Über uns:
Zusammen mit Slava Balbek haben wir 2007 die 2B.group gegründet, ein Designbüro, das auf Wohn- und Gewerbeprojekte spezialisiert ist. In den letzten Jahren ist das Büro zu einem der führenden Architektur- und Designunternehmen in der Ukraine geworden, mit vielen Auszeichnungen und internationaler Anerkennung.
Daraufhin wurde die 2B.group in einen neuen konzeptionellen Rahmen umgewandelt, der aus zwei Unternehmen besteht – dem Bogdanova Bureau und dem Balbek Bureau.
Das Bogdanova Bureau spezialisiert sich auf Innenarchitektur, Produktdesign und kreatives Management.
Systematisierung des Geschäfts
Das Team des Bogdanova Bureau hat alle Stufen manueller Arbeit durchlaufen, bei denen Aufgaben und Abschlussberichte in analoger Form erfasst wurden: entweder mündlich oder schriftlich.
Das Unternehmen hat internationale Anerkennung erlangt, und wir haben Kunden sowohl in der Ukraine als auch in Europa gewonnen. Wir hatten Rückstände und viele Projekte, die zahlreiche Aufgaben setzten, neue Leute traten unserem Team bei. Wir benötigten dringend eine ernsthafte Systematisierung, um die Projekte in gutem Zustand zu halten und die Arbeit des Teams zu verfolgen.
Unser erstes Experiment
Ich führte eine Checklisten-Anwendung im Team ein. Es handelt sich um eine Liste, in der die erledigten Punkte markiert sind. Außerdem bot sie Tabellen, in denen wir Details zu Aufgaben, Fristen und der Arbeitsbelastung des Teams aufbewahrten.
Checklisten sind eine hervorragende Lösung, um eine Aufgabe in Punkte zu unterteilen und der resultierenden Liste strikt zu folgen. Wir schrieben die Aufgaben für einen Tag in Checklisten, was sehr klar und bequem war.
Das zweite Experiment
Ich hatte die Gelegenheit, an einer Schulung teilzunehmen, bei der mir eine individuelle schlüsselfertige Entwicklung für unser Architekturbüro angeboten wurde. Wir sahen von diesem Angebot ab, da wir wussten, dass eine solche Entwicklung zu viel Zeit in Anspruch nehmen und Ressourcen überstrapazieren könnte, um sie vorzubereiten und einzuführen. Das bedeutete zusätzliche Risiken, da die Lösung möglicherweise nicht zum Team passte.
Mir wurde geraten, ein Zeitverfolgungssystem einzuführen, und dafür wurde ein ukrainisches System empfohlen. So entdeckten wir Worksection, eine einfache Lösung für das Projektmanagement mit einem integrierten Zeitverfolger.
Schnelle Anpassung ist der Schlüssel zum Erfolg
Wir waren bereit, den Aufgabenverfolger einzuführen. Lange Zeit hatte das Unternehmen verschiedene Anwendungen genutzt, mit denen wir Checklisten erstellen und uns gegenseitig Aufgaben zuweisen konnten.
Als wir begannen, Worksection einzuführen, wurde die Neuheit vom Team positiv aufgenommen.
Was noch wichtiger ist, jetzt können wir ein einziges System anstelle von Tabellen, Checklisten-Anwendungen und Chats für die Korrespondenz verwenden.
Wir verwenden immer noch Tabellen und Chats, aber für einfache Zwecke – Chats dienen der Korrespondenz, um schnell etwas zu sagen oder zu fragen, und Tabellen dienen Berichten.
Nicht alle Mitarbeiter sprechen Englisch, aber die meisten Lösungen auf dem Markt für Projektmanagement basieren auf Englisch. Das führt selbst bei den einfachsten Aufgaben zu einem Stillstand. Worksection funktioniert nativ in Russisch und Ukrainisch, wird aber auch ins Englische, Deutsche, Polnische, Spanische und sogar Chinesische übersetzt.
Wie Worksection uns in den ersten Phasen unterstützt hat
Die spezifische Natur unserer Arbeit umfasst den kontinuierlichen Kontakt mit dem Kunden und die Bearbeitung einer großen Anzahl von Aufgaben. Da die menschliche Wahrnehmung von Designs subjektiv ist, sollte der Kunde über das, was wir tun und was bereits erledigt ist, informiert werden, wobei wir schnell auf Feedback reagieren. In Worksection können Sie einen Kunden mit dem Projekt verbinden, damit er den Fortschritt der Aufgaben einsehen und an Diskussionen teilnehmen kann. Der Kunde kann einsteigen und die Angelegenheiten beobachten. Danach haben wir die folgenden Dinge angepasst:
- Wir haben die Aufgaben sortiert.
