Як ефективно делегувати,
щоб завдання виконувались
вчасно та якісно
Worksection – це сервіс для організації командної роботи. А командна робота передбачає розподілення задач і відповідальності.
Саме грамотне делегування визначає успіх окремих проєктів та бізнесу загалом. Тому час з’ясувати ключові цілі делегування і що саме повинен делегувати керівник.
Що таке делегування
Поширений вислів «Якщо треба зробити добре — зроби сам» може виявитися пасткою для керівника-перфекціоніста. Тому що складність проєктів прямо пропорційна зростанню бізнесу, а делегування повноважень — це можливість розподілити навантаження.
Рано чи пізно одна людина фізично не зможе особисто контролювати все й одразу, а якщо намагатиметься — це гальмуватиме робочі процеси. Тож якщо ви прагнете рости, то треба навчитися ефективно делегувати.
Делегування повноважень — це можливість розподілити навантаження.
Для наочності уявіть прості приклади зі шкільного курсу фізики. Паралельне підключення надійніше за послідовне. Отже, «підключайте» спеціалістів в проєкті для «паралельного» виконання задач.
Отже, делегування повноважень — це необхідний етап розвитку бізнесів.
Переваги делегування
Якщо ви досі вагаєтеся, чи відмовлятися від ручного управління, ось декілька вагомих аргументів на користь делегування повноважень:
Якщо узагальнити, то делегування повноважень і процесів — це оптимізація ресурсів компанії. Це так само важливий етап роботи, як встановлення стратегічних цілей та складання плану дій.
Оцінивши ресурси для досягнення цілей, ви можете скоординувати роботу членів команди, призначити відповідальних та діяти за планом.
Принципи делегування
Принципи делегування ґрунтується на засадах, які є одночасно і метою, і орієнтиром для вдалого делегування:
Чітке визначення завдання
Керівник має чітко сформулювати завдання, щоб підлеглий розумів, чого від нього очікують.
Це включає визначення цілей завдання, термінів виконання, ресурсів, необхідних для її виконання, і критеріїв оцінки результату.
Правильний вибір виконавця
Керівник повинен вибрати виконавця, який має необхідні навички та досвід для виконання завдання.
Також важливо враховувати мотивацію співробітника та його зацікавленість у виконанні завдання.
Чітке делегування повноважень
Керівник повинен делегувати не лише завдання, а й відповідні повноваження щодо його виконання, щоб співробітник міг самостійно приймати рішення та діяти у межах своєї компетенції. Це включає право приймати рішення, використовувати ресурси, взаємодіяти з іншими співробітниками.
Зворотний зв’язок
Керівник має регулярно надавати виконавцю зворотний зв’язок щодо його роботи. Це допоможе співробітнику зрозуміти, чи він справляється із завданням та як можна покращити результати.
Звільнення часу керівника
Ефективне делегування повноважень дозволяє керівнику звільнити час для більш важливих завдань, які делегувати неможливо чи недоцільно. Це і є головною метою делегування повноважень на підприємстві чи в компанії.
Якщо названі принципи делегування дотримуються, то і мета досягається, отже звільняється час керівника для найважливіших завдань, а навички співробітників розвиваються.
Приклади делегування повноважень
Декілька практичних прикладів делегування повноважень на підприємствах різних сфер діяльності допоможуть проілюструвати ці принципи.
Як бачите, делегування повноважень актуальне в різних компаніях і галузях. Важливо правильно вибрати завдання для делегування, а також підібрати відповідного виконавця.
Як почати делегувати в 5 кроків
Перший крок. Декомпозиція
Розділіть складні проєкти на окремі простіші завдання і«їжте слона по шматочках». Така велика мета розділиться на завдання, а ті, своєю чергою, розділяться на дрібні завдання, доки не з’явиться абсолютно зрозумілий поетапний план дій.
Другий крок. Розподіл обов’язків
Делегувати завдання саме тим, хто впорається з ними найкраще. Коли людина робить те, що їй найбільше подобається, вона значно ефективніша.
Питання, які допоможуть обрати відповідного виконавця завдання:
Чи має співробітник необхідні навички та досвід?
Чи зацікавлений співробітник у виконанні завдання?
Чи має працівник вільний час для виконання завдання?
Який стиль роботи у працівника (творчий, технічний тощо)?
Третій крок. Синхронізація учасників і задач
Всі учасники мають знати цілі, задачі, а також мати всі дані, необхідні для виконання своєї частини роботи.
