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Cómo establecer tareas correctamente: SMART, CLEAR, RÁPIDO y Kanban
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Cómo establecer tareas correctamente: SMART, CLEAR, RÁPIDO y Kanban

Ya hemos pub­li­ca­do un artícu­lo sobre cómo estable­cer obje­tivos SMART. Pero este no es el úni­co enfoque para estable­cer obje­tivos: un campeón olímpi­co y el Insti­tu­to Tec­nológi­co de Mass­a­chu­setts ofre­cen méto­dos alter­na­tivos. Por lo tan­to, dis­cu­tiré obje­tivos alter­na­tivos CLEAR y FAST, y mostraré cómo estable­cer obje­tivos SMART en un tablero Kanban.

Cómo estable­cer un obje­ti­vo SMART

Un obje­ti­vo SMART cumple cin­co criterios:

  • Especí­fi­co: qué y por qué se está real­izan­do la tarea, quién es respon­s­able de su eje­cu­ción.

Ejem­p­lo malo: grabar un video.

Ejem­p­lo bueno: grabar un video pro­mo­cional en stop-motion de has­ta 30 segun­dos para TV y YouTube para AquaLife.

  • Med­i­ble: ¿qué métri­c­as deter­mi­nan el éxi­to de la eje­cu­ción de la tarea?

Ejem­p­lo malo: grabar un video pro­mo­cional en stop-motion de has­ta 30 segun­dos para TV y YouTube para AquaL­ife, que gener­ará más ven­tas de relo­jes vin­tage para el Año Nuevo.

Ejem­p­lo bueno: grabar un video pro­mo­cional en stop-motion de has­ta 30 segun­dos para TV y YouTube para AquaL­ife, que traerá al menos 100 ven­tas de relo­jes vin­tage usan­do un códi­go pro­mo­cional de Año Nuevo.

  • Alcan­z­able: ¿cuán­to tiem­po y dinero nece­si­tas gas­tar en la tarea? ¿Qué habil­i­dades se requieren?

Ejem­p­lo malo: con­tratar a Cameron para grabar un video pro­mo­cional en stop-motion para AquaLife.

Ejem­p­lo bueno: con­tratar a una empre­sa de pro­duc­ción de video aso­ci­a­da para grabar un video pro­mo­cional en stop-motion para TV y YouTube.

  • Rel­e­vante: ¿la tarea ayu­da a alcan­zar el obje­ti­vo de la empre­sa o del departamento?

Ejem­p­lo malo: lan­zar la cuen­ta de Insta­gram de AquaL­ife para pub­licar ¡Hola Mundo!

Ejem­p­lo bueno: com­prar stands mod­u­lares para mer­ca­dos de Año Nue­vo para destacarse entre los competidores.

  • Lim­i­ta­do: ¿cuán­do nece­si­ta com­ple­tarse el proyec­to? ¿Cuán­to tiem­po lle­vará la tarea?

Ejem­p­lo malo: desar­rol­lar plan­til­las para las redes sociales de nues­tra empre­sa lo más rápi­do posible

Ejem­p­lo bueno: desar­rol­lar plan­til­las de Año Nue­vo para las redes sociales de nues­tra empre­sa antes del 15 de diciembre.


SMART se apli­ca solo a obje­tivos alcan­z­ables y med­i­bles. Por lo tan­to, SMART no es ade­cua­do para:
tar­eas cícli­cas (ase­gu­rar la copia de seguri­dad diaria de datos en el servidor);
tar­eas que no se pueden com­ple­tar en prin­ci­pio (apren­der un idioma extran­jero). 

Alter­na­ti­va a las tar­eas SMART: CLEAR y FAST

CLEAR

Adam Kreek, autor de The Respon­si­bil­i­ty Eth­ic y medal­lista de oro en los Jue­gos Olímpi­cos de 2008, cree que SMART no fun­ciona en el entorno flex­i­ble donde oper­an la may­oría de las empre­sas. Por lo tan­to, Adam pro­pone un méto­do alter­na­ti­vo: obje­tivos CLEAR, que cumplen cin­co criterios.

  • Colab­o­ra­ti­vo: ¿la tarea inspi­ra a los emplea­d­os a tra­ba­jar jun­tos hacia un resul­ta­do común y unirse en equipos?

Ejem­p­lo malo: grabar un video de cin­co min­u­tos sobre el depar­ta­men­to de ven­tas y videos de un min­u­to sobre otros depar­ta­men­tos. ¡Hágales saber quién está a car­go de la empresa!

Ejem­p­lo bueno: grabar una serie de videos cor­po­ra­tivos para que los depar­ta­men­tos de la empre­sa conoz­can los roles impor­tantes de los demás.

  • Lim­i­ta­do. Una com­bi­nación de los cri­te­rios Alcan­z­able y Lim­i­ta­do en SMART.
  • Emo­cional: ¿tiene la tarea el poten­cial de ​“encen­der” a los emplea­d­os? ¿Qué tan intere­sante será la tarea para los empleados?

Ejem­p­lo malo: aumen­tar las ven­tas en enero en un 10%.

Ejem­p­lo bueno: ingre­sar al mer­ca­do amer­i­cano para 2020.

