worksection

Блог

Як правильно ставити задачі: SMART, CLEAR, FAST та Канбан

Блог
→ Школа PM

27 травня 2021 • Алiна Кривенець • 5 min read

Як правильно ставити задачі: SMART, CLEAR, FAST та Канбан

Ми вже публікували статтю про те, як ставити SMART-задачі. Але це не єдиний підхід до постановки задач: чемпіон Олімпійських ігор і Массачусетський технологічний інститут пропонують альтернативні підходи. Тому я розповім про альтернативні CLEAR - і FAST-задачі, покажу, як ставити SMART-задачі канбан дошці.

Як поставити SMART-задачу

SMART-задача відповідає п'яти критеріям:

Specific (конкретна): як і навіщо робити задачу, хто відповідає за виконання

Поганий приклад: зняти відеоролик.

Хороший приклад: зняти рекламний stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа.

Measurable (вимірна): які метрики визначають успішність виконання задачі?

Поганий приклад: зняти рекламний stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа, який принесе більше продажів вінтажних годин на Новий Рік.

Хороший приклад: зняти рекламний Stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа, який принесе мінімум 100 продажів вінтажних годинників за новорічним промокодом.

Achievable (досяжна): скільки часу і грошей потрібно витратити на виконання задачі? Які потрібні навички?

Поганий приклад: укласти контракт з Кемероном на зйомку рекламного Stop-motion ролика для АкваЛифа.

Хороший приклад: укласти контракт з партнерським відеопродакшеном на зйомку рекламного Stop-motion ролика для ТБ і YouTube.

Relevant (актуальна): задача допоможе досягти мети компанії або відділу?

Поганий приклад: запустити Instagram-акаунт Акваліфа, щоб запостити Hello World!

Хороший приклад: закупити модульні стенди для новорічних маркетів, щоб виділятися на тлі конкурентів.

Time-bound (обмежена в часі): коли потрібно завершити проект? Скільки часу піде на виконання задачі?

Поганий приклад: якомога швидше розробити шаблони для соціальних мереж нашої компанії

Хороший приклад: розробити новорічні шаблони для соціальних мереж нашої компанії до 15 грудня.

SMART стосується тільки досяжних і вимірних цілей. Тому SMART не підходить для:
циклічних задач (забезпечити щоденний backup даних на сервері);
задач, які в принципі не можна завершити (вивчити іноземну мову).

Альтернатива SMART-завданню: CLEAR і FAST

CLEAR

Адам Крік, автор книги The Responsibility Ethic і золотий медаліст Олімпійських ігор 2008 року, вважає, що SMART не підходить у гнучкому середовищі, в якому працює більшість компаній. Тому Адам пропонує альтернативний метод-CLEAR-задач, які відповідають п'яти критеріям.

Collaborative (командна): задача здатна надихнути співробітників працювати разом над загальним результатом і об'єднуватися в команди?

Поганий приклад: зняти п'ятихвилинний ролик про відділ продажів і хвилинні ролики про інших відділах. Нехай знають, хто головний в компанії!

Хороший приклад: зняти серію корпоративних відеороликів, щоб відділи компанії дізналися про важливу роль один одного.

Limited (Обмежена). Комбінація критеріїв Achievable (досяжна) І Time-bound (обмежена в часі) в SMART.
Emotional( емоційна): задача здатна "запалити" співробітників? Наскільки задача буде цікава співробітникам?

Поганий приклад: збільшити продажі в січні на 10%.

Хороший приклад: вийти на американський ринок до 2020 року.

Approachable (доступна): чи можна розбити велику задачу на кілька дрібних?

Найперше, що ми зробили — поділили задачі на підзадачі. Наприклад, на візуалізацію 3D-плану клієнтського об'єкта створюється окрема задача. У ній створюємо підзадачі для різних робіт по візуалізації. У підзадачі ми створили чек-лист. У ньому описані стадії деталізації нашої 3D споруди. Виконаний етап викреслюємо.
Олександр Нікітін, CEO TEBIN

Refinable (гнучка): задача може змінитися через час або при отриманні нової інформації про цілі?

Поганий приклад: запустити нову серію спіннерів після Нового року.

Хороший приклад: перебудувати обладнання під випуск розвиваючих іграшок для дітей. Спіннери вже не в моді!

