Sobre nós:
Juntamente com Slava Balbek, em 2007, fundamos a 2B.group, um escritório de design especializado em projetos residenciais e comerciais. Ao longo dos últimos anos, o escritório se tornou uma das principais empresas de arquitetura e design da Ucrânia, com muitos prêmios e reconhecimentos obtidos no exterior.
Depois, a 2B.group foi reformulada em uma nova estrutura conceitual consistindo em duas empresas – Bogdanova Bureau e Balbek Bureau.
O Bogdanova Bureau se especializa em design de interiores, design de produtos e gestão criativa.
Systematizando negócios
A equipe do Bogdanova Bureau passou por todas as etapas do trabalho manual, quando as tarefas e relatórios de conclusão de trabalho eram arquivados em forma analógica: verbalmente ou por escrito.
A empresa ganhou reconhecimento no mercado internacional, e atraímos clientes tanto na Ucrânia quanto na Europa. Tivemos trabalho acumulado, com muitos projetos, tivemos que estabelecer muitas tarefas, novas pessoas estavam se juntando à nossa equipe. Precisávamos urgentemente de uma seríssima sistematização para manter os projetos em boa ordem e acompanhar o trabalho da equipe.
Nosso primeiro experimento
Eu introduzi um aplicativo de checklist na equipe. É uma lista na qual os itens concluídos são marcados. Além disso, fornecia tabelas nas quais mantínhamos detalhes das tarefas, prazos e a carga de trabalho da equipe.
Checklists são uma excelente solução para dividir uma tarefa em itens e seguir rigorosamente a lista resultante. Nós escrevíamos as tarefas do dia em checklists, o que era muito claro e conveniente.
O segundo experimento
Eu participei de uma sessão de treinamento onde me foi oferecido um desenvolvimento turnkey individual para nosso bureau de arquitetura. Não aceitamos essa oferta, pois sabíamos que tal desenvolvimento poderia levar muito tempo e consumir recursos demais para prepará-lo e introduzi-lo. Isso significava riscos adicionais, uma vez que a solução poderia não ser adequada para a equipe.
Fui aconselhado a introduzir o acompanhamento de tempo, e para isso, um sistema ucraniano foi recomendado. Assim, descobrimos o Worksection, uma solução simples para gerenciamento de projetos com um rastreador de tempo embutido.
Adaptação rápida é a chave para o sucesso
Estávamos prontos para introduzir o rastreador de tarefas. Por um bom tempo, a empresa utilizou vários aplicativos que nos permitiram criar checklists e estabelecer tarefas uns aos outros.
Quando começamos a introduzir o Worksection, a equipe recebeu a novidade de forma positiva.
Além disso, agora podemos usar um sistema único em vez de tabelas, aplicativos de checklist e chats para correspondência.
Ainda usamos tabelas e chats, mas para propósitos simples — os chats são para correspondência, para dizer algo ou para perguntar rapidamente sobre algo, e as tabelas servem para relatórios.
Nem todos os funcionários sabem inglês, mas a maioria das soluções no mercado de gerenciamento de projetos é baseada em inglês. Isso leva a um impasse até mesmo com as tarefas mais simples. O Worksection opera nativamente em russo e ucraniano, também sendo traduzido para inglês, alemão, polonês, espanhol e até chinês.
Como o Worksection nos apoiou nas primeiras etapas
A natureza específica do nosso trabalho inclui contato contínuo com o cliente e o manejo de um grande número de tarefas. Como a percepção humana dos designs é subjetiva, o cliente deve ser mantido informado sobre o que estamos fazendo e o que foi feito, com nossa rápida resposta ao feedback. No Worksection, você pode conectar um cliente ao projeto para que ele possa visualizar o progresso das tarefas e participar das discussões. O cliente pode entrar e observar o estado das coisas. Depois, ajustamos as seguintes coisas:
- Tivemos as tarefas organizadas.
Sempre mantivemos nosso processo de trabalho em boa ordem, mesmo quando estabelecíamos tarefas verbalmente ou através de checklists. Mas a única coisa que lembrávamos era da simples existência da tarefa. Em contraste, a lista de tarefas do Worksection imediatamente revela tudo o que precisamos:
Agora usamos todas as vantagens do sistema na definição de tarefas. Sempre indicamos prazos, prioridades, executivos responsáveis e, quando necessário, o consumo de tempo e custos financeiros.
- Começamos a registrar todos os processos da empresa.
É importante entender do que sua equipe é capaz. Se sua empresa não tem um sistema para medir eficiência, você pode introduzir o mais simples:
Eficiência do trabalho = o tempo dividido pelo número de tarefas concluídas.
Em outras palavras, você deve entender quanto tempo uma determinada tarefa levará para seu funcionário ou equipe.
Para contar o tempo médio no Worksection, existe um cronômetro:
Agora estamos apenas introduzindo o cronômetro em nossa empresa. Ao iniciar uma tarefa, cada funcionário liga o cronômetro. Esperamos que em algum tempo, o uso do cronômetro se torne um requisito em nossa empresa. Particularmente conveniente é a possibilidade de custo post factum. Isso é muito prático em situações urgentes:
Para que você precisa do controle de tempo?
Talvez não existam projetos completamente sem problemas. No campo do design, momentaneamente, ocorrem momentos imprevisíveis. O Worksection ajuda a consertar desvios do “plano A” e a começar a salvar o “plano B”.
O acompanhamento completo das ações e do trabalho concluído ajuda a entender em qual lado ocorreram os atrasos, e o acompanhamento da duração ajuda a entender em que estágio a equipe enfrentou dificuldades.
Agora sempre sabemos onde gastar mais tempo e discutir mais detalhes com o cliente, e onde a equipe pode trabalhar autonomamente.
O cronômetro nos ajuda a calcular a produtividade da equipe e a ver o fato de sobrecarga para estabelecer um custo adicional para o cliente em caso de correções não planejadas.
Acesso flexível para cada pessoa
O Worksection se tornou um lugar onde gerenciamos não apenas projetos de clientes, mas também tarefas administrativas da empresa e mantemos documentos importantes. Tivemos que esconder tarefas internas dos clientes e restringir o acesso a documentos administrativos para funcionários comuns.
Também conectamos pessoas remotamente, por isso é importante que elas vejam apenas as tarefas nas quais estão envolvidas.
No Worksection, a visibilidade é fácil de configurar. Para cada projeto ou tarefa individual, você pode configurar a visibilidade para um departamento, equipe, cliente ou pessoas selecionadas individualmente.
A correspondência de trabalho em chats e mensageiros gera ruído.
A comunicação ao vivo permanece nos mensageiros, mas a maioria dos chats de trabalho se torna inundada com discussões não relacionadas ao trabalho. A maioria das pessoas é preguiçosa demais para mudar para mensagens privadas, então a correspondência sobre assuntos como ferros que foram esquecidos e ração para pets às vezes vaza para os chats de trabalho.
O Worksection elimina o ruído de informações nos chats e permite que você envie mensagens diretamente no sistema. O histórico de eventos e pensamentos das pessoas sempre permanece sob uma tarefa específica.
Trabalhando através do Worksection, a equipe se livra do estresse desnecessário, e o gerente pode estabelecer um trabalho transparente para todos os funcionários e para o cliente.