Despre noi:
Împreună cu Slava Balbek, în 2007, am fondat 2B.group, un birou de design specializat în proiecte rezidențiale și comerciale. În ultimii ani, biroul a devenit una dintre cele mai importante companii de arhitectură și design din Ucraina, cu multe premii și recunoașteri obținute în străinătate.
Ulterior, 2B.group a fost reformat în cadrul unui nou concept format din două companii – Biroul Bogdanova și Biroul Balbek.
Biroul Bogdanova se specializează în design interior, design de produs și management creativ.
Systematizarea afacerii
Echipa Biroului Bogdanova a trecut prin toate etapele de muncă manuală, când sarcinile și rapoartele de finalizare a muncii erau prezentate în formă analogică: fie verbal, fie în scris.
Compania a câștigat recunoaștere pe piața internațională, iar noi am atras clienți atât în Ucraina, cât și în Europa. Am acumulat un volum mare de muncă, cu multe proiecte, a trebuit să stabilim multe sarcini, iar noi membri se alăturau echipei noastre. Aveam nevoie urgentă de o sistematizare serioasă pentru a menține proiectele în ordine bună și pentru a urmări munca echipei.
Primul nostru experiment
Am introdus o aplicație de checklist în echipă. Este o listă în care elementele realizate sunt marcate. În plus, oferea tabele în care păstram detalii ale sarcinilor, termenelor limită și încărcării echipei.
Checklistele sunt o soluție excelentă pentru a împărți o sarcină în elemente și a urma strict lista rezultată. Né-am scris activitățile pentru o zi în checklisturi, ceea ce era foarte clar și convenabil.
A doua experiment
Am avut ocazia să vizitez o sesiune de formare unde mi s‑a oferit o dezvoltare individuală la cheie pentru biroul nostru de arhitectură. Nu am recurs la această ofertă deoarece știau că o astfel de dezvoltare ar putea dura prea mult timp și ar consuma excesiv resursele pentru a o pregăti și introduce. Aceasta însemna riscuri suplimentare, deoarece soluția ar putea să nu fie potrivită pentru echipă.
Mi s‑a recomandat să introduc urmărirea timpului, iar pentru acest lucru, a fost recomandat un sistem ucrainean. Astfel, am descoperit Worksection, o soluție simplă pentru managementul proiectelor cu un tracker de timp integrat.
Adaptarea rapidă este cheia succesului
Am fost pregătiți să introducem trackerul de sarcini. O lungă perioadă, compania a folosit diverse aplicații care né-au permis să creăm checklisturi și să stabilim sarcini unii altora.
Când am început să introducem Worksection, echipa a primit noutatea cu deschidere.
Ce este mai important, acum putem folosi un sistem unic în loc de tabele, aplicații de checklisturi și chat-uri pentru corespondență.
Încă folosim tabele și chaturi, dar pentru scopuri simple — chaturile sunt pentru corespondență, pentru a spune ceva sau a întreba repede despre ceva, iar tabelele servesc pentru rapoarte.
Nu toți angajații cunosc engleza, dar majoritatea soluțiilor de pe piața managementului proiectelor sunt bazate pe engleză. Aceasta duce la un impas chiar și cu cele mai simple sarcini. Worksection funcționează nativ în rusă și ucraineană, fiind, de asemenea, tradus în engleză, germană, poloneză, spaniolă și chiar chineză.
Modul în care Worksection né‑a sprijinit în primele etape
Natura specifică a muncii noastre include contact continuu cu clientul și gestionarea unui număr mare de sarcini. Deoarece percepția umană a design-urilor este subiectivă, clientul ar trebui să fie ținut la curent cu ceea ce facem și ce a fost realizat, cu răspunsuri rapide la feedback. În Worksection, poți conecta un client la proiect pentru a‑i permite să vizualizeze progresul sarcinilor și să participe la discuții. Clientul poate intra și urmări starea lucrurilor. Ulterior, am ajustat următoarele lucruri:
- Am organizat sarcinile.
Întotdeauna né-am păstrat procesul de lucru în ordine bună, chiar și atunci când stabilam sarcini verbal sau prin checklisturi. Dar singurul lucru pe care ni‑l aminteam era existența sarcinii. În contrast, lista de sarcini a Worksection dezvăluie imediat tot ce avem nevoie:
Acum folosim toate avantajele sistemului în stabilirea sarcinilor. Întotdeauna indicăm termenele limita, prioritățile, executanții responsabili și, când este necesar, consumul de timp și costurile financiare.
- Am început să ținem evidența tuturor proceselor din companie.
Este important să înțelegi ce este capabilă echipa ta. Dacă compania ta nu are un sistem de măsurare a eficienței, poți introduce cel mai simplu:
Eficiența muncii = timpul împărțit la numărul de sarcini finalizate.
Cu alte cuvinte, ar trebui să înțelegi cât timp va lua o anumită sarcină pentru angajatul sau echipa ta.
Pentru a calcula timpul mediu în Worksection, există un cronometru:
Acum introducem cronometru în compania noastră. Odată ce né-am apucat de o sarcină, fiecare angajat începe cronometru. Sperăm că, în timp, utilizarea cronometru va deveni o cerință în compania noastră. Este deosebit de convenabilă posibilitatea de costuri post factum. Acest lucru este foarte util în situații urgente:
De ce ai nevoie de urmărirea timpului?
Poate că nu există proiecte complet lipsite de probleme. În domeniul design-ului, momentele neprevăzute apar din când în când. Worksection ajută la fixarea abaterilor de la „plan A” și începe să salveze „plan B”.
Înregistrarea completă a acțiunilor și muncii finalizate ajută la înțelegerea de ce parte au fost întârzierile, iar urmărirea timpului ajută la înțelegerea în ce stadiu s‑a confruntat echipa cu dificultăți.
Acum știm întotdeauna unde să dedicăm mai mult timp și să discutăm mai multe detalii cu clientul, și unde echipa poate lucra autonom.
Cronometrul né ajută să calculăm productivitatea echipei și să vedem problemele cauzate de supraîncărcare pentru a stabili un cost suplimentar pentru client în cazul ajustărilor neplanificate.
Acces flexibil pentru fiecare persoană
Worksection a devenit un loc unde gestionăm nu doar proiectele clienților, ci și sarcinile administrative ale companiei și păstrăm documente importante. A trebuit să ascundem sarcinile interne de clienți și să restricționăm accesul la documentele administrative pentru angajații obișnuiți.
Conectăm și oamenii de la distanță, așa că este important ca aceștia să vadă doar sarcinile în care sunt implicați.
În Worksection, vizibilitatea este ușor de configurat. Pentru fiecare proiect sau sarcină individuală, poți configura vizibilitatea pentru un departament, echipă, client sau persoane selectate individual.
Corresponsdența de lucru în chaturi și mesagerii face zgomot.
Comunicarea live rămâne în mesagerii, dar cele mai multe chat-uri de lucru devin inundate cu discuții neoficiale. Majoritatea oamenilor sunt prea leneși pentru a trece la mesaje private, așa că corespondența despre fieruri care au fost uitate să fie oprite și mâncarea pentru animale de companie uneori pătrunde în chat-urile de lucru.
Worksection elimină zgomotul informațional din chaturi și îți permite să comunici direct în sistem. Înregistrarea evenimentelor și gândurilor oamenilor rămâne întotdeauna sub o sarcină specifică.
Lucrând prin Worksection, echipa scapă de stresul inutil, iar managerul poate organiza o muncă transparentă atât pentru toți angajații, cât și pentru client.