Oggi nel blog di Worksection, discuteremo dei framework di progetto adattivi.
Per molti progetti moderni, i modelli di gestione tradizionale dei progetti (TPM) non sono adatti. Non affrontano le sfide che sorgono oggi durante il lancio dei progetti: cambiamenti costanti, obiettivi aziendali poco chiari e azioni della concorrenza. Stabilire requisiti completi nella fase iniziale è diventato irrealistico, rendendo necessarie modifiche durante l’intero ciclo.
Pertanto, i modelli ciclici e ricorsivi sono strumenti attuali per i manager di progetto. La capacità di rivedere le fasi lavorative passate, migliorare l’iterazione attuale o controllare e aggiornare costantemente i dati è inestimabile.
L’obiettivo del metodo Adaptive Project Framework (APF) è armonizzare processi e cambiamenti costanti nel progetto, nel clima aziendale e nei mercati. Non prescrive modelli né un elenco di soluzioni preconfezionate. I cambiamenti nell’approccio sono una risposta non convenzionale ai cambiamenti del progetto o dell’ambiente circostante.
L’autore del metodo, Robert K. Wysocki, insiste che il project manager (PM) deve agire non come un cuoco ma come uno chef. Non c’è bisogno di seguire ricette quando l’assenza di un ingrediente porterà a un ritardo: si devono inventare indipendentemente e non fare affidamento sulla disponibilità dei componenti necessari. Secondo le osservazioni di Wysocki, i modelli TPM lineari non sono adatti per il 70% dei progetti.
Sette Fattori Indipendenti che Influenzano un Progetto
Wysocki evidenzia sette fattori indipendenti che influenzano un progetto:
- Caratteristiche dell’ambiente in cui il progetto sarà implementato
- Caratteristiche del progetto stesso
- Ciclo di vita del processo aziendale
- Ciclo di vita della gestione del progetto
- Competenza del team di progetto
- Visione del cliente
- Qualità delle attrezzature o del software
Principi dell’APF
- Focus sul Cliente: Il cliente è responsabile della scelta degli strumenti e degli approcci per il progetto, ma riceve supporto dal team di progetto (PT).
- Dipendenza dal Cliente: L’APF implica un maggiore coinvolgimento del cliente rispetto a quanto la maggior parte dei manager di progetto è abituata. Devono essere pronti ad agire come consulenti a supporto del cliente durante tutto il progetto. Il cliente decide se continuare o interrompere il progetto.
- Dimostrazione Rapida e Frequenti dei Risultati: I cicli nell’APF sono brevi, consentendo al cliente di apprendere rapidamente i risultati attuali e di essere più coinvolto nei processi.
- Prontezza a Porre Costantemente Domande e Analizzare: Molte fasi dell’APF si basano su domande a cui il PT e il cliente devono rispondere.
- I Cambiamenti Portano a Migliori Soluzioni: La frequenza dei cambiamenti in un progetto APF è un buon indicatore di come le parti stiano progredendo verso la soluzione desiderata. Idealmente, i cambiamenti si verificano frequentemente nei cicli iniziali e rallentano successivamente. A differenza del TPM, l’APF considera i cambiamenti come un segno di un progetto sano.
- Non Speculare sul Futuro: Se non conosciamo il futuro, perché pianificare? Prevedere il futuro è considerato un processo che non aggiunge valore.
Algoritmi dell’APF
Fase 1: Definizione dell’ambito
Questa fase iniziale stabilisce gli obiettivi del progetto che sia il PT che il cliente devono comprendere chiaramente. I criteri di successo sono fissati come il risultato che porta un valore commerciale evidente.La definizione dell’ambito viene eseguita in cinque fasi:
- Trovare Condizioni di Conformità: Un incontro tra il PT e i rappresentanti del cliente assicura comprensione reciproca e risoluzione di eventuali contraddizioni.
- Redazione di un Documento di Sintesi del Progetto: Questo documento evidenzia le questioni e le opportunità che spingono al progetto, obiettivi del progetto, ambito, criteri di successo e rischi.
- Definizione dei Parametri del Ciclo: Impostare la durata e il numero di cicli.
- Stabilire una Struttura di Lavoro Gerarchica Incompleta o Programma di Progetto: Obiettivi noti senza strumenti predefiniti, integrati durante il progetto man mano che emergono dettagli importanti.
- Prioritizzazione degli Algoritmi: Determinazione degli strumenti e degli approcci prioritari per un uso futuro.
