O nas:
Razem ze Sławą Balbekiem, w 2007 roku, założyliśmy 2B.group, biuro projektowe specjalizujące się w projektach mieszkalnych i komercyjnych. W ciągu ostatnich lat biuro stało się jedną z wiodących firm architektonicznych i projektowych na Ukrainie, zdobywając wiele nagród i uznania za granicą.
Później 2B.group zostało przekształcone w nową koncepcyjną strukturę składającą się z dwóch firm — Biura Bogdanowej i Biura Balbeka.
Biuro Bogdanowa specjalizuje się w projektowaniu wnętrz, projektowaniu produktów i zarządzaniu kreatywnym.
Systematyzacja biznesu
Zespół Biura Bogdanowej przeszedł przez wszystkie etapy ręcznej pracy, kiedy zadania i raporty o zakończeniu pracy były składane w formie analogowej: albo ustnie, albo na piśmie.
Firma zdobyła uznanie na rynku międzynarodowym, przyciągając klientów zarówno na Ukrainie, jak i w Europie. Pojawiły się zaległości w pracy, z mnóstwem projektów, musieliśmy ustalić wiele zadań, a nowi ludzie dołączali do naszego zespołu. Absolutnie potrzebowaliśmy poważnej systematyzacji, aby utrzymać porządek w projektach i śledzić pracę zespołu.
Nasze pierwsze eksperymenty
Wprowadziłem aplikację checklistową w zespole. To lista, w której wykonane elementy są zaznaczone. Ponadto dostarczała tabel, w których przechowywaliśmy szczegóły zadań, terminy i obciążenie zespołu.
Checklisty są doskonałym rozwiązaniem do podziału zadania na elementy i ścisłego przestrzegania wynikającej z nich listy. Zapisywaliśmy sprawy na jeden dzień w checklistach, co było bardzo jasne i wygodne.
Drugie eksperyment
Przypadkiem odwiedziłem sesję treningową, gdzie zaproponowano mi indywidualny rozwój turnkey dla naszego biura architektonicznego. Nie skontaktowaliśmy się z tymi ofertami, ponieważ wiedzieliśmy, że takie opracowanie może zająć zbyt wiele czasu i nadmiernie wykorzystać zasoby do przygotowania i wprowadzenia go. Oznaczało to dodatkowe ryzyko, gdyż rozwiązanie mogło nie być odpowiednie dla zespołu.
Zalecano mi wprowadzenie śledzenia czasu, do czego polecono ukraiński system. Tak oto odkryliśmy Worksection, proste rozwiązanie do zarządzania projektami z wbudowanym trackerem czasu.
Szybka adaptacja kluczem do sukcesu
Byliśmy gotowi do wprowadzenia trackera zadań. Przez długi czas firma korzystała z różnych aplikacji, które umożliwiały nam tworzenie checklist i ustalanie zadań dla siebie nawzajem.
Kiedy zaczęliśmy wprowadzać Worksection, zespół przyjął nowość w dobrym tonie.
Co więcej, teraz możemy korzystać z jednego systemu zamiast tabel, aplikacji checklist i czatów do korespondencji.
Wciąż używamy tabel i czatów, ale do prostych celów — czaty służą do korespondencji, aby coś powiedzieć lub szybko zapytać o coś, a tabele służą do raportów.
Nie wszyscy pracownicy znają angielski, ale większość rozwiązań na rynku zarządzania projektami jest w języku angielskim. Prowadzi to do impasu nawet przy najprostszych zadaniach. Worksection działa natywnie w języku rosyjskim i ukraińskim, jest również przetłumaczony na angielski, niemiecki, polski, hiszpański, a nawet chiński.
Jak Worksection wspierał nas na pierwszych etapach
Charakter naszej pracy obejmuje ciągły kontakt z klientem i obsługę dużej liczby zadań. Ponieważ ludzkie postrzeganie projektów jest subiektywne, klient powinien być na bieżąco informowany o tym, co robimy i co zostało zrobione, a my szybko odpowiadamy na opinie. W Worksection można połączyć klienta z projektem, aby mógł śledzić postęp zadań i brać udział w dyskusjach. Klient może wejść i zobaczyć stan rzeczy. Następnie dostosowaliśmy następujące rzeczy:
- Wyjaśniliśmy nasze zadania.
