Projektmanager planen manchmal die Dauer eines Projekts ausschließlich basierend auf ihrer eigenen Erfahrung. Allerdings sind Berechnungen, die auf den erfolgreichsten und erfolglosesten Aufgaben, die sie ausgeführt haben, beruhen, wahrscheinlich ungenau.
Einige Manager denken unbewusst: “Ich sehe, was ich sehen möchte.” Es ist üblich, dass ein Manager Informationen vertraut, die mit seiner Weltanschauung übereinstimmen, während er Daten ignoriert, die nicht seine Zustimmung finden.
Eine weitere Herausforderung in der Projektplanung ist die Komplexität der Beziehungen zwischen verschiedenen Risiken. Ereignisse können jederzeit während des Prozesses auftreten, miteinander korrelieren oder andere Unsicherheiten auslösen. Dasselbe Ereignis kann je nach Umständen unterschiedliche Auswirkungen haben, und der Manager könnte “das Feuer löschen” auf verschiedene Weise.
Die Event Chain Methodology (ECM) geht davon aus, dass egal wie gut der Projektzeitplan vorbereitet ist, Ereignisse eintreten werden, die den geplanten Zeitrahmen verändern. Die Hauptaufgabe besteht darin, sie im Voraus zu identifizieren, um sie zu steuern. ECM konzentriert sich nicht auf ständige Probleme, da diese ohne besondere Analysen identifiziert und behoben werden können.
Die Visualisierung von Risiken, um sie einfacher zu studieren, ist eine weitere wichtige Aufgabe der Methodik.
Ursprung
Die Event Chain Methodology entstand Ende der 2000er Jahre auf Basis anderer Risikanalysetools. Der PMBOK Guide empfahl 2008 Techniken zur Risikoanalyse: Entscheidungsbaum-Analyse, Monte-Carlo-Simulation und Sensitivitätsanalyse. Die beiden letzten Ansätze wurden zur Grundlage der Event Chain Methodology.
Die Monte-Carlo-Methode hilft, die statistische Verteilung von Ergebnissen auf der Grundlage von Daten mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit zu berechnen. Die Sensitivitätsanalyse identifiziert Risiken mit dem größten Einfluss auf Prozesse.
Ein weiterer Teil der Methodik ist die grafische Beschreibungssprache für die Modellierung von Geschäftsprozessen, UML. Die Visualisierung von Verbindungen zwischen Unsicherheiten wurde aktiv in der Softwareentwicklung verwendet und beinhaltete die Erstellung von Gantt-Diagrammen und anderen Ereignisnetzdiagrammen.
Vorhersagetechniken, die historische Daten analysieren, werden ebenfalls verwendet. Ähnlichkeiten zwischen vergangenen und aktuellen Prozessen werden identifiziert.
Vorhersagetechniken, die historische Daten analysieren, werden ebenfalls verwendet. Ähnlichkeiten zwischen vergangenen und aktuellen Prozessen werden identifiziert.
Diese Techniken bilden die Grundlage der Ereignismodellierungsmethode. Unter ihrem Einfluss wird der Projektzeitplan wie folgt erstellt:
- Bereiten Sie den Projektzeitplan für das optimale Szenario vor. Berechnen Sie die Dauer, die Kosten und andere wichtige Parameter. Entfernen Sie optimistische Indikatoren aus den Berechnungen, da Projektmanager oft übermäßig ehrgeizige Zahlen aufgrund von Überconfidence, Fehleinschätzungen oder Team-Motivation einbeziehen.
- Erstellen Sie eine Liste von Ereignissen und Ereignisketten. Prognostizieren Sie die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und ihre Auswirkungen auf Ressourcen und Unternehmensaktivitäten.
- Führen Sie eine quantitative Analyse mit der Monte-Carlo-Methode durch. Dies hilft Ihnen zu bestimmen, wie realistisch es ist, das Projekt bis zum festgelegten Datum ohne unvorhergesehene Kosten abzuschließen.
