До Worksection я протестував безліч програм і таск-менеджерів. Наприклад: Jira та Бітрікс. У мене було таке відчуття, ніби все добре, але чогось не вистачає. Є щось окремо, але воно ніяк не пов’язане між собою.
Дизайнери, до речі, відмінний показник зручності таск-менеджера. У Jira команді було складно. А якщо складно — люди просто не хочуть нічого робити.
Як дізналися про Worksection?
Про Worksection я дізнався в 2013 році. Мене покликали на телеканал «1+1» в якості керівника дизайн-структури каналу і там було завдання:
Створити структуру і контроль ресурсу дизайнерів. Коли у тебе в підпорядкуванні 2 людини — дуже просто контролювати ресурс. Але коли в команді 13 чоловік — зрозуміти «хто чим зайнятий» вже набагато складніше.
Над кожним стояти немає часу. Але важливо розуміти: вистачає в команді ресурсу чи ні, і як ним ефективно користуватися. Неефективність ресурсу — це коли один перевантажений завданнями, а інший нічого не робить або залишається з мінімальним завантаженням.
У процесі аналізу і формування задач, зрозумів — потрібна якась система. Тоді я вже знав про Microsoft Project. Почав будувати КПП (календарно-постановочний план) в Microsoft Project і зрозумів, що це не підходить, тому що є це зручно тільки мені одному, а не всій команді. Почав шукати щось хмарне.
Розглядав Jira, Бітрікс і ще + 4 або 5 варіантів. Два тижні витратив просто на пошуки і тести.
Натрапив на Worksection. Я тоді не знав, що це наші «київські». Зареєструвався, «тикав» і дивився: зручно чи ні. Worksection виявився для мене максимально зручний та інтуїтивно зрозумілий. Було зрозуміло: є розбивка по проектам, можливість планування, Діаграма Ганта.
У 2013 році ми зайшли у Worksection з командою з 13-ти осіб дизайн-студії телеканалу 1+1″. До речі, вони і зараз використовують Worksection.
Дизайнери дуже вибагливі. Тому, якщо вони залишилися у Worksection, значить, це зручно і перевірено часом.
Коли почали працювати на СТБ, також використовували Worksection?
Так, коли я працював арт-директором на телеканалі СТБ, деякий час використовували Worksection. Пропрацював на каналі 11 років. У багатьох реакція: «Нічого собі!». А я відповідаю: «20 битв екстрасенсів пережив і вас переживу».
Коли команда на СТБ стала більше, якийсь час «прикручували» до 1C заявки, які дизайнери повинні були заповнювати. Це був болючий досвід. У підсумку ми зрозуміли, що це не працює.
У 2017 році мені віддали відділ в керівництво і перше, що спало на думку для управління задачами — Worksection. Я вже знав, що Worksection — це «робоча конячка», яка відразу закриє багато задач. Ми почали активно вести роботу у Worksection.
Я промоніторив, раптом з’явилося щось нове за той час, поки ми в команді не використовували Worksection. Але нічого не знайшов, а існуючі таск-менеджери не еволюціонували.
Тоді, в 2017 році, на каналі були зміни (масштабувати відділи) і ми виявилися єдиною структурою в холдингу Star Light Media, яка могла дати чітку і зрозумілу звітність по виконаній роботі завдяки Worksection.
Завдяки Worksection у нас був зрозумілий і прозорий звіт: саме така кількість задач і саме така кількість людей має бути у структурі.
У таск-менеджері видно, наприклад, у кого зі співробітників є вільний ресурс для нових задач. За цим же принципом співробітників можна об’єднати в команду. Важливо розуміти, як ефективно використовувати ресурс.
Наприклад, якщо проект замість запланованих два дні буде затверджуватися довше — «з’їде» КПП цього проекту і всіх інших також.
Ви зазвичай працюєте з шаблонними проектами або новими?
Найчастіше — шаблонні. Ти розумієш послідовність дій. Усередині проекту все може варіюватися, залежно від обраної технології. Це просто зйомка або розробка 3D і з’являються додаткові ідеї для реалізації.
На прикладі проекту «Холостяк»: в одному з сезонів ми додавали хмари в графіку і важливо було, щоб хмари реагували на букви, що проходять крізь них. Так з’явилася нова ідея для реалізації і новий проект.
Трекаєте час у Worksection?
Ми не запускаємо таймер, але вказуємо час виконаної роботи.
Коли Арт-директор, наприклад, ставить задачу і говорить: «У тебе є на це два дні». Виконавець закриває задачу, вказує витрачений на роботу час. Впорався за два дні? Вказав шістнадцять годин. Кожна екстра-година також враховується.
Чи працюєте з клієнтами у Worksection?
На ТВ робота з клієнтами виглядає так: приходить бриф на пошту в месенджер. Project Manager переглядає і віддає Арт-директору. Далі Арт-директор, якщо потрібно, просить уточнити більше інформації.
Уже готовий бриф закидаємо у Worksection і створюємо під нього задачу. Дизайнери мало контактують з таск-менеджером. Більше PM і адміністратори.
ТВ — це вічні «пожежі». Наприклад, приходить термінова задача на сьогодні. А це означає, що позавчора її просто хтось не зробив. Таск-менеджер допомагає мінімізувати кількість таких “пожеж”.
Наприклад, можна легко забути про невеликі внутрішні завдання, але важливо не упустити завдання по серйозним проектам.
Як проходив онбордінг в систему?
Кожному, хто приходить в наш колектив, пояснюємо:
Worksection — наша корпоративна система контролю. Ми тут спілкуємося, створюємо проекти і швидко вирішуємо робочі питання.
Крім того, у нас є структура «папкінга» і нейминга файлів. Всіх співробітників просимо цієї структури дотримуватися. Є адміністратор, який наводить лад у Worksection і стежить за тим, щоб задачі називалися правильно (і їх легко було знайти).
У нас своя термінологія. Також ми використовуємо теги, щоб розуміти, звідки «прилетіла» задача і скільки ресурсу кожна окрема задача від команди вимагає.
Що подобається у Worksection?
Коли тільки почав використовувати, must have — Діаграма Ганта. Візуально мені зрозуміло: хто і в яких задачах задіяний. У Worksection ти розумієш як ефективно використовувати ресурс і чому для виконання тієї чи іншої задачі потрібна саме така кількість людей.
Коли проходиш шлях «молодого бійця” і аналізуєш інші системи, розумієш: начебто весь функціонал є, але він незручний. У Worksection все зручно і зрозуміло. Ти швидко знаходиш потрібний функціонал.
Коли всі задачі зафіксовані в таск-менеджері, стає зрозумілою цінність, наприклад, тих же 10-ти співробітників, які виконують ці задачі. Тобто, вже не виникає питання: «А навіщо потрібно 10 осіб, якщо можна залишити 3?». Фіксація задач і витраченого часу дає відповідь на це питання.
Worksection — це історія про менеджмент однієї великої команди. Співробітники перетинаються в різних задачах. Десь в задачі п’ять чоловік, а десь два. Worksection — це про ефективність кожної окремої людини в команді.