Коли говорять про Scrum як про одну з Agile-методологій, завжди роблять акцент на якісному контролі процесу розробки. Саме тому Scrum-зустрічі, які проводить Scrum Master, відіграють дуже важливу роль у житті команди. Адже головне завдання такої зустрічі — просто й вчасно синхронізувати дії всієї проєктної команди.
Що це — Scrum Master?
Для опису ролі Scrum Master найкраще підходить англійське визначення servant leader, тобто лідер, який служить команді.
Завдання Scrum Master — допомагати команді підвищувати ефективність через:
- розв’язання проблем — проблеми обговорюються під час Scrum-зустрічей;
- навчання — Scrum Master відіграє важливу роль в адаптації нових учасників команди до проєкту й інших його учасників;
- мотивацію — після Scrum-зустрічі, яку добре провів Scrum Master, усі учасники команди відчувають залученість до чогось цінного, краще розуміють свою особисту роль у команді, а це добре мотивує;
- питання — “Як зробити краще те, що ми вже робимо добре?”, “Які процеси не додають цінності продукту?” тощо.
Разом із командою Scrum Master відповідає за темп роботи та швидкість завершення проєкту
Крім того, на першій Scrum-зустрічі Scrum Master разом з учасниками проєкту та product owner планує sprint, за який команда отримає оцінку.
Саме тому Джефф Сазерленд, автор книги “Scrum. The Revolutionary Method of Project Management”, називає Scrum Master лідером команди.
Якими якостями має володіти Scrum Master?
Деякі проєктні команди експериментують і впроваджують модель щомісячної ротації Scrum Master. За такою моделлю будь-який учасник проєкту може стати Scrum Master.
Але якщо подивитися на список практичних навичок і ситуацій, з якими Scrum Master стикається щодня, стає зрозуміло, що такий формат вибору не завжди ефективний.
Якісний Scrum Master має володіти такими якостями:
- Заохочувати обговорення. Scrum, ретроспективи й планування sprint будуть марними, якщо всі учасники команди не обговорюватимуть їх відкрито. Завдання Scrum Master — підтримувати таку співпрацю за допомогою всіх інструментів командної роботи й комунікації: корпоративної Wiki, систем обміну документами тощо.
- Прибирати перешкоди на шляху до успішного завершення проєкту. Це може бути створення й оновлення засобів комунікації, наприклад бібліотеки команди, виконання рутинної роботи для підтримки процесів, оновлення графіків, а також розв’язання проблем учасників після обговорення на зустрічах.
- Бути Scrum-проповідником. Scrum Master знає й розуміє Scrum, навчає команду працювати за Scrum і допомагає отримати максимум від цієї методології.
- Мати загальне бачення проєкту. Ця якість поєднується з роллю мотиватора й особливо важлива в проєктах із великою кількістю sprint, де залучено багато учасників однієї проєктної команди.
- Розв’язувати конфлікти. У дискусіях народжується істина, але суперечки можуть породжувати образи й агресію. Scrum Master має помічати перші ознаки токсичної комунікації та допомагати формувати конструктивну критику.
Що таке Scrum-зустріч?
Scrum-зустрічі — важливий інструмент у Scrum-методології. Такі зустрічі проводяться щодня, найчастіше вранці.
Scrum Master модерує зустріч, і його роль частково перетинається з функціями project manager або team lead.
Під час зустрічі учасники команди, які залучені до поточного sprint, відповідають на три питання або фіксують відповіді на Scrum-дошці:
- Що я зробив учора для завершення sprint?
- Що я робитиму сьогодні?
- З якими проблемами я зіткнувся?
Окрім синхронізації командної роботи, Scrum допомагає:
- сформувати загальне бачення проєкту — кожен розуміє, куди рухається проєкт, а кількість неприємних сюрпризів, які заважають роботі, зводиться до мінімуму;
- ставити реалістичні задачі й відповідати за статус їх виконання;
- згуртовувати команду — співробітники вчаться слухати й розуміти інших, а також чітко висловлювати свої думки;
- знаходити найкращий спосіб розв’язання задачі.
