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Worksection vs Telegram: ¿Cuál herramienta es mejor para la organización del trabajo?
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Worksection vs Telegram: ¿Cuál herramienta es mejor para la organización del trabajo?

Los chats de tra­ba­jo son una solu­ción común para orga­ni­zar el tra­ba­jo. Se uti­lizan para doc­u­men­tar tar­eas y acuer­dos, comu­ni­carse con clientes y miem­bros del equipo, com­par­tir archivos, etc.

Sin embar­go, los chats están dis­eña­dos prin­ci­pal­mente como una platafor­ma de comu­ni­cación, no como una her­ramien­ta para estruc­turar proyec­tos y tar­eas. Para una gestión de proyec­tos inte­gral, exis­ten ser­vi­cios y her­ramien­tas en línea espe­cial­izadas. Tienen un con­jun­to com­ple­to de fun­ciones, des­de gestión de tar­eas y esta­dos has­ta dia­gra­mas de Gantt y ras­treadores de tiem­po. Por eso, los chats deben inte­grarse con estos ser­vi­cios para orga­ni­zar efi­caz­mente los flu­jos de trabajo.

Hoy, hare­mos una com­para­ción entre los chats de tra­ba­jo y las her­ramien­tas de gestión de proyec­tos, y por qué no son intercambiables.

Breve sobre Work­sec­tion y Telegram

Work­sec­tion

Work­sec­tion es un ser­vi­cio ucra­ni­ano de gestión de proyec­tos en línea fun­da­do en 2008 y uti­liza­do por más de 1,600 equipos en todo el mun­do. Pro­por­ciona una solu­ción inte­gral de gestión de proyec­tos con un gestor de tar­eas incor­po­ra­do, ras­treador de tiem­po, dia­gra­mas de Gantt, tableros kan­ban e informes detal­la­dos sobre el rendimien­to del equipo.


Capaci­dades y lim­ita­ciones clave de Worksection

Capaci­dades:

  1. Estruc­turación del flu­jo de tra­ba­jo. Work­sec­tion te per­mite dividir tu nego­cio en proyec­tos sep­a­ra­dos, así no ten­drás que lidiar con pagos de clientes y com­pras de leche en la mis­ma sala.
  2. Amplia per­son­al­ización de proyec­tos y tar­eas. El gestor de tar­eas de Work­sec­tion per­mite crear proyec­tos, tar­eas y subtar­eas, asig­nar una per­sona respon­s­able, estable­cer pri­or­i­dades, eti­que­tas y esta­dos. Cada área de respon­s­abil­i­dad está bajo control.
  3. Acce­so cen­tral­iza­do a datos. Work­sec­tion te ayu­da a recopi­lar y orga­ni­zar infor­ma­ción den­tro de un proyec­to o tarea. Adjun­ta archivos a las tar­eas para alma­ce­nar­los automáti­ca­mente en el proyec­to cor­re­spon­di­ente con acce­so para todo el equipo.
  4. Comu­ni­cación con el cliente. Invi­ta a tus clientes al proyec­to para man­ten­er la trans­paren­cia mien­tras tra­ba­jas en él.
  5. Admin­is­trar el acce­so à la infor­ma­ción. Con per­misos del sis­tema y con­fig­u­ra­ciones adi­cionales de pri­vaci­dad, puedes garan­ti­zar la con­fi­den­cial­i­dad de la infor­ma­ción al involu­crar a terceros.
Por ejem­p­lo, un free­lancer con el rol “Invi­ta­do” en el sis­tema solo verá infor­ma­ción sobre las tar­eas por las que es respon­s­able o suscriptor.

Lim­ita­ciones:

  1. Fal­ta de plan­til­las. Work­sec­tion no pro­por­ciona plan­til­las para proyectos.
  2. Bajo niv­el de per­son­al­ización. Si bus­cas un ser­vi­cio com­ple­ta­mente per­son­al­iz­able, deberías con­sid­er­ar otras opciones.

Cal­i­fi­ca­ciones en catálogos

Telegram

Los chats son la prin­ci­pal her­ramien­ta para orga­ni­zar flu­jos de tra­ba­jo en muchas empre­sas. Per­miten comu­ni­carse instan­tánea­mente con miem­bros del equipo y clientes, com­par­tien­do infor­ma­ción y archivos en tiem­po real.