- Führen Sie eine Sensitivitätsanalyse durch, um Ereignisse und Ereignisketten mit dem größten Einfluss auf das Projekt zu identifizieren. Überprüfen Sie die Daten, um zu beurteilen, ob die Wahrscheinlichkeit von Ereignissen genau bestimmt wurde.
- Wiederholen Sie die Analyse während des Projekts basierend auf realen Daten und ob die vorhergesagten Ereignisse eingetreten sind. Beurteilen Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risiken basierend auf aktuellen Indikatoren.
Prinzipien der ECM
Identifizieren Sie den Moment des Ereignisauftritts und den angeregten Zustand
Prozesse sind normalerweise nicht konstant und einheitlich. Sie werden von externen Ereignissen beeinflusst, die ihren Zustand verändern. Wenn sich die Bedingungen des Prozesses ändern — andere Ressourcen oder mehr Zeit erfordern — geht er in einen angeregten Zustand über. Vor den Änderungen war er in seinem ursprünglichen Zustand.Der Prozesszustand kann an ein Ereignis gebunden sein. Zum Beispiel hängt die Durchführung einer Freiluftbesprechung vom externen Ereignis “schlechtes Wetter” ab. Wenn es regnet, wird der Prozess in einen angeregten Zustand versetzt — die Besprechung findet drinnen statt. Jetzt hängt der Prozess nicht mehr vom Ereignis “schlechtes Wetter” ab.
Ein Ereignis hat eine Auswirkung und eine Wahrscheinlichkeit. Angenommen, ein Prozess ist an das Ereignis “Änderung der Anforderungen” gebunden. Es kann mit einer Wahrscheinlichkeit von 50% auftreten und eine Verzögerung von 50% im Vergleich zum ursprünglichen Zustand verursachen. Wenn dieses Szenario jedoch wiederholt wird, beträgt die Verzögerung möglicherweise nur 25%, da die Geschäftsführung beim letzten Mal bestimmte Maßnahmen zu deren Minderung getroffen hat.
Die Auswirkung eines Ereignisses kann zu Prozessverzögerungen, Neustarts, Stornierungen oder dem Bedarf an neuen Ressourcen und Maßnahmen führen.
Jedes Ereignis hat einen Moment des Auftretens. Es kann absolut sein, an ein bestimmtes Datum gebunden, oder relativ — am Anfang, in der Mitte oder am Ende des Prozesses auftreten. Der Zeitpunkt des Ereignisses beeinflusst seine Auswirkungen.
Ereignisketten definieren
Einige Ereignisse können andere auslösen und Ereignisketten bilden. Zum Beispiel führte eine Änderung der Anforderungen zu einer Verzögerung des Prozesses, und um diese zu beschleunigen, wurden Ressourcen aus einem anderen Prozess zugewiesen. Infolgedessen werden Fristen überschritten und das Projekt insgesamt scheitert.
Das Ereignis, das die Kette auslöst, wird als Initiator bezeichnet. Das Ereignis, das “übernimmt”, ist der Empfänger. Der Effekt, der aus der Ereigniskette entsteht, wird als Multicast bezeichnet.
Ereignisketten verursachen mehr Verzögerungen als unabhängige Ereignisse. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen solchen Einfluss auf drei Prozesse in einem Projekt, die jeweils mit einer Wahrscheinlichkeit von 50% einen Neustart haben und 5 Tage dauern. Die Analyse wurde mit der Monte-Carlo-Methode durchgeführt.
Visualisierung und Analyse
Die Visualisierung der Beziehungen zwischen Ereignissen kann mit Gantt-Diagrammen erfolgen. Hier sind die Regeln für deren Erstellung:
- Ereignisse als Pfeile mit beschrifteten Namen anzeigen.
- Negative Ereignisse mit abwärts gerichteten Pfeilen und positive Ereignisse mit aufwärts gerichteten Pfeilen darstellen.