Scrum-зустріч і Meetup: у чому різниця?
Слова meetup і meeting дуже схожі, але значення в них різні.
У meetup зазвичай беруть участь випадкові люди, яких об’єднує тема події. У Scrum-зустрічі учасники визначені заздалегідь і знають одне одного.
| Критерій | Scrum-зустріч | Meetup |
|---|---|---|
| Учасники | Scrum Master, учасники проєктної команди, залучені до поточного sprint, product owner. Інші люди можуть бути присутніми як слухачі | Ведучі обговорення, зацікавлені люди, які не обов’язково працюють в одній компанії над конкретним проєктом. Партнери й спонсори можуть бути присутніми за бажанням |
| Тривалість | Близько 15 хвилин | 1 – 2 години |
| Місце проведення | Переговорна кімната, робочий простір або будь-яке місце максимально близько до локації, де виконується sprint | Будь-яке місце, де учасники можуть вільно рухатися й спілкуватися з усіма |
| Ведучий | Scrum Master | Будь-хто, зокрема через платформи на кшталт meetup.com |
| Формат | Фіксована структура з трьох питань | Гнучка структура: презентації, open mike, нетворкінг тощо |
| Кількість учасників | Бажано до 6 людей | Без обмежень |
Open mike — це формат події, де учасники вільно й відкрито діляться ідеями, думками та концепціями. Зазвичай виступи обмежені за часом відповідно до програми.
6 поширених помилок Scrum
- Scrum-зустрічі проводяться “для галочки”. Детальні звіти зустрічей ніхто не читатиме, окрім Scrum Master, який і сам може пропустити важливі проблемні моменти. Це марна трата часу. Крім того, команда буде демотивована відчуттям, що кожне слово записують.
- Scrum-зустрічі проводяться тільки для Scrum Master. Оскільки Scrum Master модерує зустріч, учасники часто помиляються: дивляться тільки йому в очі, чекають його схвалення, а решта команди займається своїми справами. Це ознака непродуктивного середовища. У такій ситуації завдання Scrum Master — вибудувати зв’язок “учасник, який говорить — інші учасники”.
- Scrum-зустрічі перетворюються на планування. Під час зустрічі може з’явитися нова задача. Є сильна спокуса одразу її розподілити й обговорити, через що Scrum Master часто змінює формат Scrum-зустрічі. Рішення просте: після Scrum провести ще одну 15-хвилинну зустріч для розв’язання нових питань.
- Scrum-зустрічі перетворюються на технічні дискусії. Один учасник команди може краще розуміти певний технічний аспект проєкту, ніж інший. Надмірний фокус на таких деталях ставить учасників у нерівні умови й заважає Scrum досягати своїх цілей.
- Scrum-зустрічі проводяться далеко від робочого місця. Ідеальний варіант — проводити Scrum перед Scrum-дошкою або відкритою діаграмою Ганта. Це допомагає команді краще орієнтуватися в прогресі задач.
- Scrum-зустрічі складаються тільки з двох питань. “Що я зробив учора?” і “Що я робитиму сьогодні?” — цього недостатньо. Говорити про ризики й проблеми не дуже приємно, особливо публічно. Але без обговорення перешкод на шляху до завершення sprint зустріч буде неефективною.
Як проходить Scrum-зустріч?
Щодня протягом sprint команда проводить короткі зустрічі — Scrum meetings або daily Scrum. Зазвичай вони проходять в одному й тому самому місці та тривають 15 хвилин.
Такий ліміт часу допомагає відсікати другорядні й несуттєві теми, а обговорення залишається живим і сфокусованим.
Під час daily Scrum кожен учасник команди, який працює над sprint, має відповісти на три питання:
- Що я зробив учора?
- Що я робитиму сьогодні?
- Що заважає моїй роботі?
