6 мая 2021   •   Алина Кривенец   •   10 min read

Статусы и метки Как использовать

Worksection создан для систематизации бизнеса, удобной коммуникации с командой и клиентами. Если задач становится много, статусы и метки помогут их структурировать.

Часто клиенты, которым мы впервые рассказываем об этом, спрашивают: «А какая разница между статусами и метками?»


Расскажем на простом примере

У нас есть яблоки. Много яблок. «Яблоко» —— это задача в Worksection. Каким может быть это яблоко?

«Целое», «упало с дерева», «надкушенное». Это статусы. Статус всегда один в момент времени.




Каким еще может быть яблоко?


  • Оно может отличаться по цвету: красное или зеленое
  • Отличаться по размеру: большое или маленькое
  • Отличаться по назначению: на продажу, на пирог

Все эти варианты являются разными наборами меток.



Вы можете выбрать несколько меток к задаче (тогда как статус можно выбрать только один из списка).

Статус —— это состояние задачи (например яблоко или надкушенное, или целое).
Метки —— это набор признаков для задачи.


По умолчанию в Worksection аккаунте установлено:

  • 2 стандартных рабочих процесса (набора статусов)
  • 4 стандартных набора меток


Стандартные статусы в Worksection




Важно Админ аккаунта может создать собственные статусы и метки, с учетом специфики проектов и задач.



Как создать собственные статусы и метки

Собственные статусы и метки создаются в разделе «Статусы и метки». Для того, чтобы попасть в раздел «Статусы и метки», в правом верхнем углу нажмите на аватар, далее выберите «Аккаунт».

В открывшемся окне выберите «Статусы и метки»:

Теперь вы можете работать со статусами и метками отдельно.


Как создать собственный рабочий процесс и статусы к нему

Статусы объединяются в группы (рабочие процессы). В своем аккаунте вы создадите собственные рабочие процессы, которые соответствуют специфике работы компании и отдельных отделов.

Шаг 1. Откройте вкладку «Статусы задач».

Шаг 2. Нажмите «Добавить рабочий процесс» под списком уже существующих рабочих процессов.





Как создать метки

В разделе «Метки задач» нажмите «Добавить набор меток»:



Введите имя набора меток и поставьте галочку напротив «Видно только для вашей команды», если доступ к этому набору хотите дать для всей команды. Нажмите «Ок».



У нас появился новый набор меток, но пока он пуст. Теперь нам надо добавить наши метки к набору «Размещение статей». Для добавления меток нажмите «Добавить метку».



В нашем примере «Размещение статей» метки будут указывать на места размещения материала: соцсети, собственный сайт, блог, внешние сайты.



Как и в случае со статусами, при создании меток для каждой вы самостоятельно выбираете свой уникальный цвет.




Дополнительные настройки меток

Для набора меток можно выбирать те проекты, в которых набор будет доступен для использования. Как и в случае со статусами, нажмите на значок портфеля в наборе меток и поставьте галочки напротив названий проектов, для которых вы хотите сделать набор доступным.

Кроме того, вы можете сделать дополнительные настройки для всех рабочих процессов, выбрав обе опции, ни единой или одну из них:

  • Устанавливать первый статус при создании задач
  • Снимать все статусы при закрытии

Для выбора поставьте галочку напротив нужной опции и нажмите «Сохранить».






Как добавить статусы и метки к проекту

При создании нового проекта, а также впоследствии через страницу редактирования проекта, вы можете выбрать какие наборы статусов и меток будут доступны для задач в рамках этого проекта.

Создать новый проект можно через «+» в правом верхнем углу. В нашем примере проект «Написание статей в блог» имеет 2 набора меток и 1 рабочий процесс.




Чтобы проверить статусы рабочего процесса или изменить рабочий процесс проекта «Написание статей в блог», нажимаем «Контент Журнал / Наборы меток: 1».

Теперь все задачи, созданные в рамках проекта «Написание статей в блог», будут иметь рабочий процесс «Контент Журнал» с возможностью выбрать один из статусов процесса для каждого этапа.


