Tare fas espal hadas por chats e painéis difi cul tam o con t role da exe cução do pro je to. A gestão pre cisa gas tar a maior parte do seu tem po sin cronizan do a equipe para desco brir o sta tus atu al das tare fas. Como resul ta do, a pro gra mação da equipe fica sobre car rega da com tare fas diárias, e há cada vez menos tem po disponív el para tra bal ho foca do nas tarefas.
Kan ban resolve esse prob le ma. Todas as tare fas são cole tadas em um só lugar, e seu sta tus atu al e respon sáveis são visíveis. O ger ente vê a visão ger al, e a equipe entende suas tare fas prioritárias.
O que é Kanban?
Kan ban é uma maneira sim ples de orga ni zar tare fas por sta tus. As tare fas são exibidas como cartões que se movem entre col u nas de acor do com o fluxo de trabalho.
Por exem p lo, uma equipe de mar ket ing tra bal ha com dezenas de tare fas todos os dias: agen dar pub li cações, aprovar envios, preparar visuais, faz er edições. Algu mas tare fas estão em pro gres so, out ras aguardam aprovação ou con fir mação do cliente.
O Kan ban aju da a avaliar visual mente em que está gio cada tare fa está, quem é respon sáv el por ela e onde ocor reu o atra so. Isso per mite ver a car ga de tra bal ho atu al da equipe e acom pan har o tra bal ho diário sem microgerenciamento.
Com po nentes-chave do Kanban:
- Col u nas de sta tus. Cada col u na no quadro Kan ban cor re sponde a uma eta pa especí fi ca de con clusão da tare fa. Por exem p lo, “Plane ja do,” “Em pro gres so,” “Con cluí do.”
- Cartões de tare fa. As tare fas no Kan ban são rep re sen tadas como cartões que con têm infor mações bási cas sobre a tarefa.
- Pri or i dades e partes respon sáveis. Os cartões de tare fa têm uma pri or i dade defini da e uma pes soa respon sáv el pelo resultado.
Kan ban Worksection
Kan ban Work sec tion pode ser facil mente adap ta do a qual quer tipo de pro je to, esti lo de tra bal ho em equipe ou proces so pes soal. Lista de recur sos forneci dos pela fer ra men ta no Worksection:
Kan ban de Projeto
Mostra todas as tare fas den tro de um pro je to especí fi co por sta tus: o que está atual mente em pro gres so, o que está sendo revisa do e o que já foi con cluí do. Este for ma to é con ve niente para avaliar rap i da mente o sta tus de um projeto.
Kan ban de Projeto
Fun ciona no mes mo princí pio, mas no nív el de todos os pro je tos na sua con ta Work sec tion. Isso é útil se você cria um pro je to sep a ra do para cada cliente. Dessa for ma, você pode ver em que está gio estão os pro je tos dos clientes e plane jar sua car ga de tra bal ho de acordo.
Impor tante! A fun cional i dade de Kan ban de pro je to está disponív el em planos Pre mi um e superiores.
Kan ban por pessoas
Exibe o número de tare fas para cada fun cionário sep a rada mente. Aju da a avaliar a car ga de tra bal ho e enten der quem está cumprindo pra zos e quem pre cisa de ajuda.
Kan ban por dias
Visão pes soal das tare fas para cada fun cionário. Exibe todas as tare fas de acor do com seu pra zo. Aju da os mem bros da equipe a plane jar seu tra bal ho e focar em suas prioridades.
Sta tus e eti que tas personalizados
No Work sec tion, você pode cri ar seus próprios sta tus e eti que tas que se ade quem ao seu processo.Por exem p lo, “Aguardan do o cliente,” “Pron to para pub li cação,” ou “Feed back final.”
Automação
No Work sec tion, você pode autom a ti zar seu tra bal ho com as tare fas no quadro kan ban para econ o mizar tempo.
- Atribuir uma pes soa respon sáv el pelo sta tus. Isso é útil para tare fas onde um espe cial ista ou equipe sep a ra dos são respon sáveis por cada etapa.
