Zada nia rozpros zone w czat ach i na tabli cach utrud ni a ją kon trolowanie wyko na nia pro jek tu. Kierown ict wo musi spędzać więk szość swo jego cza su syn chro nizu jąc zespół, aby dowiedzieć się o bieżą cym sta tusie zadań. W rezulta cie har mono gram zespołu jest przeład owany codzi en ny mi zada ni a mi, a coraz mniej cza su pozosta je na skon cen trowaną pracę nad zadaniami.
Kan ban rozwiązu je ten prob lem. Wszys tkie zada nia są zebrane w jed nym miejs cu, a ich bieżą cy sta tus i przyp isani członkowie zespołu są widoczni. Menedżer widzi duży obraz, a zespół rozu mie swo je zada nia priorytetowe.
Co to jest Kanban?
Kan ban to prosty sposób orga ni zowa nia zadań według sta tusu. Zada nia są wyświ et lane jako kar ty, które porusza ją się między kolum na mi zgod nie z przepły wem pracy.
Na przykład, zespół mar ketingowy pracu je codzi en nie nad dziesiątka mi zadań: planowanie pub likacji, zatwierdzanie mail ingów, przy go towywanie wiz ual iza cji, wprowadzanie poprawek. Niek tóre zada nia są w toku, inne czeka ją na zatwierdze nie lub potwierdze nie od klienta.
Kan ban poma ga wiz ual nie ocenić na jakim etapie zna j du je się każde zadanie, kto jest za nie odpowiedzial ny i gdzie wys tąpiło opóźnie nie. To pozwala zobaczyć bieżące obciąże nie zespołu i śledz ić codzi en ną pracę bez mikrozarządzania.
Kluc zowe ele men ty Kanban:
- Kolum ny sta tusu. Każ da kolum na na tabl i cy Kan ban odpowia da konkret nej fazie real iza cji zada nia. Na przykład, “Zaplanuj”, “W trak cie real iza cji”, “Zro bione”.
- Kar ty zadań. Zada nia w sys temie Kan ban są reprezen towane jako kar ty zaw ier a jące pod sta wowe infor ma c je o zadaniu.
- Pri o ry te ty i oso by odpowiedzialne. Kar ty zadań mają określony pri o ry tet i osobę odpowiedzial ną za wynik.
Kan ban Worksection
Kan ban Work sec tion moż na łat wo dos tosować do każdego rodza ju pro jek tu, sty lu pra cy zespołowej lub pro ce su oso bis tego. Lista funkcji ofer owanych przez narzędzie w Worksection:
Pro jekt Kanban
Wyświ et la wszys tkie zada nia w ramach konkret nego pro jek tu według sta tusu: co jest obec nie w trak cie real iza cji, co jest w recen zji, a co zostało już ukońc zone. Taki for mat jest wygod ny do szy bkiej oce ny sta tusu projektu.
Pro jekt Kanban
Pracu je na tej samej zasadzie, ale na poziomie wszys t kich pro jek tów w twoim kon cie Work sec tion. To jest przy datne, jeśli tworzysz odd ziel ny pro jekt dla każdego klien ta. W ten sposób możesz zobaczyć, na jakim etapie są pro jek ty klien tów i odpowied nio zaplanować swo je obciążenie.
Ważne! Funkc ja pro jekt Kan ban jest dostęp na w planach Pre mi um i wyższych.
Kan ban według osób
Wyświ et la liczbę zadań dla każdego pra cown i ka odd ziel nie. Poma ga ocenić obciąże nie i zrozu mieć, kto dotrzy mu je ter minów, a kto potrze bu je pomocy.
Kan ban według dni
Oso bisty widok zadań dla każdego pra cown i ka. Wyświ et la wszys tkie zada nia według ich ter minu. Poma ga członkom zespołu planować swo ją pracę i skupić się na priorytetach.
Nie s tandar d owe sta tusy i etykiety
W Work sec tion możesz tworzyć własne sta tusy i etyki ety, które pasu ją do Two jego procesu.Na przykład, “Czekam na klien ta”, “Gotowe do pub likacji” lub “Ostat nia opinia”.
Automatyzacja
W Work sec tion możesz automaty zować swo ją pracę z zada ni a mi na tabl i cy kan ban, aby zaoszczędz ić czas.
- Przyp isz osobę odpowiedzial ną za sta tus. To jest przy datne dla zadań, w których osob ny spec jal ista lub zespół jest odpowiedzial ny za każdy etap.
