Worksection permite que você configure seus projetos separadamente, crie regras específicas e defina restrições nas configurações avançadas para um maior controle do projeto. Neste artigo, iremos explorar as capacidades das configurações avançadas, os tipos de status e as nuances das restrições dentro dos projetos.
Conjuntos de Status
Ao criar um novo projeto, você pode escolher os conjuntos de status e rótulos necessários1 para as tarefas neste projeto. O status determina as etapas pelas quais as tarefas passarão, e os rótulos ajudam a descrever brevemente a tarefa, acelerando a busca, o agrupamento de tarefas e a geração de relatórios.
Além disso, em planos de assinatura premium, os status e rótulos estão disponíveis diretamente para o próprio projeto2. Isso facilita significativamente o trabalho quando você tem muitos projetos sendo executados simultaneamente.
Quem Pode Criar Novos Conjuntos de Status e Rótulos?
O proprietário e o administrador da conta, desde que tenham as permissões apropriadas.
Por exemplo, se você tem um projeto onde escreve artigos de blog, pode criar um conjunto correspondente de status, cada um representando uma etapa específica do fluxo de trabalho. Para fazer isso, vá para as configurações da conta, selecione a seção Status e Rótulos e navegue até a aba Status de Tarefas:
Clicando no botão “Adicionar Fluxo de Trabalho”, nomeie o novo conjunto de status, por exemplo, “Criação de Conteúdo”, e adicione os seguintes status: “Backlog,” “Entrevista com Especialista,” “Redação,” “Tags de SEO,” “Revisão,” “Tradução,” “Publicação,” etc.
Assim, cada novo artigo será uma tarefa separada que passará por esses status — da criação à conclusão. Tal projeto é convenientemente representado como um quadro Kanban, ajudando sua equipe a entender imediatamente o estágio atual de qualquer tarefa.
Restrições do Projeto sobre Tarefas
Para cada projeto individual, você pode definir restrições específicas. Abaixo, discutiremos por que as Restrições são necessárias e em quais planos do Worksection elas estão disponíveis.
As restrições selecionadas se aplicarão a todas as tarefas e subtarefas dentro do projeto criado:
- Por padrão, o executor pode fechar uma tarefa de forma independente, mas esse direito pode ser restringido. Nesse caso, o executor deve marcar o autor da tarefa ou o gerente do projeto para revisão e fechamento se a tarefa estiver corretamente concluída.
- Transferir Responsabilidade: Essa função permite que o executor atual transfira a responsabilidade de completar a tarefa para outro membro da equipe. Pode ser permitido ou proibido.
- Mudar Prazos: Ativar esta função permite que o executor altere prazos de tarefas de forma independente. Restringir isso será útil para um maior controle sobre as tarefas do projeto.
- Mudar Despesas Planejadas: Essa função permite alterar as despesas planejadas para uma tarefa. A restrição aumenta o controle sobre o aspecto financeiro do projeto.
Restrições Adicionais Disponíveis no Plano Premium
Ao criar cada tarefa neste projeto, você pode tornar certos campos obrigatórios, como:
- Prazos
- Atribuição de Status e Rótulos
- Despesas Planejadas
- Visibilidade: Por padrão, cada tarefa no projeto é visível para todos os participantes com o papel de usuário e acima. Às vezes, por exemplo, quando um cliente está envolvido no projeto, é mais conveniente tornar todas as tarefas ocultas por padrão e abri-las apenas para um grupo específico. Esta opção ajuda em tais casos.
Restrições Adicionais para Participantes da Tarefa
- Editar e Excluir Comentários: Útil para preservar toda a comunicação e rastrear quem disse o quê.
- Editar e Excluir Tarefas: Para evitar que os participantes do projeto excluam ou mudem os prazos das tarefas.
- Excluir Tarefas: Para prevenir a possibilidade de exclusão de tarefas.
Configurações Separadas para Controle de Tempo
- Não Fechar Tarefas Sem Registrar Tempo: Se você monitora o tempo de trabalho nas tarefas, isso impedirá o fechamento de uma tarefa sem especificar o tempo gasto nela.
- Registrar Tempo Apenas para o Dia Atual: O sistema permitirá registrar tempo apenas para o dia atual, impedindo retroativa.
- Registrar Tempo Apenas com Temporizador: O sistema permitirá registrar tempo somente usando o temporizador, proibindo a entrada manual.