I compiti sparsi tra chat e bacheche rendono difficile controllare l'esecuzione del progetto. La gestione deve dedicare la maggior parte del proprio tempo a sincronizzare il team per scoprire lo stato attuale dei compiti. Di conseguenza, il programma del team è sovraccarico di compiti quotidiani e rimane sempre meno tempo per un lavoro focalizzato sui compiti.
Kanban risolve questo problema. Tutti i compiti sono raccolti in un unico posto e il loro stato attuale e i assegnatari sono visibili. Il manager vede il quadro generale e il team comprende i propri compiti prioritari.
Che cos'è Kanban?
Kanban è un modo semplice per organizzare i compiti per stato. I compiti sono visualizzati come schede che si spostano tra le colonne a seconda del flusso di lavoro.
Ad esempio, un team di marketing lavora con decine di compiti ogni giorno: programmare pubblicazioni, approvare invii, preparare visualizzazioni, fare modifiche. Alcuni compiti sono in corso, altri sono in attesa di approvazione o conferma da parte del cliente.
Kanban ti aiuta a valutare visivamente a che punto si trova ciascun compito, chi è responsabile e dove è avvenuto il ritardo. Questo ti consente di vedere il carico di lavoro attuale del team e tenere traccia del lavoro quotidiano senza micromanagement.
Componenti chiave di Kanban:
- colonne di stato. Ogni colonna sulla bacheca Kanban corrisponde a una fase specifica del completamento del compito. Ad esempio, “Pianificato”, “In corso”, “Fatto.”
- Schede dei compiti. I compiti su Kanban sono rappresentati come schede che contengono informazioni di base sul compito.
- Priorità e parti responsabili. Le schede dei compiti hanno una priorità definita e una persona responsabile per il risultato.
Kanban Worksection
Kanban Worksection può essere facilmente adattato a qualsiasi tipo di progetto, stile di lavoro di team o processo personale. Elenco delle funzionalità fornite dallo strumento in Worksection:
Progetto Kanban
Mostra tutti i compiti all'interno di un progetto specifico per stato: cosa è attualmente in corso, cosa viene revisionato e cosa è già stato completato. Questo formato è conveniente per valutare rapidamente lo stato di un progetto.
Progetto Kanban
Funziona sullo stesso principio, ma a livello di tutti i progetti nel tuo account Worksection. Questo è utile se crei un progetto separato per ciascun cliente. In questo modo, puoi vedere a che punto si trovano i progetti dei clienti e pianificare di conseguenza il tuo carico di lavoro.
Importante! La funzionalità del progetto Kanban è disponibile nei piani Premium e superiori.
Kanban per persone
Visualizza il numero di compiti per ciascun dipendente separatamente. Ti aiuta a valutare il carico di lavoro e comprendere chi sta rispettando le scadenze e chi ha bisogno di aiuto.
Kanban per giorni
Vista personale dei compiti per ogni dipendente. Mostra tutti i compiti secondo la loro scadenza. Aiuta i membri del team a pianificare il proprio lavoro e concentrarsi sulle proprie priorità.
Stati e etichette personalizzati
In Worksection, puoi creare i tuoi stati e le tue etichette che si adattano al tuo processo.Ad esempio, “In attesa del cliente,” “Pronto per la pubblicazione,” o “Feedback finale.”
Automazione
In Worksection, puoi automatizzare il tuo lavoro con i compiti sulla bacheca kanban per risparmiare tempo.
- Assegna una persona responsabile per lo stato. Questo è utile per i compiti in cui un particolare specialista o team è responsabile per ciascuna fase.
- Imposta una scadenza per uno stato specifico. Ad esempio, quando un compito passa allo stato “Approvazione”, gli viene automaticamente data una scadenza di 3 giorni per il completamento.
- Cambio di stato automatico dopo il completamento della fase. Ad esempio, quando un compito è completato nella fase “Scrittura del codice”, riceverà automaticamente lo stato “Testing”.
Filtri
I filtri ti permettono di trovare rapidamente i compiti di cui hai bisogno per tag, assegnatari o scadenze. Questo è particolarmente utile per team con un elevato volume di compiti.
L'impatto di Kanban su un progetto
Kanban aiuta a risolvere i problemi organizzativi aziendali, compresi:Complessità del controllo dei processi
Problema
I manager devono controllare costantemente gli stati dei compiti nelle chat o aumentare il numero di riunioni per coordinare il team. Questo riduce l'efficienza del processo, distrae l'attenzione e rallenta l'esecuzione del progetto.Soluzione
Kanban Worksection visualizza tutti i compiti per stato. Questo fornisce ai manager una panoramica del progetto, riducendo al minimo la necessità di coordinamento costante da parte del team.Caos nell'organizzazione dei compiti
Problema
I compiti si perdono dopo le discussioni nei messaggeri o durante le riunioni. Non c'è una persona designata responsabile per il risultato, il che complica la responsabilità.Soluzione
Kanban consente di registrare tutti i compiti nel sistema: con persone responsabili, scadenze e file. Tutte le informazioni sono conservate in un unico posto e accessibili a tutti i partecipanti.Ottimizzazione del carico di lavoro del team
Problema
Il manager non può vedere chi nel team è sovraccarico e chi ha ancora tempo libero. Di conseguenza, le risorse vengono utilizzate in modo inefficiente e c'è il rischio di esaurimento del team.Soluzione
Il Kanban basato sulle persone di Worksection raggruppa i compiti non per stato, ma per assegnatario. Questo ti consente di valutare rapidamente il carico di lavoro di ciascuna persona e bilanciare il carico.Pro e contro di Kanban
Kanban è ben adattato per il monitoraggio quotidiano dei compiti. È facile da usare grazie alla sua interfaccia semplice e alla sua natura visiva. Tuttavia, lo strumento ha anche le sue limitazioni, che è importante considerare prima dell'implementazione.
