Дар’я Павлова, операційна директорка холдингу Vostok Group Kazakhstan і директорка креативної агенції Aitys Advertising, розповіла, як за допомогою Worksection налагодили процеси в регіональних офісах, об’єднали понад сотню фахівців в єдиному просторі та навчилися контролювати десятки проєктів без щоденних зустрічей.
Про компанію:
Vostok Group Kazakhstan — міжнародна комунікаційна, медійна та креативна група, що працює на ринках Казахстану, Центральної Азії, Кавказу та Монголії. До складу холдингу входять три ключові агенції: STARCOM (афілійована медійна агенція міжнародної мережі Publicis Groupe), Vostok Media Group Kazakhstan (діджитал-розміщення та зовнішня реклама) і Aitys Advertising (креативна агенція).
- Команда: понад 130 фахівців у Казахстані, загалом понад 220 співробітників у 9 країнах.
- Клієнти: Procter & Gamble, Mondelez, Samsung, Sandozi, Visa, Red Bull, місцеві ритейлери, дистриб’ютори та виробники.
- Масштаб у Worksection: близько 50 відкритих проєктів одночасно.
Як 199 листів за ніч і повідомлення, розкидані по різних чатах, змусили шукати єдину зручну систему?
Vostok Group Kazakhstan працює як із міжнародними брендами, так і з провідними місцевими компаніями. Тому зі зростанням команди та кількості проєктів компанія зіткнулася з типовою проблемою — робоче листування опинилося в різних місцях.Кожен фахівець або відділ обирав інструменти на власний розсуд:
- Статуси завдань велися в таблицях Excel;
- Оперативні питання обговорювалися в Telegram і WhatsApp;
- Важливе листування та завдання губилися в робочій пошті;
- Кожен самостійно обирав спосіб відстеження дедлайнів.
Найбільшим головним болем для топменеджменту була відсутність чіткого розуміння ситуації в проєктах. Керівникам, які одночасно відповідали за кілька напрямів, було фізично неможливо бачити реальний стан справ у кожному з них.
«За одну ніч мені могло надійти 199 листів. Повністю зануритися в ситуацію й до ранку точно зрозуміти актуальний статус кожного проєкту — фізично неможливо», — згадує Дар’я.
Втрата завдань створювала ризик зриву дедлайнів, що безпосередньо загрожувало репутації холдингу та втратою клієнтів.
Чому обрали Worksection?
Перш ніж знайти відповідне рішення, у Vostok Group Kazakhstan тестували різні інструменти. Короткий досвід роботи з Asana виявився невдалим — сервіс просто не прижився. У креативній агенції Aitys Advertising тривалий час працювали в Trello (його й зараз іноді відкривають для окремих SMM-проєктів із клієнтами). Однак Trello швидко продемонстрував свої обмеження щодо кількості користувачів і періодичні збої в роботі.
У 2019 році вирішили протестувати Worksection у двох найдинамічніших напрямах — у Digital-відділі та агенції Aitys Advertising.
Система швидко закріпилася завдяки трьом чинникам:
- Масштабованості. У Worksection немає штучних обмежень на кількість людей або проєктів. За всі роки роботи компанії лише один раз довелося перенести старі проєкти до архіву.
- Конфіденційності. Налаштування прав доступу дають змогу закрити проєкт для всіх, крім залученої команди, і таким чином забезпечити належний рівень конфіденційності для клієнтів Vostok Group Kazakhstan.
- Гнучкості для розв’язання різних завдань. Медіаагенціям потрібна діаграма Ганта для планування рекламних запусків і дашборди для фінансових процесів. Креативній агенції важливіше бачити історію правок і версії макетів в одному місці. Worksection підійшов обом.
Опір змінам і перехід команди на Worksection
Першими систему підхопили Digital-відділ і креативники, які швидко продемонстрували її користь іншим відділам. А те, що Worksection справді прижився, стало зрозуміло з того, як змінилося повсякденне спілкування в команді:«Ми зрозуміли, що сервіс працює, коли термін „посилання на ВС“ міцно закріпився в наших бізнес-процесах — онбордингу, передаванні справ, юридичному чи фінансовому статусі. Не потрібно розписувати всю хронологію проєкту — достатньо сказати: „Ось проєкт такий-то, посилання на ВС таке-то“».
Юридичний і фінансовий відділи спочатку поставилися до нововведення скептично, адже йшлося про перехід на іншу модель роботи. Усе змінилося, коли вони побачили, що Worksection надсилає сповіщення про завдання безпосередньо на пошту й не порушує звичного робочого ритму.
Щоб остаточно завершити процес упровадження, у компанії закріпили правила на рівні регламентів: усю внутрішню комунікацію перенесено виключно у Worksection, а пошта залишається інструментом для зовнішнього листування з клієнтами.
Уже понад півтора року навчання Worksection є частиною першого робочого дня кожного новачка. У холдингу підготували короткі презентації, односторінкові підказки з правилами постановки завдань і тестування після навчання.
Як організована робота зараз?
Зараз Vostok Group Kazakhstan веде у Worksection близько 50 великих проєктів. У таких клієнтів, як Procter & Gamble, Samsung або Mondelez, величезні лінійки продуктів, тому всередині кожного проєкту розгортаються сотні завдань і підзавдань.
Від щоденних нарад і довгих листувань відмовилися. Тепер перебіг медійних запусків контролюють за допомогою діаграми Ганта, а завантаженість співробітників на тиждень планують через дашборди та звіти.
Найкраще це відчувається в повсякденній роботі:
- дзвінок клієнта більше не змушує шукати статус у чатах — керівник відкриває завдання й одразу надає відповідь;
- контроль часу більше не тисне на команду, адже від таймерів відмовилися, а тривалість роботи оцінюють за проміжком між отриманням технічного завдання та готовим макетом;
- якщо хтось іде у відпустку, передавання справ зводиться до одного посилання на завдання, де вже є всі файли, бриф та історія обговорень.
Чому варто перейти на Worksection? «Попросіть за хвилину назвати статус усіх проєктів»
Worksection об’єднав робочі процеси ключових команд Vostok Group Kazakhstan в єдиній системі. Це забезпечило керівництву повну прозорість щодо проєктів, а командам — можливість спокійно дотримуватися дедлайнів.«Якби мене запитав колега з нашої сфери, яку головну причину я б назвала для переходу на Worksection, я б попросила його за хвилину назвати кількість проєктів, завдань і статус кожного з них, не звертаючись окремо до керівників. І якщо в людини виникнуть із цим труднощі, тоді я вже розповіла б про переваги Worksection і про цей перехід від хаотичної комунікації до системнішого управління».