Fase 2: Pianificazione dei Cicli
La pianificazione dei cicli comporta solo processi con soluzioni già selezionate ed è suddivisa in quattro fasi:
- Definizione degli Obiettivi del Ciclo: Discusso con il cliente, considerando tempo e risorse.
- Assegnazione dei Compiti per l’Istituzione: Primo passo verso la formazione di un programma di progetto.
- Creazione di Programmi per Processi Dipendenti: Utilizzando strumenti come Kanban.
- Lavoro del Sottogruppo: Finalizzazione dei programmi per ciascun sottogruppo.
Fase 3: Costruzione del Ciclo
A differenza del TPM, il tempo di esecuzione del ciclo nell’APF non cambia mai e rimane quello stabilito nella prima fase. Non vengono implementati cambiamenti durante il ciclo; nuove strategie vengono adottate tra i cicli.
Strumenti utilizzati:
- Programmi a Micro-livello: Le sottotime creano piani di lavoro per sotto-compiti.
- Pacchetti di Lavoro: Descrivono come un esecutore intende completare i sotto-compiti.
- Repository delle Richieste di Modifica: Le proposte vengono esaminate dopo la conclusione del ciclo.
- Informazioni sulle Questioni: Descrivono problemi, rischi e situazioni che necessitano di chiarimenti.
- Riunioni Giornalieri del PT: Aggiornamenti rapidi sullo stato senza discussioni di risoluzione dei problemi.
Fase 4: Allineamento con il Cliente
Una fase unica in cui il PT e il cliente si impegnano in negoziazioni decisive per analizzare il progetto:
- Valutare i processi completati nei tempi previsti.
- Decidere se procedere al ciclo successivo.
- Esaminare le richieste di modifica, strumenti e risorse non utilizzate e stabilire nuove priorità.
- Definire obiettivi per il ciclo successivo.
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Fase 5: Revisione del Progetto
Domande da affrontare:
- Il team ha trovato una soluzione accettabile?
- Gli algoritmi hanno funzionato per il progetto?
- Quanto bene ha utilizzato il team gli algoritmi dell’APF?
Implementazione dell’APF
Come già accennato, l’APF è nato durante due progetti, uno commissionato dal rivenditore Snacks Fifth Avenue e l’altro da Kamikazi Software Systems.
Esempio: Snacks Fifth Avenue
Nel 2008, Snacks Fifth Avenue si accingeva a festeggiare il suo 50° anniversario con vendite in calo e flusso di clienti. Il direttore Patty Forz voleva attrarre nuovi clienti con chioschi che fornissero informazioni sui ristoranti e i cinema locali, ispirandosi a configurazioni simili nei centri commerciali vicini.
Dichiarazione di Sintesi del Progetto per Snacks Fifth Avenue:
- Nome del Progetto: “Progettazione del Chiosco”
- Numero del Progetto: 08 – 01
- Project Manager: T. Coffee
- Problemi/Oppurtunità: Visite e vendite nei negozi in calo, necessità di un cambiamento.
- Obiettivo: Ripristinare i livelli di vendita, aumentare il traffico pedonale e creare qualcosa di coinvolgente per i clienti.
- Ambito: Sviluppare un concetto di chiosco con molteplici servizi, attrarre clienti verso specifici prodotti, creare pacchetti di prodotti per eventi e altro ancora.
- Criteri di Successo: Ripristinare i livelli di vendita entro due trimestri, offrire almeno quattro servizi, ciascuno generando almeno il 5% delle vendite, e implementare un servizio desiderato dai clienti che genera il 5% delle vendite entro il secondo trimestre.
- Rischi: I clienti potrebbero non gradire l’idea del chiosco.
Processo e Risultato
Nel corso di sei mesi, sono stati creati e testati diversi prototipi. Le domande elaborate includevano il funzionamento del chiosco tramite tasti o touchscreen, stampa di scontrini, emissione di prodotti, piazzamento ordini e servizi di supporto. Un gruppo di focus ha fornito feedback sui prototipi.Il design finale è stato lanciato nei negozi, migliorando le vendite e l’interesse dei clienti, raggiungendo gli obiettivi del progetto.
Verdetto
- L’APF richiede una nuova mentalità, pronta ai cambiamenti.
- Il metodo viene continuamente aggiornato.
- Si basa sul concetto di “just-in-time”.
- Gli strumenti, i modelli e i processi del TPM vengono adattati a nuovi formati.
- L’APF è incentrato sul cliente, garantendo piena comunicazione e fiducia.
- Identifica tutti i processi che non aggiungono valore.