Компанія-франчайзер ThinkGlobal — мережа інноваційних шкіл (25 шкіл по Україні), які є простором для впровадження глобальних освітніх змін та розвитку освіти в України. Наш головний офіс керує усією мережею та контролює управління процесом навчання.
Чим ми займаємось?
Розробляємо програми, забезпечуємо роботу IT-систем, контролюємо стандарти мережі, займаємось бренд-маркетингом.
Що змінив у нашій роботі карантин?
Фактично ми не переходили в інший режим. Ще за рік до карантину ми почали працювати в режимі віддаленої роботи. Формально залишили тільки документ-офіс для обміну офіційними паперами. Управління процесом навчання сьогодні значно змінилось.
Які інструменти ми використовуємо в роботі?
Google-сервіси: Google Календар (зручно інтегрувати з Google Meet, плануємо подію в календарі і приєднуємось у потрібний час до Google Meet ), Google Таблиці, Google Документи, Google Диск. В Google Таблицях можна “підняти космічну станцію”, з’єднувати різні листи каскадами, «тягнути» різні дані. Це розповсюджені інструменти управління освітньою установою.
Для віддаленої роботи треба забути про Word та Excel. Відправляти документи електронною поштою – геть невдячна справа.
Для яких задач ми використовуємо Worksection?
- Розподіл роботи по проектах. Фактично компанія визначає, яку роботу ми готові замовляти у своїх співробітників (за яку готові платити, а за яку – ні).
- Tracking часу. Вдома складно організувати свій час. Весь час якісь «перемикання» між задачами, перевірка пошти, поспілкувався з кимось, чай, перекус і третини робочого часу немає. Tracking ефективний для того, аби витрачати час с користю. Я розумію, що саме зараз йде час, який оплачує мені компанія. Тобто оплата відбувається за треканий час.
Час – такий самий ресурс, як гроші. Ми видаємо відповідну кількість часу на відповідну задачу. Це про продуктивність.
Для користування трекінгом потрібні адаптація. Компанія має виділити 1-2 людини, які будуть відповідати за впровадження трекінгу часу та напрацювання звички. Важливо перевірити, чи взагалі змогли люди зайти та користуватись цією функцією.
Досвід показує, що деякі співробітники спочатку взагалі не користуються трекером, бо для них це нове. Вони не усвідомлюють, не дивлячись на домовленності, що цей час не буде оплачено.
Ті, хто контролюють процес та управління освітніми проектами, мають у такому випадку запропонувати свою допомогу: «Якщо у вас не виходить користуватись трекінгом, давайте ми разом зайдемо, спробуємо». Важливо переконатись, що трекери правильно використовуються. Тобто не о дев’ятій ранку поставив трекер, а о шостій вечора вимкнув.
Впровадження інших сервісів теж має відбуватись у декілька етапів:
- Перший етап – ознайомчий (почали користуватись);
- Другий – почали користуватись правильно для управління освітніми програмами в середині мережі, створення нових проектів та задач.
Майже не існує задач, які можна робити цілий день. Найчастіше задача – це 20 хвилин, півгодини, година.
Кожна задача має завершуватись мікрозвітом. Після адаптаційного часу відсутність мікрозвітів – це відсутність оплати. Ми хочемо бачити результат.
Worksection зручний тим, що ми формуємо там проекти, масштабні задачі. Далі співробітників у Worksection вже додають задачі, поглиблюють, деталізують.
- Trello. Дехто використовує як сервіс для впорядкування задач по дошках. Це як опція. Зручно.
- Workplace from Facebook. По суті, це корпоративний Facebook, де ми можемо створювати різні групи.
Time killer в офісі – це багато зустрічей, які “вбивають” час і генерують ще якісь “паразитні” задачі.
Перші особи компанії мають супроводжувати усі процеси
Наприклад, записувати внутрішні відео. Пояснювати, що трекінг за допомогою Worksection робиться не тому, що компанія вам не довіряє, а тому, що компанія бореться за продуктивність використаного часу.
На старті у наших співробітників була така думка, що компанія їм не довіряє. Насправді, ми створюємо умови для більш злагодженої, ефективної роботи на результат.