- Ustaw ter min dla konkret nego sta tusu. Na przykład, gdy zadanie prze chodzi do sta tusu “Zatwierdze nie”, automaty cznie przyz na je się mu 3 dni na ukończenie.
- Automaty cz na zmi ana sta tusu po zakończe niu eta pu. Na przykład, gdy zadanie jest ukońc zone na etapie “Pisanie kodu”, automaty cznie otrzy ma sta tus “Testowanie”.
Fil try
Fil try pozwala ją szy bko znaleźć potrzeb ne zada nia według tagów, przyp isanych osób lub ter minów. To jest szczegól nie przy datne dla zespołów z dużą iloś cią zadań.
Wpływ Kan ban na projekt
Kan ban poma ga rozwiązy wać orga ni za cyjne prob le my biz ne sowe, w tym:Złożoność kon troli procesów
Prob lem
Menedżerowie muszą cią gle sprawdzać sta tusy zadań na czat ach lub zwięk szać liczbę spotkań, aby sko or dynować zespół. To zmniejsza efek ty wność pro ce su, rozprasza uwagę oraz spowal nia real iza cję projektu.Rozwiązanie
Kan ban Work sec tion wiz ual izu je wszys tkie zada nia według sta tusu. Daje to menedżerom przegląd pro jek tu, min i mal izu jąc potrze bę zespołu do spędza nia cza su na stałej koordynacji.Chaos w orga ni za cji zadań
Prob lem
Zada nia gubią się po dyskus jach w komu nika torach lub pod czas spotkań. Nie ma wyz nac zonej oso by odpowiedzial nej za rezul tat, co utrud nia rozliczalność.Rozwiązanie
Kan ban pozwala na zare je strowanie wszys t kich zadań w sys temie: z osoba mi odpowiedzial ny mi, ter mi na mi i plika mi. Wszys tkie infor ma c je są prze chowywane w jed nym miejs cu i dostęp ne dla wszys t kich uczestników.Opty mal iza c ja obciąże nia zespołu
Prob lem
Menedżer nie może zobaczyć, kto w zes pole jest przeład owany, a kto ma jeszcze wol ny czas. W rezulta cie zaso by są wyko rzysty wane nieefek ty wnie, a ist nieje ryzyko wypale nia zespołu.Rozwiązanie
Kan ban opar ty na ludzi ach w Work sec tion grupu je zada nia nie według sta tusu, ale według przyp isa nia. To pozwala szy bko ocenić obciąże nie każdej oso by i zrównoważyć obciążenie.Zale ty i wady Kanban
Kan ban nada je się do codzi en nego śledzenia zadań. Jest łatwy w uży ciu dzię ki swo je mu proste mu inter fe j sowi i wiz ual nej naturze. Jed nak narzędzie ma również swo je ograniczenia, które są ważne do rozważe nia przed wdrożeniem.
Zale ty Kanban
- Łat wość uży cia
Kan ban to intu icyjne narzędzie. Dzię ki temu jest łatwe w obsłudze nawet dla nietech nicznych specjalistów. - Wygo da w codzi en nej pra cy
Narzędzie jest skuteczne do pra cy z proce sa mi pow tarzal ny mi. Kan ban pozwala na śledze nie sta tusu zadań w cza sie rzeczywistym. - Wiz ual iza c ja opóźnień w pro ce sie
Kan ban pozwala szy bko reagować na opóźnienia i prze ciąże nia. Jeśli zadanie utknie na określonym etapie, jest to naty ch mi ast widoczne. - Elasty czność i dos tosowanie
Możesz zmieni ać nazwy etapów, dodawać etyki ety i pri o ry te ty, a także przeglą dać zada nia w dogod ny dla ciebie sposób.
Wady Kan ban
- Mniej efek ty wne przy dużej licz bie zadań
Jeśli zadań jest za dużo, tabli ca traci swo ją prze jrzys tość. Bez struk tu ry i fil trów naw igac ja sta je się trudna. - Nieod powied nie do dłu goter mi nowego planowa nia
Narzędzie nie pokazu je, jak dłu go potr wa pro jekt ani jak etapy są ze sobą pow iązane w czasie.
Kan ban Work sec tion VS Trello
Przy go towal iśmy również porów nanie Work sec tion i Trel lo Kan ban. To pomoże Ci wybrać plat for mę, która najlepiej odpowia da potrze bom Two jego zespołu.
