Як розробити план управління проектом?

Навіщо потрібен план управління проектом, як його розробити і чи можна його розробити самостійно? Звичайно, наша стаття не замінить роботу керівника проекту, але допоможе зрозуміти, як розробити основи плану управління проектом у Work­sec­tion і чим хороший план відрізняється від поганого. 

Що таке план управління проектом?

План управління проектом — документ, який описує, як виконувати проект, які критерії успішності проекту та як його завершити. У плані відображається п’ять етапів життя проекту:

1. старт
2. планування
3. виконання
4. моніторинг виконання
5. завершення.

У створенні плану управління проектом беруть участь керівник проекту, команда проекту та ключові стейкхолдери — люди та організації, які впливають на проект: інвестор, замовник, акціонери.

У плану проекту немає єдино правильної структури і формату роботи. Тому в статті ми розповімо про важливі елементи плану управління проектом і про те, як спростити його створення. 

Детальніше про структуру та зміст плану читайте у PMBOK — Зводі знань з управління проектами. Посібник для роботи з новим PMBOK шостого видання продається на сайті Інституту управління проектами. Для роботи над статтею ми використали PMBOK п’ятого видання, який можна легально скачати в UDi­Nus Repos­i­to­ry.

План управління проектом — це не щось стабільне. Під час роботи над проектом керівник та команда можуть визначити інші KPI або зрозуміти, що не вистачає ресурсів для виконання завдання. Справедливо сказав автор матриці Ейзенхауера, тридцять четвертий президент США Дуайт Ейзенхауер: «План застаріває, як тільки ви завершили його розробку». 

З чого складається план управління проектом?

На початку вказують резюме плану та короткий опис:

• в резюме описують цілі, очікувані результати, проблему проекту та її рішення;
• в короткому описі плану описують ключові елементи проекту, які детально розкриваються в плані управління проектом.

План управління проектом об’єднує базові та робочі плани.

Базові плани визначають прогрес проекту. Базові плани розробляють до початку проекту і вони не змінюються до його завершення (на відміну від плану управління проектом).

У план управління проектом входять три базових плани:

• базовий план змісту та меж проекту. Містить цілі, завдання, критерії успішності проекту.
• базовий календарний план проекту. Містить межі проекту, терміни початку та завершення окремих завдань.
• оцінка базових витрат проекту. Містить оцінку ресурсів, які потрібно витратити на виконання проекту.

На основі базових планів розробляють робочі плани управління окремими елементами проекту: термінами, витратами, ресурсами. У робочих планах керівник проекту описує, що і як ви будете робити, як будете стежити за виконанням окремих елементів проекту. 

У Work­sec­tion діаграма Ганта показує різницю між базовим і робочим планом. Так, межі проекту в базовому плані позначені синім кольором, а вчасно завершені та прострочені завдання в робочому плані — зеленим і червоним відповідно. 

Як скласти план управління проектом у Worksection? 

1. Визначте стартові умови розробки плану.
   Визначте, з ким ви будете розробляти план, де і коли. Також пропишіть методики (наприклад, брейнштормінг) та програми для планування проекту (Work­sec­tion, Microsoft Visu­al Stu­dio), які будете використовувати.
   
   
   
   
2. Визначте стартові умови проекту.
   Опишіть зміст проекту, список вимог до управління та результатам проекту. Наприклад, ви хочете запустити річний проект з продажу неонових спінерів з принтами супергероїв. Успіх проекту передбачає продаж 100 тисяч одиниць товару за 12 місяців з моменту старту проекту, після чого проект буде завершено.
   
   
   
   
3. Визначте, які завдання виконуватиме проектна команда, а які ви віддадите на аутсорс.
   Поговоріть з командою перед стартом — так ви краще зрозумієте компетенції та зацікавленість учасників у майбутньому проекті. В Agile-манифесті справедливо зазначено: «Над проектом повинні працювати мотивовані професіонали. Щоб робота була зроблена… довіртеся їм».
   
   
   
   
4. Вибудуйте ієрархічну структуру робіт (WBS), поділивши проект на менші частини.
   WBS — це поділ проекту на конкретні результати для досягнення цілей проекту. Наприклад, у проекті неонових спінерів один з великих елементів WBS — «Куплений і обладнаний склад». Він містить кілька елементів-результатів: «Узгоджені вартість і терміни передачі», «Відвідані 10 потенційних об’єктів», «Розроблена система логістики», «Укладений договір». 
   
   
   
   
5. Пропишіть набір завдань для виконання кожної частини WBS і побудуйте залежність між ними.
   Так, побудувати регіональний склад для зберігання спінерів можна тільки після аналізу ринку і розрахунку логістики в цьому районі.
   
   
   
   
6. Визначте необхідні компетенції для виконання кожного завдання.
   Сфокусуйтеся на «ідеальних» для завдань вимогах, щоб не почати підганяти необхідні знання і навички під потенційних учасників проекту.
7. Оцініть, скільки часу і грошей ви витратите на виконання завдань.
   
   
   
   
   
   
8. Розробіть критичний шлях проекту.
   Методика критичного шляху хороша для продуктового бізнесу. У Work­sec­tion критичний шлях можна побудувати через діаграму Ганта. 
   
   
   
   
9. Створіть календарний план проекту.
   Позначте початкову, проміжні та кінцеву дати. Наприклад, початкова дата — 1 листопада, запуск проекту, 1 грудня, 31 грудня, 15 січня — проміжні дати продажів на честь свят, 20 лютого — кінцева дата, підведення підсумків.
   
   
   
   
10. Розрахуйте вартість проекту.
11. Уточніть вимоги до якості. Яким стандартам якості повинні відповідати виготовлені спінери? Які умови зберігання повинні бути на складах, щоб принти на спінерах не відшаровувалися, а фарба — не злазила?
12. Призначте відповідальних за завдання. 
    
    
13. Визначте, як ви будете працювати з ключовими стейкхолдерами.
    Підберіть канали зв’язку та визначте ступінь залучення стейкхолдерів у роботу над проектом. Чи вплине інвестор на асортимент принтів і кольори спінерів? Чи зможуть акціонери добитися дострокового завершення проекту у разі його невдачі протягом перших 3 місяців? Налагодивши комунікацію зі стейкхолдерами, ви зможете виробити єдине бачення проекту.
    
    
    
    
    
    
14. Просчитайте ризики.
    У прикладі зі спінерами це може бути перенасичення ринку, судовий позов за порушення авторських прав, порушення постачальником умов договору. Аналізуючи ризики, використовуйте дані з попередніх пунктів.
15. Запишіть обмеження проекту.
    Деталі спінерів доставляють з Китаю, які збирають в Україні. Така схема обмежує можливість жорстко контролювати якість матеріалів і швидко переналаштувати виробництво у разі шлюбу.
16. Перевірте всі пункти плану.
    Що ви упустили, а що виявилося зайвим? Доробіть список закупівель і погодьте план зі стейкхолдерами — у вас на руках готовий план управління проектом!

1. Чому? Яку проблему вирішує проект, у чому його цінність?
2. Що? Які головні результати (deliv­er­ables) проекту? Що потрібно зробити для його успішного завершення?
3. Хто? Хто працює над проектом і за що відповідає кожен з учасників проектної команди?
4. Коли? Коли проект почнеться і закінчиться? Коли будуть досягнуті контрольні точки (mile­stones)?