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Come impostare correttamente i task: SMART, CHIARO, VELOCE e Kanban
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Come impostare correttamente i task: SMART, CHIARO, VELOCE e Kanban

Abbi­amo già pub­bli­ca­to un arti­co­lo su come impostare obi­et­tivi SMART. Ma questo non è l’u­ni­co approc­cio alla definizione degli obi­et­tivi: un cam­pi­one olimpi­co e il Mass­a­chu­setts Insti­tute of Tech­nol­o­gy offrono meto­di alter­na­tivi. Per­tan­to, dis­cuterò degli obi­et­tivi alter­na­tivi CLEAR e FAST, e mostr­erò come impostare obi­et­tivi SMART su una bacheca Kanban.

Come impostare un obi­et­ti­vo SMART

Un obi­et­ti­vo SMART sod­dis­fa cinque criteri:

  • Speci­fi­co: cosa e per­ché viene svolto il com­pi­to, chi è respon­s­abile del­la sua ese­cuzione.

Brut­to esem­pio: girare un video.

Buon esem­pio: girare un video pro­mozionale in stop-motion del­la dura­ta mas­si­ma di 30 sec­on­di per la TV e YouTube per AquaLife.

  • Mis­ura­bile: quali met­riche deter­mi­nano il suc­ces­so del­l’ese­cuzione del compito?

Brut­to esem­pio: girare un video pro­mozionale in stop-motion del­la dura­ta mas­si­ma di 30 sec­on­di per la TV e YouTube per AquaL­ife, che gener­erà più ven­dite di orolo­gi vin­tage per il Capodanno.

Buon esem­pio: girare un video pro­mozionale in stop-motion del­la dura­ta mas­si­ma di 30 sec­on­di per la TV e YouTube per AquaL­ife, che porterà ad almeno 100 ven­dite di orolo­gi vin­tage uti­liz­zan­do un codice pro­mozionale di Capodanno.

  • Rag­giun­gi­bile: quan­to tem­po e denaro devi spendere per il com­pi­to? Quali com­pe­ten­ze sono richieste?

Brut­to esem­pio: con­trattare con Cameron per girare un video pro­mozionale in stop-motion per AquaLife.

Buon esem­pio: con­trattare con una soci­età di pro­duzione video part­ner per girare un video pro­mozionale in stop-motion per la TV e YouTube.

  • Ril­e­vante: il com­pi­to aiu­ta a rag­giun­gere l’o­bi­et­ti­vo del­l’azien­da o del dipartimento?

Brut­to esem­pio: lan­cia­re l’ac­count Insta­gram di AquaL­ife per postare Hel­lo World!

Buon esem­pio: acquistare stand mod­u­lari per mer­cati di Capo­dan­no per dis­tinguer­si tra i concorrenti.

  • Tem­pi­fi­ca­to: quan­do deve essere com­ple­ta­to il prog­et­to? Quan­to tem­po richiederà il compito?

Brut­to esem­pio: svilup­pare mod­el­li per i social media del­la nos­tra azien­da il pri­ma possibile

Buon esem­pio: svilup­pare mod­el­li di Capo­dan­no per i social media del­la nos­tra azien­da entro il 15 dicembre.


SMART si appli­ca solo agli obi­et­tivi rag­giun­gi­bili e mis­ura­bili. Quin­di, SMART non è adat­to per:
com­pi­ti cicli­ci (garan­tire il back­up quo­tid­i­ano dei dati sul server);
com­pi­ti che non pos­sono essere com­ple­tati in lin­ea di prin­ci­pio (impara­re una lin­gua straniera). 

Alter­na­ti­va agli obi­et­tivi SMART: CLEAR e FAST

CLEAR

Adam Kreek, autore di The Respon­si­bil­i­ty Eth­ic e medaglia­to d’oro alle Olimpia­di del 2008, crede che SMART non fun­zioni in un ambi­ente flessibile in cui oper­a­no la mag­gior parte delle aziende. Per­tan­to, Adam pro­pone un meto­do alter­na­ti­vo — gli obi­et­tivi CLEAR, che sod­dis­fano cinque criteri.

  • Col­lab­o­ra­ti­vo: il com­pi­to ispi­ra i dipen­den­ti a lavo­rare insieme ver­so un risul­ta­to comune e unir­si in team?

Brut­to esem­pio: girare un video di cinque minu­ti sul dipar­ti­men­to ven­dite e video di un min­u­to sug­li altri dipar­ti­men­ti. Fac­ciamo sapere chi coman­da in azienda!

Buon esem­pio: girare una serie di video azien­dali in modo che i dipar­ti­men­ti del­l’azien­da conoscano i ruoli impor­tan­ti degli altri.

  • Lim­i­ta­to. Una com­bi­nazione dei cri­teri Rag­giun­gi­bile e Tem­pi­fi­ca­to in SMART.
  • Emo­ti­vo: il com­pi­to ha il poten­ziale per ​“accen­dere” i dipen­den­ti? Quan­to sarà inter­es­sante il com­pi­to per i dipendenti?

Brut­to esem­pio: aumentare le ven­dite di gen­naio del 10%.

Buon esem­pio: entrare nel mer­ca­to amer­i­cano entro il 2020.

