Projektoví manažeři někdy plánují trvání projektu pouze na základě svých vlastních zkušeností. Výpočty založené na nejúspěšnějších a neúspěšných úlohách, které vykonali, však pravděpodobně nebudou přesné.
Někteří manažeři mohou nevědomky myslet: “Vidím, co chci vidět”. Je běžné, že manažer důvěřuje informacím, které se shodují s jeho viděním světa, zatímco ignoruje údaje, které nesplňují jeho duševní souhlas.
Další výzvou v plánování projektu je složitost vztahů mezi různými riziky. Události se mohou vyskytnout kdykoliv během procesu, navzájem se korrelovat nebo vyvolávat jiné nejistoty. Ta stejná událost může mít různé dopady v závislosti na okolnostech a manažer může “hasit požár” různými způsoby.
Metodologie řetězce událostí (ECM) předpokládá, že bez ohledu na to, jak dobře je harmonogram projektu připraven, události se vyskytnou, které změní plánovaný čas. Hlavním úkolem je je identifikovat předem, aby je bylo možné řídit. ECM se nezaměřuje na stálé problémy, protože ty mohou být identifikovány a opraveny bez zvláštní analýzy.
Vizualizace rizik pro jejich snadnější studium je dalším důležitým úkolem pro metodologii.
Původ
Metodologie řetězce událostí vznikla na konci 2000. let na základě jiných nástrojů pro analýzu rizik. Příručka pro řízení projektů (PMBOK Guide) doporučila techniky pro analýzu rizik v roce 2008: analýzu rozhodovacích stromů, Monte Carlo simulaci a analýzu citlivosti. Poslední dva přístupy se staly základem pro metodologii řetězce událostí.
Metoda Monte Carlo pomáhá vypočítat statistické rozdělení výsledků na základě dat s určitou pravděpodobností. Analýza citlivosti identifikuje rizika s největším dopadem na procesy.
Další částí metodologie je grafický popisný jazyk pro modelování obchodních procesů, UML. Vizualizace spojení mezi nejistotami byla aktivně používána ve vývoji softwaru a zahrnovala vytváření Ganttových diagramů a dalších diagramů událostních sítí.
Také se používají techniky forecasting, které analyzují historická data. Identifikují se podobnosti mezi minulými a aktuálními procesy.
Také se používají techniky forecasting, které analyzují historická data. Identifikují se podobnosti mezi minulými a aktuálními procesy.
Tyto techniky tvoří základ metody modelování událostí. Pod jejich vlivem je harmonogram projektu vytvářen následujícím způsobem:
- Připravte harmonogram projektu pro optimální scénář. Vypočítejte trvání, náklady a další klíčové parametry. Odstraňte optimistické ukazatele z výpočtů, neboť projektoví manažeři často zahrnují příliš ambiciózní čísla z důvodu nadměrné sebedůvěry, chybných výpočtů nebo motivace týmu.
- Vytvořte seznam událostí a řetězců událostí. Předpovězte jejich pravděpodobnost výskytu a jejich dopad na zdroje a činnosti společnosti.
- Proveďte kvantitativní analýzu pomocí metody Monte Carlo. To vám pomůže určit, jak realistické je dokončit projekt do stanoveného datumu bez neplánovaných nákladů.
- Proveďte analýzu citlivosti, abyste identifikovali události a řetězce událostí s největším dopadem na projekt. Ověřte data, aby se zjistilo, zda byla pravděpodobnost událostí přesně určena.
- Opakujte analýzu během projektu na základě skutečných dat a zda se předpovězené události uskutečnily. Znovu zhodnoťte pravděpodobnost a dopad rizik na základě aktuálních ukazatelů.
Principy ECM
Identifikujte okamžik výskytu události a vzrušený stav
Procesy obvykle nejsou konstantní a rovnoměrné. Jsou ovlivněny vnějšími událostmi, které mění jejich stav. Když se mění podmínky procesu – vyžadující další zdroje nebo více času – vstoupí do vzrušeného stavu. Před změnami byl v počátečním stavu.Stav procesu může být spojen s událostí. Například konání schůzky pod otevřenou střechou závisí na vnější události “špatné počasí.” Pokud prší, proces se dostane do vzrušeného stavu — schůzka se uskuteční uvnitř. Nyní proces není závislý na události “špatné počasí”.
Událost má dopad a pravděpodobnost. Řekněme, že proces je spojen s událostí “Změna požadavku.” Může nastat s pravděpodobností 50 % a způsobit 50% zpoždění ve srovnání s počátečním stavem. Pokud se však tento scénář opakuje, zpoždění může být pouze 25 %, protože vedení přijalo určitá opatření, aby ho zmírnilo.
