RAID в управлінні проєктами: Вичерпний посібник

Якщо ви зацікавлені в успішному управління проєктами, розуміння RAID стане вам у пригоді. RAID, що є абревіатурою від Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies, допомагає керувати ризиками будь-якого проєкту. А можливості RAID з цього посібника допоможуть вам подолати перешкоди, щойно вони постануть на вашому шляху. Або навіть передбачити та попередити їх.

Чому RAID важливий в управлінні проєктами?

Уявіть собі: ви керуєте проєктом і поволі рухаєтеся вперед, доки — бац! — ви натрапили на неочікувану обставину. Незалежно від того, чи то бюджетна нестача, чи раптова технічна помилка, чи зацікавлена сторона втручається, проєкти рідко йдуть гладко від початку до кінця. Саме тут RAID стане на захист виконанню проєкту.

  • Перше місце в абревіатурі RAID займають ризики (Risks) — ті приховані небезпеки, які загрожують збити ваш проєкт з запланованого курсу. Від перевитрати бюджету до браку ресурсів, ризики бувають різних форматів і обсягів. Виявляючи та зменшуючи ризики на ранній стадії, ви, по суті, передбачаєте небезпеки, щоб долати виклики ще до того, як вони переростуть у повномасштабну кризу.
  • Припущення (Assumptions) — це переконання, на які ми спираємось, часом без конкретних доказів на їх підтвердження. Але припущення можуть завести нас підступними шляхами, якщо їх не контролювати. У цьому посібнику ми розглянемо, як звернути увагу на ці припущення, щоб вони не перетворилися на проблеми, які зупиняють проєкти.
  • Жоден проєкт не застрахований від перешкод (Issues), які виникають, коли ви найменше їх очікуєте. Незалежно від того, чи це помилка програмного забезпечення, яка затримує прогрес, чи непорозуміння, що спричиняє хаос, перешкоди вимагають швидкого подолання. Проте не переймайтесь, адже є інструменти для розв’язання проблем, що перетворюють камені спотикання на сходинки.
  • Залежності (Dependencies) — це зв’язки між завданнями. Розуміння залежностей подібне до пазлів, де кожна частина залежить від іншої для згуртованості. Освоївши керування залежностями, ви майстерно керуватимете своїм проєктом, забезпечуючи безперервний прогрес від початку до кінця.
Отже, RAID в управлінні проєктами — це не просто абревіатура, це ваш компас в управлінні проєктами, який веде вас як через бурхливе море, так і через спокійні води. 

Розуміння RAID: основи

Що таке RAID в управлінні проєктами?


RAID в управлінні проєктами — це системний підхід до виявлення та управління ризиками, припущеннями, перешкодами та залежностями протягом життєвого циклу проєкту.
Ризики охоплюють потенційні події або обставини, які можуть негативно вплинути на цілі проєкту. Ці ризики ідентифікуються, оцінюються щодо ймовірності та впливу, а потім розробляються відповідні стратегії для їх пом’якшення або управління ними.

Припущення — це основні переконання або умови, на яких ґрунтуються плани проєкту. Дуже важливо підтвердити ці припущення, щоб переконатися, що вони справджуються, оскільки будь-які помилкові уявлення можуть призвести до помилок.

Перешкоди — це проблеми або обставини, які виникають під час виконання проєкту, заважаючи прогресу. Ці проблеми оперативно розглядаються та вирішуються, щоб запобігти подальшим збоям.

Залежності — це зв’язки між різними завданнями або видами діяльності в рамках проєкту. Розуміння цих взаємозалежностей є життєво важливим для координації зусиль і забезпечення виконання завдань у правильній послідовності.

Активно керуючи елементами RAID, менеджери проєктів можуть передбачати та розв’язувати потенційні проблеми, зрештою мінімізуючи збої та максимізуючи ймовірність успіху проєкту. Оцінка RAID-ризиків в управлінні проєктами є проактивним підходом, що дозволяє командам проєкту впевнено та спритно долати невизначеності.

