Дарья Павлова, Vostok Group Kazakhstan холдингінің операциялық директоры және Aitys Advertising креативті агенттігінің директоры, Worksection көмегімен аймақтық кеңселердегі процестерді қалай реттегендерін, жүзден астам маманды бір кеңістікте біріктіргендерін және күнделікті жиналыстарсыз ондаған жобаны бақылауды қалай үйренгендерін айтып берді.
Компания туралы:
Vostok Group Kazakhstan — Қазақстан, Орталық Азия, Кавказ және Моңғолия нарықтарында жұмыс істейтін халықаралық коммуникациялық, медиа және креативті топ. Холдинг құрамына үш негізгі агенттік кіреді: STARCOM (халықаралық Publicis Groupe желісіне аффилиирленген медиа агенттік), Vostok Media Group Kazakhstan (цифрлық орналастыру және сыртқы жарнама) және Aitys Advertising (креативті агенттік).
- Команда: Қазақстанда 130-дан астам маман, жалпы 9 елде 220-дан астам қызметкер.
- Клиенттер: Procter & Gamble, Mondelez, Samsung, Sandozi, Visa, Red Bull, жергілікті ритейлерлер, дистрибьюторлар және өндірушілер.
- Worksection-дегі ауқым: бір уақытта шамамен 50 ашық жоба.
Бір түнде келген 199 хат пен әртүрлі чаттарға шашыраған хабарламалар бірыңғай әрі ыңғайлы жүйе іздеуге қалай мәжбүр етті?
Vostok Group Kazakhstan халықаралық брендтермен де, жетекші жергілікті компаниялармен де жұмыс істейді. Сондықтан команда мен жобалар санының өсуімен компания типтік мәселеге тап болды — барлық жұмыс хат-хабарлары әртүрлі жерлерге шашырап кетті.
Әр маман немесе бөлім құралдарды өз қалауынша таңдады:
- Тапсырмалардың статустары Excel кестелерінде жүргізілді;
- Жедел мәселелер Telegram және WhatsApp-та талқыланды;
- Негізгі хат-хабарлар мен тапсырмалар жұмыс поштасында сақталды;
- Дедлайндарды бақылау әдісін әркім өзі таңдады.
Бірыңғай жұмыс кеңістігі болмаған кезде процестер үнемі жоғалып отырды. Мұны креативті бөлім ерекше сезінді. Тапсырмалар тек жеке еске салудан кейін орындалатын, менеджерлер мен дизайнерлер дайын файлдардың соңғы нұсқаларын үнемі жоғалтып алатын, ал біреу демалысқа кеткенде, жұмысты әріптестерге басқа біреудің поштасынан бөліп-бөліп беруге тура келетін.
Топ-менеджмент үшін ең үлкен мәселе — жобалардағы жағдайдың түсініксіздігі болды. Бірден бірнеше бағытқа жауап беретін басшылардың әрқайсысындағы нақты жағдайды көруі физикалық тұрғыдан мүмкін емес еді.
«Бір түнде маған 199 хат келуі мүмкін еді. Жағдайға толық үңіліп, таңертеңге дейін әр жобаның өзекті статусын нақты түсіну физикалық тұрғыдан мүмкін емес», — деп еске алады Дарья.
Тапсырмалардың жоғалуы дедлайндардың кешігу қаупіне әкелді. Бұл холдингтің беделіне және клиенттерді жоғалтуға тікелей қауіп төндірді.
Неліктен Worksection таңдалды?
Тиімді шешім тапқанға дейін Vostok Group Kazakhstan түрлі құралдарды сынап көрді. Asana-мен қысқа тәжірибе сәтсіз болды — сервис компанияда қолданылмады. Креативті агенттік Aitys Advertising ұзақ уақыт бойы Trello-да жұмыс істеді (қазір де оны клиенттермен жұмыс істейтін жекелеген SMM-жобалар үшін кейде қолданады). Алайда Trello көп ұзамай пайдаланушылар санына қатысты шектеулерін және жұмыстағы мерзімді ақауларын көрсетті.
2019 жылы Worksection жүйесін ең қарқынды екі бағытта — Digital-бөлімде және Aitys Advertising агенттігінде сынап көруге шешім қабылданды.
Жүйе үш фактордың арқасында тез орнықты:
- Масштабталуы. Worksection-де адамдар немесе жобалар санына жасанды шектеулер жоқ. Компания жұмыс істеген барлық жыл ішінде ескі жобаларды архивке бір-ақ рет жіберуге тура келген.