Capaci­dades y lim­ita­ciones clave de los chats

Capaci­dades:

  1. Inter­cam­bio instan­tá­neo de infor­ma­ción. Los chats per­miten una inter­ac­ción ráp­i­da que te per­mite resolver prob­le­mas ráp­i­da­mente. Por ejem­p­lo, en una situación de cri­sis, las actu­al­iza­ciones del equipo suce­den en segundos.
  2. Disponi­bil­i­dad en platafor­mas y dis­pos­i­tivos. Los chats pueden ser uti­liza­dos en com­puta­do­ras así como en telé­fonos inteligentes. Por ejem­p­lo, Slack y Microsoft Teams tienen apli­ca­ciones móviles que te per­miten man­ten­erte en con­tac­to des­de cualquier lugar.
  3. Com­par­tir archivos. En un chat, puedes enviar ráp­i­da­mente una pre­sentación a un cliente o com­par­tir un informe sobre tu tra­ba­jo con colegas.

Lim­ita­ciones:

  1. Sobre car­ga de datos. En el chat, es fácil perder un men­saje o doc­u­men­to impor­tante entre cien­tos de otros menos importantes.
  2. Capaci­dad lim­i­ta­da para orga­ni­zar y estruc­turar tar­eas. En la may­oría de los chats, es difí­cil crear una jer­ar­quía de tar­eas, estable­cer pla­zos y asig­nar respon­s­abil­i­dades, lo que difi­cul­ta el seguimien­to del pro­gre­so y la final­ización de tareas.
  3. Restric­ciones en la gestión de acce­so à la infor­ma­ción, lo que puede lle­var a prob­le­mas de privacidad.
Por ejem­p­lo, un nue­vo emplea­do puede acced­er inad­ver­tida­mente a infor­ma­ción sen­si­ble si se añade a un chat públi­co sin restricciones.

La cal­i­fi­cación en catál­o­gos depende del análi­sis especí­fi­co del servicio.

¿Quién puede usar Work­sec­tion y Chats?

Work­sec­tion

Work­sec­tion es ade­cua­do para ti si

  • Tienes un equipo de 10 a 100 per­sonas. Work­sec­tion es ide­al para pequeñas y medi­anas empre­sas y ofrece todas las her­ramien­tas que nece­si­tas para orga­ni­zar el trabajo.
  • Bus­cas un sis­tema para tra­ba­jo estruc­tura­do. Work­sec­tion tiene una estruc­tura divi­di­da en proyec­tos con tar­eas y subtar­eas de var­ios nive­les, lo que te ayu­da a con­tro­lar las tar­eas. Agre­gar eti­que­tas, esta­dos y pri­or­i­dades mantiene todos los pro­ce­sos bajo con­trol y garan­ti­za eficiencia.
  • Quieres empezar a tra­ba­jar por horas. Cal­cu­la cos­tos pre­cisos de proyec­tos y tu ganan­cia con las her­ramien­tas de con­trol de recur­sos de Work­sec­tion. El ras­treador de tiem­po te per­mite reg­is­trar el tiem­po real de las tar­eas, y los informes autom­a­ti­za­dos los recopi­lan en un solo lugar para análi­sis fácil.
  • Nece­si­tas her­ramien­tas de gestión de proyec­tos como kan­ban o grá­fi­cos de Gantt. El tablero kan­ban y el grá­fi­co de Gantt de Work­sec­tion son una for­ma de visu­alizar tus tar­eas den­tro de un proyec­to. Esto sim­pli­fi­ca el flu­jo de tra­ba­jo a dos pasos: crear tar­eas y mostrar­las en el for­ma­to que requieras.

Es mejor con­sid­er­ar alter­na­ti­vas del ser­vi­cio si

  • Bus­cas una solu­ción con un alto niv­el de autom­a­ti­zación y plan­til­las. Al imple­men­tar Work­sec­tion, no obtienes plan­til­las lis­tas para usar ni acce­so a autom­a­ti­zación de pro­ce­sos empre­sar­i­ales complejos.
  • No estás lis­to para pagar por el sis­tema. Work­sec­tion es un ser­vi­cio de pago. Si no estás lis­to para inver­tir en un sis­tema de gestión de proyec­tos, es mejor con­sid­er­ar opciones gratuitas.

Los Chats

Los Chats son ade­cua­dos para ti si

  • Tienes un equipo de has­ta 5 per­sonas con tar­eas sen­cil­las. Los Chats serán una for­ma efec­ti­va de coor­di­nar acciones y inter­cam­biar infor­ma­ción ráp­i­da­mente para equipos pequeños con tar­eas simples.
  • Bus­cas una solu­ción de comu­ni­cación en tiem­po real. Los Chats te per­miten inter­cam­biar men­sajes instan­tánea­mente, lo que te ayu­da a respon­der ráp­i­da­mente a los cambios.
  • Tienes un pre­supuesto pequeño para la imple­mentación del sis­tema. Men­sajeros como Telegram y What­sApp tienen planes gra­tu­itos. Esto los hace acce­si­bles para equipos con finan­zas limitadas.