FAST

Массачусетський технологічний інститут (MIT) розробив альтернативу SMART-задачам. На відміну від SMART і CLEAR, fast-задача відповідає чотирьом критеріям:

Frequently discussed (часто обговорювана)

Задачу потрібно постійно обговорювати, щоб вона не пішла від уваги. Це допоможе уникнути ситуації, коли про довгострокову задачу згадують в ніч перед дедлайном.

Ambitious (Амбітна)

Якщо задача занадто легка - вона не надихне виконавця досягти більшого. Якщо задача нездійсненна - це може привести до вигорання і постійного відкладання її вирішення. З критерієм амбітності постійно стикаються геймдизайнери, яким потрібно утримувати увагу гравця і підтримувати інтерес до ігрового процесу.

Поганий приклад: розробити концепт нового пристрою віртуальної реальності за 3 місяці.

Хороший приклад: знизити витрати на випуск пристрою віртуальної реальності без погіршення якості матеріалів і збірки.

Specific (Конкретна). Аналог критерію Specific (конкретна) в SMART.

SMART-цілі знецінюють амбіції, фокусуються на особистій продуктивності та ігнорують важливість обговорення цілей протягом року.

MIT Sloan Management Review

Transparent (Прозора)

Задача і мета повинна бути видні всій команді, а не тільки Виконавцю. Це допоможе пов'язати задачу та мотивацію членів команди.

Якщо змінюється тільки наповнення задачі-використовуємо шаблони. Наприклад: задача з розробки функціональної моделі об'єкта присутні в кожному нашому проекті архітектурного дизайну. Повторюваних по етапах задач багато.
Вікторія Оскілко, засновниця і керівниця Mono Architects

Як поставити SMART-задачу в Worksection?

Створіть нову задачу в проекті.

Кожен елемент в картці задачі відповідає за конкретний критерій SMART.

Specific (Конкретна)

Пропишіть докладну назву задачі. Додайте в назву дату дедлайну, щоб спростити навігацію між задачами.

Поганий приклад: новий текст «про нас»

Хороший приклад: 22.04. Написати новий текст "про нас" для оновленого сайту.

Пропишіть в чек-листі підзадачі, на які розіб'єте велику задачу. Якщо у підзадач різні терміни, виконавці і бюджет, краще створити групу окремих задач в одному проекті.

Виберіть відповідальних за виконання задачі.

Measurable (Вимірна)

Виберіть рівень пріоритетності. У нашому випадку підзадача "підготувати тестове завдання" пріоритетніше, ніж "опублікувати пости на Work.ua і" Краща робота для кращих людей "про пошук копірайтера".

Achievable (Досяжна)

Визначте, скільки часу і грошей ви витратите на виконання задачі.

Relevant (Актуальна)

Зв'яжіть задачу з проектом.

Time-bound (обмежена в часі)

Визначте терміни виконання: конкретну дату завершення або відрізок робочого часу.

Яку б систему постановки задач ви не вибрали, є правила, які допоможуть домогтися її виконання. Ми зібрали їх в окремій статті і адаптували під роботу з Worksection.

У роботі над статтею використані матеріали з Worksection, MIT Sloan Management Review, The Inc.

Поради Smart Школа WS Канбан

esc

или

Копіювати посилання

Школа PM

Найкраще програмне забезпечення для автоматизації робочих процесів у 2024 році

Програмне забезпечення для управління робочими процесами створене для автоматизації процесів, покращення командної співпраці та підвищення загальної продуктивності. У цьому огляді представлено 10 найкращих...

3 вересня 2024 • 12 min read

Школа PM

10 найкращих програм для управління проєктами для малого бізнесу 2024

Правильний вибір програмного забезпечення для управління проєктами може допомогти організувати завдання, покращити командну співпрацю та забезпечити виконання проєктів у встановлені терміни та бюджет...

2 вересня 2024 • 11 min read

Школа PM

10 найкращих програм для управління будівельними проєктами у 2024 році

Правильний вибір програмного забезпечення для управління будівельними проєктами може значно спростити процеси, покращити співпрацю та забезпечити своєчасне завершення проєктів у межах бюджету. У цій статті...

30 серпня 2024 • 12 min read

Почніть роботу прямо зараз