- Definir um pra zo para um sta tus especí fi co. Por exem p lo, quan do uma tare fa muda para o sta tus “Aprovação”, ela recebe auto mati ca mente 3 dias para ser concluída.
- Mudança automáti ca de sta tus após a con clusão da eta pa. Por exem p lo, quan do uma tare fa é con cluí da na eta pa “Escri ta de Códi go”, ela rece berá auto mati ca mente o sta tus “Teste”.
Fil tros
Fil tros per mitem que você encon tre rap i da mente as tare fas que pre cisa por tags, respon sáveis ou pra zos. Isso é espe cial mente útil para equipes com um grande vol ume de tarefas.
O impacto do Kan ban em um projeto
O Kan ban aju da a resolver prob le mas orga ni za cionais de negó cios, incluindo:Com plex i dade do con t role de processos
Prob le ma
Os ger entes pre cisam ver i ficar con stan te mente o sta tus das tare fas em chats ou aumen tar o número de reuniões para coor denar a equipe. Isso reduz a efi ciên cia do proces so, dis trai a atenção e desacel era a exe cução do projeto.Solução
O Kan ban Work sec tion visu al iza todas as tare fas por sta tus. Isso dá aos ger entes uma visão ger al do pro je to, min i mizan do a neces si dade de a equipe gas tar tem po em coor de nação constante.Caos na orga ni za ção de tarefas
Prob le ma
As tare fas se per dem após dis cussões em men sageiros ou durante reuniões. Não há uma pes soa des ig na da respon sáv el pelo resul ta do, o que com pli ca a responsabilidade.Solução
O Kan ban per mite que você reg istre todas as tare fas no sis tema: com pes soas respon sáveis, pra zos e arquiv os. Todas as infor mações estão armazenadas em um só lugar e acessíveis a todos os participantes.Otimiza ção da car ga de tra bal ho da equipe
Prob le ma
O ger ente não con segue ver quem da equipe está sobre car rega do e quem ain da tem tem po livre. Como resul ta do, os recur sos são usa dos de for ma ine fi ciente e há risco de burnout na equipe.Solução
O Kan ban basea do em pes soas do Work sec tion agru pa tare fas não por sta tus, mas por respon sáv el. Isso per mite avaliar rap i da mente a car ga de tra bal ho de cada pes soa e equi li brar a carga.Prós e con tras do Kanban
O Kan ban é muito ade qua do para o acom pan hamen to diário de tare fas. É fácil de usar, graças à sua inter face sim ples e natureza visu al. No entan to, a fer ra men ta tam bém tem suas lim i tações, que são impor tantes con sid er ar antes da implementação.
Prós do Kanban
- Facil i dade de uso
O Kan ban é uma fer ra men ta intu iti va. Isso a tor na fácil de usar, mes mo para espe cial is tas não-técnicos. - Con veniên cia para o tra bal ho diário
A fer ra men ta é efi caz para tra bal har com proces sos repet i tivos. O Kan ban per mite que você acom pan he o sta tus das tare fas em tem po real. - Visu al iza ção de atra sos no proces so
O Kan ban per mite que você respon da rap i da mente a atra sos e sobre car gas. Se uma tare fa está para da em uma deter mi na da eta pa, isso é ime di ata mente visível. - Flex i bil i dade e per son al iza ção
Você pode mudar os nomes das eta pas, adi cionar eti que tas e pri or i dades, e visu alizar as tare fas em um for ma to que seja con ve niente para você.
Con tras do Kanban
- Menos efi caz com um grande número de tare fas
Se hou ver muitas tare fas, o quadro perde sua clareza. Sem uma estru tu ra e fil tros, a nave g ação se tor na difícil. - Não é ade qua do para plane ja men to a lon go pra zo
A fer ra men ta não mostra quan to tem po um pro je to levará ou como as eta pas estão conec tadas no tempo.
Kan ban Work sec tion VS Trello
Tam bém preparamos uma com para ção do Work sec tion e Trel lo Kan ban. Isso aju dará você a escol her a platafor ma que mel hor atende às neces si dades da sua equipe.
