À propos de nous :
Avec Slava Balbek, en 2007, nous avons fondé 2B.group, un bureau de design spécialisé dans les projets résidentiels et commerciaux. Au cours des dernières années, le bureau est devenu l’une des principales entreprises architecturales et de design en Ukraine, avec de nombreux prix et reconnaissances obtenus à l’étranger.
Par la suite, 2B.group a été reformé dans un nouveau cadre conceptuel composé de deux entreprises – le Bureau Bogdanova et le Bureau Balbek.
Le Bureau Bogdanova se spécialise dans le design d’intérieur, le design de produits et la gestion créative.
Systématiser les affaires
Équipe du Bureau Bogdanova a traversé toutes les étapes du travail manuel, lorsque les tâches et les rapports d’achèvement des travaux étaient déposés sous forme analogique : soit verbalement, soit par écrit.
L’entreprise a gagné en reconnaissance sur le marché international, et nous avons attiré des clients à la fois en Ukraine et en Europe. Nous avons eu un retard de travail, avec de nombreux projets, nous avons dû définir de nombreuses tâches, de nouvelles personnes ont rejoint notre équipe. Nous avions absolument besoin d’une systématisation sérieuse pour maintenir les projets en bon ordre et suivre le travail de l’équipe.
Notre première expérience
J’ai introduit une application de liste de contrôle dans l’équipe. C’est une liste dans laquelle les éléments réalisés sont marqués. De plus, elle fournissait des tableaux dans lesquels nous conservions les détails des tâches, des délais et la charge de travail de l’équipe.
Les listes de contrôle sont une excellente solution pour diviser une tâche en éléments et suivre strictement la liste résultante. Nous écrivions les affaires de la journée dans les listes de contrôle, ce qui était très clair et pratique.
La deuxième expérience
Il m’est arrivé de participer à une session de formation où on m’a proposé un développement clé en main pour notre bureau d’architecture. Nous n’avons pas donné suite à cette offre car nous savions qu’un tel développement pourrait prendre trop de temps et consommer excessivement de ressources pour sa préparation et son introduction. Cela impliquait des risques supplémentaires, car la solution pourrait né pas convenir à l’équipe.
On m’a conseillé d’introduire le suivi du temps, et, à cette fin, un système ukrainien a été recommandé. Ainsi, nous avons découvert Worksection, une solution simple pour la gestion de projet avec un suivi du temps intégré.
L’adaptation rapide est la clé du succès
Nous étions prêts à introduire le suivi des tâches. Pendant longtemps, l’entreprise avait utilisé diverses applications nous permettant de créer des listes de contrôle et de fixer des tâches les uns aux autres.
Lorsque nous avons commencé à introduire Worksection, l’équipe a bien accueilli cette nouveauté.
De plus, nous pouvons maintenant utiliser un système unique au lieu de tableaux, d’applications de liste de contrôle et de chats pour la correspondance.
Nous utilisons toujours des tableaux et des chats, mais pour des buts simples — les chats sont pour la correspondance, pour dire ou demander quelque chose rapidement, et les tableaux servent pour les rapports.
Tous les employés né parlent pas anglais, mais la plupart des solutions sur le marché de la gestion de projet sont basées en anglais. Cela mène à une impasse même avec les tâches les plus simples. Worksection fonctionne nativement en russe et en ukrainien, et est également traduit en anglais, allemand, polonais, espagnol et même chinois.
Comment Worksection nous a soutenus aux premiers stades
La nature spécifique de notre travail inclut un contact continu avec le client et la gestion d’un grand nombre de tâches. Étant donné que la perception humaine des designs est subjective, le client doit être tenu informé de ce que nous faisons et de ce qui a été fait, avec une réponse rapide à ses retours. Dans Worksection, vous pouvez connecter un client au projet pour lui permettre de visualiser l’avancement des tâches et de participer aux discussions. Le client peut se connecter et voir l’état des affaires. Par la suite, nous avons ajusté les éléments suivants :
- Nous avons trié les tâches.
Nous avons toujours maintenu notre processus de travail en bon ordre, même lorsque nous donnions des tâches verbalement ou par le biais de listes de contrôle. Mais la seule chose dont nous nous souvenions était l’existence même de la tâche. En revanche, la liste des tâches de Worksection révèle immédiatement tout ce dont nous avons besoin :
Maintenant, nous utilisons tous les avantages du système dans la définition des tâches. Nous indiquons toujours les délais, les priorités, les exécutants responsables et, lorsque nécessaire, la consommation de temps et les coûts financiers.
- Nous avons commencé à garder un enregistrement de tous les processus dans l’entreprise.
Il est important de comprendre de quoi votre équipe est capable. Si votre entreprise n’a pas de système pour mesurer l’efficacité, vous pouvez introduire le plus simple :
Efficacité du travail = le temps divisé par le nombre de tâches complétées.
En d’autres termes, vous devez comprendre combien de temps une certaine tâche prendra à votre employé ou à votre équipe.
Pour compter le temps moyen dans Worksection, il y a un minuteur :
Nous sommes en train d’introduire le minuteur dans notre entreprise. En commençant une tâche, chaque employé démarre le minuteur. Nous espérons qu’à terme, l’utilisation du minuteur deviendra une exigence dans notre entreprise. Il est particulièrement pratique de pouvoir calculer post factum. C’est très utile en cas d’urgence :
À quoi sert le suivi du temps ?
Peut-être qu’il n’existe pas de projets totalement exempts de problèmes. Dans le domaine du design, des moments imprévisibles se produisent de temps en temps. Worksection aide à corriger les écarts par rapport au “plan A” et à commencer à économiser le “plan B”.
Le suivi complet des actions et du travail accompli aide à comprendre d’où viennent les retards, et le suivi du temps aide à comprendre à quelle étape l’équipe a rencontré des difficultés.
Maintenant, nous savons toujours où passer plus de temps et discuter plus de détails avec le client, et où l’équipe peut travailler de manière autonome.
Le minuteur nous aide à calculer la productivité de l’équipe et à voir le fait de surmenage pour établir un coût supplémentaire pour le client en cas de corrections imprévues.
Accès flexible pour chaque personne
Worksection est devenu un endroit où nous gérons non seulement les projets clients, mais également les tâches administratives de l’entreprise et conservons des documents importants. Nous avons dû cacher les tâches internes des clients et restreindre l’accès aux documents administratifs pour les employés ordinaires.
Nous connectons également des personnes à distance, il est donc important qu’elles né voient que les tâches auxquelles elles participent.
Dans Worksection, la visibilité est facile à configurer. Pour chaque projet ou tâche individuelle, vous pouvez configurer la visibilité pour un département, une équipe, un client ou des personnes sélectionnées individuellement.
La correspondance de travail dans les chats et les messagers fait du bruit.
La communication en direct reste dans les messagers, mais la plupart des chats de travail sont submergés par des discussions non professionnelles. La plupart des gens sont trop paresseux pour passer aux messages privés, donc la correspondance concernant les fers à repasser qu’on a oublié d’éteindre et la nourriture pour animaux fuit parfois dans les chats de travail.
Worksection élimine le bruit d’information dans les chats et vous permet de communiquer directement dans le système. Le suivi des événements et les réflexions des personnes restent toujours sous une tâche spécifique.
En travaillant via Worksection, l’équipe se débarrasse du stress inutile, et le manager peut établir un travail transparent pour tous les employés et pour le client.