Компания-франчайзер ThinkGlobal — сеть инновационных школ (25 школ по Украине), которые предоставляют пространство для внедрения глобальных образовательных изменений и развития образования в Украине. Наш главный офис руководит всей сетью и контролирует управление процессом обучения.
Сейчас у нас 35 человек в компании. Фактически было около ста, но за год трансформаций мы пришли к новой структуре: более мобильной, которая делает управление школой эффективнее, а реализацию задач — быстрой.
Чем мы занимаемся?
Разрабатываем программы, обеспечиваем работу IT-систем, контролируем стандарты сетей и занимаемся бренд-маркетингом.
Что изменил в нашей работе карантин?
Фактически мы не меняли режим работы. Еще за год до карантина мы начали работать в удаленном режиме. Формально оставили офис только для административных потребностей в документообороте. Управление процессами обучения сегодня значительно изменилось.
Какие инструменты мы используем в работе?
Google-сервисы: Календарь (удобно синхронизировать с Google Meet, планируем ивенты и события в календаре и подключаемся к Google Meets в установленное время), Google Таблицы, Google Документы, Google Диск.
В Google Таблицах можно «поднять космическую станцию», соединять различные письма каскадами, «тянуть» различные данные. Это распространенные инструменты управления образовательным учреждением.
Для удаленной работы нужно забыть про Word и Excel. Отправлять документы электронной почтой — очень неблагодарное дело.
Для каких задач мы используем Worksection?
- Распределение нагрузки по проектам. Фактически компания указываем, какую работу мы готовы заказывать у сотрудников (за какую готовы заплатить, а за какую нет).
- Учет времени. Дома сложно организовывать рабочее время. Мозг самостоятельно переключается между бытовыми и рабочими задачами с перерывами на проверку почты, разговоры с семьей, чай, перекус. Рабочее время сокращается. Учет времени нужен для того, чтобы максимально тратить своё время с пользой. Я понимаю, что сейчас идет рабочее время, которое мне оплачивает компания. То есть оплачивается только отработанное время.
Мы лимитируем время, которое оплачивает компания. Продуктивная работа начинается тогда, когда есть объективные ограничения. Компания избегает сюрпризов, когда планировалось, например, 100 часов, а по трекеру вышло 300. Утроенный бюджет в проекте — неразумно. Трекинг времени значительно упрощает процесс управления образовательным процессом в школах.
Время — такой же ресурс, как и деньги. Мы выделяем заранее определенное количество времени на отведенную задачу. Это про продуктивность.
Для того, чтобы начаться пользоваться трекингом нужна адаптация. Компания должна выделить 1-2 человека, которое будут отвечать за внедрение учета времени для отработки привычки. Важно проверять, смогли ли людей адаптироваться и привыкнуть включать эту функцию.
Опыт показывает, что некоторые сотрудники сначала не могли привыкнуть к трекеру потому, что для них это что-то новое.
Те, кто контролируют процесс и управляют образовательными проектами, могут в таком случае предложить свою помощь: «Если у вас не выходит пользоваться трекингом, давайте мы попробуем вместе». Важно убедиться, что трекеры правильно используют. То есть, человек должен включать и выключать таймер по факту потраченного на работу время.
Внедрение других сервисов должно проходить в несколько этапов:
- Первый этап — ознакомительный (начали пользоваться);
- Второй — начали использовать правильно для управления образовательными программами внутри сети, создание новых проектов и задач.
Почти не существует задач, которые можно делать целый день. Чаще всего задача длиться 20 минут, полчаса и час.
Каждая задача завершается микро-отчетом. После периода адаптации, отсутствие адаптации — это отсутствие оплаты. Мы хотим видеть результат.
Worksection удобен тем, что мы формируем там проекты и масштабные задачи. Дальше сотрудники в Worksection декомпозируют их на задачи и подзадачи с добавлением деталей.
- Trello. Некоторые используют сервис для упорядочивания задач по доскам. Как опция. Удобно.
- Workplace from Facebook. По сути, это корпоративный Facebook, где мы можем создавать разные группы.
Time killer в офисе — это много встреч, которые «убивают» час и генерируют любые другие паразитные задачи.
Первые лица компании должны сопровождать все процессы
Например, записывать внутренние видео. Объяснять, что трекинг времени с помощью Worksection делается не потому, что компания не доверяет сотрудникам, а потому, что компания стремиться к максимальной продуктивности рабочего времени.
На старте у наших сотрудников была такая мысль, что компания просто им не доверяет. На самом деле мы создаем условия для слаженной, эффективной работы на результат.