Scrum als eine der agilen Methoden betont eine hochwertige Überwachung des Entwicklungs
prozesses. Deshalb spielen Scrum-Meetings, die vom Scrum Master geleitet werden, eine sehr
wichtige Rolle. Die Hauptaufgabe eines solchen Meetings (oder Scrum) besteht darin, die
Aktivitäten des Projektteams zu synchronisieren.
Wer ist der Scrum Master?
Eine englische Definition wie „dienende Führungskraft“ ist die passendste, um die Rolle des Scrum
Masters zu beschreiben.
Das Ziel des Scrum Masters ist es, das Team zu unterstützen, die Effizienz durch:
- Problemlösung – Probleme werden während der Scrum-Meetings besprochen;
- Schulung – der Scrum Master spielt eine wichtige Rolle bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder
- in das Projekt und in den Rest der Teilnehmer;
- Motivation – nach einem von einem guten Scrum Master geleiteten Scrum-Meeting fühlen sich alle Teammitglieder
- in etwas Wertvolles einbezogen, sie skizzieren eine Vorstellung von ihrer persönlichen Rolle im Team, was der beste Faktor für Motivation ist.
- Fragen – „Wie können wir das, was wir bereits gut machen, besser machen?“, „Welche Prozesse tragen
- nicht zum Wert des Produkts bei?“ usw.
Gemeinsam mit dem Team ist der Scrum Master verantwortlich für das Arbeitstempo und die Geschwindigkeit der Projektabschlüsse.
Zusätzlich plant der Scrum Master beim ersten Scrum-Meeting gemeinsam mit den Projektteilnehmern
und dem Product Owner einen Sprint, für den das Team Punkte erhält. Deshalb ist es nicht
zufällig, dass Jeff Sutherland, der Autor des Buches „Scrum. Die revolutionäre Methode des
Projektmanagements“, den Scrum Master als einen Führer im Team bezeichnet.
Welche Eigenschaften sollte der Scrum Master besitzen?
Einige Projektteams experimentieren und führen das Modell der monatlichen Rotation der Scrum Master ein.
Gemäß diesem Modell kann jeder Projektteilnehmer Scrum Master werden. Wenn wir uns die
Liste der praktischen Fähigkeiten und Situationen ansehen, mit denen der Scrum Master täglich konfrontiert ist, werden wir sehen,
dass ein solches Auswahlformat ineffizient ist.
Ein perfekter Scrum Master muss folgende Eigenschaften besitzen:
- Diskussionen anregen – Scrums, Retrospektiven und Sprint-Planungen sind nutzlos, sofern sie nicht offen von allen Projektteammitgliedern besprochen werden. Die Aufgabe des Scrum Masters besteht darin, eine solche Zusammenarbeit zu fördern, indem er alle Werkzeuge für Teamarbeit und Kommunikation (unternehmensinternes Wiki, Dokumentenaustauschsysteme usw.) nutzt.
- Hindernisse auf dem Weg zur erfolgreichen Projektabwicklung beseitigen – Kommunikationsmittel schaffen und verbessern (zum Beispiel die Bibliothek des Teams zusammenstellen), Routineaufgaben durchführen, um das Team zu fördern (Prozessabläufe aktualisieren usw.) und die Probleme der Mitglieder nach diskussionsbasierten Meetings lösen.
- Als Scrum-Prediger auftreten – der Scrum Master kennt und versteht Scrum, er schult das Team in Scrum und holt damit das Beste aus der Methodik heraus.
- Ein Gesamtbild des Projekts vertreten – dieses Merkmal ist eng verbunden mit der Rolle eines Motivators und ist besonders relevant in Projekten mit einer großen Anzahl von Sprints, an denen verschiedene Teilnehmer des gleichen Projektteams beteiligt sind.
- Konflikte lösen – die Wahrheit kommt durch Diskussion, Streitigkeiten führen zu Beleidigungen und Aggression. Der Scrum Master unterdrückt alle ersten Anzeichen einer „toxischen Gemeinschaft“ und hilft dabei, eine konstruktive Kritik zu etablieren.
