Ver streute Auf gaben in Chats und Boards erschw eren die Kon trolle der Pro jek taus führung. Das Man age ment muss den Großteil sein er Zeit damit ver brin gen, das Team zu syn chro nisieren, um den aktuellen Stand der Auf gaben zu erfahren. Infolgedessen ist der Zeit plan des Teams mit täglichen Auf gaben über lastet, und es bleibt immer weniger Zeit für konzen tri erte Arbeit an Aufgaben.
Kan ban löst dieses Prob lem. Alle Auf gaben wer den an einem Ort gesam melt, und ihr aktueller Sta tus sowie die zugewiese nen Per so n en sind sicht bar. Der Man ag er sieht das große Ganze, und das Team ver ste ht seine pri or isierten Aufgaben.
Was ist Kanban?
Kan ban ist eine ein fache Meth ode, um Auf gaben nach Sta tus zu organ isieren. Auf gaben wer den als Karten angezeigt, die je nach Work flow zwis chen Spal ten ver schoben werden.
Zum Beispiel arbeit et ein Mar ket ingteam täglich mit Dutzen den von Auf gaben: Veröf fentlichun gen pla nen, Mail ings genehmi gen, visuelle Medi en vor bere it en, Änderun gen vornehmen. Einige Auf gaben sind in Bear beitung, andere warten auf die Genehmi gung oder Bestä ti gung des Kunden.
Kan ban hil ft Ihnen, visuell zu beurteilen, in welchem Sta di um sich jede Auf gabe befind et, wer dafür ver ant wortlich ist und wo der Verzögerung aufge treten ist. Das ermöglicht es Ihnen, die aktuelle Arbeit slast des Teams zu sehen und die tägliche Arbeit ohne Mikro man age ment nachzuvollziehen.
Wesentliche Kom po nen ten von Kanban:
- Sta tuss pal ten. Jede Spalte auf dem Kan ban-Board entspricht ein er bes timmten Phase des Auf gaben erledi gungssta tus. Zum Beispiel: „Geplant“, „In Bear beitung“, „Fer tig.“
- Auf gabenkarten. Auf gaben auf Kan ban wer den als Karten dargestellt, die grundle gende Infor ma tio nen über die Auf gabe enthalten.
- Pri or itäten und Ver ant wortliche. Auf gabenkarten haben eine definierte Pri or ität und eine Per son, die für das Ergeb nis ver ant wortlich ist.
Kan ban Worksection
Kan ban Work sec tion lässt sich leicht an jeden Pro jek t typ, Arbeitsstil im Team oder per sön lichen Prozess anpassen. Liste der Funk tio nen, die das Tool in Work sec tion bietet:
Pro jekt Kanban
Zeigt alle Auf gaben inner halb eines bes timmten Pro jek ts nach Sta tus an: was ger ade in Bear beitung ist, was über prüft wird und was bere its abgeschlossen wurde. Dieses For mat ist prak tisch, um den Sta tus eines Pro jek ts schnell zu beurteilen.
Pro jekt Kanban
Funk tion iert nach dem sel ben Prinzip, jedoch auf der Ebene aller Pro jek te in Ihrem Work sec tion-Kon to. Dies ist nüt zlich, wenn Sie ein sep a rates Pro jekt für jeden Kun den erstellen. Auf diese Weise kön nen Sie sehen, in welchem Sta di um sich die Kun den pro jek te befind en, und Ihre Arbeit slast entsprechend planen.
Wichtig! Die Pro jekt-Kan ban-Funk tion ist in den Pre mi um-Plä nen und höher verfügbar.
Kan ban nach Personen
Zeigt die Anzahl der Auf gaben für jeden Mitar beit er sep a rat an. Hil ft Ihnen, die Arbeit slast zu beurteilen und zu ver ste hen, wer Fris ten ein hält und wer Hil fe benötigt.
Kan ban nach Tagen
Per sön liche Ansicht der Auf gaben für jeden Mitar beit er. Zeigt alle Auf gaben gemäß ihrem Fäl ligkeits da tum an. Hil ft den Team mit gliedern, ihre Arbeit zu pla nen und sich auf ihre Pri or itäten zu konzentrieren.
Benutzerdefinierte Sta tus und Labels
In Work sec tion kön nen Sie Ihre eige nen Sta tus und Labels erstellen, die zu Ihrem Prozess passen.Zum Beispiel: „Warten auf den Kun den“, „Fer tig zur Veröf fentlichung“ oder „Endgültiges Feedback.“
Automatisierung
In Work sec tion kön nen Sie Ihre Arbeit mit Auf gaben auf dem Kan ban-Board automa tisieren, um Zeit zu sparen.
- Weisen Sie eine ver ant wortliche Per son für den Sta tus zu. Dies ist nüt zlich für Auf gaben, bei denen ein sep a rater Fach mann oder ein Team für jede Phase ver ant wortlich ist.
