Les tâches dispersées à travers les discussions et les tableaux rendent difficile le contrôle de l'exécution du projet. La direction doit passer la majeure partie de son temps à synchroniser l'équipe pour connaître l'état actuel des tâches. En conséquence, le planning de l'équipe est surchargé de tâches quotidiennes, et il reste de moins en moins de temps pour un travail concentré sur les tâches.
Kanban résout ce problème. Toutes les tâches sont regroupées au même endroit, et leur état actuel et leurs responsables sont visibles. Le manager voit l'ensemble, et l'équipe comprend ses tâches prioritaires.
Qu'est-ce que le Kanban ?
Kanban est un moyen simple d'organiser les tâches par statut. Les tâches sont affichées sous forme de cartes qui se déplacent entre les colonnes selon le flux de travail.
Par exemple, une équipe marketing travaille avec des dizaines de tâches chaque jour : planifier des publications, approuver des envois, préparer des visuels, faire des modifications. Certaines tâches sont en cours, d'autres attendent une approbation ou une confirmation du client.
Le Kanban vous aide à évaluer visuellement l'étape à laquelle se trouve chaque tâche, qui en est responsable, et où le retard s'est produit. Cela vous permet de voir la charge de travail actuelle de l'équipe et de suivre le travail quotidien sans microgestion.
Composants clés du Kanban :
- Colonnes d'état. Chaque colonne sur le tableau Kanban correspond à une étape spécifique de l'achèvement des tâches. Par exemple, "Prévu", "En cours", "Terminé".
- Cartes de tâches. Les tâches sur Kanban sont représentées sous forme de cartes qui contiennent des informations de base sur la tâche.
- Priorités et parties responsables. Les cartes de tâches ont une priorité définie et une personne responsable du résultat.
Kanban Worksection
Kanban Worksection peut être facilement adapté à tout type de projet, style de travail d'équipe ou processus personnel. Liste des fonctionnalités fournies par l'outil dans Worksection :
Kanban de projet
Affiche toutes les tâches d'un projet spécifique par statut : ce qui est actuellement en cours, ce qui est en révision et ce qui a déjà été complété. Ce format est pratique pour évaluer rapidement le statut d'un projet.
Kanban de projet
Fonctionne sur le même principe, mais au niveau de tous les projets de votre compte Worksection. Cela est utile si vous créez un projet séparé pour chaque client. Ainsi, vous pouvez voir à quelle étape se trouvent les projets clients et planifier votre charge de travail en conséquence.
Important ! La fonctionnalité Kanban de projet est disponible dans les forfaits Premium et supérieurs.
Kanban par personnes
Affiche le nombre de tâches pour chaque employé séparément. Vous aide à évaluer la charge de travail et à comprendre qui respecte les délais et qui a besoin d'aide.
Kanban par jours
Vue personnelle des tâches pour chaque employé. Affiche toutes les tâches selon leur date limite. Aide les membres de l'équipe à planifier leur travail et à se concentrer sur leurs priorités.
Statuts et étiquettes personnalisés
Dans Worksection, vous pouvez créer vos propres statuts et étiquettes qui s'adaptent à votre processus.Par exemple, “En attente du client”, “Prêt pour publication”, ou “Retour final”.
Automatisation
Dans Worksection, vous pouvez automatiser votre travail avec des tâches sur le tableau kanban pour gagner du temps.
- Attribuer une personne responsable pour l'état. Cela est utile pour les tâches où un spécialiste ou une équipe séparée est responsable de chaque étape.
- Définir une date limite pour un état spécifique. Par exemple, lorsqu'une tâche passe au statut "Approbation", un délai de 3 jours lui est automatiquement donné pour être complétée.
- Changement automatique de statut après l'achèvement d'une étape. Par exemple, lorsqu'une tâche est terminée à l'étape "Rédaction de code", elle recevra automatiquement le statut "Test".
Filtres
Les filtres vous permettent de trouver rapidement les tâches dont vous avez besoin par tags, responsables, ou dates limites. Cela est particulièrement utile pour les équipes avec un grand volume de tâches.
L'impact du Kanban sur un projet
Le Kanban aide à résoudre des problèmes organisationnels d'entreprise, y compris :Complexité du contrôle de processus
Problème
Les managers doivent constamment vérifier les statuts des tâches dans des discussions ou augmenter le nombre de réunions pour coordonner l'équipe. Cela réduit l'efficacité du processus, distrait l'attention et ralentit l'exécution du projet.Solution
Le Kanban Worksection visualise toutes les tâches par statut. Cela donne aux managers une vue d'ensemble du projet, minimisant le besoin pour l'équipe de passer du temps sur une coordination constante.Chaos dans l'organisation des tâches
Problème
Les tâches se perdent après des discussions dans des messageries ou pendant des réunions. Il n'y a pas de personne désignée responsable du résultat, ce qui complique la responsabilité.Solution
Le Kanban vous permet d'enregistrer toutes les tâches dans le système : avec des personnes responsables, des délais et des fichiers. Toutes les informations sont stockées à un seul endroit et accessibles à tous les participants.Optimisation de la charge de travail de l'équipe
Problème
Le manager ne peut pas voir qui dans l'équipe est surchargé et qui a encore du temps libre. En conséquence, les ressources sont mal utilisées et il y a un risque d'épuisement de l'équipe.Solution
Le Kanban basé sur les personnes de Worksection regroupe les tâches non par statut, mais par responsable. Cela vous permet d'évaluer rapidement la charge de travail de chaque personne et d'équilibrer la charge.Avantages et inconvénients du Kanban
Le Kanban est bien adapté pour le suivi quotidien des tâches. Il est facile à utiliser grâce à son interface simple et sa nature visuelle. Cependant, l'outil a aussi ses limitations, qu'il est important de prendre en compte avant la mise en œuvre.
