Дистанційне керування: Інструменти та поради дляпереходу на віддалену роботу

Компанії переходять на роботу вдома та створюють змішані команди. Або може ви хочете керувати компанією, перебуваючи в іншому місті або навіть країні. Незалежно від того, яке рішення призвело до роботи віддалено, ви можете зберігати продуктивність компанії без особливих зусиль. Для цього слід вибудувати взаємну довіру між людьми і вибрати правильні інструменти.

У нашому блозі є багато порад і кейсів від іменитих українських компаній, у яких є досвід в менеджменті віддалених співробітників за допомогою системи управління проектами Worksection.

Примітка: Owl Labs провели дослідження, яке показало, що віддалені співробітники можуть працювати також ефективно, як і штатні, і при цьому відчувають себе щасливішими.

Інструменти, які потрібні вам і вашій команді для віддаленої роботи

Як для підготовлених команд, так і для початківців віддалених співробітників, в арсеналі повинні бути підготовлені такі інструменти:

• Надійне ПЗ для відеоконференцій
• Чат-додаток
• Хмарні інструменти для спільної роботи та документування
• Програмне забезпечення для управління проектами

Команда Worksection використовує додаток Zoom для відеоконференцій, онлайн-зустрічей і проведення демо-презентацій. Але ви можете вибрати звичний для більшості Skype. Ці 2 продукти не замінять особисті зустрічі, але допоможуть у спілкуванні та обговоренні, коли немає можливості фізично побачити групу людей.

Коли треба відеоконференція: вам потрібно наживо координувати команду, обговорювати робочі процеси і влаштовувати онлайн зустрічі з клієнтами.

Чому це потрібно: Zoom - гнучке рішення для відеозв'язку з можливістю демонстрації робочого столу комп'ютера. А ще у них є крута функція-заміна фону. Це допоможе навіть самим сором'язливим людям приховати від очей неприбрану кімнату :)

Це чати і месенджери, які допомагають отримати швидкий відгук від людини. У месенджері можна швидко отримати відповідь або щось обговорити з групою людей. У Worksection можна інтегрувати Telegram або Slack. Так, можна отримувати повідомлення з Worksection в улюблений месенджер.

Коли потрібна інтеграція Worksection з Zoom або Slack: вам потрібно бути на зв'язку з великою кількістю людей і мати можливість отримувати швидку відповідь на запит.
Чому це потрібно: месенджери набирають велику популярність, встановлені на кожному смартфоні і доступні з будь-якого ПК. Це універсальне рішення для того, щоб швидко отримати відповідь від людини.

Команда Worksection використовує весь пакет сервісів від Google. В Google документах можна зберігати файли і редагувати їх разом з колегами. Google Таблиці-незамінний інструмент, де Необмежена кількість людей, сидячи у себе вдома, може працювати над одним документом.

Коли це потрібно: коли треба фіксувати ідеї, створювати контент, вести звіти, працювати спільно над одним документом.
Чому це потрібно: універсальний інструмент для роботи в команді зі зручною системою коментарів і можливістю ділитися файлами.

Worksection - рішення для управління проектами і задачами як маленького, так і великого бізнесу. Наш сервіс відмінно підійде для тих, хто працює в офісі, так і для віддалених команд. Допоможе вести проекти з клієнтами, ставити задачі співробітникам і бачити їх навантаження в реальному часі.

Вбудовані інструменти, такі як діаграма Ганта і канбан-дошка, допоможуть планувати довгострокові клієнтські проекти, встановлювати послідовність між задачами і призначати реальні терміни виконання. Вбудований в Worksection облік часу покаже скільки часу команда витрачає на кожне завдання.

Віддалені команди люблять Worksection, тому що вони можуть підтримувати зв'язок в одному місці. Стежити за задачами дійсно простіше, коли є інструмент, який призначений для роботи в команді.

Віддалений співробітник, такий же як і штатний співробітник. Час його роботи чітко визначено, також як і обідній час. Віддалений співробітник відрізняється від фрілансера тим, що другий виступає в ролі підприємця, який сам вирішує з якими замовленнями варто працювати і скільки часу коштує працювати.

Щоб створити надійну опору для переходу в повний або частковий віддалений режим, потрібно впроваджувати показник продуктивності. Облік часу в Worksecton допоможе рахувати час витрачений на завдання співробітника. Так ви зможете зрозуміти скільки часу в середньому йде на процеси і зможете вимірювати продуктивність співробітників.

Підтримуйте високий рівень підзвітності
Для цього варто переключитися в роль наставника: направляти і координувати дії всіх компанії або вашого відділу. Для цього відмінно підійде Worksection, де можна призначати задачі співробітникам і в реальному часі бачити хто і над чим працює.

Можливість працювати вдома дозволяє співробітникам бути більш гнучкими: встигати працювати і приділяти час домашнім обов'язкам.

Примітка: гнучкий графік співробітника може впливати на команду, до якої він прив'язаний. Це означає, що він може пропускати важливі збори. Тому, якщо співробітники частково або всім офісом працюють віддалено — підключайте до роботи відеозв'язок.