- Set zen Sie eine Frist für einen bes timmten Sta tus. Wenn beispiel sweise eine Auf gabe in den Sta tus „Genehmi gung“ wech selt, erhält sie automa tisch 3 Tage zur Erledigung.
- Automa tis che Sta tusän derung nach Abschluss der Phase. Wenn eine Auf gabe in der Phase „Code schreiben“ abgeschlossen ist, erhält sie automa tisch den Sta tus „Testen“.
Fil ter
Fil ter ermöglichen es Ihnen, schnell die Auf gaben zu find en, die Sie benöti gen, nach Tags, Zuweisun gen oder Fris ten. Dies ist beson ders nüt zlich für Teams mit ein er großen Anzahl von Aufgaben.
Die Auswirkun gen von Kan ban auf ein Projekt
Kan ban hil ft, organ isatorische Geschäft sprob leme zu lösen, einschließlich:Kom plex ität der Prozesskontrolle
Prob lem
Man ag er müssen ständig die Auf gabesta tus in Chats über prüfen oder die Anzahl der Meet ings erhöhen, um das Team zu koor dinieren. Dies ver ringert die Effizienz des Prozess es, lenkt die Aufmerk samkeit ab und ver langsamt die Projektausführung.Lösung
Kan ban Work sec tion visu al isiert alle Auf gaben nach Sta tus. Dies gibt Man agern einen Überblick über das Pro jekt und min imiert die Notwendigkeit, dass das Team Zeit mit ständi ger Koor di na tion ver brin gen muss.Chaos in der Aufgabenorganisation
Prob lem
Auf gaben gehen nach Diskus sio nen in Mes sen gern oder während Meet ings ver loren. Es gibt keine benan nte Per son, die für das Ergeb nis ver ant wortlich ist, was die Ver ant wortlichkeit kompliziert.Lösung
Kan ban ermöglicht es Ihnen, alle Auf gaben im Sys tem festzuhal ten: mit ver ant wortlichen Per so n en, Fris ten und Dateien. Alle Infor ma tio nen wer den an einem Ort gespe ichert und sind für alle Teil nehmer zugänglich.Opti mierung der Teamarbeitslast
Prob lem
Der Man ag er kann nicht sehen, wer im Team über lastet ist und wer noch freie Zeit hat. Infolgedessen wer den die Ressourcen inef fizient genutzt, und es beste ht die Gefahr eines Burnouts im Team.Lösung
Das per so nen zen tri erte Kan ban von Work sec tion grup piert Auf gaben nicht nach Sta tus, son dern nach Zuweisung. Dies ermöglicht es Ihnen, die Arbeit slast jed er Per son schnell zu beurteilen und die Last zu balancieren.Vor- und Nachteile von Kanban
Kan ban eignet sich gut für die tägliche Auf gaben ver fol gung. Es ist dank sein er ein fachen Benutze r ober fläche und visuellen Natur ein fach zu bedi enen. Das Tool hat jedoch auch seine Ein schränkun gen, die vor der Imple men tierung zu beacht en sind.
Vorteile von Kanban
- Benutzer fre undlichkeit
Kan ban ist ein intu itives Tool. Es ist ein fach zu ver wen den, selb st für nicht-tech nis che Spezialisten. - Bequem lichkeit für die tägliche Arbeit
Das Tool ist effek tiv für die Arbeit mit sich wieder holen den Prozessen. Kan ban ermöglicht es Ihnen, den Sta tus von Auf gaben in Echtzeit zu verfolgen. - Visu al isierung von Prozessverzögerun gen
Kan ban ermöglicht es Ihnen, schnell auf Verzögerun gen und Über las tun gen zu reagieren. Wenn eine Auf gabe an einem bes timmten Sta di um fes thängt, ist dies sofort sichtbar. - Flex i bil ität und Anpas sungs fähigkeit
Sie kön nen die Beze ich nun gen der Phasen ändern, Labels und Pri or itäten hinzufü gen und Auf gaben in einem für Sie beque men For mat anzeigen.
Nachteile von Kanban
- Weniger effek tiv bei ein er großen Anzahl von Auf gaben
Wenn es zu viele Auf gaben gibt, ver liert das Board seine Klarheit. Ohne Struk tur und Fil ter wird die Nav i ga tion schwierig. - Nicht geeignet für die langfristige Pla nung
Das Tool zeigt nicht, wie lange ein Pro jekt dauern wird oder wie die Phasen zeitlich miteinan der ver bun den sind.
Kan ban Work sec tion VS Trello
Wir haben auch einen Ver gle ich von Work sec tion und Trel lo Kan ban. Dies wird Ihnen helfen, die Plat tform auszuwählen, die am besten zu den Bedürfnis sen Ihres Teams passt.
