Как работать по методу Помодоро: разбираем технику тайм-менеджмента
4 ноября 2019   •   Ярослав Борута   •   14 min read

Как работать по методу Помодоро: разбираем технику тайм-менеджмента

Десятки задач, один исполнитель и восьмичасовой рабочий день. Как всё успеть, не сойти с ума и ничего не забыть? В Украине наверняка хорошо знают ответ на этот вопрос: по данным Google Trends за 2019 год мы искали «pomodoro» в 3 раза чаще, чем «тайм-менеджмент». Pomodoro — техника управления временем, для которой достаточно смартфона, блокнота и ручки. Worksection попробовал разобраться, как быть успешным с помощью кухонного таймера, кому Pomodoro вряд ли понравится, и что делать, если в офисе вас отвлекают от «помидорного» графика.




Что такое техника планирования Помодоро и зачем она нужна?


Сейчас Франческо Чирилло — владелец Cirillo Consulting, сертифицированного проводника в систему Помодоро. А вот в 80-ые он был студентом и хотел тратить минимум времени на учебу. Франческо решил провести эксперимент — поделить работу над домашним заданием на одинаковые короткие временные отрезки. Для самоконтроля он взял кухонный таймер в виде помидора, который заводился на 10 минут. Чирилло заметил, что так ему легче концентрироваться на задаче, ведь он знал, что через десять минут сможет отдохнуть. Так Франческо создал основу техники тайм-менеджмента Pomodoro. Свое название техника получила от «помидорного» таймера: «pomodori» в переводе с итальянского означает «томат».

Со временем Франческо развил Pomodoro до полноценной системы: например, отрезки времени работы увеличились до 25 минут. Подробнее о современной версии техники мы написали в разделах «6 правил Pomodoro» и «Как оценить эффективность работы по Pomodoro?».

В простом варианте техника Pomodoro работает так:

  1. Составьте список задач, которые нужно сделать в ближайшее время (например, неделю). Такие задачи называются активными.
  2. Из списка активных задач выберите те, которые хотите сделать сегодня. Добавьте их в список задач на день.
  3. Расставьте задачи на день от наиболее до наименее приоритетной.
  4. Включите таймер на 25 минут. Начинайте работу!
  5. Прошло 25 минут — сделайте перерыв в 5-10 минут. Спустя 4 «помидора» сделайте полноценный перерыв в 15-20 минут.
  6. Повторяйте пункты 4-6, пока не закроете все задачи из списка на день. Каждый потраченный на задачу «помидор» отмечайте напротив неё крестиком. Закрытые задачи вычеркивайте.

Отлично, вы освоили технику Pomodoro в самом начале статьи! Если хотите узнать нюансы использования техники, недостатках и особенностях внедрения в офисную работу — читайте дальше.


Чем хороша техника Pomodoro?


  1. Вы работаете над конкретной задачей. Меньше риска отвлечься и попасть в режим многозадачности, потому что вы знаете — через 25 минут будет перерыв.
  2. Вы успеваете сделать больше за меньшее время. Наш любимый принцип в Worksection: «Делай больше, делая меньше». А в Pomodoro этот принцип выглядит немного по-другому: «Делай больше за меньшее время». Вы не отвлекаетесь на другие задачи и соцсети, а значит не перегружаете мозг лишней информацией.
  3. Вы можете проанализировать, насколько эффективно выполнили задачу. В отличие от простого вычеркивания выполненных задач в блокноте, в конце дня вы видите, сколько времени ушло на каждую задачу. К примеру, одна из задач могла быть слишком большой, и вы потратили на неё весь день. Такую большую задачу лучше разделить на несколько мелких (об этом написали в разделе «Правила и принципы техники»).
  4. Вы видите прямую связь между целью и задачами для её достижения. Цель достигается небольшими шагами (задачами), и вы понимаете, на каком этапе пути находитесь — по количеству зачеркнутых за день задач.
  5. Вы можете настроить технику под свой ритм и потребности. Например, увеличить продолжительность «помидора» или перерыва. Также можно переставить большой перерыв на время обеда, если используете Pomodoro в офисе.
  6. Вы учитесь грамотно планировать задачи на день. При планировании дня с Помодоро вы выбираете наиболее приоритетные задачи и прогнозируете, сколько времени займет каждая из них.