Щоб донести цю інформацію до кожного співробітника, одні компанії проводять регулярні мітинги, інші роблять розсилку з оновленнями. Головне, щоб обраний метод працював саме у вашій команді.
Четвертий крок. Налаштування комунікації
Виконавці різних задач мають регулярно спілкуватися для запобігання хаосу і непорозумінь. Також налагоджена комунікація структурує робочий процес.
Для цього не обійтися без внутрішніх баз знань, таск-трекерів, інтегрованих з месенджерами тощо.
П’ятий крок. Контроль виконання
Особливо важливий контроль у складних проєктах, до яких залучено багато людей. Це також важливо для синхронізації окремих делегованих задач.
Тут стануть у пригоді інструменти управління проєктами (діаграми Ганта, Канбан-дошки, дашборди проєктів, оцінка та облік витрат, звіти тощо). Вони допомагають об’єктивно оцінювати стан задач, ефективність їх виконання, побачити слабкі місця і вчасно перерозподілити навантаження в разі потреби. Що, своєю чергою, є необхідною умовою оптимізації роботи як кожного учасника, так і всієї команди.
Перешкоди для ефективного делегування
На жаль, для ефективного делегування не достатньо лише усвідомити важливість цього процесу та вирішити, що повинен делегувати керівник.
Часто на шляху трапляються перешкоди, які варто передбачити та спробувати уникнути їх якомога раніше. Ось вони:
Небажання ділитися задачами через страх втратити контроль і владу. Але в реальності делегування повноважень в очах підлеглих означає довіру і навпаки, підсилює авторитет керівника.
Побоювання, що делегування забере забагато часу та зусиль. Хоча насправді навчання підлеглих — це вигідна інвестиція зусиль, яка точно окупиться.
Надмірне загострення уваги на деталях, нездатність мислити глобально і бачити «повну картину» заважає деяким керівникам делегувати. Якщо вони зможуть перелаштуватися, це дасть їм можливість зосередитися на більш важливих завданнях.
Деякі керівники вважають делегування повноважень неетичним як перекладання роботи та відповідальності на інших. Проте цього можна не боятися, якщо в команді налаштовані ролі та права учасників.
Невпевненість, що завдання буде виконане на належному рівні. Але у дійсності саме для такої впевненості створені таймери, звіти та інші інструменти контролю задач.
Якщо узагальнити всі названі перешкоди делегуванню, то стає зрозуміло, що насправді перешкода лише одна — це незнання принципів ефективного делегування.
Тому одна з ключових задач керівника: розвивати в собі впевненість у своїх силах і здатності доручати задачі підлеглим. Найкраще робити це за допомогою відповідних інструментів.
Можливості Worksection для делегування
Місія Worksection — допомогти виконувати складні процеси максимально зручно та ефективно делегувати повноваження.
З Worksection ви можете створювати проєкти та завдання, призначати виконавців, відстежувати прогрес виконання, спілкуватись з учасниками проєкту і налаштовувати інструменти згідно з вашими задачами.
Функції Worksection адаптовані до різних етапів роботи:
Створення проєктів та завдань з різними параметрами (мітки, терміни виконання, пріоритети тощо).
Розподіл на команди, налаштування команд, призначення ролей та прав учасників.
Призначення виконавців. Завдання можна призначати конкретним виконавцям чи групам виконавців. Інтеграції з Google Диск, Google Календар, Gmail дозволяють поєднати всі складові робочого процесу.
Відстеження прогресу виконання завдань за допомогою діаграм, графіків, тайм-трекера, звітів.
Спілкування учасників проєкту за допомогою повідомлень, коментарів та файлів. Також можлива інтеграція зі Slack та Telegram, сповіщення про завдання та повідомлення безпосередньо у месенджері.
Worksection підходить для компаній будь-якого розміру. Це потужний та зручний інструмент для управління проєктами та завданнями. Він допоможе грамотно делегувати задачі та підвищити ефективність вашої компанії.
У цій статті ми детально пояснюємо, що таке матриця відповідальності (RACI Matrix) як її можна впровадити у свій робочий процес для покращення координації проєктів. Знайомство з матрицею відповідальності...
Вступ до матриці Ейзенхауера Матриця Ейзенхауера пропонує ефективний підхід до визначення пріоритетів та управління часом. Заснований на принципах Дуайта Д. Ейзенхауера, цей стратегічний інструмент спрощує...