Dopad události může vést k zpožděním v procesu, jeho restartování, zrušení nebo potřeby nových zdrojů a opatření.
Každá událost má okamžik výskytu. Může být absolutní, vázaná na konkrétní datum, nebo relativní – vyskytující se na začátku, uprostřed nebo na konci procesu. Časování události ovlivňuje její dopad.
Definujte řetězce událostí
Některé události mohou vyvolat další, čímž vytvářejí řetězce událostí. Například změna požadavku vedla k zpoždění procesu, a aby ho urychlila, manažer přidělil zdroje z jiného procesu. V důsledku toho jsou termíny překročeny a projekt celkově selže.
Událost, která spouští řetězec, se nazývá iniciátor. Událost, která “přebírá”, je příjemce. Účinek vyplývající z řetězce událostí se nazývá multicasting.
Řetězce událostí způsobují více zpoždění než nezávislé události. Níže je uveden příklad takového dopadu na tři procesy v projektu, každý s 50 % pravděpodobností restartování a trvající 5 dní. Analýza byla provedena pomocí metody Monte Carlo.
Vizualizace a analýza
Vizualizace vztahů mezi událostmi může být provedena pomocí Ganttových diagramů. Zde jsou pravidla pro jejich vytváření:
- Ukázat události jako šipky s popsanými názvy.
- Zobrazit negativní události dolů směřujícími šipkami a pozitivní události nahoru směřujícími šipkami.
- Propojit události v řetězci linkami.
- Iniciující událost s více linkami k přijímacím událostem se považuje za multicasting.
- Ukázat globální události, které ovlivňují všechny procesy mimo Ganttův diagram. Vyjádřete hrozby nad diagramem a příležitosti pod ním.
Monte Carlo simulace pro analýzu rizik
Jakmile jsou rizika, řetězce událostí a jejich související stavy procesu identifikovány, použijte metodu Monte Carlo k určení celkového dopadu událostí.I když jsou všechna rizika identifikována, existují vždy nejistoty související s náklady a trváním projektu. Aby se na ně bralo ohled, vypočtěte statistické rozdělení času zahájení, trvání a nákladů na projekt. Nepoužívejte stejné příčiny, které jste přiřadili k událostem, abyste se vyhnuli překrývání rizik.
Postupujte podle těchto kroků pro správnou analýzu Monte Carlo:
- Vypočítejte okamžiky výskytu rizik na základě statistického rozdělení pro každý stav.
- Zkontrolujte, zda se iniciující události vyskytnou s danou pravděpodobností.
- Určete, zda potřebujete aktualizovat pravděpodobnosti přijímacích událostí pro tento experiment.
- Zkontrolujte, zda se přijímací události vyskytly s danou pravděpodobností.
- Analyzujte každý proces jak v počátečním, tak ve vzrušeném stavu.
- Pokud událost způsobí zrušení procesu, označte ji tak a započítejte nové náklady a čas do projektu.
- Pokud událost vyvolá jinou událost – zásah manažera jako zmírňující akci – upravte harmonogram projektu podle toho.
- Zohledněte kumulativní dopad událostí na náklady a trvání projektu spolu s fluktuacemi trvání a nákladů.
Výsledkem bude pravděpodobnost úspěšného dokončení projektu a pravděpodobnost dokončení jednotlivých procesů.
Vyhledávání kritických řetězců událostí a nákladů na události
Události nebo řetězce událostí s nejvyšší pravděpodobností ovlivnění procesů se nazývají kritické. Identifikujte je během analýzy citlivosti zkoumáním korelací mezi klíčovými parametry projektu, jako jsou náklady a trvání, a řetězci událostí.
Použijte citlivostní tabulku pro sledování kritických událostí nebo řetězců.
Závěr
Motivační faktory ovlivňují klíčové parametry procesu více než rizika. Metodologie řetězce událostí pomáhá překonat selektivní vnímání, zaujatost manažerů k informacím, které se shodují s jejich principy, nadměrnou sebedůvěru a plánovací chyby.
ECM zohledňuje faktory, které jsou opomíjeny jinými technikami analýzy rizik: okamžiky výskytu rizik, řetězce událostí, zpoždění vyskytování událostí a zmírňující akce. Aby se usnadnila identifikace událostí a jejich řetězců, vytvářejte diagramy a tabulky stavů procesů.
Metodologie zahrnuje analýzu rizik a úpravy harmonogramu během projektu.