  • Acces­si­bile: un grande com­pi­to può essere sud­di­vi­so in com­pi­ti più piccoli?
Pri­ma di tut­to, abbi­amo divi­so i com­pi­ti in sot­to­com­pi­ti. Ad esem­pio, viene cre­ato un com­pi­to sep­a­ra­to per visu­al­iz­zare l’ogget­to del cliente in 3D. In esso, creiamo sot­to­com­pi­ti per diver­si lavori di visu­al­iz­zazione. Nel sot­to­com­pi­to, abbi­amo cre­ato un elen­co di con­trol­lo. Esso descrive le fasi di det­taglio del­la nos­tra strut­tura 3D. Spun­ti­amo la fase com­ple­ta­ta.
Olek­san­dr Nikitin, CEO di TEBIN
  • Raf­fin­abile: il com­pi­to può cam­biare nel tem­po o con nuove infor­mazioni sug­li obiettivi?
Brut­to esem­pio: lan­cia­re una nuo­va serie di spin­ner dopo il Capodanno.
Buon esem­pio: ricon­fig­u­rare l’at­trez­zatu­ra per pro­durre gio­cat­toli di svilup­po per bam­bi­ni. Gli spin­ner non sono più di tendenza!

FAST

Il Mass­a­chu­setts Insti­tute of Tech­nol­o­gy (MIT) ha svilup­pa­to un’al­ter­na­ti­va agli obi­et­tivi SMART. A dif­feren­za di SMART e CLEAR, un obi­et­ti­vo FAST sod­dis­fa quat­tro criteri:

  • Spes­so discusso
Il com­pi­to deve essere dis­cus­so costan­te­mente per rimanere in pri­mo piano. Questo aiuterà a evitare una situ­azione in cui un com­pi­to a lun­go ter­mine viene ricorda­to la notte pri­ma del­la scadenza.

  • Ambizioso
Se il com­pi­to è trop­po facile — non ispir­erà il per­former a ottenere di più. Se il com­pi­to è irre­al­is­ti­co — questo può portare a esauri­men­to e pro­cras­ti­nazione costante nel­la sua risoluzione. I design­er di giochi si trovano costan­te­mente di fronte al cri­te­rio d’am­bizione, aven­do bisog­no di man­tenere l’at­ten­zione e l’in­ter­esse del gio­ca­tore nel gameplay.
Brut­to esem­pio: svilup­pare il con­cet­to di un nuo­vo dis­pos­i­ti­vo di realtà vir­tuale in 3 mesi.
Buon esem­pio: ridurre i costi di pro­duzione per un dis­pos­i­ti­vo di realtà vir­tuale sen­za com­pro­met­tere la qual­ità dei mate­ri­ali e dell’assemblaggio.

  • Speci­fi­co. Un’analo­gia con il cri­te­rio Speci­fi­co in SMART.
Gli obi­et­tivi SMART sva­l­u­tano l’am­bizione, si con­cen­tra­no sul­la pro­dut­tiv­ità per­son­ale e igno­ra­no l’im­por­tan­za di dis­cutere gli obi­et­tivi durante tut­to l’anno.
MIT Sloan Man­age­ment Review
  • Traspar­ente
Il com­pi­to e l’o­bi­et­ti­vo devono essere vis­i­bili a tut­to il team, non solo all’Ese­cu­tore. Questo aiuterà a col­le­gare il com­pi­to e la moti­vazione dei mem­bri del team.

Se solo il con­tenu­to del com­pi­to cam­bia, usi­amo mod­el­li. Ad esem­pio, il com­pi­to di svilup­pare un mod­el­lo fun­zionale di un ogget­to è pre­sente in ogni nos­tro prog­et­to di design architet­ton­i­co. Ci sono molti com­pi­ti ripet­i­tivi per fasi.
Vic­to­ria Oskilko, fon­da­trice e leader di Mono Architects

Come impostare un obi­et­ti­vo SMART in Worksection?

Crea un nuo­vo com­pi­to nel progetto.
Ogni ele­men­to nel­la sche­da del com­pi­to cor­risponde a un cri­te­rio SMART specifico.
  • Speci­fi­co
Scrivi un tito­lo det­taglia­to per il com­pi­to. Aggiun­gi la data di sca­den­za al tito­lo per sem­pli­fi­care la nav­igazione tra i compiti.
Brut­to esem­pio: nuo­vo testo ​“su di noi”
Buon esem­pio: 22⁄04. Scrivi nuo­vo testo ​“su di noi” per il sito web aggiornato.
Scrivi nel­l’e­len­co di con­trol­lo i sot­to­com­pi­ti in cui scom­por­rai il grande com­pi­to. Se i sot­to­com­pi­ti han­no sca­den­ze, ese­cu­tori e bud­get diver­si, è meglio creare un grup­po di com­pi­ti sep­a­rati in un progetto.

Seleziona le per­sone respon­s­abili per l’ese­cuzione del compito.

  • Mis­ura­bile
Seleziona il liv­el­lo di pri­or­ità. Nel nos­tro caso, il sot­to­com­pi­to ​“preparare il com­pi­to di pro­va” è più pri­or­i­tario rispet­to a ​“pub­bli­care post su Work​.ua e ​‘Miglior lavoro per le migliori per­sone’ riguar­do alla ricer­ca di un copywriter.”
  • Rag­giun­gi­bile
Deter­mi­na quan­to tem­po e denaro spenderai per l’ese­cuzione del compito.
  • Ril­e­vante
Col­le­ga il com­pi­to al progetto.
  • Tem­pi­fi­ca­to
Impos­ta le sca­den­ze: una data di com­ple­ta­men­to speci­fi­ca o un inter­val­lo di tem­po lavorativo.
Non impor­ta quale sis­tema di impostazione degli obi­et­tivi scegli, ci sono regole che aiuter­an­no a garan­tire la sua ese­cuzione. Le abbi­amo rac­colte in un arti­co­lo a parte e le abbi­amo adat­tate per lavo­rare con Worksection.
Mate­ri­ali da Work­sec­tion, MIT Sloan Man­age­ment Review, The Inc. sono sta­ti uti­liz­za­ti nel­la preparazione dell’articolo.
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