Los Chats no fun­cionarán para ti si

  • Tienes flu­jos de tra­ba­jo com­ple­jos y mul­ti­niv­el.Los chats pueden no ser lo sufi­cien­te­mente fun­cionales si tus proyec­tos requieren plan­i­fi­cación com­ple­ja, dis­tribu­ción de tar­eas y con­trol de eje­cu­ción en difer­entes etapas.
  • Nece­si­tas un ser­vi­cio con her­ramien­tas de gestión de proyec­tos incor­po­radas. Los chats no tienen her­ramien­tas de gestión de proyec­tos como tableros kan­ban, grá­fi­cos de Gantt, ras­treadores de tiem­po, etc. Para ello, es mejor uti­lizar ser­vi­cios especializados.
  • Quieres cen­tralizar toda la infor­ma­ción en un solo lugar. En los chats, es difí­cil pro­por­cionar un acce­so fácil à la infor­ma­ción para todo el equipo. La sobre­car­ga de infor­ma­ción y la fal­ta de estruc­tura lle­van à la pér­di­da de datos importantes.
  • Nece­si­tas comu­ni­carte de man­era trans­par­ente con el cliente basán­dote en informes. Los chats no pro­por­cio­nan el niv­el ade­cua­do de respon­s­abil­i­dad y trans­paren­cia. Por lo tan­to, es mejor uti­lizar ser­vi­cios en los que puedas dar a los clientes acce­so a cier­tas partes del proyec­to e informes.
Hemos prepara­do una tabla de com­para­ción sim­pli­fi­ca­da para que puedas eval­u­ar ráp­i­da­mente la fun­cional­i­dad de ambas soluciones:

Gestión de tar­eas en Chats y Worksection 

Al com­parar los chats de tra­ba­jo con los ser­vi­cios de gestión de proyec­tos en línea, es esen­cial señalar que la gestión de tar­eas a través de chats es posi­ble. Veamos más de cer­ca el men­sajero Telegram.

Gestión de tar­eas en Telegram

Telegram ofrece gestión de tar­eas a través de la inte­gración de chat­bots. Disponibles tan­to solu­ciones gra­tu­itas como de pago.

¿Cómo fun­ciona?

Los chat­bots amplían las capaci­dades del chat con botones inter­ac­tivos. Para inte­grar un chat­bot, nece­si­tas añadir­lo a un chat en fun­cionamien­to. Después de la autor­ización, los par­tic­i­pantes podrán ver las tar­eas actuales y pro­gra­madas, así como recibir nuevas.

Ven­ta­jas y desventajas

Las ven­ta­jas:
  1. No pierdes tiem­po en migra­ciones, sino que per­maneces en un entorno famil­iar sin ten­er que cam­biar a otra herramienta.
  2. Fun­cional­i­dad famil­iar. Usar chat­bots sim­pli­fi­ca la incor­po­ración, ya que la may­oría de los usuar­ios ya están famil­iar­iza­dos con su funcionamiento.

Desven­ta­jas:

  1. Fal­ta de estruc­tura. Las tar­eas siguen en el chat, y aunque es más rápi­do encon­trar­las con un chat­bot, tú y tus emplea­d­os no tienen una jer­ar­quía clara de tar­eas con división en subtareas.

Gestión de tar­eas en Worksection

La gestión de tar­eas en Work­sec­tion es disponible para todos los planes e incluye las sigu­ientes características:
  • Crear tar­eas con dos nive­les de subtar­eas para un tra­ba­jo estructurado.
  • Pri­orizar tar­eas para coor­di­nar recursos.
  • Esta­dos y eti­que­tas de tar­eas para clasi­ficar eta­pas y especi­fi­ca­ciones del trabajo.
  • Estable­cer pla­zos y asig­nar respon­s­abil­i­dades. Car­ac­terís­ti­cas bási­cas para la gestión efec­ti­va del tiem­po y recursos.

Per­son­al­ización de tar­eas en Worksection

  1. Detal­la la descrip­ción de la tarea con opciones de for­ma­to, añade enlaces y archivos 
  2. Comu­ni­ca den­tro de la tarea. Uti­liza men­ciones de usuar­ios, adjun­ta archivos direc­ta­mente en los comen­tar­ios a las tareas.
  3. Restringe el acce­so à la visu­al­ización de una tarea o comen­tar­ios den­tro de ella.
  4. Ve el his­to­r­i­al de la tarea para ras­trear y doc­u­men­tar todas las actividades.

¿Por qué deberías ele­gir Worksection?

