I project manager talvolta pianificano la durata di un progetto basandosi esclusivamente sulla propria esperienza. Tuttavia, i calcoli basati sui compiti più riusciti e su quelli meno riusciti che hanno eseguito potrebbero risultare imprecisi.
Alcuni manager possono pensare inconsciamente: “Vedo ciò che voglio vedere”. È comune che un manager si fidi delle informazioni che si allineano alla propria visione del mondo, ignorando i dati che non soddisfano il loro approvazione mentale.
Un’altra sfida nella pianificazione dei progetti è la complessità delle relazioni tra i diversi rischi. Gli eventi possono verificarsi in qualsiasi momento durante il processo, correlarsi tra loro o innescare altre incertezze. Lo stesso evento può avere impatti variabili a seconda delle circostanze, e il manager potrebbe “estinguere il fuoco” in modi diversi.
La metodologia Evento Chain (ECM) presuppone che, indipendentemente da quanto bene sia preparato il programma del progetto, si verificheranno eventi che modificheranno i tempi pianificati. Il compito principale è identificarli in anticipo per poterli gestire. L’ECM non si concentra su problemi costanti perché questi possono essere identificati e corretti senza un’analisi speciale.
Visualizzare i rischi per studiarli più facilmente è un altro compito importante per la metodologia.
Origine
La metodologia Evento Chain è emersa a fine anni 2000 basandosi su altri strumenti di analisi del rischio. Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ha raccomandato tecniche per l’analisi del rischio nel 2008: analisi ad albero decisionale, simulazione Monte Carlo, e analisi di sensibilità. Le ultime due approcci sono diventate la base per la metodologia Evento Chain.
Il metodo Monte Carlo aiuta a calcolare la distribuzione statistica dei risultati basata su dati con una certa probabilità. L’analisi di sensibilità identifica i rischi con il maggiore impatto sui processi.
Un’altra parte della metodologia è il linguaggio di descrizione grafica per modellare i processi aziendali, UML. La visualizzazione delle connessioni tra le incertezze è stata attivamente utilizzata nello sviluppo software e ha comportato la creazione di grafici di Gantt e altri diagrammi di rete degli eventi.
Vengono utilizzate anche tecniche di previsione che analizzano i dati storici. Vengono identificate somiglianze tra processi passati e attuali.
Vengono utilizzate anche tecniche di previsione che analizzano i dati storici. Vengono identificate somiglianze tra processi passati e attuali.
Queste tecniche formano la base del metodo di modellazione degli eventi. Sotto la loro influenza, il programma del progetto viene creato come segue:
- Preparare il programma del progetto per lo scenario ottimale. Calcolare la durata, il costo e altri parametri chiave. Rimuovere gli indicatori ottimistici dai calcoli, poiché i project manager spesso incorporano cifre eccessivamente ambiziose a causa di eccesso di fiducia, errati calcoli o motivazione del team.
- Creare una lista di eventi e catene di eventi. Prevedere la loro probabilità di occorrenza e il loro impatto sulle risorse e sulle attività aziendali.
- Condurre un’analisi quantitativa utilizzando il metodo Monte Carlo. Questo ti aiuterà a determinare quanto sia realistico completare il progetto entro la data specificata senza costi imprevisti.
- Condurre un’analisi di sensibilità per identificare gli eventi e le catene di eventi con il maggiore impatto sul progetto. Verificare i dati per valutare se la probabilità degli eventi è determinata con precisione.
- Ripetere l’analisi durante il progetto sulla base dei dati reali e se gli eventi previsti si sono verificati. Rivalutare la probabilità e l’impatto dei rischi in base agli indicatori attuali.
Principi dell’ECM
Identificare il Momento di Occorrenza dell’Evento e lo Stato Eccitato
I processi di solito non sono costanti e uniformi. Sono influenzati da eventi esterni che né cambiano lo stato. Quando le condizioni del processo cambiano — richiedendo altre risorse o più tempo — entra in uno stato eccitato. Prima delle modifiche, era nel suo stato iniziale.Lo stato del processo può essere legato a un evento. Ad esempio, tenere una riunione all’aperto dipende dall’evento esterno “maltempo.” Se piove, il processo passerà a uno stato eccitato: la riunione si svolgerà al chiuso. Ora il processo non dipende più dall’evento “maltempo”.
Un evento ha un impatto e una probabilità. Supponiamo che un processo sia legato all’evento “Cambiamento di requisiti.” Può verificarsi con una probabilità del 50% e causare un ritardo del 50% rispetto allo stato iniziale. Tuttavia, se questo scenario si ripete, il ritardo potrebbe essere solo del 25% poiché la direzione ha adottato alcune misure la volta scorsa per mitigarne l’effetto.