Also, Trel lo ist prak tisch für kleine Teams, die ein fache Auf gaben ohne kom plexe Pro jek t struk turen erledi gen. Der Man gel an Auf gaben z er legung, ein begren ztes Ver ant wortlichkeitssys tem und die Kom plex ität des Ressourcen man age ments ver ringern die Effek tiv ität des Tools für kom plexe Arbeitsabläufe.
Work sec tion eignet sich für Teams, die mehr als nur ein Kan ban benöti gen, son dern ein voll w er tiges Pro jek t man age mentsys tem. Mit Work sec tion erhal ten Sie eine visuelle Darstel lung der Auf gaben, Details nach Zuweisun gen und Tagen, Zeit er fas sung sowie die Möglichkeit, Pro jek te zu skalieren und die Kon trolle zu behalten.
Für wen ist Kan ban Work sec tion geeignet?
Kan ban in Work sec tion ist ein uni verselles Tool zur Organ i sa tion aktueller Auf gaben. Es hat ein bre ites Anwen dungsspek trum und eignet sich für Teams unter schiedlich er Größe und Profile.
Kan ban ist gut für:
Kan ban in Work sec tion ist ide al für Teams, die das große Ganze der Auf gabenaus führung sehen möcht en. Das Tool ist beson ders effek tiv für Agen turen und Dien stleis tung sun ternehmen mit sich wieder holen den Prozessen.
Kan ban hil ft auch Man agern, die den Pro jek t fortschritt in Echtzeit sehen müssen. Kan ban Work sec tion reduziert die Notwendigkeit ständi ger Meet ings und Klarstel lun gen. Die Sta tus wer den in Echtzeit aktu al isiert, und die Man ag er sind jed erzeit über den Fortschritt der Arbeit informiert.
Kan ban ist nicht gut für:
Gle ichzeit ig ist Kan ban weniger prak tisch für Teams, die an langfristi gen Pro jek ten mit voneinan der abhängi gen Phasen arbeit en. Wenn es wichtig ist, die Rei hen folge der Auf gaben über Zeit zu sehen und Ressourcen mehrere Monate im Voraus zu pla nen, ist es bess er, ein Gantt-Dia gramm zu verwenden.
In Work sec tion kön nen Sie zwis chen der Anzeige von Auf gaben auf einem Kan ban-Board und einem Gantt-Dia gramm wech seln. So kön nen Sie das For mat wählen, das am besten zu den spez i fis chen Anforderun gen Ihres aktuellen Pro jek ts oder Auf gaben typs passt.
Work sec tion—mehr als nur Kanban
Work sec tion kom biniert das For mat des Kan ban-Boards mit einem voll w er ti gen Pro jek t man age mentsys tem. Deshalb ist der Ser vice per fekt für Auf gaben man age ment, Tea mar beit, Kom mu nika tion mit Kun den und Man age ment von Auftragnehmern.
Unter stützung für stun den weise Arbeit
Work sec tion hat alles, was Ser vice-Teams benöti gen: einen Timer, manuelle Zeit er fas sung, Auf gaben- und Pro jek t berichte. Sie kön nen sehen, wer wie viel gear beit et hat und ob es mit dem Plan übere in stimmt. Dies ermöglicht Ihnen, die Arbeit slast und das Bud get zu kontrollieren.
Kom mu nika tion inner halb von Aufgaben
Kom mentare, Erwäh nun gen von Kol le gen, ange hängte Dateien—alles bleibt inner halb der Auf gabe. Nichts geht in Chats oder E‑Mails ver loren. Work sec tion spe ichert die Diskus sion his to rie für den Kom fort aller Teil nehmer im Prozess.
Prak tis ch er Aufgabenmanager
Auf gaben kön nen in Unter auf gaben unterteilt wer den, mit Beschrei bun gen, Check lis ten, Dateien, Fris ten, Zuweisun gen und Tags. Diese Struk tur hil ft Ihnen, an großen Pro jek ten zu arbeit en, wichtige Auf gaben nicht zu ver lieren und den Gesamt fortschritt jed er Phase zu sehen.
Zugriffs-Ein stel lun gen
Sie kön nen externe Auf trag nehmer zur Arbeit ein laden und ihnen nur die Auf gaben zeigen, die sie betr e f fen. Dies ist prak tisch für Ser viceagen turen, um Kun den und Unternehmen mit Freiberu flern in ein Pro jekt einzubeziehen.
Schnelle Unter stützung
Das Work sec tion-Team ste ht in jed er Phase zur Ver fü gung: vom Beginn der Arbeit bis zur voll ständi gen Ein rich tung. Sie kön nen jed erzeit eine Frage stellen und eine Antwort von Spezial is ten erhal ten, die das Pro dukt ken nen und die spez i fis chen Anforderun gen Ihrer Prozesse verstehen.