Чотири компоненти RAID

Занурення у сенс кожного з чотирьох компонентів RAID допоможе зрозуміти значення RAID в управлінні проєктами:

1️⃣Ризики

Ризики — це потенційно можливі події або ситуації, які можуть негативно вплинути на цілі проєкту. Вони приховані до пори, чекаючи нагоди «настрибнути» на команду проєкту, яка на про них не підозрює. Ризики можуть виникати з різних джерел, зокрема:
  • технологічні невизначеності,
  • обмеження ресурсів,
  • ринкові коливання,
  • зовнішні фактори, такі як нормативні зміни або стихійні лиха.
Виявлення ризиків передбачає мозковий штурм, аналіз історичних даних і експертне судження для виявлення потенційних загроз.

Після визначення ризиків оцінюється їхня ймовірність і потенційний вплив на графік, бюджет, якість і обсяг проєкту. Оцінка ризиків за принципом RAID допомагає визначити пріоритетність ризиків на основі їх серйозності, дозволяючи командам проєкту ефективно розподіляти ресурси та впроваджувати стратегії реагування на ризики. Ці стратегії можуть включати уникнення ризику, пом’якшення, передачу або прийняття, залежно від характеру та величини ризику.

2️⃣Припущення

Припущення — це переконання або умови, на яких базуються плани проєкту. Вони служать основою для прийняття рішень і розподілу ресурсів протягом життєвого циклу проєкту. Однак припущення можуть бути небезпечними, якщо їх не піддавати сумнівам та аналізу, оскільки вони можуть призвести до неправильного планування та виконання.

Виявлення припущень передбачає ретельний аналіз планів проєкту та виявлення неявних переконань, які їх підтримують. Після визначення припущення їх слід перевірити за допомогою досліджень, аналізу даних або експертної думки, щоб забезпечити їх точність і надійність. Перевірка припущень допомагає зменшити ризик прийняття важливих рішень на хибних передумовах, зрештою підвищуючи шанси проєкту на успіх.

3️⃣Перешкоди

Перешкоди або проблеми, які виникають під час виконання проєкту, загрожують зірвати прогрес і порушити часові рамки. Вони можуть виникати з різних джерел, включаючи технічні проблеми, збої зв’язку, обмеження ресурсів або зовнішні чинники, які знаходяться поза контролем команди.

Виявлення проблем вимагає ретельного моніторингу проєктної діяльності та відкритого спілкування між членами команди. Після виявлення вони негайно вирішуються за допомогою методів розв’язання проблем, співпраці зацікавлених сторін і перерозподілу ресурсів. Своєчасне розв’язання питань допомагає запобігти ескалації та мінімізує вплив на цілі проєкту.

4️⃣Залежності

Залежності — це зв’язки між різними завданнями або видами діяльності в рамках проєкту. Вони визначають послідовність, у якій завдання повинні бути виконані, і ступінь, в якому одне завдання залежить від виконання іншого. Розуміння залежностей має вирішальне значення для ефективного планування проєкту та розподілу ресурсів.

Виявлення залежностей передбачає аналіз взаємозв’язків між завданнями та визначення дій, які визначають загальну тривалість проєкту. Після виявлення залежності керуються шляхом ретельної координації, комунікації та планування на випадок непередбачених ситуацій. Управління залежностями гарантує належну послідовність дій проєкту, мінімізуючи затримки та максимізуючи ефективність.

По суті, всі чотири компоненти RAID — ризики, припущення, проблеми та залежності — утворюють засади ефективного управління проєктом, забезпечуючи комплексну структуру для подолання невизначеностей і забезпечення успіху.

Впровадження RAID у ваші проєкти

Виявлення ризиків та управління ними

Виявлення ризиків і управління ними є проактивним процесом, який має вирішальне значення для успіху управління проєктом. Ось кілька заходів для цього:

  1. Мозковий штурм: збирайте ключових зацікавлених сторін і членів команди проєкту для обговорення потенційних ризиків. Заохочуйте відкрите спілкування та креативне мислення, щоб визначити широкий спектр ризиків у різних аспектах проєкту.
  2. Реєстр ризиків: Ведіть перелік ризиків або базу даних для документування ідентифікованих ризиків, а також їхньої ймовірності, впливу та потенційних стратегій пом’якшення. Регулярно оновлюйте та переглядайте реєстр ризиків протягом життєвого циклу проєкту, щоб забезпечити комплексне управління ризиками.
  3. SWOT-аналіз: проведіть SWOT-аналіз (сильні сторони, слабкі сторони, можливості, загрози), щоб визначити внутрішні та зовнішні фактори, які можуть становити ризики для проєкту. Цей цілісний підхід допомагає виявити як позитивний, так і негативний вплив.
  4. Аналіз історичних даних: перевірте ефективність минулих проєктів і отримані уроки, щоб визначити повторювані ризики або поширені підводні камені. Аналіз історичних даних дає цінну інформацію про потенційні ризики та ефективні стратегії їх пом’якшення. Ця функція зручно реалізована в інструменті для керування проєктами Worksection, який зберігає всі дані про, навіть про вже завершені проєкти, для зручного аналізу та подальшого планування.
  5. Думка експертів: питайте експертів у відповідній галузі всередині та за межами команди проєкту, щоб визначити ризики, характерні для їхніх сфер знань. Використовуйте свої знання та досвід, щоб виявити ризики, які можуть бути неочевидними для інших.
  6. Семінари з ризиків: проводите цілеспрямовані семінари з ризиків або сесії, щоб поглиблено вивчити потенційні ризики. Використовуйте такі методи, як картування ризиків, аналіз сценаріїв або вправи з визначення пріоритетів ризиків, щоб ефективно їх ідентифікувати та оцінювати.
  7. Інструменти оцінки ризиків. Використовуйте інструменти та методи оцінки ризиків, такі як матриці ймовірності й впливу, теплові карти або моделювання за методом Монте-Карло, щоб кількісно визначити та визначити пріоритетність ризиків на основі їхньої ймовірності та потенційного впливу.
  8. Постійний моніторинг: запровадьте надійний процес моніторингу та контролю для відстеження виявлених ризиків, оцінки їх статусу та своєчасного вжиття заходів щодо пом’якшення, якщо це необхідно.
Регулярно переглядайте та оновлюйте інструменти оцінки ризиків, щоб адаптуватися до мінливих умов проєкту.

Використовуючи ці стратегії для виявлення та управління ризиками, команди проєкту можуть заздалегідь передбачати потенційні загрози, пом’якшувати їхній вплив і підвищувати ймовірність успіху. Пам’ятайте, що ефективне управління ризиками – це безперервний процес, який вимагає пильності, спілкування та проактивного прийняття рішень протягом життєвого циклу проєкту.

Припущення та їхній вплив

Обробка припущень у концепції RAID передбачає систематичний підхід до перевірки, моніторингу та керування основними переконаннями протягом життєвого циклу проєкту:

  1. Визначте припущення: почніть з визначення припущень, які містяться в планах, рішеннях і очікуваннях зацікавлених сторін. Ці припущення можуть стосуватися наявності ресурсів, поведінки зацікавлених сторін, технологічної здійсненності, ринкових умов або будь-якого іншого аспекту, критичного для успіху проєкту.
  2. Підтвердьте припущення: після визначення припущень ретельно перевірте їх за допомогою досліджень, аналізу даних, висновків експертів або консультацій із зацікавленими сторонами. Шукайте докази або емпіричні дані, щоб підтвердити або спростувати припущення, переконавшись, що вони базуються на фактах, а не на уявленнях.
  3. Документуйте підтверджені припущення в централізованому сховищі, наприклад, плані управління проєктом або журналі припущень. Чітко сформулюйте обґрунтування кожного припущення та будь-які докази, зібрані під час процесу перевірки.
  4. Моніторинг: постійно відстежуйте припущення протягом життєвого циклу проєкту, щоб переконатися, що їхня дійсність залишається незмінною. Регулярно переглядайте припущення під час нарад, оновлення статусу або перегляду етапів, щоб визначити будь-які зміни чи відхилення, які можуть вплинути на результати проєкту.
  5. Прозора комунікація є ключем до ефективного управління припущеннями. Чітко повідомляйте підтверджені припущення всім зацікавленим сторонам, гарантуючи, що всі тримаються основних переконань, що лежать в основі проєктних рішень і планів.
  6. Оновлення припущень: у міру просування проєкту та появи нової інформації будьте готові відповідно оновити або переглянути припущення. Перегляньте припущення під час основних етапів проєкту, змін у масштабах або значних змін у зовнішніх факторах, щоб переконатися, що вони залишаються актуальними та точними.
  7. Зменшення ризиків припущень: визнайте, що припущення за своєю природою несуть ризики. Розробіть плани на випадок надзвичайних ситуацій або альтернативні стратегії для пом’якшення потенційного впливу недійсних припущень. 
  8. Документуйте зміни: документуйте будь-які зміни до припущень разом з обґрунтуванням цих змін та їхнім потенційним впливом на результати проєкту. Ведення чіткого журналу аудиту оновлених припущень сприяє підзвітності та прозорості прийняття рішень.
Дотримуючись цих кроків, команди можуть ефективно керувати припущеннями в парадигмі RAID в управлінні проєктами, зменшуючи ймовірність прийняття критичних рішень на основі необґрунтованих переконань і підвищуючи загальний успіх.