Zawsze utrzymywaliśmy nasz proces pracy w dobrym porządku, nawet gdy ustalaliśmy zadania ustnie lub poprzez checklisty. Ale jedyne, co pamiętaliśmy, to sama egzystencja zadania. W przeciwieństwie do tego, lista zadań w Worksection od razu ujawnia wszystko, czego potrzebujemy:
Teraz korzystamy ze wszystkich zalet systemu w ustalaniu zadań. Zawsze wskazujemy terminy, priorytety, odpowiedzialnych wykonawców, a w razie potrzeby również zużycie czasu i koszty finansowe.
- Rozpoczęliśmy rejestrowanie wszystkich procesów w firmie.
Ważne jest zrozumienie, na co stać twój zespół. Jeśli twoja firma nie ma systemu do mierzenia efektywności, możesz wprowadzić najprostszy:
Efektywność pracy = czas podzielony przez liczbę zadań zakończonych.
Innymi słowy, powinieneś zrozumieć, ile czasu zajmie wykonanie danego zadania dla twojego pracownika lub zespołu.
Aby obliczyć średni czas w Worksection, istnieje stoper:
Teraz właśnie wprowadzamy stoper w naszej firmie. Po przystąpieniu do zadania każdy pracownik uruchamia stoper. Mamy nadzieję, że z biegiem czasu korzystanie ze stopera stanie się wymogiem w naszej firmie. Szczególnie wygodne jest możliwość rozliczeń post factum. To jest bardzo pomocne w nagłych sytuacjach:
Po co potrzebujesz ewidencji czasu?
Prawdopodobnie nie ma całkowicie bezproblemowych projektów. W dziedzinie projektowania od czasu do czasu występują nieprzewidywalne momenty. Worksection pomaga naprawić odchylenia od “planu A” i rozpocząć oszczędzanie “planu B”.
Pełny rejestr działań i wykonanej pracy pomaga zrozumieć, z której strony wystąpiły opóźnienia, a śledzenie czasu pomaga określić, na jakim etapie zespół napotkał trudności.
Teraz zawsze wiemy, gdzie poświęcić więcej czasu i omawiać więcej szczegółów z klientem, a gdzie zespół może pracować autonomicznie.
Stoper pomaga nam obliczyć wydajność zespołu i zobaczyć fakt nadmiernej pracy, aby ustawić dodatkowy koszt dla klienta w przypadku nieplanowanych poprawek.
Elastyczny dostęp dla każdej osoby
Worksection stało się miejscem, gdzie zarządzamy nie tylko projektami klientów, ale także zadaniami administracyjnymi firmy i przechowujemy ważne dokumenty. Musieliśmy ukrywać zadania wewnętrzne przed klientami i ograniczyć dostęp do dokumentów administracyjnych dla zwykłych pracowników.
Łączymy również ludzi zdalnie, więc ważne jest, aby widzieli tylko te zadania, w które są zaangażowani.
W Worksection możliwość widoczności jest łatwa do ustawienia. Dla każdego projektu lub pojedynczego zadania można skonfigurować widoczność dla działu, zespołu, klienta lub indywidualnie wybranych osób.
Pracowań korespondencji w czatach i komunikatorach generuje hałas.
Żywa komunikacja pozostaje w komunikatorach, ale większość czatów roboczych zalewa nieprzydatna do pracy dyskusja. Większość ludzi jest zbyt leniwa, by przełączać się na wiadomości prywatne, więc korespondencja o żelazkach, które zapomniano wyłączyć, i jedzeniu dla zwierząt czasami przecieka do czatów roboczych.
Worksection eliminuje hałas informacyjny na czatach i pozwala na bezpośrednią wiadomość w systemie. Rejestr zdarzeń i myśli ludzi zawsze pozostaje pod określonym zadaniem.
Pracując poprzez Worksection, zespół pozbywa się zbędnego stresu, a menedżer może ustawić przejrzystą pracę dla wszystkich pracowników oraz dla klienta.