Was ist ein Scrum-Meeting?
Scrum-Meetings sind wichtige Hilfsmittel in der Scrum-Methodik. Solche Sitzungen werden täglich (meist morgens) organisiert. Der Scrum Master moderiert die Meetings und übernimmt eine Rolle, die den Funktionen des Projektmanagers oder Teamleiters nahekommt.
Während des Meetings diskutieren die Teammitglieder, die am aktuellen Sprint beteiligt sind, entweder die Antworten auf3 Fragen oder schreiben sie auf das Scrum-Board:
- Was habe ich gestern getan, um den Sprint abzuschließen?
- Was werde ich heute tun?
- Auf welche Probleme bin ich gestoßen?
Zusätzlich zur Synchronisation der Teamarbeit hilft Scrum:
- eine Gesamtvision des Projekts zu erarbeiten – jeder erkennt, wo das Projekt Fortschritte macht, und die Anzahl der negativen Überraschungen, die die Arbeit behindern, wird auf null reduziert;
- machbare Aufgaben festzulegen und für ihren Umsetzungsstatus verantwortlich zu sein;
- das Team zusammenzuhalten – die Mitarbeiter lernen, zuzuhören und andere zu verstehen, ihre Gedanken klar auszudrücken;
- die beste Lösung für eine Aufgabe zu entwickeln.
Scrum-Meeting im Gegensatz zu Meetup
„Meetup“ und „Meeting“ sind im Grunde ähnliche Wörter, aber ihre Bedeutungen sind unterschiedlich.
Insbesondere werden hauptsächlich zufällige Menschen, die durch das Meetup-Thema verbunden sind, zu Meetup-Teilnehmern. In Scrum-Meetings sind die Teilnehmer vorbestimmt und kennen sich gegenseitig.
Sie finden auch andere Unterschiede zwischen Scrum-Meetings und Meetups in unserer Tabelle:
| Scrum-Meeting | Meetup | |
| Teilnehmer | Scrum Master, Projektteammitglieder, die am aktuellen Sprint beteiligt sind, Product Owner. Weitere Personen | Diskussionsleiter, beteiligte Personen, die nicht im selben Unternehmen an einem spezifischen Projekt arbeiten. Die Teilnahme von |
| Zeitlimit | Etwa 15 Minuten | 1-2 Stunden |
| Veranstaltungsort | Konferenzraum, Arbeitszimmer – jeder Ort, der möglichst nah an dem Ort ist, an dem der Sprint | Jeder Ort, an dem sich die Teilnehmer frei bewegen und mit allen kommunizieren können |
| Diskussionsleiter | Scrum Master | Jeder über Plattformen wie meetup.com, meetup.by usw. |
| Format | Feste Struktur „drei Fragen“ | Flexibles Format: Präsentationen, „open mike“, Netzwerk-Meeting usw. |
| Anzahl der Teilnehmer | Bevorzugt bis zu 6 Personen | Keine Begrenzung |
„Open mike“ ist ein Veranstaltungsformat, bei dem Teilnehmer ihre Ideen, Gedanken und Konzepte frei und offen teilen. Ihre Reden sind normalerweise zeitlich durch eine Agenda begrenzt.
6 verbreitete Scrum-Fehler
- Scrum-Meetings, die nur für das Protokoll abgehalten werden – niemand wird detaillierte Meetingberichte lesen, außer dem Scrum Master, der einige Bereiche möglicherweise übersehen könnte. Es ist eine Zeitverschwendung. Außerdem wird das Team demotiviert, da jeder das Gefühl hat, dass jedes Wort aufgezeichnet wird.
- Scrum-Meetings, die nur für den Scrum Master abgehalten werden – da der Scrum Master das Meeting überwacht, machen die Teilnehmer oft die folgenden Fehler: Sie schauen nur in die Augen des Scrum Masters, warten auf seine Zustimmung, während die anderen Teammitglieder ihre eigenen Angelegenheiten erledigen. Dies deutet auf ein unproduktives Umfeld hin. In einem solchen Fall besteht die Aufgabe des Scrum Masters darin, die Verbindung „sprechender Teilnehmer – andere Teilnehmer“ herzustellen.