Avantages du Kanban
- Facilité d'utilisation
Le Kanban est un outil intuitif. Cela le rend facile à utiliser même pour des spécialistes non techniques. - Praticité pour le travail quotidien
L'outil est efficace pour travailler avec des processus répétitifs. Le Kanban permet de suivre l'état des tâches en temps réel. - Visibilité des retards de processus
Le Kanban permet de réagir rapidement aux retards et aux surcharges. Si une tâche est bloquée à une certaine étape, cela est immédiatement visible. - Flexibilité et personnalisation
Vous pouvez changer les noms des étapes, ajouter des étiquettes et des priorités, et afficher les tâches dans un format qui vous convient.
Inconvénients du Kanban
- Moins efficace avec un grand nombre de tâches
S'il y a trop de tâches, le tableau perd de sa clarté. Sans structure et filtres, la navigation devient difficile. - Pas adapté pour la planification à long terme
L'outil ne montre pas combien de temps un projet prendra ou comment les étapes sont liées dans le temps.
Kanban Worksection VS Trello
Nous avons également préparé une comparaison de Worksection et Trello Kanban. Cela vous aidera à choisir la plateforme qui répond le mieux aux besoins de votre équipe.
Donc, Trello est pratique pour les petites équipes qui réalisent des tâches simples sans structures de projet complexes. Le manque de décomposition des tâches, le système de responsabilité limité et la complexité de la gestion des ressources réduisent l'efficacité de l'outil pour des flux de travail complexes.
Worksection est adapté pour les équipes qui ont besoin de plus qu'un simple kanban, mais d'un système de gestion de projet complet. Avec Worksection, vous obtenez une représentation visuelle des tâches, des détails par responsables et par jours, le suivi du temps, ainsi que la capacité de faire évoluer les projets et de rester sous contrôle.
Pour qui le Kanban Worksection est-il adapté ?
Le Kanban dans Worksection est un outil universel pour organiser les tâches actuelles. Il a un large éventail d'applications, le rendant adapté aux équipes de différentes tailles et profils.
Le Kanban est bon pour :
Le Kanban dans Worksection est idéal pour les équipes qui veulent voir la vue d'ensemble de l'exécution des tâches. L'outil est particulièrement efficace pour les agences et les entreprises de services avec des processus répétitifs.
Le Kanban aide également les managers qui doivent voir l'avancement des projets en temps réel. Le Kanban Worksection réduit le besoin de réunions et de clarifications constantes. Les statuts sont mis à jour en temps réel, et les managers sont toujours au courant de l'avancement du travail.
Le Kanban n'est pas bon pour :
En même temps, le Kanban est moins pratique pour les équipes travaillant sur des projets à long terme avec des étapes interdépendantes. S'il est important de voir la séquence des tâches dans le temps et de planifier les ressources plusieurs mois à l'avance, il vaut mieux utiliser un diagramme de Gantt.
Dans Worksection, vous pouvez passer d'afficher les tâches sur un tableau kanban à un diagramme de Gantt. Cela vous permet de choisir le format qui convient le mieux aux spécificités de votre projet ou type de tâche actuelle.
Worksection — plus qu'un simple Kanban
Worksection combine le format de tableau Kanban avec un système de gestion de projet complet. C'est pourquoi le service est parfait pour la gestion des tâches, le travail d'équipe, la communication avec les clients, et la gestion des intervenants.
Soutien au travail horaire
Worksection a tout ce dont les équipes de services ont besoin : un minuteur, une saisie manuelle du temps, des rapports sur les tâches et les projets. Vous pouvez voir qui a travaillé combien et si cela correspond au plan. Cela vous permet de contrôler la charge de travail et le budget.
Communication au sein des tâches
Commentaires, mentions de collègues, fichiers attachés — tout reste dans la tâche. Rien ne se perd dans les discussions ou les e-mails. Worksection enregistre l'historique des discussions pour la commodité de tous les participants au processus.
Gestionnaire de tâches pratique
Les tâches peuvent être décomposées en sous-tâches, avec des descriptions, des listes de vérification, des fichiers, des délais, des responsables et des étiquettes ajoutées. Cette structure vous aide à travailler sur de grands projets, à éviter de perdre des tâches importantes et à voir l'avancement général de chaque étape.
Paramètres d'accès
Vous pouvez inviter des sous-traitants externes à travailler et leur montrer uniquement les tâches qui les concernent. Cela est pratique pour les agences de services d'impliquer les clients et les entreprises qui travaillent avec des freelances dans un projet.
Support rapide
L'équipe Worksection est disponible à chaque étape : depuis le début du travail jusqu'à la configuration complète. Vous pouvez toujours poser une question et obtenir une réponse de spécialistes qui connaissent le produit et comprennent les spécificités de vos processus.