Розв’язання проблем і залежностей

Проактивне керування проблемами

Виявлення та розв’язання проблем в управлінні проєктами відповідно до RAID вимагає поєднання проактивних методів і ефективних стратегій. Ось кілька технік, які можуть стати у пригоді:
  • Регулярні зустрічі: Проводьте регулярні зустрічі з членами команди проєкту для обговорення прогресу, викликів і потенційних проблем. Відкрита комунікація дозволяє членам команди завчасно висловлювати занепокоєння, забезпечуючи швидке рішення.
  • Журнали проблем: Ведіть журнал проблем або систему відстеження для документування та визначення пріоритетів виявлених проблем. Включіть опис проблеми, оцінку впливу, призначений відповідальний і статус вирішення. Регулярно переглядайте та оновлюйте журнал проблем, щоб забезпечити своєчасне вирішення.
  • Аналіз першопричини: Використовуйте методи аналізу першопричини, такі як «5 чому» або діаграма «риб’ячої кістки». Глибше дослідивши причини проблем, ви можете знайти більш ефективні та довгострокові рішення.
  • Процедури ескалації: Встановіть чіткі процедури ескалації для розв’язання невирішених, або ескалованих проблем. Визначте критерії для передачі проблем на вищі рівні управління або спеціалізовані групи для отримання додаткової підтримки та вирішення.
  • Спільне розв’язання проблем: заохочуйте членів команди проєкту до спільного розв’язування проблем. Створюйте сприятливе командне середовище, де учасники можуть обдумувати рішення, ділитися досвідом і працювати разом.
  • Сортування проблем: Визначте пріоритетність визначених проблем на основі їх серйозності, впливу на цілі проєкту та терміновості вирішення. Спершу виділіть ресурси та приділіть увагу питанням високого пріоритету, забезпечуючи, щоб питання менш пріоритетного рівня не залишалися без уваги.
  • Огляд отриманих уроків: Проводьте огляди отриманих уроків під час ключових етапів проєкту або після його завершення, щоб обміркувати минулі проблеми та їх вирішення. Визначте повторювані закономірності або тенденції в проблемах і запровадьте превентивні заходи, щоб уникнути подібних проблем у майбутніх проєктах.
  • Постійне вдосконалення: сприймайте культуру постійного вдосконалення, регулярно переглядаючи та вдосконалюючи процеси управління проблемами. Отримайте відгуки від членів команди проєкту та зацікавлених сторін, щоб визначити сфери, які потребують покращення, і вжити відповідних заходів.
Застосовуючи ці методи для виявлення та розв’язання проблем під час керування проєктами згідно з RAID, команди можуть покращити свою здатність оперативно розв’язувати проблеми, мінімізувати збої та підтримувати імпульс проєкту для досягнення його успіху.

Розуміння залежностей і керування ними

В управлінні проєктами за RAID залежності стосуються зв’язків між завданнями або діями, які визначають їх послідовність і взаємозалежність. Існують різні типи залежностей, кожна з яких вимагає певних стратегій управління:


