Managerii de proiect planifică uneori durata unui proiect bazându-se doar pe propria experiență. Cu toate acestea, calculele bazate pe cele mai de succes și cele mai puțin reușite sarcini pe care le-au executat pot fi inexacte.
Unii manageri pot să gândească inconștient: „Văd ce vreau să văd”. Este comun ca un manager să aibă încredere în informațiile care se aliniază viziunii lor asupra lumii, ignorând datele care nu primesc aprobarea lor mentală.
O altă provocare în programarea proiectului este complexitatea relațiilor dintre diferitele riscuri. Evenimentele pot apărea în orice moment al procesului, corelându-se între ele sau declanșând alte incertitudini. Același eveniment poate avea impacturi variate în funcție de circumstanțe, iar managerul ar putea „stinge focul” în moduri diferite.
Metodologia Lanțului de Evenimente (MLE) presupune că, indiferent de cât de bine este pregătit programul proiectului, evenimentele vor apărea care vor altera momentul planificat. Principalul obiectiv este identificarea acestora în avans pentru a le gestiona. MLE nu se concentrează pe problemele constante, deoarece acestea pot fi identificate și corectate fără analize speciale.
Vizualizarea riscurilor pentru a le studia mai ușor este o altă sarcină importantă pentru metodologie.
Origine
Metodologia Lanțului de Evenimente a apărut la sfârșitul anilor 2000 pe baza altor instrumente de analiză a riscurilor. Corpul de Cunoștințe în Managementul Proiectelor (Ghid PMBOK) a recomandat tehnici pentru analiza riscurilor în 2008: analiza arborelui decizional, simularea Monte Carlo și analiza de sensibilitate. Ultimele două abordări au devenit fundamentul pentru Metodologia Lanțului de Evenimente.
Metoda Monte Carlo ajută la calcularea distribuției statistice a rezultatelor pe baza datelor cu o anumită probabilitate. Analiza de sensibilitate identifică riscurile cu cel mai mare impact asupra proceselor.
O altă parte a metodologiei este limbajul de descriere grafică pentru modelarea proceselor de afaceri, UML. Vizualizarea conexiunilor între incertitudini a fost folosită activ în dezvoltarea software-ului și a implicat crearea diagramelor Gantt și a altor diagrame ale rețelei de evenimente.
Tehnicile de prognoză care analizează datele istorice sunt, de asemenea, utilizate. Se identifică similarități între procesele anterioare și cele actuale.
Tehnicile de prognoză care analizează datele istorice sunt, de asemenea, utilizate. Se identifică similarități între procesele anterioare și cele actuale.
Aceste tehnici formează baza metodei de modelare a evenimentelor. Sub influența lor, programul proiectului este creat astfel:
- Pregătiți programul proiectului pentru scenariul optim. Calculați durata, costul și alți parametri cheie. Eliminați indicatorii optimi din calcule, deoarece managerii de proiect integrează adesea cifre excesiv de ambițioase din cauza supraconfidenței, a erorilor de calcul sau a motivației echipei.
- Creați o listă de evenimente și lanțuri de evenimente. Preziceți probabilitatea lor de apariție și impactul asupra resurselor și activităților companiei.
- Realizați o analiză cantitativă folosind metoda Monte Carlo. Aceasta vă va ajuta să determinați cât de realist este să finalizați proiectul până la data specificată fără costuri neprevăzute.
- Realizați o analiză de sensibilitate pentru a identifica evenimentele și lanțurile de evenimente cu cel mai mare impact asupra proiectului. Verificați datele pentru a evalua dacă probabilitatea evenimentelor este determinată cu exactitate.
- Repetați analiza pe parcursul proiectului pe baza datelor reale și dacă evenimentele prevăzute au avut loc. Reevaluați probabilitatea și impactul riscurilor pe baza indicatorilor actuali.
Principiile MLE
Identificați Momentul Apariției Evenimentului și Starea Excitată
Procesele nu sunt de obicei constante și uniforme. Ele sunt influențate de evenimente externe care le schimbă starea. Când condițiile procesului se schimbă — necesitând alte resurse sau mai mult timp — intră într‑o stare excitată. Înainte de modificări, era în starea sa inițială.Starea procesului poate fi legată de un eveniment. De exemplu, organizarea unei întâlniri în aer liber depinde de evenimentul extern „vreme nefavorabilă”. Dacă plouă, procesul va trece la o stare excitată — întâlnirea va avea loc în interior. Acum procesul nu mai depinde de evenimentul „vreme nefavorabilă”.
Un eveniment are un impact și o probabilitate. Să presupunem că un proces este legat de evenimentul „Schimbarea cerințelor”. Acesta poate apărea cu o probabilitate de 50% și poate cauza o întârziere de 50% comparativ cu starea inițială. Cu toate acestea, dacă acest scenariu se repetă, întârzierea poate fi de doar 25% deoarece managementul a luat anumite măsuri data trecută pentru a o atenua.