Então, o Trel lo é con ve niente para peque nas equipes que real izam tare fas sim ples sem estru turas de pro je to com plexas. A fal ta de decom posição de tare fas, o sis tema de respon s abil i dade lim i ta do e a com plex i dade do geren ci a men to de recur sos reduzem a eficá cia da fer ra men ta para flux os de tra bal ho complexos.
O Work sec tion é ade qua do para equipes que pre cisam de mais do que ape nas um kan ban, mas de um sis tema com ple to de geren ci a men to de pro je tos. Com o Work sec tion, você obtém uma rep re sen tação visu al das tare fas, detal h es por respon sáveis e dias, ras trea men to de tem po e a capaci dade de escalar pro je tos e man ter o controle.
Para quem o Kan ban Work sec tion é adequado?
O Kan ban no Work sec tion é uma fer ra men ta uni ver sal para orga ni zar tare fas atu ais. Tem uma ampla gama de apli cações, tornando‑o ade qua do para equipes de difer entes taman hos e perfis.
O Kan ban é bom para:
O Kan ban no Work sec tion é ide al para equipes que querem ver a visão ger al da exe cução das tare fas. A fer ra men ta é espe cial mente efi caz para agên cias e empre sas de serviços com proces sos repetitivos.
O Kan ban tam bém aju da ger entes que pre cisam ver o pro gres so do pro je to em tem po real. O Kan ban Work sec tion reduz a neces si dade de reuniões e esclarec i men tos con stantes. Os sta tus são atu al iza dos em tem po real, e os ger entes estão sem pre cientes do pro gres so do trabalho.
O Kan ban não é bom para:
Ao mes mo tem po, o Kan ban é menos con ve niente para equipes que tra bal ham em pro je tos de lon go pra zo com eta pas inter de pen dentes. Se é impor tante ver a sequên cia das tare fas ao lon go do tem po e plane jar recur sos com vários meses de ante cedên cia, é mel hor usar um grá fi co de Gantt.
No Work sec tion, você pode alternar entre exibir tare fas em um quadro kan ban e em um grá fi co de Gantt. Isso per mite escol her o for ma to que mel hor se adap ta às especi fi ci dades do seu pro je to ou tipo de tare fa atual.
Work sec tion—mais do que ape nas Kanban
Work sec tion com bi na o for ma to de quadro Kan ban com um sis tema com ple to de geren ci a men to de pro je tos. É por isso que o serviço é per feito para geren ci a men to de tare fas, tra bal ho em equipe, comu ni cação com clientes e geren ci a men to de contratados.
Apoio ao tra bal ho por hora
O Work sec tion tem tudo o que as equipes de serviços pre cisam: um cronômetro, entra da man u al de tem po, relatórios de tare fas e pro je tos. Você pode ver quem tra bal hou quan to e se isso cor re sponde ao plano. Isso per mite con tro lar a car ga de tra bal ho e o orçamento.
Comu ni cação den tro das tarefas
Comen tários, menções a cole gas, arquiv os anex a dos—tudo per manece den tro da tare fa. Nada se perde em chats ou e‑mails. O Work sec tion sal va o históri co de dis cussões para a con veniên cia de todos os par tic i pantes do processo.
Geren ci ador de tare fas conveniente
As tare fas podem ser divi di das em subtare fas, com descrições, lis tas de ver i fi cação, arquiv os, pra zos, respon sáveis e tags adi cionadas. Essa estru tu ra aju da você a tra bal har em pro je tos grandes, evi tar a per da de tare fas impor tantes e ver o pro gres so ger al de cada etapa.
Con fig u rações de acesso
Você pode con vi dar con trata dos exter nos para tra bal har e mostrar ape nas as tare fas que dizem respeito a eles. Isso é con ve niente para agên cias de serviço envolvê-los e empre sas que tra bal ham com free lancers em um projeto.
Suporte rápi do
A equipe do Work sec tion está disponív el em todas as eta pas: des de o iní cio do tra bal ho até a con fig u ração com ple ta. Você pode sem pre faz er uma per gun ta e obter uma respos ta de espe cial is tas que con hecem o pro du to e enten dem as especi fi ci dades dos seus processos.