Chi siamo:
Insieme a Slava Balbek, nel 2007, abbiamo fondato 2B.group, un bureau di design specializzato in progetti residenziali e commerciali. Negli ultimi anni, il bureau è diventato una delle principali aziende di architettura e design in Ucraina, con molti premi e riconoscimenti ottenuti all'estero.
Dopo, 2B.group è stato riformato in un nuovo quadro concettuale costituito da due aziende – Bogdanova Bureau e Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau è specializzato in design d'interni, design di prodotto e gestione creativa.
Systematizzazione del business
Il team di Bogdanova Bureau ha attraversato tutte le fasi del lavoro manuale, quando le attività e i rapporti di completamento del lavoro venivano presentati in forma analogica: verbalmente o per iscritto.
L'azienda ha ottenuto riconoscimento nel mercato internazionale, e abbiamo attratto clienti sia in Ucraina che in Europa. Abbiamo accumulato un carico di lavoro, con molti progetti, e abbiamo dovuto fissare molti compiti; nuove persone si univano al nostro team. Avevamo assolutamente bisogno di una seria sistematizzazione per mantenere i progetti in buona ordine e tracciare il lavoro del team.
Il nostro primo esperimento
Ho introdotto un'applicazione per checklist nel team. Si tratta di un elenco in cui gli elementi completati sono contrassegnati. Inoltre, forniva tabelle in cui tenevamo i dettagli delle attività, le scadenze e il carico di lavoro del team.
Le checklist sono un'ottima soluzione per suddividere un compito in elementi e seguire rigorosamente l'elenco risultante. Scrivevamo le attività di un giorno nelle checklist, il che era molto chiaro e conveniente.
Il secondo esperimento
Mi è stato consigliato di introdurre il monitoraggio del tempo e, a tal fine, è stato raccomandato un sistema ucraino. Così, abbiamo scoperto Worksection, una soluzione semplice per la gestione dei progetti con un tracker di tempo integrato.
Un'adattamento rapida è la chiave del successo
Eravamo pronti a introdurre il tracker delle attività. Per lungo tempo, l'azienda aveva utilizzato varie applicazioni che ci permettevano di creare checklist e di fissare compiti tra di noi.
Quando abbiamo iniziato a introdurre Worksection, il team ha accolto la novità in modo positivo.
Inoltre, ora possiamo utilizzare un sistema unico invece di tabelle, applicazioni per checklist e chat per la corrispondenza.
Continuiamo a utilizzare tabelle e chat, ma per scopi semplici: le chat sono per la corrispondenza, per dire qualcosa o chiedere qualcosa rapidamente, e le tabelle servono per i rapporti.
Non tutti i dipendenti conoscono l'inglese, ma la maggior parte delle soluzioni nel mercato della gestione dei progetti sono in inglese. Questo porta a un vicolo cieco anche con i compiti più semplici. Worksection opera nativamente in russo e ucraino, ed è tradotto anche in inglese, tedesco, polacco, spagnolo e persino cinese.
Il modo in cui Worksection ci ha supportato alle prime fasi
La specifica natura del nostro lavoro include un contatto continuo con il cliente e la gestione di un gran numero di compiti. Poiché la percezione umana dei design è soggettiva, il cliente deve essere tenuto informato su ciò che stiamo facendo e su ciò che è stato fatto, con le nostre risposte rapide al feedback. In Worksection, puoi connettere un cliente al progetto per permettergli di visualizzare i progressi delle attività e partecipare alle discussioni. Il cliente può entrare e vedere lo stato delle cose. Successivamente, abbiamo regolato le seguenti cose:
- Abbiamo avuto compiti ordinati.
Abbiamo sempre mantenuto il nostro processo di lavoro in ordine, anche quando fissavamo compiti verbalmente o tramite checklist. Ma l'unica cosa che ricordavamo era l'esistenza stessa del compito. Al contrario, l'elenco delle attività di Worksection rivela immediatamente tutto ciò di cui abbiamo bisogno:
Ora utilizziamo tutti i vantaggi del sistema nella fissazione dei compiti. Indichiamo sempre le scadenze, le priorità, i responsabili e, quando necessario, il tempo di consumo e i costi finanziari.
- Abbiamo iniziato a tenere traccia di tutti i processi dell'azienda.
È importante capire ciò di cui è capace il tuo team. Se la tua azienda non ha un sistema per misurare l'efficienza, puoi introdurre il più semplice:
Efficienza lavorativa = il tempo diviso per il numero di compiti completati.
In altre parole, dovresti capire quanto tempo richiederà un certo compito per il tuo dipendente o team.
Per contare il tempo medio in Worksection, c'è un timer:
Ora stiamo appena introducendo il timer nella nostra azienda. Procedendo a un compito, ogni dipendente avvia il timer. Speriamo che in qualche tempo, l'uso del timer diventi un requisito nella nostra azienda. Particolarmente conveniente è la possibilità di costare post factum. Questo è molto utile in situazioni urgenti:
A cosa serve il monitoraggio del tempo?
Forse non ci sono progetti completamente privi di problemi. Nel campo del design si verificano di tanto in tanto momenti imprevedibili. Worksection aiuta a correggere le deviazioni dal "piano A" e a iniziare a salvare il "piano B".
Il registro completo delle azioni e del lavoro completato aiuta a capire da quale parte sono stati i ritardi, e il monitoraggio del tempo aiuta a comprendere a che punto il team ha affrontato difficoltà.
Ora sappiamo sempre dove spendere più tempo e discutere più dettagli con il cliente, e dove il team può lavorare autonomamente.
Il timer ci aiuta a calcolare la produttività del team e a vedere il fatto di sovraccarico per fissare un costo aggiuntivo per il cliente in caso di correzioni non pianificate.
Accesso flessibile per ogni persona
Worksection è diventato un posto dove gestiamo non solo progetti dei clienti, ma anche compiti amministrativi dell'azienda e teniamo documenti importanti. Abbiamo dovuto nascondere compiti interni ai clienti e limitare l'accesso ai documenti amministrativi per i dipendenti ordinari.
Colleghiamo anche persone da remoto, quindi è importante che vedano solo i compiti a cui sono coinvolti.
In Worksection, la visibilità è facile da configurare. Per ogni progetto o compito individuale, puoi configurare la visibilità per un dipartimento, un team, un cliente o persone selezionate individualmente.
Corrispondenza lavorativa in chat e messaggeri fa rumore.
La comunicazione dal vivo rimane nei messaggeri, ma la maggior parte delle chat di lavoro si riempie di discussioni non lavorative. La maggior parte delle persone è troppo pigra per passare ai messaggi privati, quindi la corrispondenza su ferri dimenticati da spegnere e cibo per animali a volte trapela nelle chat di lavoro.
Worksection elimina il rumore informativo nelle chat e consente di inviare messaggi direttamente nel sistema. Il registro degli eventi e dei pensieri delle persone rimane sempre sotto un compito specifico.
Lavorando attraverso Worksection, il team si libera dallo stress non necessario, e il manager può impostare un lavoro trasparente per tutti i dipendenti e per il cliente.