Więc, Trel lo jest wygodne dla małych zespołów, które wykonu ją proste zada nia bez złożonych struk tur pro jek towych. Brak dekom pozy cji zadań, ogranic zony sys tem odpowiedzial noś ci oraz złożoność zarządza nia zasoba mi zmniejsza ją skuteczność narzędzia w przy pad ku złożonych przepły wów pracy.
Work sec tion jest odpowied ni dla zespołów, które potrze bu ją czegoś więcej niż tylko kan banu, a pełno prawnego sys te mu zarządza nia pro jek ta mi. Z Work sec tion otrzy mu jesz wiz ual ną reprezen tację zadań, szczegóły według przyp isa nia i dni, śledze nie cza su oraz możli wość skalowa nia pro jek tów i pozostawa nia w kontroli.
Dla kogo nada je się Kan ban Worksection?
Kan ban w Work sec tion to uni w er salne narzędzie do orga ni zowa nia bieżą cych zadań. Ma sze ro ki zakres zas tosowań, co spraw ia, że jest odpowied nie dla zespołów o różnych rozmi arach i profilach.
Kan ban jest dobry dla:
Kan ban w Work sec tion jest ide al ny dla zespołów, które chcą zobaczyć dużą obraz wykony wa nia zadań. Narzędzie jest szczegól nie skuteczne dla agencji i firm usłu gowych z pow tarzal ny mi procesami.
Kan ban także poma ga menedżerom, którzy muszą widzieć postępy pro jek tu w cza sie rzeczy wistym. Kan ban Work sec tion zmniejsza potrze bę ciągłych spotkań i wyjaśnień. Sta tusy są aktu al i zowane w cza sie rzeczy wistym, a menedżerowie zawsze są na bieżą co z postę pa mi pracy.
Kan ban nie jest dobry dla:
Jed nocześnie Kan ban jest mniej wygod ny dla zespołów pracu ją cych nad dłu goter mi nowy mi pro jek ta mi z pow iązany mi eta pa mi. Jeśli ważne jest, aby widzieć kole jność zadań w cza sie i planować zaso by na kil ka miesię cy naprzód, lep iej jest sko rzys tać z wykre su Gantta.
W Work sec tion możesz przełączać się między wyświ et laniem zadań na tabl i cy kan ban a wykre sem Gant ta. To pozwala wybrać for mat, który najlepiej pasu je do specy fi ki Two jego aktu al nego pro jek tu lub typu zadania.
Work sec tion—więcej niż tylko Kanban
Work sec tion łączy for mat tabl i cy Kan ban z pełno prawnym sys te mem zarządza nia pro jek ta mi. Dlat ego usłu ga jest ide al na do zarządza nia zada ni a mi, pra cy zespołowej, komu nikacji z klien ta mi oraz zarządza nia wykonawcami.
Wspar cie dla pra cy godzinowej
Work sec tion ma wszys tko, czego potrze bu ją zespoły usłu gowe: licznik cza su, ręczne wprowadzanie cza su, raporty zadań i pro jek tów. Możesz zobaczyć, kto ile pra cow ał oraz czy to się zgadza z planem. To pozwala kon trolować obciąże nie oraz budżet.
Komu nikac ja wewnątrz zadań
Komen tarze, oznaczenia kolegów, załąc zone pli ki—wszys tko zosta je w obrę bie zada nia. Nic nie gubi się w czat ach czy e‑mailach. Work sec tion prze chowu je his torię dyskusji dla wygody wszys t kich uczest ników procesu.
Wygod ny menedżer zadań
Zada nia moż na dzielić na podzada nia, doda jąc opisy, listy kon trolne, pli ki, ter miny, przyp isane oso by i tagi. Taka struk tu ra poma ga pra cow ać nad duży mi pro jek ta mi, unikać zgu bi enia ważnych zadań oraz widzieć ogól ny postęp dla każdego etapu.
Ustaw ienia dostępu
Możesz zaprosić zewnętrznych wykon aw ców do pra cy i pokazać im tylko zada nia, które ich doty czą. To jest wygodne dla agencji usłu gowych, aby zaan gażować klien tów oraz firmy, które pracu ją z free lance ra mi w projekcie.
Szy bkie wsparcie
Zespół Work sec tion jest dostęp ny na każdym etapie: od rozpoczę cia pra cy po pełne skon fig urowanie. Zawsze możesz zadać pytanie i uzyskać odpowiedź od spec jal istów, którzy zna ją pro dukt i rozu mieją specy fikę Twoich procesów.