Robert K. Wysocki, insiste que o gerente de projeto (PM) deve agir não como um cozinheiro, mas como um chefe. Não há necessidade de seguir receitas quando a ausência de um ingrediente levará a um atraso – deve-se inventá-las de forma independente e não depender da disponibilidade de componentes necessários. De acordo com as observações de Wysocki, modelos lineares de TPM são inadequados para 70% dos projetos.
Sete Fatores Independentes que Afetam um Projeto
Wysocki destaca sete fatores independentes que impactam um projeto:
- Características do ambiente em que o projeto será implementado
- Características do próprio projeto
- Ciclo de vida do processo de negócios
- Ciclo de vida do gerenciamento de projetos
- Competência da equipe do projeto
- Visão do cliente
- Qualidade do equipamento ou software
Princípios da APF
- Foco no Cliente: O cliente é responsável por escolher as ferramentas e abordagens para o projeto, mas recebe apoio da equipe do projeto (PT).
- Dependência do Cliente: A APF envolve maior envolvimento do cliente do que a maioria dos gerentes de projeto está acostumada. Eles devem estar preparados para agir como consultores, apoiando o cliente ao longo do projeto. O cliente decide se deve continuar ou encerrar o projeto.
- Demonstração Rápida e Frequente de Resultados: Os ciclos na APF são curtos, permitindo que o cliente saiba rapidamente sobre os resultados atuais e se envolva mais nos processos.
- Prontidão para Fazer Perguntas e Analisar Constantemente: Muitas fases da APF são baseadas em perguntas que a PT e o cliente devem responder.
- Mudanças Levam a Melhores Soluções: A frequência de mudanças em um projeto APF é um bom indicador de como as partes estão se movendo em direção à solução desejada. Idealmente, as mudanças ocorrem frequentemente nos primeiros ciclos e desaceleram depois. Ao contrário do TPM, a APF vê as mudanças como um sinal de um projeto saudável.
- Não Especular sobre o Futuro: Se não sabemos o futuro, por que planejar? Prever o futuro é considerado um processo que não agrega valor.
Algoritmos da APF
Fase 1: Definição de Escopo
Esta fase inicial estabelece os objetivos do projeto que tanto a PT quanto o cliente devem compreender claramente. Os critérios de sucesso são fixados como o resultado que traz valor comercial óbvio.A definição de escopo é realizada em cinco etapas:
- Encontrar Condições para Conformidade: Uma reunião entre os representantes da PT e do cliente garante compreensão mútua e resolução de quaisquer contradições.
- Elaboração de uma Declaração de Visão do Projeto: Este documento destaca as questões e oportunidades que motivam o projeto, os objetivos do projeto, o escopo, os critérios de sucesso e os riscos.
- Definindo Parâmetros do Ciclo: Definindo a duração e o número de ciclos.
- Estabelecendo uma Estrutura de Trabalho Hierárquica Incompleta ou Cronograma do Projeto: Objetivos conhecidos sem ferramentas pré-definidas, complementadas durante o projeto à medida que detalhes importantes surgem.
- Priorizando Algoritmos: Determinando ferramentas e abordagens prioritárias para uso futuro.
Fase 2: Planejamento do Ciclo
O planejamento do ciclo envolve apenas processos com soluções já selecionadas e é dividido em quatro etapas:
- Definindo Objetivos do Ciclo: Discutidos com o cliente, considerando tempo e recursos.
- Atribuindo Tarefas para Estabelecimento: Passo inicial para formar um cronograma do projeto.
- Criando Cronogramas para Processos Dependentes: Usando ferramentas como Kanban.
- Trabalho de Subequipes: Finalizando cronogramas para cada subequipe.
Fase 3: Construção do Ciclo
Ao contrário do TPM, o tempo de execução do ciclo na APF nunca muda e permanece conforme estabelecido na primeira fase. Nenhuma mudança é implementada durante o ciclo; novas abordagens são adotadas entre os ciclos.
Ferramentas usadas:
- Cronogramas de Micro-nível: Subequipes criam planos de trabalho para sub-tarefas.
- Pacotes de Trabalho: Descreve como um executante pretende completar sub-tarefas.
- Repositório de Solicitações de Mudança: Propostas são revisadas após o término do ciclo.
- Informações sobre Problemas: Descreve problemas, riscos e situações que precisam de esclarecimento.
- Reuniões Diárias da PT: Atualizações rápidas de status sem discussões de resolução de problemas.
Fase 4: Alinhamento com o Cliente
Uma fase única onde a PT e o cliente se envolvem em negociações decisivas para analisar o projeto:
- Avaliar processos concluídos a tempo.
- Decidir se deve prosseguir para o próximo ciclo.
- Rever solicitações de mudança, ferramentas e recursos não utilizados, e definir novas prioridades.
- Definir objetivos para o próximo ciclo.
Projeto de Jcomp / Freepik
Fase 5: Revisão do Projeto
Perguntas a serem abordadas:
- A equipe encontrou uma solução aceitável?
- Os algoritmos funcionaram para o projeto?
- Quão bem a equipe utilizou os algoritmos da APF?
Implementando a APF
Conforme mencionado, a APF se originou durante dois projetos, um encomendado pela rede de varejo Snacks Fifth Avenue e outro pela Kamikazi Software Systems.
Exemplo: Snacks Fifth Avenue
Em 2008, a Snacks Fifth Avenue se aproximava de seu 50º aniversário com vendas e fluxo de clientes em declínio. A diretora Patty Forz queria atrair novos clientes com quiosques que fornecessem informações sobre restaurantes e cinemas locais, inspirada em configurações semelhantes em shoppings próximos.
Declaração de Visão do Projeto para Snacks Fifth Avenue:
- Nome do Projeto: “Design de Quiosque”
- Número do Projeto: 08 – 01
- Gerente de Projeto: T. Coffee
- Problemas/Oportunidades: Diminuição das visitas à loja e das vendas, necessitando de uma mudança.
- Meta: Restaurar níveis de vendas, aumentar o fluxo de clientes e criar algo envolvente para os clientes.
- Escopo: Desenvolver um conceito de quiosque com múltiplos serviços, atrair clientes para produtos específicos, criar pacotes de produtos para eventos e mais.
- Critérios de Sucesso: Restaurar níveis de vendas dentro de dois trimestres, oferecer pelo menos quatro serviços, cada um gerando pelo menos 5% das vendas e implementar um serviço desejado pelos clientes que gere 5% das vendas até o segundo trimestre.
- Riscos: Os clientes podem não gostar da ideia do quiosque.
Processo e Resultado
Ao longo de seis meses, vários protótipos foram criados e testados. As perguntas abordadas incluíam a operação do quiosque via chaves ou telas sensíveis ao toque, impressão de recibos, emissão de produtos, colocação de pedidos e serviços de suporte. Um grupo focal forneceu feedback sobre os protótipos.O design final foi lançado nas lojas, melhorando as vendas e o interesse dos clientes, atendendo aos objetivos do projeto.
Veredicto
- A APF requer uma nova mentalidade, pronta para mudanças.
- O método é continuamente atualizado.
- Baseado no conceito de “just-in-time”.
- Ferramentas, templates e processos de TPM são adaptados para novos formatos.
- A APF é centrada no cliente, garantindo comunicação e confiança plenas.
- Identifica todos os processos que não agregam valor.