Подойдет ли вам техника Помодоро?


Техника Помодоро скорее всего подойдет вам, если вы:

  • работаете на протяжении длинных отрезков монотонной деятельности — например, ретушер фотографий.
  • не связаны с группой коллег — например, копирайтер-фрилансер.
  • легко втягиваетесь в работу над новой задачей.
  • быстро устаете от выполнения одной и той же задачи.
В конце статьи мы подобрали приложения и расширения для браузера, с помощью которых вы сможете протестировать Pomodoro и понять, насколько вам подходит эта техника.

Техника Помодоро скорее всего не подойдет вам, если:

  • характер вашей работы подразумевает разные точки начала и окончания — например, менеджер по продажам в колл-центре.
  • для эффективной работы вам требуется состояние потока — например, художник или писатель.
  • если вы работаете в офисе с коллективом — тридцатиминутные «помидоры» не работают, если коллега захочет с вами обсудить задачу или начальник вызовет на срочное совещание.
  • вы работаете в связке с коллегой (группой коллег) — например, программисты, которые работают с техникой парного программирования. Есть и обратное мнение — например, в исследовании 2008 года «The Pomodoro Technique for Sustainable Pace in Extreme Programming Teams» авторы объясняют, как Помодоро помогает добиться стабильного темпа работы в экстремальном программировании (XP).
  • вам нужно много времени на то, чтобы сконцентрироваться на задаче.
Если метод Помодоро вам не подходит, попробуйте управлять временем с помощью Worksection. Мы считаем, что тайм-менеджмент спасет мир, поэтому в нашу систему управления проектами встроены основные инструменты: тайм-трекер, отчеты эффективности и диаграмма Ганта.


6 правил Pomodoro


Правило № 1. Ведите список дел.

Когда Франческо только придумал Pomodoro, он не расписывал свои дела на день. Чирилло запускал таймер и решал те задачи, которые прилетали «на вчера». Вы можете сделать так же. Но списки активных задач и задач на день дают несколько преимуществ: вы видите полный объем работ на ближайшее время, знаете, что наиболее приоритетно, и осознанно идете к цели.


Правило № 2. Разделите рабочий день на «помидоры».

К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, на какие — меньше, а какие стоит перенести на завтра.

Правило № 3. Адаптируйте длительность pomodoro под ваши задачи.

Если не хватает времени для того, чтобы сконцентрироваться на задаче — попробуйте пропорционально увеличить длительность «помидоров» и перерывов: например, 50 минут работаете, 10-20 минут отдыхаете. Если в списке на день много мелких задач типа разбора электронной почты и обзвона клиентов, то попробуйте пропорционально уменьшить время «помидора» и отдыха: 15 минут работы и перерыв в 4-5 минут. Также мелкие задачи можно сгруппировать в один «помидор».

Правило № 4. Перерывы — обязательны.

Как бы вы не адаптировали технику, перерывы обязательны: 5-10 минут после «помидора», 15-20 минут — после четырех «помидоров» подряд. Главное условие правильного перерыва по технике Pomodoro — никакой умственной работы. Выпейте кофе, перекусите, пройдитесь по офису или послушайте новый трек Billy Eilish.

Правило № 5. Отвлеклись от работы? Остановите таймер.

Если вас отвлекли от работы, остановите таймер и решите вопрос, затем включите таймер и продолжите работать над «помидором». Усложненный вариант правила — при отвлечении от работы таймер запускается заново.

Правило № 6. Не выключайте таймер раньше времени.

Если уже завершили задачу, а на таймере осталось время — распланируйте задачи на следующий день, обсудите рабочий вопрос с коллегами или закройте «помидор» мелкой задачей.


Что делать, если во время работы с Помодоро вас кто-то или что-то отвлекает?


Начать работать с техникой Pomodoro — это будто выработать положительную привычку. Первые несколько недель работы с Pomodoro скорее всего уйдут на адаптацию. Такое же проходят компании при внедрении CRM или тайм-трекинга.

В этот адаптационный период вас нередко будут отвлекать срочные звонки или коллеги. Рассказываем, что делать, чтобы ваша эффективность не пострадала.

