ThinkGlobal: Место встречи — Worksection. Он упорядочивает работу.
15 июля 2020   •   Чингиc Баринов   •   6 min read

ThinkGlobal: Место встречи — Worksection. Он упорядочивает работу.

Компания-франчайзер ThinkGlobal — сеть инновационных школ (25 школ по Украине), которые предоставляют пространство для внедрения глобальных образовательных изменений и развития образования в Украине. Наш главный офис руководит всей сетью и контролирует управление процессом обучения.

Сейчас у нас 35 человек в компании. Фактически было около ста, но за год трансформаций мы пришли к новой структуре: более мобильной, которая делает управление школой эффективнее, а реализацию задач — быстрой.

Чем мы занимаемся?

Разрабатываем программы, обеспечиваем работу IT-систем, контролируем стандарты сетей и занимаемся бренд-маркетингом.


Что изменил в нашей работе карантин?

Фактически мы не меняли режим работы. Еще за год до карантина мы начали работать в удаленном режиме. Формально оставили офис только для административных потребностей в документообороте. Управление процессами обучения сегодня значительно изменилось.


Какие инструменты мы используем в работе?

Google-сервисы: Календарь (удобно синхронизировать с Google Meet, планируем ивенты и события в календаре и подключаемся к Google Meets в установленное время), Google Таблицы, Google Документы, Google Диск.

В Google Таблицах можно «поднять космическую станцию», соединять различные письма каскадами, «тянуть» различные данные. Это распространенные инструменты управления образовательным учреждением.

Для удаленной работы нужно забыть про Word и Excel. Отправлять документы электронной почтой — очень неблагодарное дело.


Для каких задач мы используем Worksection?

  1. Распределение нагрузки по проектам. Фактически компания указываем, какую работу мы готовы заказывать у сотрудников (за какую готовы заплатить, а за какую нет).
  2. Учет времени. Дома сложно организовывать рабочее время. Мозг самостоятельно переключается между бытовыми и рабочими задачами с перерывами на проверку почты, разговоры с семьей, чай, перекус. Рабочее время сокращается. Учет времени нужен для того, чтобы максимально тратить своё время с пользой. Я понимаю, что сейчас идет рабочее время, которое мне оплачивает компания. То есть оплачивается только отработанное время.



Учет времени — must have для удаленной работы. Когда я начал работать с трекингом, то понял, что эффективного времени значительно меньше, чем я думал.

Мы лимитируем время, которое оплачивает компания. Продуктивная работа начинается тогда, когда есть объективные ограничения. Компания избегает сюрпризов, когда планировалось, например, 100 часов, а по трекеру вышло 300. Утроенный бюджет в проекте — неразумно. Трекинг времени значительно упрощает процесс управления образовательным процессом в школах.

Время — такой же ресурс, как и деньги. Мы выделяем заранее определенное количество времени на отведенную задачу. Это про продуктивность.
Для того, чтобы начаться пользоваться трекингом нужна адаптация. Компания должна выделить 1-2 человека, которое будут отвечать за внедрение учета времени для отработки привычки. Важно проверять, смогли ли людей адаптироваться и привыкнуть включать эту функцию.

Опыт показывает, что некоторые сотрудники сначала не могли привыкнуть к трекеру потому, что для них это что-то новое.

Те, кто контролируют процесс и управляют образовательными проектами, могут в таком случае предложить свою помощь: «Если у вас не выходит пользоваться трекингом, давайте мы попробуем вместе». Важно убедиться, что трекеры правильно используют. То есть, человек должен включать и выключать таймер по факту потраченного на работу время.

Внедрение других сервисов должно проходить в несколько этапов:


  1. Первый этап — ознакомительный (начали пользоваться);
  2. Второй — начали использовать правильно для управления образовательными программами внутри сети, создание новых проектов и задач.

Почти не существует задач, которые можно делать целый день. Чаще всего задача длиться 20 минут, полчаса и час.


Каждая задача завершается микро-отчетом. После периода адаптации, отсутствие адаптации — это отсутствие оплаты. Мы хотим видеть результат.

Worksection удобен тем, что мы формируем там проекты и масштабные задачи. Дальше сотрудники в Worksection декомпозируют их на задачи и подзадачи с добавлением деталей.
  • Trello. Некоторые используют сервис для упорядочивания задач по доскам. Как опция. Удобно.
  • Workplace from Facebook. По сути, это корпоративный Facebook, где мы можем создавать разные группы.

Time killer в офисе — это много встреч, которые «убивают» час и генерируют любые другие паразитные задачи.

Первые лица компании должны сопровождать все процессы

Например, записывать внутренние видео. Объяснять, что трекинг времени с помощью Worksection делается не потому, что компания не доверяет сотрудникам, а потому, что компания стремиться к максимальной продуктивности рабочего времени.

На старте у наших сотрудников была такая мысль, что компания просто им не доверяет. На самом деле мы создаем условия для слаженной, эффективной работы на результат.
ответить
Олег 21 августа 2020
установите еще и kicidler, и эффективность тренера выйдет на новый уровень.

esc
Поделиться в
или
Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения...
29 апреля 2020   •   6 min read
PM Решения
Рассказываем о том, почему диаграмма Ганта около 100 лет остается стандартом планирования проектов.
15 июля 2020   •   9 min read
PM Решения
Тройка сильных Так можем назвать обзор, в котором встретились: Jira vs Youtrack vs Worksection. Agile-команды чаще всего становятся перед выбором: Jira или Youtrack? Привлекает внимание [бесплатность...
24 июня 2020   •   22 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через