  • Acce­si­ble: ¿se puede dividir una gran tarea en tar­eas más pequeñas?
Primero que nada, dividi­mos las tar­eas en subtar­eas. Por ejem­p­lo, se crea una tarea sep­a­ra­da para visu­alizar el obje­to del cliente en 3D. En ella, creamos subtar­eas para difer­entes tra­ba­jos de visu­al­ización. En la subtarea, creamos una lista de ver­i­fi­cación. Describe las eta­pas de detalle de nues­tra estruc­tura 3D. Vamos mar­can­do la eta­pa com­ple­ta­da.
Olek­san­dr Nikitin, CEO de TEBIN
  • Refin­able: ¿puede la tarea cam­biar con el tiem­po o con nue­va infor­ma­ción sobre los objetivos?
Ejem­p­lo malo: lan­zar una nue­va serie de spin­ners después del Año Nuevo.
Ejem­p­lo bueno: recon­fig­u­rar el equipo para pro­ducir juguetes de desar­rol­lo para niños. ¡Los spin­ners ya no están de moda!

FAST

El Insti­tu­to Tec­nológi­co de Mass­a­chu­setts (MIT) desar­rol­ló una alter­na­ti­va a los obje­tivos SMART. A difer­en­cia de SMART y CLEAR, un obje­ti­vo FAST cumple cua­tro criterios:

  • Fre­cuente­mente discutido
La tarea debe ser dis­cu­ti­da con­stan­te­mente para per­manecer en el foco. Esto ayu­dará a evi­tar una situación en la que un obje­ti­vo a largo pla­zo se recuer­da la noche ante­ri­or à la fecha límite.

  • Ambi­cioso
Si la tarea es demasi­a­do fácil, no inspi­rará al eje­cu­tor a lograr más. Si la tarea es poco real­ista, esto puede lle­var al ago­tamien­to y à la con­stante pro­cras­ti­nación para solu­cionarlo. Los dis­eñadores de jue­gos enfrentan con­stan­te­mente el cri­te­rio de ambi­ción, nece­si­tan­do man­ten­er la aten­ción e interés de los jugadores en el juego.
Ejem­p­lo malo: desar­rol­lar el con­cep­to de un nue­vo dis­pos­i­ti­vo de real­i­dad vir­tu­al en 3 meses.
Ejem­p­lo bueno: reducir los cos­tos de pro­duc­ción de un dis­pos­i­ti­vo de real­i­dad vir­tu­al sin com­pro­m­e­ter la cal­i­dad del mate­r­i­al y el ensamblaje.

  • Especí­fi­co. Una analogía al cri­te­rio Especí­fi­co en SMART.
Los obje­tivos SMART devalúan la ambi­ción, se cen­tran en la pro­duc­tivi­dad per­son­al e igno­ran la impor­tan­cia de dis­cu­tir los obje­tivos a lo largo del año.
MIT Sloan Man­age­ment Review
  • Trans­par­ente
La tarea y el obje­ti­vo deben ser vis­i­bles para todo el equipo, no solo para el Eje­cu­tor. Esto ayu­dará a conec­tar la tarea y la moti­vación de los miem­bros del equipo.

Si solo cam­bia el con­tenido de la tarea, usamos plan­til­las. Por ejem­p­lo, la tarea de desar­rol­lar un mod­e­lo fun­cional de un obje­to está pre­sente en cada proyec­to de dis­eño arqui­tec­tóni­co nue­stro. Hay muchas tar­eas repet­i­ti­vas por eta­pas.
Vic­to­ria Oskilko, fun­dado­ra y líder de Mono Architects

¿Cómo estable­cer un obje­ti­vo SMART en Worksection?

Crea una nue­va tarea en el proyecto.
Cada ele­men­to en la tar­je­ta de tarea cor­re­sponde a un cri­te­rio SMART específico.
  • Especí­fi­co
Escribe un títu­lo detal­la­do para la tarea. Agre­ga la fecha límite al títu­lo para sim­pli­ficar la nave­gación entre tareas.
Ejem­p­lo malo: nue­vo tex­to ​“sobre nosotros”
Ejem­p­lo bueno: 04⁄22. Escribe un nue­vo tex­to ​“sobre nosotros” para el sitio web actualizado.
Escribe en la lista de ver­i­fi­cación las subtar­eas en las que dividirás la tarea grande. Si las subtar­eas tienen difer­entes fechas límite, eje­cu­tores y pre­supuestos, es mejor crear un grupo de tar­eas sep­a­radas en un solo proyecto.

Selec­ciona per­sonas respon­s­ables para la eje­cu­ción de la tarea.

  • Med­i­ble
Selec­ciona el niv­el de pri­or­i­dad. En nue­stro caso, la subtarea ​“preparar la tarea de prue­ba” tiene más pri­or­i­dad que ​“pub­licar pub­li­ca­ciones en Work​.ua y ​‘Mejor tra­ba­jo para las mejores per­sonas’ sobre encon­trar un copywriter.”
  • Alcan­z­able
Deter­mi­na cuán­to tiem­po y dinero gas­tarás en la eje­cu­ción de la tarea.
  • Rel­e­vante
Vin­cu­la la tarea al proyecto.
  • Lim­i­ta­do
Establece pla­zos: una fecha de final­ización especí­fi­ca o un ran­go de tiem­po de trabajo.
No impor­ta qué sis­tema de establec­imien­to de tar­eas eli­jas, hay reglas que ayu­darán a ase­gu­rar su eje­cu­ción. Las hemos reunido en un artícu­lo sep­a­ra­do y las hemos adap­ta­do para tra­ba­jar con Worksection.
Se uti­lizaron mate­ri­ales de Work­sec­tion, MIT Sloan Man­age­ment Review, The Inc. en la preparación del artículo.
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