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Bureau Bogdanova: Como Prevenir Erros por Meio do Registro de Horas

Sobre nós:

Jun­ta­mente com Sla­va Bal­bek, em 2007, fun­damos a 2B.group, um escritório de design espe­cial­iza­do em pro­je­tos res­i­den­ci­ais e com­er­ci­ais. Ao lon­go dos últi­mos anos, o escritório se tornou uma das prin­ci­pais empre­sas de arquite­tu­ra e design da Ucrâ­nia, com muitos prêmios e recon­hec­i­men­tos obti­dos no exterior.

Depois, a 2B.group foi refor­mu­la­da em uma nova estru­tu­ra con­ceitu­al con­sistin­do em duas empre­sas – Bog­dano­va Bureau e Bal­bek Bureau.

O Bog­dano­va Bureau se espe­cial­iza em design de inte­ri­ores, design de pro­du­tos e gestão criativa.

Esta­mos crian­do uma nova história de vida em torno de nos­sos clientes, e isso é algo mais do que ape­nas um design.

Sys­tem­ati­zan­do negócios

A equipe do Bog­dano­va Bureau pas­sou por todas as eta­pas do tra­bal­ho man­u­al, quan­do as tare­fas e relatórios de con­clusão de tra­bal­ho eram arquiv­a­dos em for­ma analóg­i­ca: ver­bal­mente ou por escrito.

A empre­sa gan­hou recon­hec­i­men­to no mer­ca­do inter­na­cional, e atraí­mos clientes tan­to na Ucrâ­nia quan­to na Europa. Tive­mos tra­bal­ho acu­mu­la­do, com muitos pro­je­tos, tive­mos que esta­b­ele­cer muitas tare­fas, novas pes­soas estavam se jun­tan­do à nos­sa equipe. Pre­cisá­va­mos urgen­te­mente de uma serís­si­ma sis­tem­ati­za­ção para man­ter os pro­je­tos em boa ordem e acom­pan­har o tra­bal­ho da equipe.

Nos­so primeiro experimento

Eu intro­duzi um aplica­ti­vo de check­list na equipe. É uma lista na qual os itens con­cluí­dos são mar­ca­dos. Além dis­so, forne­cia tabelas nas quais man­tín­hamos detal­h­es das tare­fas, pra­zos e a car­ga de tra­bal­ho da equipe.

Check­lists são uma exce­lente solução para dividir uma tare­fa em itens e seguir rig­orosa­mente a lista resul­tante. Nós escrevíamos as tare­fas do dia em check­lists, o que era muito claro e conveniente.

O segun­do experimento

Eu par­ticipei de uma sessão de treina­men­to onde me foi ofer­e­ci­do um desen­volvi­men­to turnkey indi­vid­ual para nos­so bureau de arquite­tu­ra. Não aceita­mos essa ofer­ta, pois sabíamos que tal desen­volvi­men­to pode­ria levar muito tem­po e con­sumir recur­sos demais para prepará-lo e intro­duzi-lo. Isso sig­nifi­ca­va riscos adi­cionais, uma vez que a solução pode­ria não ser ade­qua­da para a equipe.

Fui acon­sel­ha­do a intro­duzir o acom­pan­hamen­to de tem­po, e para isso, um sis­tema ucra­ni­ano foi recomen­da­do. Assim, desco­b­ri­mos o Work­sec­tion, uma solução sim­ples para geren­ci­a­men­to de pro­je­tos com um ras­treador de tem­po embutido.

Adap­tação ráp­i­da é a chave para o sucesso

Está­va­mos pron­tos para intro­duzir o ras­treador de tare­fas. Por um bom tem­po, a empre­sa uti­li­zou vários aplica­tivos que nos per­mi­ti­ram cri­ar check­lists e esta­b­ele­cer tare­fas uns aos outros.

Quan­do começamos a intro­duzir o Work­sec­tion, a equipe rece­beu a novi­dade de for­ma positiva.

Além dis­so, ago­ra podemos usar um sis­tema úni­co em vez de tabelas, aplica­tivos de check­list e chats para correspondência.
Ain­da usamos tabelas e chats, mas para propósi­tos sim­ples — os chats são para cor­re­spondên­cia, para diz­er algo ou para per­gun­tar rap­i­da­mente sobre algo, e as tabelas servem para relatórios.

Nem todos os fun­cionários sabem inglês, mas a maio­r­ia das soluções no mer­ca­do de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos é basea­da em inglês. Isso leva a um impasse até mes­mo com as tare­fas mais sim­ples. O Work­sec­tion opera nati­va­mente em rus­so e ucra­ni­ano, tam­bém sendo traduzi­do para inglês, alemão, polonês, espan­hol e até chinês.

Podemos conec­tar clientes de todo o mun­do aos nos­sos pro­je­tos e depois tra­bal­har através do Worksection.


Como o Work­sec­tion nos apoiou nas primeiras etapas

A natureza especí­fi­ca do nos­so tra­bal­ho inclui con­ta­to con­tín­uo com o cliente e o mane­jo de um grande número de tare­fas. Como a per­cepção humana dos designs é sub­je­ti­va, o cliente deve ser man­ti­do infor­ma­do sobre o que esta­mos fazen­do e o que foi feito, com nos­sa ráp­i­da respos­ta ao feed­back. No Work­sec­tion, você pode conec­tar um cliente ao pro­je­to para que ele pos­sa visu­alizar o pro­gres­so das tare­fas e par­tic­i­par das dis­cussões. O cliente pode entrar e obser­var o esta­do das coisas. Depois, ajus­ta­mos as seguintes coisas:

  • Tive­mos as tare­fas organizadas.

