Дарья Павлова, операционный директор холдинга Vostok Group Kazakhstan и директор креативного агентства Aitys Advertising, рассказала, как с помощью Worksection наладили процессы в региональных офисах, объединили более сотни специалистов в едином пространстве и научились контролировать десятки проектов без ежедневных встреч.
О компании:
Vostok Group Kazakhstan — международная коммуникационная, медийная и креативная группа, работающая на рынках Казахстана, Центральной Азии, Кавказа и Монголии. В состав холдинга входят три ключевых агентства: STARCOM (аффилированное медийное агентство международной сети Publicis Groupe), Vostok Media Group Kazakhstan (диджитал размещение и наружная реклама) и Aitys Advertising (креативное агентство).
- Команда: более 130 специалистов в Казахстане, свыше 220 сотрудников в общей сложности в 9 странах.
- Клиенты: Procter & Gamble, Mondelez, Samsung, Sandozi, Visa, Red Bull, RG Brands локальные ритейлеры и дистрибьюторы и производители.
- Масштаб в Worksection: около 50 открытых проектов одновременно.
Как 199 писем за ночь и разбросанные по разным чатам сообщения заставили искать единую удобную систему?
Vostok Group Kazakhstan работает как с международными брендами, так и с ведущими местными компаниями, поэтому с ростом команды и количества проектов компания столкнулась с типичной проблемой — вся рабочая переписка оказалась в разных местах.
Каждый специалист или отдел выбирал инструменты по своему усмотрению:
- Статусы задач велись в таблицах Excel;
- Оперативные вопросы обсуждались в Telegram и WhatsApp;
- Ключевую переписку и задачи прятали в рабочей почте;
- Метод отслеживания дедлайнов каждый выбирал для себя самостоятельно.
Когда нет единого рабочего пространства, процессы постоянно теряются. Сильнее всего это ощущал креативный отдел. Задачи обрабатывались только после личных напоминаний, менеджеры и дизайнеры постоянно теряли готовые версии файлов, а во время чьего-то отпуска передавать дела коллегам приходилось по кусочкам из чужой почты.
Главной головной болью для топ-менеджмента была непонятная ситуация в проектах. Руководителям, отвечающим сразу за несколько направлений, было физически невозможно видеть реальное положение дел в каждом из них.
«Мне за одну ночь могло прийти 199 писем. Полностью вникнуть в ситуацию и точно понять актуальный статус каждого из проектов к утру — физически невозможно», — вспоминает Дарья.
Потеря задач приводила к риску просрочки дедлайнов, что напрямую угрожало репутации холдинга и потере клиентов.
Почему выбрали Worksection?
Прежде чем найти подходящее решение, в Vostok Group Kazakhstan тестировали различные инструменты. Краткий опыт работы с Asana оказался неудачным — сервис просто не прижился. В креативном агентстве Aitys Advertising долгое время работали в Trello (его и сейчас иногда открывают для отдельных SMM-проектов с клиентами). Однако Trello быстро показал свои ограничения по количеству пользователей и периодическим сбоям в работе.
В 2019 году в Worksection решили протестировать систему в двух самых динамичных направлениях — в Digital-отделе и в агентстве Aitys Advertising.
Система быстро закрепилась благодаря трём факторам:
- Масштабируемости. В Worksection нет искусственных ограничений на количество людей или проектов. За все годы существования компании лишь один раз пришлось отправить старые проекты в архив.
- Конфиденциальности. Настройки прав доступа позволяют закрыть проект от всех, кроме привлечённой команды, тем самым обеспечить должный уровень конфиденциальности для клиентов Vostok Group Kazakhstan.
- Гибкости для решения различных задач. Медиаагентствам нужна диаграмма Ганта для графиков рекламных запусков и дашборды по финансовым процессам. Для креативного агентства важнее видеть историю правок и версии макетов в одном месте. Worksection подошёл обоим.
Сопротивление изменениям и переход команды на Worksection
Первыми систему подхватили Digital-отдел и креативщики, которые быстро показали её пользу другим отделам. А то, что Worksection действительно прижился, стало понятно по тому, как изменился повседневный разговор в команде:
«Мы поняли, что сервис работает, когда термин „ссылка на ВС“ прочно укоренился в наших бизнес-процессах — онбординге, передаче дел, юридическом или финансовом статусе. Не нужно расписывать всю хронологию проекта — достаточно сказать: „Вот проект такой-то, ссылка на ВС такая-то“»
Юридический и финансовый отделы сначала отнеслись к новинке скептически, ведь речь шла о переходе на другую модель. Всё изменилось, когда они увидели, что Worksection отправляет уведомления о задачах прямо на почту и не нарушает их рабочий ритм.
Чтобы окончательно завершить процесс внедрения, в компании закрепили правила на уровне регламентов: вся внутренняя коммуникация переносится исключительно в Worksection, а почта остается инструментом для внешней переписки с клиентами.
Уже более полутора лет обучение Worksection — это часть первого рабочего дня любого новичка. В холдинге подготовили краткие презентации, одностраничные подсказки с правилами постановки задач и тестирование после обучения.
Как устроена работа сейчас?
Сейчас Vostok Group Kazakhstan ведет в Worksection около 50 крупных проектов. У таких клиентов, как Procter & Gamble, Samsung или Mondelez, огромные линейки продуктов, поэтому внутри каждого проекта разворачиваются сотни задач и подзадач.
От ежедневных совещаний и длинных переписок отказались. Медийные запуски теперь сверяют по диаграмме Ганта, а загрузку сотрудников на неделю планируют через дашборды и отчеты.
Лучше всего это ощущается в повседневной рутине:
- звонок клиента больше не заставляет выяснять статус в чатах — руководитель открывает задачу и сразу даёт ответ
- контроль времени больше не давит на команду, ведь от таймеров отказались, а продолжительность оценивают по интервалу между техническим заданием и готовым макетом
- а если кто-то уходит в отпуск, вся передача дел сводится к одной ссылке на задачу, где уже есть все файлы, бриф и история обсуждений
Почему стоит перейти на Worksection? «Попросите за минуту назвать статус всех проектов»
Worksection объединил процессы ключевых команд Vostok Group Kazakhstan в единую систему. Это дало руководству полную прозрачность по проектам, а командам — возможность спокойно соблюдать дедлайны.
«Если бы меня спросил коллега из нашей сферы, какую главную причину я бы назвала, почему стоит перейти на Worksection, я бы попросила за минуту назвать мне количество проектов, задач и статус по каждому из них, не спрашивая отдельно у руководителей. И если у человека с этим возникнут трудности, то дальше я бы уже рассказала о преимуществах Worksection и об этом переходе от хаотичной коммуникации к более системному управлению».