  • Залежність від завершення до початку (FS): це найпоширеніший тип залежності, коли завдання B не може розпочатися, доки не завершиться завдання A. Стратегія управління: забезпечте чітке спілкування та координацію між керівниками завдань, щоб запобігти затримкам у виконанні залежних завдань. Слідкуйте за виконанням попередніх завдань, щоб мінімізувати час простою наступних завдань.
  • Залежність від початку до початку (SS): Завдання B не може початися, доки не почнеться завдання A. Стратегія управління: узгоджуйте дати початку залежних завдань шляхом координації ініціювання завдань і розподілу ресурсів. Встановіть чіткі канали зв’язку для синхронізації запуску завдань і оперативного вирішення будь-яких затримок.
  • Залежність від кінця до кінця (FF): Завдання B не може бути завершено, доки не буде завершено завдання A. Стратегія управління: відстежуйте виконання попередніх завдань, щоб забезпечити своєчасну передачу. Впроваджуйте паралельне відстеження та моніторинг прогресу, щоб запобігти затримкам наступних завдань через затяжні дії попередніх.
  • Залежність від початку до кінця (SF): Завдання B не може бути завершено, доки не почнеться завдання A. Стратегія управління: координуйте початок і завершення залежних завдань, щоб забезпечити плавний перехід. Встановіть чіткі критерії для початку та завершення завдання, щоб запобігти двозначності та мінімізувати затримки.
  • Зовнішні залежності: залежність від факторів поза контролем команди проєкту, наприклад, результатів роботи третіх сторін або схвалення регуляторних органів. Стратегія управління: раннє визначення зовнішніх залежностей і встановлення каналів зв’язку із зовнішніми зацікавленими сторонами. Обговоріть реалістичні терміни та етапи, щоб узгодити очікування та мінімізувати ризики, пов’язані із зовнішніми залежностями.
  • Внутрішні залежності: залежності всередині команди проєкту чи компанії, такі як спільні ресурси або вимоги міжфункціональної співпраці. Стратегія управління: сприяйте співпраці та спілкуванню між внутрішніми зацікавленими сторонами, щоб оптимізувати залежність завдань. Ефективно розподіляйте ресурси та визначайте пріоритети завдань для оптимізації внутрішнього керування залежностями.
  • Обов’язкові залежності: залежності, властиві природі проєкту або зумовлені зовнішніми обмеженнями. Стратегія управління: заздалегідь визначте обов’язкові залежності та включіть їх у плани та графіки проєкту. Зменште ризики, пов’язані з обов’язковими залежностями, запровадивши плани на випадок надзвичайних ситуацій і альтернативні стратегії.
Розуміючи типи залежностей і використовуючи відповідні стратегії управління, керівники можуть ефективно розподіляти завдання, мінімізувати затримки та забезпечити плавне виконання проєкту від початку до кінця. Діаграма Ганта — популярний інструмент для відстеження та контролю залежностей проєкту. 

Діаграма Ганта доречна при втіленні RAID, оскільки охоплює умови, зв’язки та етапи компонентів проєкту. Ви можете протестувати її в програмному забезпеченні для керування проєктами, наприклад у Worksection, де інтерактивна діаграма Ганта показує всі завдання проєкту, терміни та залежності у зручному часовому масштабі. Спробуйте 14 днів безкоштовно, щоб переконатися в ефективності інструментів RAID для управління проєктами.

