Чи згодні ви, що в будь-якій справі мають бути правила? Ми — так, і правила для постановки задач в Worksection також існують!
Програми для управління проектами та задачами безумовно допомагають. Але щоб вони працювали на максимум, потрібно вміти їх правильно “годувати”.
Для цього і потрібні правила постановки та ведення задач, виконуючи які працівники стають ефективнішими і досягають своїх цілей швидше.
Для тих, кому ліньки читати — відеоверсія на нашому Youtube Worksection
Правило №1 — Не ставте задачі усно
Правило №2 — Зrozуміло називайте задачі
Назва задачі повинна бути максимально зрозуміла та чітка. Так, як якби ви пояснювали, що зробити своїй бабусі. У назві задачі має бути максимально детально зазначений дієслово-дія “що зробити” і кінцевий результат.
Погано: “Кава в офіс”Добре: “Подзвонити в компанію Cofetrade (044−23456789) і замовити каву “Jacobs” на 3 місяці”Від того, наскільки зрозуміло і правильно названа задача, залежить її правильне і своєчасне виконання.
Зазвичай, усі наші важливі задачі складні. І ці задачі вимагають того, щоб ми спочатку подумали перед тим, як почати робити. Оскільки це досить енергозатратно, люди підсвідомо цього уникають. Тому, якщо у вас є список задач: “Важливі-але-потрібно-подумати” і “Прості-просто-роблю” — людина автоматично вибере просту. В результаті важливі будуть прокрастинуватися (відкладатися) максимально до дедлайну.
Але якщо ви “складну” задачу опишете так, щоб було зрозуміле хоча б перше дію, то почати її виконання для працівника буде значно простіше.
Правило №3 — Пишіть максимально детальний опис до задачі. Так, щоб не залишалося запитань
Правило №4 — Обов’язково вказуйте терміни
- Без відчуття часу працівники можуть розтягувати виконання задачі. Таким чином, сильно знижується ефективність компанії в цілому.
- Самі задачі без терміна найчастіше втрачаються, тому що про них не приходять нагадування, на відміну від задач зі сроками, які завжди на виду.
- Коли з’являються нові задачі, складно планувати роботу, якщо вже існуючі задачі без термінів.
Правило №5 — Вносьте часові витрати
Правило №6 — Записуйте кінцевий результат у задачу
Також ви, наприклад, можете створити сет міток у Worksection “Результат роботи”: “Зроблено добре”, “Зроблено погано” та “Зроблено відмінно” і встановлювати їх при виконанні завдання. Пізніше зможете переглянути і з’ясувати причини, чому у вас все “Зроблено п̶л̶о̶х̶о̶ відмінно”.