Impactul unui eveniment poate duce la întârzieri ale proceselor, reporniri, anulări sau necesitatea de noi resurse și măsuri.
Fiecare eveniment are un moment de apariție. Acesta poate fi absolut, legat de o dată specifică, sau relativ — având loc la începutul, mijlocul sau sfârșitul procesului. Timpul evenimentului influențează impactul său.
Definiți Lanțurile de Evenimente
Unele evenimente pot declanșa altele, formând lanțuri de evenimente. De exemplu, o schimbare a cerințelor a dus la o întârziere a procesului, iar pentru a o accelera, managerul a alocat resurse dintr-un alt proces. Drept rezultat, termenele limită sunt ratate, iar proiectul în ansamblul său eșuează.
Evenimentul care declanșează lanțul se numește inițiator. Evenimentul care „preia” se numește receptor. Efectul rezultat din lanțul de evenimente se numește multicast.
Lanțurile de evenimente cauzează mai multe întârzieri decât evenimentele independente. Mai jos este un exemplu al unui astfel de impact asupra a trei procese dintr-un proiect, fiecare având o probabilitate de 50% de repornire și durând 5 zile. Analiza a fost realizată folosind metoda Monte Carlo.
Vizualizare și Analiză
Vizualizarea relațiilor între evenimente poate fi realizată folosind diagrame Gantt. Iată regulile pentru crearea lor:
- Arătați evenimentele ca săgeți cu nume etichetate.
- Afișați evenimentele negative cu săgeți în jos și evenimentele pozitive cu săgeți în sus.
- Conectați evenimentele din lanț cu linii.
- Un eveniment initiator cu mai multe linii către evenimentele de primire este considerat multicast.
- Arătați evenimentele globale care afectează toate procesele în afara diagramei Gantt. Indicați amenințările deasupra diagramei și oportunitățile dedesubt.
Simularea Monte Carlo pentru Analiza Riscurilor
Odată ce riscurile, lanțurile de evenimente și stările lor de proces asociate sunt identificate, utilizați metoda Monte Carlo pentru a determina impactul global al evenimentelor.Chiar și atunci când toate riscurile sunt identificate, incertitudinile legate de costul și durata proiectului există întotdeauna. Pentru a le considera, calculați distribuțiile statistice ale timpului de început, duratei și costului proiectului. Nu folosiți aceleași cauze pe care le-ați atribuit evenimentelor pentru a evita suprapunerile riscurilor.
Urmați acești pași pentru o analiză corectă a Monte Carlo:
- Calculați momentele de apariție a riscurilor pe baza distribuției statistice pentru fiecare stare.
- Verificați dacă evenimentele initiatoare vor apărea cu probabilitatea dată.
- Determinați dacă trebuie să actualizați probabilitățile evenimentelor de primire pentru acest experiment.
- Verificați dacă evenimentele de primire au avut loc cu probabilitatea dată.
- Analizați fiecare proces atât în starea inițială cât și în cea excitată.
- Dacă un eveniment determină anularea procesului, marcați‑l ca atare și luați în considerare noi costuri și timp în planul proiectului.
- Dacă un eveniment determină un alt eveniment — intervenția managerului ca o acțiune de atenuare — ajustați programul proiectului în consecință.
- Considerați impactul cumulativ al evenimentelor asupra costului și duratei proiectului împreună cu fluctuațiile de durată și cost.
Rezultatul vă va oferi probabilitatea finalizării cu succes a proiectului și probabilitatea de finalizare a proceselor individuale.
Identificarea Lanțurilor Critice de Evenimente și Costul Evenimentului
Evenimentele sau lanțurile de evenimente cu cea mai mare probabilitate de a afecta procesele se numesc critice. Identificați-le în timpul analizei de sensibilitate examinând corelațiile dintre parametrii cheie ai proiectului, precum costul și durata, și lanțurile de evenimente.
Utilizați o tabelă de sensibilitate pentru a urmări evenimentele sau lanțurile critice.
Concluzie
Factorii motivaționali au un impact mai mare asupra parametrilor cheie ai procesului decât riscurile. Metodologia Lanțului de Evenimente ajută la depășirea percepției selective, prejudecăților manageriale față de informațiile care se aliniază cu principiile lor, supraconfidenței și erorilor de planificare.
MLE consideră factorii trecuți cu vederea de alte tehnici de analiză a riscurilor: momentele de apariție a riscurilor, lanțurile de evenimente, întârzierile în apariția evenimentelor și măsurile de atenuare. Pentru a simplifica identificarea evenimentelor și a lanțurilor lor, creați diagrame și tabele ale stărilor procesului.
Metodologia include analiza riscurilor și ajustările de program pe parcursul proiectului.