Wir haben unseren Arbeitsprozess immer gut organisiert, auch wenn wir Aufgaben verbal oder über Checklisten gesetzt haben. Aber das Einzige, was wir uns merkten, war die bloße Existenz der Aufgabe. Im Gegensatz dazu zeigt die Aufgabenliste von Worksection sofort alles, was wir brauchen:
Jetzt nutzen wir alle Vorteile des Systems bei der Aufgabenerstellung. Wir geben immer Fristen, Prioritäten, verantwortliche Mitarbeiter und, wenn nötig, den Zeitaufwand und die finanziellen Kosten an.
- Wir haben begonnen, alle Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren.
Es ist wichtig zu verstehen, wozu Ihr Team in der Lage ist. Wenn Ihr Unternehmen kein System zur Messung der Effizienz hat, können Sie das einfachste einführen:
Arbeitseffizienz = die Zeit geteilt durch die Anzahl der erledigten Aufgaben.
Mit anderen Worten, Sie sollten verstehen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe für Ihren Mitarbeiter oder Ihr Team benötigen wird.
Um die durchschnittliche Zeit in Worksection zu zählen, gibt es einen Timer:
Wir führen jetzt gerade den Timer in unserem Unternehmen ein. Nachdem ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe begonnen hat, startet er den Timer. Wir hoffen, dass die Nutzung des Timers in einiger Zeit zur Anforderung in unserem Unternehmen werden wird. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Kosten im Nachhinein zu erfassen. Dies ist in dringenden Situationen sehr nützlich:
Wofür brauchen Sie die Zeiterfassung?
Vielleicht gibt es keine vollkommen problemfreien Projekte. Im Bereich Design treten von Zeit zu Zeit unvorhersehbare Momente auf. Worksection hilft, Abweichungen von “Plan A” zu beheben und “Plan B” zu retten.
Die vollständige Dokumentation von Aktionen und abgeschlossenen Arbeiten hilft zu verstehen, auf welcher Seite die Verzögerungen lagen, und die Zeiterfassung hilft zu verstehen, an welchem Punkt das Team auf Schwierigkeiten gestoßen ist.
Jetzt wissen wir immer, wo wir mehr Zeit investieren und mehr Details mit dem Kunden besprechen müssen, und wo das Team autonom arbeiten kann.
Der Timer hilft uns, die Produktivität des Teams zu berechnen und den Überstundenfakt für den Kunden festzulegen, falls unvorhergesehene Anpassungen erforderlich sind.
Flexibler Zugang für jede Person
Worksection ist zu einem Ort geworden, an dem wir nicht nur Kundenprojekte verwalten, sondern auch administrative Aufgaben des Unternehmens und wichtige Dokumente aufbewahren. Wir mussten interne Aufgaben vor den Kunden verbergen und den Zugriff auf administrative Dokumente für gewöhnliche Mitarbeiter einschränken.
Wir verbinden auch Menschen remote, daher ist es wichtig, dass sie nur die Aufgaben sehen, an denen sie beteiligt sind.
In Worksection ist die Sichtbarkeit leicht einzurichten. Für jedes Projekt oder jede einzelne Aufgabe können Sie die Sichtbarkeit für eine Abteilung, ein Team, einen Kunden oder individuell ausgewählte Personen konfigurieren.
Die Arbeitskorrespondenz in Chats und Messengern macht Lärm.
Live-Kommunikation bleibt in den Messengern, aber die meisten Arbeitschats werden mit nicht arbeitsbezogenen Diskussionen überflutet. Die meisten Menschen sind zu faul, um auf private Nachrichten umzuschalten, sodass Korrespondenz über vergessen ausgeschaltete Heizgeräte und Haustierfutter manchmal in Arbeitschats landet.
Worksection beseitigt den Informationslärm in Chats und ermöglicht es Ihnen, direkt im System zu kommunizieren. Die Aufzeichnungen von Ereignissen und Gedanken der Menschen bleiben immer unter einer bestimmten Aufgabe.
Durch die Arbeit mit Worksection befreit sich das Team von unnötigem Stress, und der Manager kann eine transparente Arbeitsweise für alle Mitarbeiter und den Kunden einrichten.