Створення та застосування журналу RAID

Створення ефективного журналу RAID

Формування RAID журналу має вирішальне значення для управління невизначеністю проєкту та забезпечення його результатів. Ось покроковий алгоритм розробки журналу RAID в управлінні проєктами:
  • Визначте шаблон: Почніть із визначення структури та формату журналу RAID. Додайте окремі розділи для ризиків, припущень, проблем і залежностей зі стовпцями для ключової інформації, такої як опис, статус, вплив, пріоритет, відповідальна особа та дії з пом’якшення/вирішення.
  • Зазначте наявні дані: заповніть журнал RAID відповідною інформацією для кожного параграфа:
    1️⃣ Для ризиків включіть опис ризику, ймовірність, вплив, відповідальний за уникнення ризику та заплановані дії щодо пом’якшення.
    2️⃣ Для припущень задокументуйте основне переконання, статус перевірки та потенційний вплив на проєкт.
    3️⃣ Для проблем укажіть опис проблеми, критичність, відповідального та поточний статус.
    4️⃣ Для залежностей окресліть природу залежності, завдання, на які вона впливає, і будь-які пов’язані ризики.
  • Призначте відповідальних для кожного запису в журналі RAID, щоб забезпечити підзвітність управління та вирішення невизначеностей. Призначте окремих осіб або команди керівниками ризиків, припущень, проблем і залежностей і чітко повідомте їхні ролі та обов’язки.
  • Пріоритезація записів: визначте пріоритетність записів у журналі RAID на основі їх критичності, впливу на цілі проєкту та терміновості вирішення. Щоб визначити рівні пріоритету, використовуйте такі критерії як ймовірність і вплив ризиків, статус перевірки припущень, серйозність проблем і критичність залежностей.
  • Регулярно відстежуйте та оновлюйте журнал RAID протягом життєвого циклу проєкту, щоб відобразити зміни в профілях ризиків, перевірці припущень, розв’язанні проблем і статусах залежностей. Плануйте періодичні перегляди та оновлення, щоб журнал RAID залишався актуальним і відображав реальну динаміку розвитку проєкту.
  • Відстежуйте дії щодо пом’якшення та запобігання: документуйте дії щодо пом’якшення та вирішення для кожного запису в журналі RAID і відстежуйте їх виконання з часом. Включіть плани дій, планові дати, відповідальні сторони та статус завершення, щоб забезпечити своєчасне та ефективне управління невизначеністю.
  • Спілкуйтеся та діліться журналом RAID із зацікавленими сторонами проєкту, та членами команди для сприяння прозорості та співпраці. Регулярно повідомляйте про оновлення та зміни журналу RAID, щоб інформувати зацікавлені сторони та залучати їх до заходів з управління ризиками.
  • Використовуйте візуалізацію: діаграми, графіки або інформаційні панелі, щоб представити ключову інформацію та тенденції з журналу RAID. Візуальне представлення може допомогти зацікавленим сторонам швидко зрозуміти стан ризиків, припущень, проблем і залежностей і прийняти обґрунтовані рішення.
Дотримуючись цих кроків і вказівок, ви можете розробити ефективний журнал для втілення RAID в управління проєктами.

Найефективніші методи користування журналами RAID

Ведення та оновлення журналів RAID має важливе, щоб команди проєкту залишалися поінформованими, проактивними та узгодженими у своєму підході до управління ризиками, припущеннями, проблемами та залежностями. Ось кілька порад щодо ефективного обслуговування та оновлення журналів RAID:

  1. Графік регулярного перегляду: створіть графік регулярного перегляду журналу RAID, щоб що він залишався актуальним і відображав поточний статус проєкту. Заплануйте періодичні перегляди на ключових етапах, таких як оновлення статусу або щотижневі/​місячні контрольні точки.
  2. Призначення відповідальних: призначте право на підтримку та оновлення журналу RAID особі або команді в структурі управління проєктом. 
  3. Миттєво фіксуйте будь-які зміни, оновлення в журналі RAID, щойно вони відбуваються. Заохочуйте членів команди проєкту повідомляти про ризики, припущення, проблеми та залежності, щойно вони виявлені, гарантуючи, що жодна важлива інформація не пропаде.
  4. Задокументуйте чіткі плани дій щодо зменшення ризиків, перевірки припущень, розв’язання проблем і керування залежностями в журналі RAID
  5. Повідомляйте про оновлення: регулярно повідомляйте про оновлення та зміни в журналі RAID членам команди та іншим зацікавленим сторонам проєкту. Своєчасно надсилайте сповіщення про нові записи, зміни статусу або завершені дії, щоб усі були в курсі та залучалися до заходів з управління ризиками.
  6. Визначте пріоритетність записів у журналі RAID щодо їх критичності, впливу та терміновості. Зосередьте увагу та ресурси на високопріоритетних ризиках, критичних припущеннях, серйозних проблемах і залежностях зі значним впливом на цілі проєкту.
  7. Переглядайте історичні дані з журналу RAID, щоб визначити тенденції, шаблони та уроки, отримані з минулих проєктів. Використовуйте знання, отримані з попереднього досвіду, щоб покращити стратегії управління ризиками, уточнити припущення та покращити процеси розв’язування проблем.
  8. Використовуйте автоматизовані інструменти або програми, щоб спростити обслуговування та оновлення журналів RAID. Використовуйте шаблони, сповіщення, нагадування та спільне редагування, щоб підвищити ефективність і точність.
Дотримуючись цих порад, команди проєкту можуть ефективно підтримувати та оновлювати журнали RAID, забезпечуючи проактивне керування проєктом, прийняття обґрунтованих рішень і, зрештою, успіх проєкту.

