27 травня 2021   •   Алина Кривенец   •   5 min read

Як правильно ставити задачі: SMART, CLEAR, FAST та Канбан

Ми вже публікували статтю про те, як ставити SMART-задачі. Але це не єдиний підхід до постановки задач: чемпіон Олімпійських ігор і Массачусетський технологічний інститут пропонують альтернативні підходи. Тому я розповім про альтернативні CLEAR - і FAST-задачі, покажу, як ставити SMART-задачі канбан дошці.

Як поставити SMART-задачу

SMART-задача відповідає п'яти критеріям:

  • Specific (конкретна): як і навіщо робити задачу, хто відповідає за виконання

Поганий приклад: зняти відеоролик.

Хороший приклад: зняти рекламний stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа.

  • Measurable (вимірна): які метрики визначають успішність виконання задачі?

Поганий приклад: зняти рекламний stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа, який принесе більше продажів вінтажних годин на Новий Рік.

Хороший приклад: зняти рекламний Stop-motion ролик довжиною до 30 секунд для ТБ і YouTube для АкваЛифа, який принесе мінімум 100 продажів вінтажних годинників за новорічним промокодом.

  • Achievable (досяжна): скільки часу і грошей потрібно витратити на виконання задачі? Які потрібні навички?

Поганий приклад: укласти контракт з Кемероном на зйомку рекламного Stop-motion ролика для АкваЛифа.

Хороший приклад: укласти контракт з партнерським відеопродакшеном на зйомку рекламного Stop-motion ролика для ТБ і YouTube.

  • Relevant (актуальна): задача допоможе досягти мети компанії або відділу?

Поганий приклад: запустити Instagram-акаунт Акваліфа, щоб запостити Hello World!

Хороший приклад: закупити модульні стенди для новорічних маркетів, щоб виділятися на тлі конкурентів.

  • Time-bound (обмежена в часі): коли потрібно завершити проект? Скільки часу піде на виконання задачі?

Поганий приклад: якомога швидше розробити шаблони для соціальних мереж нашої компанії

Хороший приклад: розробити новорічні шаблони для соціальних мереж нашої компанії до 15 грудня.


SMART стосується тільки досяжних і вимірних цілей. Тому SMART не підходить для:
циклічних задач (забезпечити щоденний backup даних на сервері);
задач, які в принципі не можна завершити (вивчити іноземну мову). 

Альтернатива SMART-завданню: CLEAR і FAST

CLEAR

Адам Крік, автор книги The Responsibility Ethic і золотий медаліст Олімпійських ігор 2008 року, вважає, що SMART не підходить у гнучкому середовищі, в якому працює більшість компаній. Тому Адам пропонує альтернативний метод-CLEAR-задач, які відповідають п'яти критеріям.

  • Collaborative (командна): задача здатна надихнути співробітників працювати разом над загальним результатом і об'єднуватися в команди?

Поганий приклад: зняти п'ятихвилинний ролик про відділ продажів і хвилинні ролики про інших відділах. Нехай знають, хто головний в компанії!

Хороший приклад: зняти серію корпоративних відеороликів, щоб відділи компанії дізналися про важливу роль один одного.

  • Limited (Обмежена). Комбінація критеріїв Achievable (досяжна) І Time-bound (обмежена в часі) в SMART.
  •  Emotional( емоційна): задача здатна "запалити" співробітників? Наскільки задача буде цікава співробітникам?

Поганий приклад: збільшити продажі в січні на 10%.

Хороший приклад: вийти на американський ринок до 2020 року.

  • Approachable (доступна): чи можна розбити велику задачу на кілька дрібних?
Найперше, що ми зробили — поділили задачі на підзадачі. Наприклад, на візуалізацію 3D-плану клієнтського об'єкта створюється окрема задача. У ній створюємо підзадачі для різних робіт по візуалізації. У підзадачі ми створили чек-лист. У ньому описані стадії деталізації нашої 3D споруди. Виконаний етап викреслюємо.
Олександр Нікітін, CEO TEBIN
  • Refinable (гнучка): задача може змінитися через час або при отриманні нової інформації про цілі?
Поганий приклад: запустити нову серію спіннерів після Нового року.
Хороший приклад: перебудувати обладнання під випуск розвиваючих іграшок для дітей. Спіннери вже не в моді!