Una solu­ción inte­gral de gestión de proyectos

Work­sec­tion pro­por­ciona una solu­ción inte­gral para ges­tionar proyec­tos de diver­sas com­ple­ji­dades y perfiles:
  1. Dia­gra­ma de Gantt para proyec­tos con pla­zos definidos y depen­den­cias entre pro­ce­sos. Una solu­ción efec­ti­va para empre­sas arqui­tec­tóni­cas, con­struc­tores y fabricantes.
  2. Kan­ban para proyec­tos con eta­pas repet­i­ti­vas para seg­men­tar flu­jos de tra­ba­jo. Ayu­dará a orga­ni­zar el tra­ba­jo en estu­dios de con­sul­toría y diseño.
  3. Un tem­po­rizador y reports autom­a­ti­za­dos ayu­darán a con­tro­lar los recur­sos uti­liza­dos, lo cual es impor­tante para los equipos de servicio.
Una var­iedad de her­ramien­tas y su com­bi­nación com­pe­tente ayu­darán a con­stru­ir el tra­ba­jo de equipos no téc­ni­cos y mix­tos de man­era efectiva.

Soporte a tar­i­fa horaria

Ras­trea y anal­iza el tiem­po y los recur­sos gas­ta­dos en un proyec­to. Esto te per­mite esti­mar tus ingre­sos y analizar pro­ce­sos no renta­bles para optimizarlos.


El soporte a tar­i­fa horaria de Work­sec­tion se basa en la colab­o­ración del ras­treador de tiem­po y los informes:
  • El tem­po­rizador per­mite reg­is­trar el tiem­po gas­ta­do en una tarea especí­fi­ca con unos pocos clics y mostrar­lo automáti­ca­mente en los informes.
  • Los informes te per­miten analizar los recur­sos uti­liza­dos en tiem­po real. Esto per­mite con­tro­lar tus már­genes y evi­tar pér­di­das de ganancias.

Estruc­tura­do y transparente

Estruc­turación de procesos:

  • Una cuen­ta de Work­sec­tion se divide en proyec­tos. Puedes orga­ni­zar áreas de tra­ba­jo sep­a­radas en ellos o asig­nar un proyec­to para tra­ba­jar con un cliente específico.
  • Todas las tar­eas se cre­an den­tro de un proyec­to especí­fi­co. Puedes crear tar­eas y agre­gar dos nive­les de subtar­eas a ellas para detal­lar flu­jos de trabajo.
  • Las tar­eas tam­bién tienen eti­que­tas y esta­dos. Los esta­dos se uti­lizan para mar­car las eta­pas del pro­ce­so. Las eti­que­tas se uti­lizan para indicar sus especificaciones.
  • Cada tarea tiene su propia per­sona respon­s­able del resul­ta­do. Toda la activi­dad del emplea­do se refle­ja en los informes.

Trans­paren­cia de roles y comunicación

  1. División en roles admin­is­tra­tivos y de usuario para con­tro­lar el acce­so à la infor­ma­ción por emplea­d­os y partes intere­sadas den­tro del sis­tema.Por ejem­p­lo, un par­tic­i­pante con el rol “lec­tor” puede ver infor­ma­ción sobre un proyec­to, pero no puede inter­ac­tu­ar con él.
  2. Amplia comu­ni­cación bajo las tar­eas en los comen­tar­ios. Cada tarea tiene su pro­pio cam­po para dis­cusión, lo que per­mite man­ten­er trans­paren­cia y clar­i­dad en el progreso.

Tra­ba­jo con clientes

Orga­ni­za tu tra­ba­jo con el cliente gra­cias a:
  1. Sis­tema de informes. Gra­cias a informes autom­a­ti­za­dos, puedes pro­por­cionar fácil­mente al cliente datos actu­al­iza­dos sobre el pro­gre­so del proyecto.
  2. Invi­tar al cliente al proyec­to para con­tro­lar y coor­di­nar todos los detalles. Crea un equipo de clientes e involu­cra al cliente en el proyecto.
Tam­bién puedes ocul­tar tar­eas y detalles de con­tac­to de los tra­ba­jadores del cliente.

Soporte durante la incorporación

Work­sec­tion tiene un chat de soporte téc­ni­co para ayu­darte a resolver cualquier prob­le­ma en el pro­ce­so de tu incor­po­ración. La car­ac­terís­ti­ca clave de nue­stro soporte es la comu­ni­cación con los espe­cial­is­tas del sis­tema direc­ta­mente, en lugar de respon­der a men­sajes de plan­til­la de un chatbot.

El chat de soporte téc­ni­co está disponible 24⁄7, y el tiem­po prome­dio de respues­ta de los exper­tos del ser­vi­cio es de 3 min­u­tos. Tam­bién ten­drás acce­so a infor­ma­ción en el blog del sis­tema, pre­gun­tas fre­cuentes con una descrip­ción detal­la­da de la fun­cional­i­dad, y cor­tos videos tuto­ri­ales en YouTube.
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