9 порад тайм-менеджмента

У цьому можна переконатися самостійно років через 20-30, але вже сьогодні ці навички можуть допомогти кожному:

• працювати над проектами швидше без шкоди для якості;
• виконувати завдання без напруги;
• бути більш продуктивними;
• залишати час для себе і радіти життю, і нарешті ...
• встигати все (гаразд, це - неможливо).

Сьогодні кожен може навчитися оптимально використовувати свій час. Для цього слід взяти на озброєння кілька простих правил.

1. Робити тільки важливе.

Ваших справ завжди більше, ніж ви можете зробити. Просто прийміть це. При цьому людський мозок вибирає легші завдання. У той же час - дійсно важливі і складні завдання - висять дамокловим мечем в пам'яті, пригнічуючи гомосапієнса. Тому люди ЗАЙНЯТІ, але не продуктивно. Знову ж таки, в силу соціальних інстинктів нам некомфортно відмовляти тим, хто просить допомогти з якимось завданням, яке важливе їм, але не важливе ВАМ. У підсумку, ви робите багато рухів, у вас багато зобов'язань, але не просуваєтеся до вашої мети.

Рішення: усвідомте, що важливо для вас, визначте ваші цінності. Якщо завдання не підпадає під ваші цінності - відразу говорить йому «ні». Безжально прибирайте все погане. Зайве під ніж. Ви відмінно проживете кажучи «ні» для 90% ваших звичайних завдань. (гарне читання на цю тему Essentialism )

2. Працюйте менше в правильний час

Якщо деякий час поспостерігати за своїм організмом, кожна людина зможе визначити власні біоритми, в тому числі і години, на які припадає пік активності. Саме в цей час можна працювати з максимальною ефективністю. Таким чином вдасться встигнути багато за невеликий проміжок часу.
Кожне завдання - пожирає нашу силу волі. Сила волі зазвичай максимальна з ранку і поступово витрачається протягом дня, але бувають винятки. Брайан Трейсі, один з найуспішніших бізнес-консультантів, називає «жабою» - найважливіше і зазвичай складна справа, яку треба виконати протягом дня.
Тому і особисто для мене оптимально вирішувати найважливіше і складне завдання - прямо з ранку. Без відволікання на неважливі «приємні» завдання. (гарне читання на цю тему 4-hours workweek )

3. Фільтрація інформації.

Щоб не перевантажувати мозок непотрібними відомостями і не витрачати на них свій час, необхідно навчитися відбирати потрібну інформацію з тих тонн, які містяться в Інтернеті. Потрібно вміти швидко вивчати файли і сторінки, не читати все підряд, зупинятися тільки на тому, що дійсно необхідно і розвивати навички швидкочитання. Для читання книг можна використовувати «вичавки» (читати «summary» можна, наприклад тут getabstract.com )

4. Відмовитися від пошти і соцмереж.

Просто спробуйте порахувати як-небудь, скільки ви витрачаєте на це часу. Наприклад, використовуючи таймер rescuetime.com . Після цього, ви спокійно зможете деактивувати соцмережі, а пошту перевіряти раз на добу. Під час роботи - відключіть всі месенджери, а телефон можна перевести в авіа-режим.   (гарне читання на цю тему Unsubscribe )

5. Концентрація на одному завданні.

Зараз круто бути людиною, здатною вирішувати одночасно купу справ. Але є дуже багато досліджень, які всі стверджують, що мультизадачність знижує вашу продуктівноcть . Тому вирішуйте одну важливу для вас задачу.

6. Планування.

Брайан Трейсі наполегливо рекомендує витратити 20 хвилин на початку дня на планування ваших дій. І наполегливо рекомендує перед сном подумати, що ви будете робити завтра. Ніби то, ваша підсвідомість уві сні продумає, як максимально ефективно вирішити задачу завтра. Не впевнений, що це саме так, але звичку цю я про всяк випадок набув :), в цілому, зручно.

Складну задачу краще розділити на дрібні підзадачі, за принципом дерева рішень, основна задача - стовбур дерева, а підзадачі - його гілки. Це називається декомпозиція. «Декомпозіцією» можна займатися до тих пір, поки реалізація плану не стане простою і прозорою.

7. Слово «ні» економить час.

Важливо навчитися відмовляти і говорити «ні» завданням (і людям), які не входять до числа обраних. Це досить некомфортно, але дуже скоро ви зрозумієте, що нічого поганого не трапляється, а ваше життя стає комфортнішим.   (гарне читання на цю тему Start with NO )

8. Відпочивати.

Це досить "по-капітанськи" звучить. Але для мене особисто дуже важливо спати,  вставати рано і займатися спортом. Це дає енергію, необхідну для роботи.

9. Використовувати правильні інструменти.

Розвантажити голову. Перше, що рекомендує Девід Ален в Getting things done - розвантажити голову. У вас повинен бути інструмент, який зберігає ваші завдання і нагадує вам про терміни і пріоритети. Це може бути блокнот або електронний to-do list.

Для роботи з завданнями є відмінні зручні сервіси:

• Для створення особистих to-do списків підійдуть системи Remember the milk , Wunderlist.com , Todoist і інші, які можна підібрати на свій розсуд з списку .
• А для командної роботи над завданнями можна і потрібно використовувати звичайно ж - Worksection , Basecamp , Trello , Teamlab , або підібрати щось своє серед схожих систем .