RAID в дії: реальні приклади

Приклади успішного впровадження RAID

Приклад 1: Проєкт оновлення ІТ-інфраструктури

Сценарій: велика організація розпочала оновлення ІТ-інфраструктури, щоб модернізувати свої системи та посилити заходи кібербезпеки. Однак проєкт зіткнувся з численними ризиками та залежностями, зокрема проблемами сумісності із застарілим програмним забезпеченням, потенційними збоями в бізнес-операціях під час впровадження та залежністю від сторонніх постачальників обладнання.

Впровадження RAID

  • Ризики. Команда провела ретельну оцінку ризиків, визначивши потенційні проблеми сумісності програмного забезпечення, порушення безпеки даних і затримки постачальників. Були розроблені стратегії пом’якшення, зокрема проведення тестів на сумісність, впровадження надійних заходів кібербезпеки та створення планів на випадок збоїв у роботі постачальників.
  • Припущення, пов’язані з доступністю апаратного забезпечення, надійністю постачальника та адаптацією користувачами, перевірялися за допомогою дослідження ринку, інтерв’ю з постачальниками та консультацій із зацікавленими сторонами. Будь-які неперевірені припущення були позначені для подальшого дослідження.
  • Перешкоди: команда проєкту встановила процес розв’язання проблем, щоб швидко вирішити будь-які труднощі, що виникнуть під час впровадження. Такі проблеми, як програмні збої, апаратні збої та опір користувачів, були задокументовані в журналі RAID і передані відповідним зацікавленим сторонам для вирішення.
  • Залежності: критичні залежності від сторонніх постачальників і внутрішніх зацікавлених сторін були виявлені та ретельно відстежувалися протягом усього проєкту. Регулярні зусилля з комунікації та координації забезпечили ефективне керування залежностями та завчасне усунення потенційних вузьких місць.
Результат: попри складний характер проєкту успішне впровадження RAID допомогло організації впевнено орієнтуватися в ризиках, припущеннях, проблемах і залежностях. Проєкт було завершено в заплановані терміни та бюджет, з мінімальними перебоями в бізнес-операціях. Модернізована ІТ-інфраструктура підвищила продуктивність системи, покращила заходи кібербезпеки та підготувала організацію до майбутнього зростання.

Приклад 2: Проєкт будівництва нової офісної будівлі

Сценарій: компанія-девелопер розпочала будівництво нової офісної будівлі в галасливому міському районі. Проєкт пов’язаний із численними ризиками та залежностями, включаючи погодні умови, наявність субпідрядників та бюджетні обмеження.

Впровадження RAID

  • Ризики: Команда визначила такі ризики: затримки в отриманні дозволів, несприятливі погодні умови, брак матеріалів і суперечки з субпідрядниками. Було розроблено стратегії пом’якшення наслідків, зокрема оптимізацію процесу подачі заявок на отримання дозволу, реалізацію планів на випадок непередбачених погодних умов та диверсифікацію постачальників матеріалів.
  • Припущення, пов’язані з бюджетними кошторисами, графіками будівництва та відповідністю нормативним вимогам, були перевірені шляхом фінансового аналізу, техніко-економічних обґрунтувань та юридичних консультацій. Неперевірені припущення було позначено для подальшого дослідження, щоб зменшити потенційні ризики.
  • Перешкоди: Команда створила надійний процес управління проблемами, щоб оперативно розв’язувати будь-які проблеми, пов’язані з будівництвом. Такі проблеми, як зміни конструкції, дефекти матеріалів і затримки субпідрядників, були задокументовані в журналі RAID і передані для вирішення.
  • Залежності від погоджень дозволів, графіків роботи субпідрядників і погодних умов були виявлені та ретельно відстежувалися протягом усього проєкту. Регулярні координаційні зустрічі та канали зв’язку забезпечили ефективне управління залежностями, а будь-які затримки пом’якшувалися завчасно.
Результат: Завдяки застосуванню RAID в управлінні проєктом будівництво було успішно завершено відповідно стандартам якості, бюджетним обмеженням і очікуваним термінам. Попри труднощі на цьому шляху, включаючи затримки дозволів і несподівані погодні явища, проактивне управління ризиками, припущеннями, проблемами та залежностями дозволило команді проєкту подолати перешкоди та здати високоякісну офісну будівлю вчасно.