- Ereignisse in der Kette mit Linien verbinden.
- Ein auslösendes Ereignis mit mehreren Linien zu empfangenden Ereignissen wird als Multicast betrachtet.
- Globale Ereignisse, die alle Prozesse außerhalb des Gantt-Diagramms beeinflussen, anzeigen. Bedrohungen über dem Diagramm und Chancen darunter angeben.
Monte-Carlo-Simulation zur Risikoanalyse
Sobald Risiken, Ereignisketten und deren zugehörige Prozesszustände identifiziert sind, verwenden Sie die Monte-Carlo-Methode, um die Gesamtauswirkungen von Ereignissen zu bestimmen.Selbst wenn alle Risiken identifiziert sind, bestehen immer Unsicherheiten in Bezug auf die Projektkosten und ‑dauer. Um sie zu berücksichtigen, berechnen Sie die statistischen Verteilungen von Startzeit, Dauer und Projektkosten. Verwenden Sie nicht dieselben Ursachen, die Sie den Ereignissen zugeordnet haben, um eine Überlappung von Risiken zu vermeiden.
Folgen Sie diesen Schritten für eine korrekte Monte-Carlo-Analyse:
- Berechnen Sie die Zeitpunkte des Risikoauftretens basierend auf der statistischen Verteilung für jeden Zustand.
- Prüfen Sie, ob auslösende Ereignisse mit der gegebenen Wahrscheinlichkeit auftreten werden.
- Bestimmen Sie, ob Sie die Wahrscheinlichkeiten der Empfangsereignisse für dieses Experiment aktualisieren müssen.
- Prüfen Sie, ob Empfangsereignisse mit der gegebenen Wahrscheinlichkeit aufgetreten sind.
- Analysieren Sie jeden Prozess sowohl im ursprünglichen als auch im angeregten Zustand.
- Wenn ein Ereignis dazu führt, dass der Prozess abgebrochen wird, markieren Sie es als solches und berücksichtigen Sie neue Kosten und Zeiten im Projektplan.
- Wenn ein Ereignis ein anderes Ereignis verursacht — das Eingreifen des Managers als mildernde Maßnahme — passen Sie den Projektzeitplan entsprechend an.
- Berücksichtigen Sie die kumulierten Auswirkungen von Ereignissen auf die Projektkosten und ‑dauer sowie die Schwankungen von Dauer und Kosten.
Das Ergebnis gibt Ihnen die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Projektabschluss und die Wahrscheinlichkeit, dass einzelne Prozesse abgeschlossen werden.
Finden von kritischen Ereignisketten und Ereigniskosten
Ereignisse oder Ereignisketten mit der höchsten Wahrscheinlichkeit, Prozesse zu beeinflussen, werden als kritisch bezeichnet. Identifizieren Sie sie während der Sensitivitätsanalyse, indem Sie die Korrelationen zwischen den wichtigsten Projektparametern wie Kosten und Dauer sowie Ereignisketten untersuchen.
Verwenden Sie eine Sensitivitätstabelle, um kritische Ereignisse oder Ketten zu verfolgen.
Fazit
Motivationsfaktoren beeinflussen die wichtigsten Prozessparameter mehr als Risiken. Die Event Chain Methodology hilft, selektive Wahrnehmung, Managerverzerrungen gegenüber Informationen, die mit ihren Prinzipien übereinstimmen, Überconfidence und Planungsfehler zu überwinden.
ECM berücksichtigt Faktoren, die von anderen Risikanalysetechniken übersehen werden: Zeitpunkte des Risikoauftretens, Ereignisketten, Verzögerungen beim Ereignisauftritt und mildernde Maßnahmen. Um die Identifizierung von Ereignissen und deren Ketten zu erleichtern, erstellen Sie Diagramme und Prozesszustandstabellen.
Die Methodik umfasst Risikoanalysen und Zeitplananpassungen während des Projekts.