- Scrum-Meetings, die zur Planung abgehalten werden – während des Meetings kann eine neue Aufgabe auftauchen. Es besteht eine starke Versuchung, Aufgaben sofort zuzuweisen und zu besprechen, sodass der Scrum Master oft das Format des Scrum-Meetings ändert. Die Lösung ist einfach – nach dem Scrum-Meeting sollte ein weiteres 15-minütiges Meeting abgehalten werden, um neue Probleme zu lösen.
- Scrum-Meetings, die für technische Diskussionen abgehalten werden – ein Teammitglied könnte über einen technischen Aspekt eines Projekts mehr wissen als ein anderes. Der Fokus auf solche Details in einer Diskussion bringt die Teilnehmer in ungleiche Bedingungen und verhindert, dass Scrum seine Ziele erreicht.
- Scrum-Meetings, die fernab des Arbeitsplatzes stattfinden – eine perfekte Variante ist es, ein Scrum-Meeting vor einem Scrum-Board (einem offenen Gantt-Diagramm) abzuhalten. Das erleichtert die Orientierung des Teams innerhalb des Aufgabenfortschritts.
- Scrum-Meetings, die aus 2 Fragen bestehen – „Was habe ich gestern getan?“ und „Was werde ich heute tun?“ Über Risiken und Probleme zu sprechen, hat für niemanden viel Reiz. Außerdem ist es eine vollständige öffentliche Sicht, kein individuelles Gespräch. Allerdings wird das Meeting ineffektiv sein, ohne Hindernisse auf dem Weg zur Sprint-Abwicklung zu besprechen.
Wie verläuft ein Scrum-Meeting?
Jeden Tag während des Sprints hält das Team tägliche Meetings – Scrum-Meetings oder daily Scrum, wie sie alternativ bezeichnet werden. Solche Meetings finden normalerweise am selben Ort statt, und ihre Zeitgrenze beträgt 15 Minuten. Mit einem solchen Zeitlimit werden alle sekundären und unwesentlichen Themen beiseite gelegt, die Diskussion ist aufmerksam und lebhaft.
Während des daily Scrum sollte jedes Teammitglied, das am Sprint arbeitet, drei Fragen beantworten:
- Was habe ich gestern getan?
- Was werde ich heute tun?
- Was hat meine Arbeit behindert?
Indem sich das Team darauf konzentriert, was jeder Teilnehmer gestern erreicht hat und was er heute erreichen will, wird das Team den Umfang der geleisteten Arbeit erkennen, sowie wie viel noch zur Fertigstellung des Sprints verbleibt. Wenn ein Programmierer sagt: „Heute werde ich ein Datenbankmodul abschließen!“, wird es für die Teilnehmer klar sein, dass er morgen sagen wird, ob er es abgeschlossen hat oder nicht.
Probleme gehen sofort in den Bereich der Verantwortung des Scrum Masters über. Er kann sie während des daily Scrum lösen (wenn das Problem nicht schwierig ist) oder sie in seinen Arbeitskalender eintragen.
Es können solche allgemeinen Probleme auftreten:
- Mein Arbeitswerkzeug (zum Beispiel PC) funktioniert nicht.
- Ich habe die Software, die ich für die Arbeit benötige, noch nicht erhalten.
- Eine der Abteilungen hat mich gebeten, am „Tag eins“ an einer anderen Aufgabe zu arbeiten.
- Das Programm-Debugging muss unterstützt werden usw.
Wie sollte man Scrum-Meetings korrekt abhalten?
- die Anzahl der Teilnehmer an täglichen Scrums auf 6 Personen zu begrenzen – wenn die Anzahl der Projektteammitglieder 6 Personen übersteigt, sollten sie in Gruppen aufgeteilt werden, wobei jede Gruppe einen Scrum Master hat. Die Gruppen werden normalerweise nach Aufgaben gebildet (zum Beispiel Tester und Entwickler). Danach diskutieren die Scrum Master die aufgetretenen Probleme miteinander und beziehen betroffene Personen ein.