- Құпиялылығы. Қолжетімділік құқықтарын баптау жобаны тартылған командадан басқа барлық адам үшін жабуға мүмкіндік береді. Осылайша Vostok Group Kazakhstan клиенттері үшін қажетті құпиялылық деңгейі қамтамасыз етіледі.
- Әртүрлі міндеттерді шешуге икемділігі. Медиа агенттіктерге жарнамалық науқандардың іске қосылу кестелері үшін Гант диаграммасы және қаржылық процестерге арналған дашбордтар қажет. Ал креативті агенттік үшін түзетулер тарихы мен макеттердің нұсқаларын бір жерде көру маңызды. Worksection екі бағытқа да сай келді.
Өзгерістерге қарсылық және команданың Worksection-ге көшуі
Жүйені алғаш болып Digital-бөлім мен креативті мамандар қолдана бастады. Олар оның пайдасын басқа бөлімдерге де тез көрсетті. Worksection-нің шынымен орныққанын командадағы күнделікті әңгімелердің өзгеруінен байқауға болды:
«Сервис жұмыс істеп тұрғанын біз „ВС-ке сілтеме“ деген тіркес бизнес-процестерімізде — онбордингте, жұмысты тапсыруда, заңды немесе қаржылық статуста берік орныққан кезде түсіндік. Жобаның бүкіл хронологиясын түсіндіріп қажет емес — „Мынау — осындай жоба, ВС-тегі сілтемесі — осындай“ деп айту жеткілікті».
Заң және қаржы бөлімдері бастапқыда жаңалыққа күмәнмен қарады, өйткені бұл басқа жұмыс үлгісіне көшуді білдірді. Worksection тапсырмалар туралы хабарламаларды тікелей электрондық поштаға жіберетінін және олардың жұмыс ырғағын бұзбайтынын көргенде, жағдай өзгерді.
Енгізу процесін толық аяқтау үшін компания ережелерді регламент деңгейінде бекітті: барлық ішкі коммуникация тек Worksection-ге көшіріледі, ал пошта клиенттермен сыртқы хат алмасу құралы ретінде қалады.
Бір жарым жылдан астам уақыт бойы Worksection-ді үйрету — кез келген жаңа қызметкердің алғашқы жұмыс күнінің бір бөлігі. Холдингте қысқаша презентациялар, тапсырмаларды қою ережелері жазылған бір беттік нұсқаулықтар және оқудан кейінгі тестілеу дайындалған.
Қазір жұмыс қалай ұйымдастырылған?
Қазір Vostok Group Kazakhstan Worksection-де шамамен 50 ірі жобаны жүргізеді. Procter & Gamble, Samsung немесе Mondelez сияқты клиенттердің өнім желілері өте ауқымды болғандықтан, әр жобаның ішінде жүздеген тапсырма мен қосалқы тапсырма болады.
Күнделікті жиналыстар мен ұзақ хат-хабарлардан бас тартылды. Медиа іске қосылымдар енді Гант диаграммасы арқылы тексеріледі, ал қызметкерлердің бір аптаға арналған жүктемесі дашбордтар мен есептер арқылы жоспарланады.
Бұл күнделікті жұмыста ерекше байқалады:
- клиенттің қоңырауы енді чаттардан статус іздеуге мәжбүрлемейді — басшы тапсырманы ашып, бірден жауап береді;
- уақытты бақылау енді командаға қысым жасамайды, өйткені таймерлерден бас тартылды, ал жұмыс ұзақтығы техникалық тапсырма мен дайын макет арасындағы уақыт аралығы бойынша бағаланады;
- ал біреу демалысқа кетсе, жұмысты тапсыру тапсырмаға апаратын бір ғана сілтемеге дейін қысқарады, онда барлық файлдар, бриф және талқылау тарихы бар.
Неліктен Worksection-ге көшу керек? «Бір минут ішінде барлық жобаның статусын атауды сұраңыз»
Worksection Vostok Group Kazakhstan негізгі командаларының процестерін бір жүйеге біріктірді. Бұл басшылыққа жобалар бойынша толық ашықтық берсе, командаларға дедлайндарды алаңсыз сақтауға мүмкіндік берді.
«Егер біздің саламыздағы әріптесім менен Worksection-ге көшудің басты себебін атауды сұраса, мен одан бір минут ішінде басшылардан жеке сұрамай-ақ, жобалардың, тапсырмалардың санын және олардың әрқайсысының статусын атауын сұрар едім. Егер адамға мұны жасау қиын болса, онда мен Worksection-нің артықшылықтары және хаостық коммуникациядан жүйелі басқаруға көшу туралы айтып берер едім».