Например:
В рамках проекта «Написание статей в блог» мы имеем новую задачу по написанию статью «Эффективность e-mail маркетинга». Для задачи есть набор статусов, где нужно выбрать только один статус.



Сейчас задача находится на этапе утверждения, поэтому выбираем статус «Утверждение».



Как вывести все задачи проекта в виде Канбан

Для того, чтобы пересмотреть все задачи проекта по Канбан, необходимо открыть сам проект и выбрать в верхнем меню «Задачи». Далее нажмите на три горизонтальные линии синего цвета и выберите «Канбан»:



В колонке слева общий список задач проекта. Если для задачи при создании или при редактировании был выбран статус, на Канбан доске эта задача отобразится в колонке с соответствующим статусом.

Например: для задачи «Написать статью о маркетинге влияния» был установлен статус «Проверка». Соответственно, на Канбан задача отображается в колонке со статусом «Проверка».

Также можно изменять статус для задачи с помощью перетаскивания в колонку с нужным статусом. Например: статья «Написать статью о маркетинге влияния» уже прошла проверку и теперь требует редактирования. Нам нужно перетащить статью с колонки «Проверка» в соседнюю колонку «Правка».

Для перетаскивания задачи поставьте напротив названия галочку, зажмите задачу левой кнопкой мыши и перетащите задачу в колонку со статусом «Правка».



Как фильтровать задачи по меткам и статусами

Чтобы отфильтровать задачи с нужным статусом, в общем списке статусов нажмите «Метки» в верхней панели меню:



Далее выберите нужную метку для фильтрации. В нашем примере мы хотим отфильтровать задачи с метками «Написание». Нажимаем «Написание» и видим, что у нас есть одна статья с таким статусом:





Как использовать метки для оценки результата работы

Для того, чтобы с помощью меток оценить результат работы (например: если вы —— автор задачи), необходимо в разделе «Статусы и метки» создать набор меток с нужными вам характеристиками оценки.

Посмотрим на примере:

Мы создали набор меток «Результаты работы» и добавили к набору собственные метки: «Отлично», «Плохо», «Супер».



Далее через изображение портфеля выбираем проекты, для которых хотим сделать доступным этот набор меток. Нажимаем «Применить».

Теперь вернемся в наш проект «Написание статей в блог», откроем одну из задач и выберем метку для оценки результата работы.

Выбираем «Отлично» и нажимаем «Ок». Новая метка отобразится в строке рядом со статусом и другими метками (если они были выбраны ранее).



Чем полезны метки, если вы трекаете время для задач

Если время для задачи исчерпано, важно понимать причину срыва дедлайнов. Для этого мы рекомендуем использовать метки. В нашем примере создается набор меток, указывающих на причину несвоевременного завершения задачи



Через значок портфеля также выберите проекты. Для задач в рамках выбранных проектов будет доступен созданный набор меток.


Карманная инструкция для работы со статусами и метками

Статусы и метки можно указать для каждой задачи и подзадачи отдельно.

В каждом аккаунте Worksection установлено 2 стандартных рабочих процесса со статусами и 4 набора меток. Остальное вы создаете самостоятельно, учитывая потребности компании и особенности рабочих процессов.

Статус = состояние задачи или этап, на котором она сейчас находится. Именно по статусам отражаются задачи на Канбан доске.


Статус для задачи может быть только один.
Меток может быть несколько.

Доступные для задачи статусы всегда будут отображаться в настройках самой задачи над набором меток. Создавать собственные статусы и метки, или удалять ненужные, можно в разделе «Статусы и метки». Статусы отражаются в прямоугольниках, метки —— в форме с округлением.

Больше полезной информации об удобной и эффективной работе с Worksection читайте в блоге.

esc
Поделиться в
или
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read
Если проектный менеджмент – это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является...
13 мая 2021   •   12 min read
У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами – тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути. Если кривая...
12 мая 2021   •   14 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через