- Dringende Probleme lösen – einige Hindernisse sind kritisch und es sollte sofort gehandelt werden. Lassen Sie nicht zu, dass das formale Zeitlimit von 15 Minuten die gesamte Arbeit behindert. Der Scrum Master entscheidet, ob das Problem eine Verlängerung des Meetings wert ist.
- Regeln für tägliche Scrums festlegen – diese sollten klar, deutlich für alle Teammitglieder und jederzeit verfügbar sein (zum Beispiel auf einem Flipchart am Ort der Meetings geschrieben).
- Persönliche Gespräche vermeiden – Diskussionen über das Fußballspiel von gestern, Parkplatzprobleme oder Supermarktpreise rauben wertvolle Zeit aus dem 15-minütigen Zeitrahmen, indem sie die Aufmerksamkeit ablenken. Der Scrum Master muss eine Themenabweichung bemerken und den natürlichen Verlauf des Scrum-Meetings wiederherstellen.
- Ein effektives Format ausarbeiten – Wenn Meetings zu lange dauern, schlagen Sie vor, sie mit stehenden Teilnehmern abzuhalten. Laut einer Studie der Texas A&M Universität verdoppeln Aktivitäten, die im Stehen durchgeführt werden, fast die Leistung. Und wenn die Teilnehmer keine Initiative zeigen, gamifizieren Sie das daily Scrum – schlagen Sie vor, dass das Teammitglied, das 3 Fragen beantwortet hat, einen Ball zu einem zufälligen Teilnehmer wirft, um den nächsten dran zu nehmen.
- Zusätzliche Fragen stellen, falls erforderlich – wenn die Teammitglieder ihre Probleme in ihren Antworten nicht erwähnen, ist es nützlich, ihnen eine Frage zu stellen: „Wie sicher sind Sie, dass Sie diese Aufgabe heute abschließen?“ Ein solcher Ansatz wird die Teilnehmer dazu bringen, den Status der Aufgaben zu überprüfen, Tags zu ändern und mögliche Hindernisse aufzudecken.
- Meetings pünktlich beginnen und beenden – selbst wenn die Hälfte der Teilnehmer abwesend ist, sollte das daily Scrum trotzdem beginnen. So gewöhnen Sie das Projektteam an Disziplin und zeigen, dass solche Meetings nicht nur zur Schau gehalten werden. Aus demselben Grund darf der Scrum Master nicht zu spät kommen.
- Den Teilnehmern am Ende des Scrum-Meetings danken – gute Stimmung zu Beginn des Tages ist garantiert, sowie die Effizienz bei der Aufgabenerfüllung. Das Wichtigste ist, dass diese Regel nicht zur Routine wird.
Gamifizierung ist die Anwendung von Spielmechaniken (Erfahrung sammeln, gegen Monster kämpfen, sich auf dem Spielfeld bewegen usw.) in nicht-spielerischen Prozessen wie Arbeit, Bildung und persönlichem Leben.
Urteil
Die Grundlagen von Scrum sind nicht die einzigen Dinge, die zählen. Jemand muss die Projektziele in Scrum-Meetings vertreten. Die Einhaltung der gemeinsamen Produktarchitektur in allen Aufgaben, die Team-Moral und die gesunde Atmosphäre im Team sowie ein stabiles Entwicklungstempo – all dies fällt in die Verantwortung des Scrum Masters.
Scrum-Meetings sind ein leistungsstarkes Werkzeug zur Überwachung des Projektstatus und zum Fortschritt in Richtung Projektabschluss.
Scrum-Meetings synchronisieren nicht nur die Teamaktivitäten, sie helfen auch bei der Lösung von Problemen, sie vereinen die Mitarbeiter, lehren sie, machbare Aufgaben zu setzen und öffentlich für die Ergebnisse verantwortlich zu sein.