Sem­pre man­tive­mos nos­so proces­so de tra­bal­ho em boa ordem, mes­mo quan­do esta­b­elecíamos tare­fas ver­bal­mente ou através de check­lists. Mas a úni­ca coisa que lem­brá­va­mos era da sim­ples existên­cia da tare­fa. Em con­traste, a lista de tare­fas do Work­sec­tion ime­di­ata­mente rev­ela tudo o que precisamos: 



Ago­ra usamos todas as van­ta­gens do sis­tema na definição de tare­fas. Sem­pre indicamos pra­zos, pri­or­i­dades, exec­u­tivos respon­sáveis e, quan­do necessário, o con­sumo de tem­po e cus­tos financeiros.



  • Começamos a reg­is­trar todos os proces­sos da empresa.

É impor­tante enten­der do que sua equipe é capaz. Se sua empre­sa não tem um sis­tema para medir efi­ciên­cia, você pode intro­duzir o mais simples:

Efi­ciên­cia do tra­bal­ho = o tem­po divi­di­do pelo número de tare­fas concluídas.
Em out­ras palavras, você deve enten­der quan­to tem­po uma deter­mi­na­da tare­fa levará para seu fun­cionário ou equipe.

Para con­tar o tem­po médio no Work­sec­tion, existe um cronômetro:



Ago­ra esta­mos ape­nas intro­duzin­do o cronômetro em nos­sa empre­sa. Ao ini­ciar uma tare­fa, cada fun­cionário liga o cronômetro. Esper­amos que em algum tem­po, o uso do cronômetro se torne um req­ui­si­to em nos­sa empre­sa. Par­tic­u­lar­mente con­ve­niente é a pos­si­bil­i­dade de cus­to post fac­tum. Isso é muito práti­co em situ­ações urgentes:



Para que você pre­cisa do con­t­role de tempo?

Talvez não exis­tam pro­je­tos com­ple­ta­mente sem prob­le­mas. No cam­po do design, momen­tanea­mente, ocor­rem momen­tos impre­visíveis. O Work­sec­tion aju­da a con­ser­tar desvios do plano A” e a começar a sal­var o plano B”.

O acom­pan­hamen­to com­ple­to das ações e do tra­bal­ho con­cluí­do aju­da a enten­der em qual lado ocor­reram os atra­sos, e o acom­pan­hamen­to da duração aju­da a enten­der em que está­gio a equipe enfren­tou dificuldades.

Ago­ra sem­pre sabe­mos onde gas­tar mais tem­po e dis­cu­tir mais detal­h­es com o cliente, e onde a equipe pode tra­bal­har autonomamente.


O cronômetro nos aju­da a cal­cu­lar a pro­du­tivi­dade da equipe e a ver o fato de sobre­car­ga para esta­b­ele­cer um cus­to adi­cional para o cliente em caso de cor­reções não planejadas.

Aces­so flexív­el para cada pessoa

O Work­sec­tion se tornou um lugar onde geren­ci­amos não ape­nas pro­je­tos de clientes, mas tam­bém tare­fas admin­is­tra­ti­vas da empre­sa e man­te­mos doc­u­men­tos impor­tantes. Tive­mos que escon­der tare­fas inter­nas dos clientes e restringir o aces­so a doc­u­men­tos admin­is­tra­tivos para fun­cionários comuns.

Tam­bém conec­ta­mos pes­soas remo­ta­mente, por isso é impor­tante que elas vejam ape­nas as tare­fas nas quais estão envolvidas.


No Work­sec­tion, a vis­i­bil­i­dade é fácil de con­fig­u­rar. Para cada pro­je­to ou tare­fa indi­vid­ual, você pode con­fig­u­rar a vis­i­bil­i­dade para um depar­ta­men­to, equipe, cliente ou pes­soas sele­cionadas individualmente.

A cor­re­spondên­cia de tra­bal­ho em chats e men­sageiros gera ruído.

A comu­ni­cação ao vivo per­manece nos men­sageiros, mas a maio­r­ia dos chats de tra­bal­ho se tor­na inun­da­da com dis­cussões não rela­cionadas ao tra­bal­ho. A maio­r­ia das pes­soas é preguiçosa demais para mudar para men­sagens pri­vadas, então a cor­re­spondên­cia sobre assun­tos como fer­ros que foram esque­ci­dos e ração para pets às vezes vaza para os chats de trabalho.


O Work­sec­tion elim­i­na o ruí­do de infor­mações nos chats e per­mite que você envie men­sagens dire­ta­mente no sis­tema. O históri­co de even­tos e pen­sa­men­tos das pes­soas sem­pre per­manece sob uma tare­fa específica.

Tra­bal­han­do através do Work­sec­tion, a equipe se livra do estresse desnecessário, e o ger­ente pode esta­b­ele­cer um tra­bal­ho trans­par­ente para todos os fun­cionários e para o cliente.


O Bog­dano­va Bureau recomen­da o Work­sec­tion para todas as empre­sas que seguem pra­zos e geren­ci­am ativi­dades de pro­je­to. Fun­ciona tan­to para uma peque­na equipe de 3 pes­soas quan­to para uma grande empre­sa com muitos projetos.

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