Если кто-то отвлекает

Даже фрилансерам приходится отвечать на звонки, решать в переписке рабочие вопросы и обрабатывать запросы от потенциальных заказчиков. Поэтому если кто-то нарушает ваш «помидорный» график, попробуйте пройтись по этому алгоритму:
  1. Скажите собеседнику, что вы прямо сейчас решаете задачу, и предложите время, когда сможете обсудить возникший вопрос. Скорее всего, это будет во время вашего перерыва или можете выделить часть следующего «помидора» на обсуждение.
  2. Запишите встречу (если это в офисе) или звонок в «напоминалку» на смартфоне.
  3. Встретьтесь или перезвоните человеку после завершения «помидора», и предложите обсудить его вопрос.

Если что-то отвлекает

Если вы все еще работаете в рамках «помидора», но у вас появилась срочная задача — поставьте отметку на листе напротив задачи (например, звездочку «*»). Отметьте эту срочную задачу в списке на день, и после завершения «помидора» приступайте к ней. Задача, над который вы работали изначально, по умолчанию считается приоритетнее новых.

Если же вам пришлось оставить задачу и перейти к другой, более срочной, проставьте напротив незавершенной задачи отметку (например, дефис «-»). Эти отметки помогут понять, почему задач стало больше, чем было изначально в списке, и почему по завершению дня остались незакрытые задачи.


Как оценить эффективность работы по технике Pomodoro?


Для того, чтобы оценить эффективность работы, поделите рабочий отрезок в «помидоре» на несколько частей так, чтобы в начале и в конце рабочего отрезка оставалось по 3-5 минут:

  • в начале — чтобы понять, что вы делали до этого, войти в поток;
  • в конце — чтобы понять, что вы делали сейчас.
Все отметки, о которых мы писали ранее (апострофы и дефисы), тоже можно анализировать. Они покажут, какие задачи было легко закончить, а какие были настолько сложные или скучные, что вы постоянно отвлекались на что-то другое.


Приложения и сервисы Помодоро

Windows

TeamViz — бесплатный таймер и менеджер задач.
Tomighty — таймер, который незаметно работает в панели задач внизу.

Android

pomodoro timer — бесплатный таймер с минималистичным дизайном. Бонус — во время перерыва предлагает программу пятиминутной гимнастики.
Clockwork Tomato — приложение и виджет таймера для рабочего стола.
Pomotodo — отличный таймер с возможностью проанализировать статистику.

iOS

Flat Tomato — таймер с отличным дизайном и встроенными покупками. Пользоваться можно и без них.
Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List — «помидорный» таймер и список дел в одном приложении.

В браузере

Tomato’Clock — расширение для Google Chrome. По умолчанию стоит стандартная длительность «помидора» (25 минут работы и 5 минут отдыха), можно настроить каждый из параметров.
Pomodoro clock — расширение для Mozilla Firefox. Самый простой из «помидорных» таймеров, о которых мы рассказываем в этой статье. Код расширения доступен на GitHub.
Worksection — система управления проектами. Вариант для тех, кто хочет делать много и быстро, но кому не подходит Pomodoro. Внутри много полезных инструментов: тайм-трекер для учета времени и подсчета заработной платы, отчеты для анализа эффективности работы и разделение задач по приоритетности.

Попробуйте Worksection бесплатно на протяжении 1 месяца! (кнопка Call to action)
ответить
Андрей 22 ноября 2019
класс!

Расскажем, что такое бизнес-процессы, зачем их детально прописывать, и как самостоятельно прописать бизнес-процесс для своей компании.
21 ноября 2019   •   13 min read
Бизнес-кейсы
О компании Маркетинг агентство19 сотрудниковSEO-продвижение, PPC, SMM, Targeting Более 2 лет в индустрииБолее 90 успешно реализованных проектов Юлия Белицкая — соучредитель и маркетинг директор компании...
5 сентября 2019   •   6 min read
Бизнес-кейсы
Worksection теперь информационный партнер Saas Nation! Мы очень рады тому, что находимся в кругу лучших компаний мира, помогающих бизнесу всех категорий и масштабов развиваться и...
4 сентября 2019   •   1 min read

Отлично!

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через
Найти в блоге
esc
Поделиться в
или