Фокусуючись на тому, що кожен учасник зробив учора і що планує зробити сьогодні, команда розуміє обсяг виконаної роботи й те, скільки ще залишилося до завершення.
Якщо програміст каже: “Сьогодні я завершу модуль бази даних”, усім учасникам буде зрозуміло, що завтра він має сказати, завершив він його чи ні.
Проблеми одразу переходять у зону відповідальності Scrum Master. Він може розв’язати їх під час daily Scrum, якщо проблема нескладна, або зафіксувати їх у своєму робочому плані.
Поширені проблеми можуть бути такими:
- мій робочий інструмент, наприклад ПК, вийшов з ладу;
- я ще не отримав програмне забезпечення, потрібне для роботи;
- один із відділів попросив мене в перший день зайнятися іншою задачею;
- потрібно допомогти з debugging програми тощо.
Як правильно проводити Scrum-зустрічі?
- Обмежте кількість учасників daily Scrum до 6 людей. Якщо в проєктній команді більше ніж 6 учасників, їх можна розділити на групи, у кожної з яких буде свій Scrum Master. Групи зазвичай формують за задачами, наприклад тестувальники й розробники. Після цього Scrum Master обговорюють між собою проблеми, що виникли, і залучають потрібних людей.
- Розв’язуйте термінові проблеми. Деякі перешкоди критичні, і їх потрібно усувати одразу. Не дозволяйте формальному ліміту в 15 хвилин зламати всю роботу. Scrum Master вирішує, чи варто продовжити зустріч заради конкретної проблеми.
- Пропишіть правила daily Scrum. Вони мають бути чіткими, зрозумілими для всіх учасників команди й доступними будь-коли. Наприклад, їх можна написати на фліпчарті в місці проведення зустрічей.
- Уникайте особистих розмов. Обговорення вчорашнього футбольного матчу, проблем із паркуванням або цін у супермаркеті забирає дорогоцінний час із 15-хвилинного ліміту й відволікає увагу. Scrum Master має помічати відхилення від теми й повертати зустріч у правильне русло.
- Створіть ефективний формат. Наприклад, якщо зустрічі затягуються, запропонуйте проводити їх стоячи. Якщо учасники не проявляють ініціативи, можна гейміфікувати daily Scrum: учасник, який відповів на три питання, кидає м’яч випадковому колезі й передає йому слово.
- Ставте додаткові питання за потреби. Якщо учасники команди не згадують проблеми у відповідях, можна запитати: “Наскільки ти впевнений, що завершиш цю задачу сьогодні?” Такий підхід змушує учасників переглянути статуси задач, змінити теги й допомагає виявити можливі перешкоди.
- Починайте й завершуйте зустрічі вчасно. Навіть якщо половини учасників немає, це не має заважати старту daily Scrum. Так команда звикає до дисципліни й розуміє, що зустрічі проводяться не просто для галочки. З цієї ж причини Scrum Master не повинен запізнюватися.
- Дякуйте учасникам наприкінці Scrum-зустрічі. Гарний настрій на початку дня й ефективність у виконанні задач гарантовані. Головне, щоб ця дія не перетворилася на формальність.
*Гейміфікація — це використання ігрових механік, наприклад отримання досвіду, боротьби з монстрами або руху ігровим полем, у неігрових процесах, таких як роботі, навчанні чи особистому житті.
Коротко про важливе
Зрештою, Scrum Master потрібен команді не лише для формальної координації чи контролю теорії. Хтось обов’язково має захищати цілі проєкту на зустрічах, стежити за моральним духом людей, здоровою атмосферою всередині та стабільним темпом розробки. Без цього не вдасться втримати спільне бачення продукту у щоденних завданнях.
У цьому процесі Scrum-зустрічі стають крутим інструментом для моніторингу статусів. Вони не просто синхронізують дії команди, а допомагають разом розв’язувати складні проблеми, зближують людей і, що найважливіше, вчать команду ставити реалістичні завдання й відкрито відповідати за фінальний результат.