Pro di Kanban
- Facilità d'uso
Kanban è uno strumento intuitivo. Questo lo rende facile da usare anche per specialisti non tecnici. - Comodità per il lavoro quotidiano
Lo strumento è efficace per lavorare con processi ripetitivi. Kanban consente di monitorare lo stato dei compiti in tempo reale. - Visualizzazione dei ritardi nei processi
Kanban consente di rispondere rapidamente a ritardi e sovraccarichi. Se un compito è bloccato in una certa fase, è immediatamente visibile. - Flessibilità e personalizzazione
Puoi cambiare i nomi delle fasi, aggiungere etichette e priorità e visualizzare i compiti in un formato che ti è comodo.
Contro di Kanban
- Less efficace con un gran numero di compiti
Se ci sono troppi compiti, la bacheca perde chiarezza. Senza una struttura e filtri, la navigazione diventa difficile. - Non adatto per pianificazioni a lungo termine
Lo strumento non mostra quanto tempo richiederà un progetto o come le fasi sono collegati nel tempo.
Kanban Worksection VS Trello
Abbiamo anche preparato un confronto tra Worksection e Trello Kanban. Questo ti aiuterà a scegliere la piattaforma che meglio si adatta alle esigenze del tuo team.
Quindi, Trello è comodo per piccoli team che svolgono compiti semplici senza strutture di progetto complesse. La mancanza di scomposizione dei compiti, il sistema di responsabilità limitato e la complessità nella gestione delle risorse riducono l'efficacia dello strumento per flussi di lavoro complessi.
Worksection è adatta per team che hanno bisogno di più di un semplice kanban, ma di un sistema di gestione progetti a tutti gli effetti. Con Worksection, ottieni una rappresentazione visiva dei compiti, dettagli per assegnatari e giorni, monitoraggio del tempo e la possibilità di scalare progetti e mantenere il controllo.
Per chi è adatta Kanban Worksection?
Kanban in Worksection è uno strumento universale per organizzare i compiti attuali. Ha una vasta gamma di applicazioni, rendendolo adatto per team di diverse dimensioni e profili.
Kanban è buono per:
Kanban in Worksection è ideale per team che vogliono vedere il quadro generale dell'esecuzione dei compiti. Lo strumento è particolarmente efficace per agenzie e aziende di servizi con processi ripetitivi.
Kanban aiuta anche i manager che devono vedere il progresso del progetto in tempo reale. Kanban Worksection riduce la necessità di riunioni e chiarimenti costanti. Gli stati vengono aggiornati in tempo reale e i manager sono sempre a conoscenza dei progressi del lavoro.
Kanban non è buono per:
Allo stesso tempo, Kanban è meno conveniente per i team che lavorano su progetti a lungo termine con fasi interdipendenti. Se è importante vedere la sequenza dei compiti nel tempo e pianificare le risorse con diversi mesi di anticipo, è meglio utilizzare un diagramma di Gantt.
In Worksection, puoi passare tra la visualizzazione dei compiti su una bacheca kanban e un diagramma di Gantt. Questo ti consente di scegliere il formato che meglio si adatta alle specifiche del tuo progetto attuale o del tipo di compito.
Worksection — più di un semplice Kanban
Worksection combina il formato della bacheca Kanban con un sistema di gestione progetti a tutti gli effetti. Ecco perché il servizio è perfetto per la gestione dei compiti, il lavoro di squadra, la comunicazione con i clienti e la gestione dei fornitori.
Supporto per il lavoro orario
Worksection ha tutto ciò di cui hanno bisogno i team di servizio: un timer, l'inserimento manuale del tempo, report sui compiti e sui progetti. Puoi vedere chi ha lavorato quanto e se corrisponde al piano. Questo ti consente di controllare il carico di lavoro e il budget.
Comunicazione all'interno dei compiti
Commenti, menzioni di colleghi, file allegati — tutto rimane all'interno del compito. Niente si perde in chat o email. Worksection salva la cronologia delle discussioni per la comodità di tutti i partecipanti al processo.
Gestore di compiti conveniente
I compiti possono essere suddivisi in sotto-compiti, con descrizioni, liste di controllo, file, scadenze, assegnatari e tag aggiunti. Questa struttura ti aiuta a lavorare su grandi progetti, evitare di perdere compiti importanti e vedere il progresso complessivo per ciascuna fase.
Impostazioni di accesso
Puoi invitare fornitori esterni a lavorare e mostrare loro solo i compiti che li riguardano. Questo è conveniente per le agenzie di servizio per coinvolgere i clienti e le aziende che lavorano con liberi professionisti in un progetto.
Supporto rapido
Il team di Worksection è disponibile in ogni fase: dall'inizio del lavoro fino alla configurazione completa. Puoi sempre porre domande e ricevere risposte da specialisti che conoscono il prodotto e comprendono le specifiche dei tuoi processi.