FAST

Массачусетський технологічний інститут (MIT) розробив альтернативу SMART-задачам. На відміну від SMART і CLEAR, fast-задача відповідає чотирьом критеріям:

  •  Frequently discussed (часто обговорювана)
Задачу потрібно постійно обговорювати, щоб вона не пішла від уваги. Це допоможе уникнути ситуації, коли про довгострокову задачу згадують в ніч перед дедлайном.

  • Ambitious (Амбітна)
Якщо задача занадто легка - вона не надихне виконавця досягти більшого. Якщо задача нездійсненна - це може привести до вигорання і постійного відкладання її вирішення. З критерієм амбітності постійно стикаються геймдизайнери, яким потрібно утримувати увагу гравця і підтримувати інтерес до ігрового процесу.
Поганий приклад: розробити концепт нового пристрою віртуальної реальності за 3 місяці.
Хороший приклад: знизити витрати на випуск пристрою віртуальної реальності без погіршення якості матеріалів і збірки.

  • Specific (Конкретна). Аналог критерію Specific (конкретна) в SMART.
SMART-цілі знецінюють амбіції, фокусуються на особистій продуктивності та ігнорують важливість обговорення цілей протягом року.
MIT Sloan Management Review
  • Transparent (Прозора)
Задача і мета повинна бути видні всій команді, а не тільки Виконавцю. Це допоможе пов'язати задачу та мотивацію членів команди.

Якщо змінюється тільки наповнення задачі-використовуємо шаблони. Наприклад: задача з розробки функціональної моделі об'єкта присутні в кожному нашому проекті архітектурного дизайну. Повторюваних по етапах задач багато.
Вікторія Оскілко, засновниця і керівниця Mono Architects

Як поставити SMART-задачу в Worksection?

Створіть нову задачу в проекті.
Кожен елемент в картці задачі відповідає за конкретний критерій SMART.
  • Specific (Конкретна)
Пропишіть докладну назву задачі. Додайте в назву дату дедлайну, щоб спростити навігацію між задачами.
Поганий приклад: новий текст «про нас»
Хороший приклад: 22.04. Написати новий текст "про нас" для оновленого сайту.
Пропишіть в чек-листі підзадачі, на які розіб'єте велику задачу. Якщо у підзадач різні терміни, виконавці і бюджет, краще створити групу окремих задач в одному проекті.

Виберіть відповідальних за виконання задачі.

  • Measurable (Вимірна)
Виберіть рівень пріоритетності. У нашому випадку підзадача "підготувати тестове завдання" пріоритетніше, ніж "опублікувати пости на Work.ua і" Краща робота для кращих людей "про пошук копірайтера".
  • Achievable (Досяжна)
Визначте, скільки часу і грошей ви витратите на виконання задачі.
  • Relevant (Актуальна)
Зв'яжіть задачу з проектом.
  • Time-bound (обмежена в часі)
Визначте терміни виконання: конкретну дату завершення або відрізок робочого часу.
Яку б систему постановки задач ви не вибрали, є правила, які допоможуть домогтися її виконання. Ми зібрали їх в окремій статті і адаптували під роботу з Worksection.
У роботі над статтею використані матеріали з Worksection, MIT Sloan Management Review, The Inc.

 

 

 

esc
Поділитись у
или
Новинки
Наша команда підготувала чергову інтеграцію, яка спростить управління проектами, контроль задач та реакцію на події за ними за допомогою улюблених месенджерів. У Worksection вже реалізовані інтеграції...
25 липня 2022   •   2 min read
Школа PM
Багатозадачність – тренд сьогодення для багатьох фахівців, зокрема для project-менеджерів. Для них робота над кількома проектами одночасно – звична рутина. Щоб зробити одночасне керування кількома проектами...
20 липня 2022   •   21 min read
Школа PM
Продуктивність - це важливий економічний показник, який відображає співвідношення витрат до отриманої користі. Продуктивність залежить від багатьох факторів, які можуть її підвищити або знизити. Сьогодні...
11 липня 2022   •   19 min read

Більш ніж 1000 компаній використовують Worksection . Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1000 компаній

Відмінно!