L’impatto di un evento può portare a ritardi nei processi, riavvii, cancellazioni o alla necessità di nuove risorse e misure.
Ogni evento ha un momento di occorrenza. Può essere assoluto, legato a una data specifica, o relativo — verificandosi all’inizio, nel mezzo o alla fine del processo. Il tempismo dell’evento influenza il suo impatto.
Definire le Catene di Eventi
Alcuni eventi possono innescare altri, formando catene di eventi. Ad esempio, un cambiamento nei requisiti ha portato a un ritardo del processo, e per accelerarlo, il manager ha allocato risorse da un altro processo. Di conseguenza, le scadenze vengono mancate e il progetto nel complesso fallisce.
L’evento che innesca la catena è chiamato l’iniziatore. L’evento che “sorprende” è il ricevente. L’effetto risultante dalla catena di eventi è chiamato multicasting.
Le catene di eventi causano più ritardi rispetto agli eventi indipendenti. Di seguito è riportato un esempio di tale impatto su tre processi in un progetto, ognuno con una probabilità del 50% di riavvio e durata di 5 giorni. L’analisi è stata condotta utilizzando il metodo Monte Carlo.
Visualizzazione e Analisi
Visualizzare le relazioni tra gli eventi può essere fatto utilizzando grafici di Gantt. Ecco le regole per crearli:
- Mostrare gli eventi come frecce con nomi etichettati.
- Visualizzare gli eventi negativi con frecce verso il basso e gli eventi positivi con frecce verso l’alto.
- Collegare gli eventi nella catena con linee.
- Un evento iniziante con più linee verso eventi riceventi è considerato multicasting.
- Mostrare eventi globali che influenzano tutti i processi al di fuori del grafico di Gantt. Indicare le minacce sopra il diagramma e le opportunità sotto.
Simulazione di Monte Carlo per l’Analisi del Rischio
Una volta identificati rischi, catene di eventi e i loro stati di processo associati, utilizzare il metodo Monte Carlo per determinare l’impatto complessivo degli eventi.Anche quando tutti i rischi sono identificati, esistono sempre incertezze relative ai costi e alla durata del progetto. Per tenerne conto, calcola le distribuzioni statistiche di tempo di inizio, durata e costi del progetto. Non utilizzare le stesse cause che hai attribuito agli eventi per evitare rischi sovrapposti.
Segui questi passaggi per un’analisi corretta di Monte Carlo:
- Calcolare i momenti di occorrenza dei rischi sulla base della distribuzione statistica per ogni stato.
- Verificare se gli eventi iniziali si verificheranno con la probabilità data.
- Determinare se è necessario aggiornare le probabilità degli eventi riceventi per questo esperimento.
- Verificare se gli eventi riceventi si sono verificati con la probabilità data.
- Analizzare ogni processo sia negli stati iniziali che in quelli eccitati.
- Se un evento causa l’annullamento del processo, segnalo come tale e calcola nuovi costi e tempi nel piano di progetto.
- Se un evento provoca un altro evento — intervento del manager come azione mitigante — adeguare di conseguenza il programma del progetto.
- Considerare l’impatto cumulativo degli eventi sui costi e sulla durata del progetto insieme alle fluttuazioni di durata e costo.
Il risultato ti darà la probabilità di un completamento riuscito del progetto e la probabilità che i singoli processi vengano completati.
Trovare Catene di Eventi Critici e Costo degli Eventi
Eventi o catene di eventi con la maggiore probabilità di influenzare i processi sono chiamati critici. Identificali durante l’analisi di sensibilità esaminando le correlazioni tra i parametri chiave del progetto come costo e durata e catene di eventi.
Utilizza una tabella di sensibilità per tenere traccia degli eventi o delle catene critiche.
Conclusione
I fattori motivazionali influenzano i parametri chiave del processo più dei rischi. La metodologia Event Chain aiuta a superare la percezione selettiva, il pregiudizio dei manager verso le informazioni che si allineano ai propri principi, l’eccesso di fiducia e gli errori di pianificazione.
L’ECM considera fattori trascurati da altre tecniche di analisi dei rischi: momenti di occorrenza dei rischi, catene di eventi, ritardi nell’occorrenza degli eventi e azioni mitiganti. Per semplificare l’identificazione degli eventi e delle loro catene, crea diagrammi e tabelle di stato del processo.
La metodologia include analisi dei rischi e aggiustamenti del programma durante il progetto.