Worksection ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte separat zu konfigurieren, spezifische Regeln zu erstellen und Einschränkungen in den erweiterten Einstellungen für eine bessere Projektkontrolle festzulegen. In diesem Artikel werden wir die Möglichkeiten der erweiterten Einstellungen, die Arten von Status und die Nuancen der Einschränkungen innerhalb von Projekten untersuchen.
Statussets
Bei der Erstellung eines neuen Projekts können Sie die erforderlichen Status- und Beispielfelder1 für Aufgaben in diesem Projekt auswählen. Der Status bestimmt die Phasen, die Aufgaben durchlaufen, und die Labels helfen, die Aufgabe kurz zu beschreiben, was die Suche, die Gruppierung von Aufgaben und die Erstellung von Berichten beschleunigt.
Zusätzlich sind in den Premium-Abonnements Status und Labels direkt für das Projekt selbst2 verfügbar. Dies erleichtert die Arbeit erheblich, wenn Sie viele Projekte gleichzeitig durchführen.
Wer kann neue Statussets und Labels erstellen?
Der Besitzer des Kontos und der Administrator, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Zum Beispiel, wenn Sie ein Projekt haben, in dem Sie Blogartikel schreiben, können Sie ein entsprechendes Set von Status erstellen, wobei jeder einen bestimmten Schritt im Workflow darstellt. Gehen Sie dazu zu den Kontoeinstellungen, wählen Sie den Abschnitt Status und Labels und navigieren Sie zur Registerkarte Aufgabenstatus:
Indem Sie auf die Schaltfläche „Workflow hinzufügen“ klicken, benennen Sie das neue Statusset, zum Beispiel „Inhaltserstellung“, und fügen Sie die folgenden Status hinzu: „Backlog“, „Experteninterview“, „Schreiben“, „SEO-Tags“, „Überprüfung“, „Übersetzung“, „Veröffentlichung“ usw.
So wird jeder neue Artikel eine separate Aufgabe sein, die diese Status durchläuft – von der Erstellung bis zur Fertigstellung. Ein solches Projekt wird bequem als Kanban-Board dargestellt, das Ihrem Team hilft, sofort den aktuellen Stand jeder Aufgabe zu verstehen.
Projekteinschränkungen bei Aufgaben
Für jedes einzelne Projekt können Sie spezifische Einschränkungen festlegen. Im Folgenden werden wir besprechen, warum Einschränkungen benötigt werden und in welchen Worksection-Plänen sie verfügbar sind.
Ausgewählte Einschränkungen gelten für alle Aufgaben und Unteraufgaben innerhalb des erstellten Projekts:
- Von Standard aus, kann der Ausführende eine Aufgabe selbstständig schließen, aber dieses Recht kann eingeschränkt werden. In diesem Fall muss der Ausführende den Aufgabenautor oder Projektmanager zur Überprüfung und Schließung markieren, falls die Aufgabe korrekt abgeschlossen wurde.
- Verantwortung übergeben: Diese Funktion ermöglicht es dem aktuellen Ausführenden, die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe an ein anderes Mitglied des Teams zu übertragen. Dies kann erlaubt oder verboten werden.
- Fristen ändern: Aktivierung dieser Funktion ermöglicht es dem Ausführenden, die Fristen für die Aufgabe selbstständig zu ändern. Eine Einschränkung hierfür ist nützlich für eine bessere Kontrolle über die Projektaufgaben.
- Geplante Ausgaben ändern: Diese Funktion erlaubt es, die geplanten Ausgaben für eine Aufgabe zu ändern. Eine Einschränkung erhöht die Kontrolle über den finanziellen Aspekt des Projekts.
Weitere Einschränkungen im Premiumplan
Bei der Erstellung jeder Aufgabe in diesem Projekt können Sie bestimmte Felder obligatorisch machen, wie zum Beispiel:
- Fristen
- Status und Labels zuweisen
- Geplante Ausgaben
- Sichtbarkeit: Standardmäßig ist jede Aufgabe im Projekt für alle Teilnehmer mit der Benutzerrolle und höher sichtbar. Manchmal ist es jedoch, beispielsweise wenn ein Kunde am Projekt beteiligt ist, praktischer, alle Aufgaben standardmäßig auszublenden und nur einer bestimmten Gruppe zu öffnen. Diese Option hilft in solchen Fällen.
Zusätzliche Einschränkungen für Teilnehmer an Aufgaben
- Kommentare bearbeiten und löschen:Hilfreich, um alle Kommunikationen zu erhalten und nachzuvollziehen, wer was gesagt hat.
- Aufgaben bearbeiten und löschen: Um zu verhindern, dass Projektteilnehmer Aufgaben löschen oder Fristen ändern.
- Aufgaben löschen: Um die Möglichkeit der Aufgabenschließung zu verhindern.
Separate Einstellungen für Zeitkontrolle
- Keine Aufgaben schließen ohne Arbeitszeit zu protokollieren: Wenn Sie die Arbeitszeit an Aufgaben überwachen, verhindert dies das Schließen einer Aufgabe ohne Angabe der dafür aufgewendeten Zeit.
- Arbeitszeit nur für den aktuellen Tag protokollieren: Das System erlaubt nur die Protokollierung der Arbeitszeit für den aktuellen Tag und verhindert Rückdatierung.
- Arbeitszeit nur mit Timer protokollieren: Das System erlaubt die Zeitprotokollierung nur mithilfe des Timers und verbietet manuelle Eingaben.