Висновки із застосування RAID

Застосування RAID на практиці дозволило сформулювати кілька ключових висновків:


  1. Проактивне управління ризиками: RAID в управлінні проєктами наголошує на проактивному виявленні та зменшенні ризиків, що дозволяє командам проєкту передбачати та розв’язувати потенційні проблеми до їх загострення. Цей підхід допомагає мінімізувати вплив невизначеності на цілі проєкту та підвищує його загальну стійкість.
  2. Прозорі комунікації: Ефективна комунікація та співпраця необхідні для успішного впровадження RAID в управління проєктами. Чіткі канали зв’язку полегшують обмін інформацією, оновленнями та думками між зацікавленими сторонами, сприяючи узгодженню та колективним зусиллям з розв’язування проблем.
  3. Постійний моніторинг і адаптація: RAID в управлінні проєктами — це не одноразова акція, а процес, який вимагає постійного моніторингу та адаптації. Регулярні перевірки журналу RAID у поєднанні з проактивною оцінкою ризиків і зусиллями з розв’язання проблем дозволяють командам залишатися гнучкими та вчасно реагувати на зміни обставин.
  4. Документація та навчання: Ведення журналу RAID надає цінну документацію щодо невизначеностей проєкту та потрібних зусиль керівництва. Огляд історичних даних із минулих проєктів допомагає визначити закономірності, тенденції та отримані уроки, формувати майбутні стратегії управління ризиками та процеси прийняття рішень.
  5. Залучення зацікавлених сторін: залучення зацікавлених сторін протягом усього процесу RAID сприяє підвищенню відповідальності, відданості та підзвітності щодо діяльності з управління ризиками. Залучення зацікавлених сторін до зусиль з виявлення, оцінки та зменшення ризиків покращує їхнє розуміння складності проєкту та збільшує підтримку ініціатив з управління ризиками.
Загалом застосування RAID в управлінні проєктами підтверджує важливість проактивного контролю ризиків, прозорого спілкування, постійного моніторингу, документування та залучення зацікавлених сторін для досягнення успіху проєкту.

Підсумки

Підвищення успіху проєкту за допомогою RAID

Підсумовуючи, RAID в управлінні проєктами є наріжним каменем, забезпечує систематичну основу для навігації через невизначеності та підвищення ймовірності успіху. Ретельно визначаючи, оцінюючи та керуючи ризиками, припущеннями, проблемами та залежностями, команди можуть заздалегідь передбачати проблеми, пом’якшувати потенційні збої та підтримувати імпульс проєкту для досягнення цілей.

Важливість RAID в управлінні проєктами неможливо переоцінити. Це дає змогу командам розвивати культуру прозорості, співпраці та підзвітності, гарантуючи, що всі зацікавлені сторони узгоджені у своїх зусиллях для ефективного вирішення невизначеностей.

Крім того, RAID сприяє прийняттю обґрунтованих рішень, оскільки забезпечує структурований підхід до оцінки компромісів, розподілу ресурсів і визначення пріоритетів дій на основі їх впливу на результати проєкту.

Зрештою, застосування RAID дає можливість керівникам проєктів і командам впевнено, швидко та стійко орієнтуватися в складних середовищах. Застосовуючи принципи та методи RAID, організації можуть розширити свої можливості управління проєктами, зменшити ризики та сприяти успішній реалізації проєктів у сучасному динамічному та невизначеному бізнес-ландшафті. Відповідні потужні інструменти управління проєктами, такі як Worksection, допомагають на кожному з цих етапів.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
У цій статті ми детально розглянемо найкращі програмні забезпечення для управління командами, яке можна буде використовувати у 2024 році. У статті показано, як ці інструменти можуть змінити динаміку роботи...
11 липня 2024   •   12 min read
Школа PM
Worksection та Jira є популярними сервісами проєктного менеджменту. Вони пропонують широкий набір інструментів, від діаграми Ганта до автоматизованих звітів, які значно підвищують ефективність командної...
9 липня 2024   •   7 min read
Школа PM
Запрошуємо зануритися в наш гід по найкращим програмам для відстеження часу у 2024 році! Ми покажемо вам, чим вирізняється кожна програма, зосередившись на їхніх особливостях та ключових перевагах. Незалежно...
9 липня 2024   •   12 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