OKRs vs. KPIs: Як навчитися ставити цілі та вимірювати ефективність у бізнесі

• OKR фокусуються на встановленні та досягненні конкретних цілей для стимулювання прогресу та розвитку
• KPI — це показники, що використовуються для оцінки ефективності поточних процесів у напрямку досягнення ключових результатів бізнесу. 

1. Надихаючі цілі: OKR є унікальними завдяки акценту на встановленні амбітних цілей. Ці цілі спонукають команди виходити за рамки типових очікувань. Такі цілі є амбітними та призначені для того, щоб спонукати співробітників або команду вийти із зони комфорту, щоб стимулювати розвиток та збільшення обсягів виробництва в організації.
2. Вимірювані результати: Кожна з цілей в OKR повинна бути пов’язана з чіткими, вимірюваними ключовими результатами. Мова йде про кількісні результати, які вимірюють успіх досягнення мети. Можливість вимірювання гарантує, що кожен член команди може об’єктивно оцінити стан просування цілей та необхідність коригування.
3. Узгодженість і прозорість: OKR сприяють створенню прозорого середовища. Кожен в організації бачить цілі та прогрес на власні очі. Завдяки такій прозорості всі рухаються в одному напрямку і допомагають синхронізувати зусилля між командами та відділами. Така прозорість заохочує до співпраці. Співробітники можуть бачити, як їхні зусилля сприяють досягненню ширших цілей організації.
4. Частий моніторинг та оновлення: На відміну від традиційних щорічних або піврічних оглядів, OKR вимагають регулярних перевірок для оцінки прогресу. Завдяки частому оцінюванню команди можуть залишатися гнучкими. У разі потреби вони можуть коригувати свої стратегії, щоб відповідати основним бізнес-цілям. Крім того, це гарантує, що організація здатна ефективно реагувати на зміни в конкурентному середовищі або зміну внутрішніх пріоритетів.

1. Кількісні показники: KPI трансформують абстрактні індикатори ефективності в конкретні дані, які можна оцінити. Цей принцип є ключовим, оскільки він дозволяє визначити успіхи та труднощі у простій та зрозумілій для всіх формі.
2. Стандартизовані вимірювання: KPI передбачають можливість послідовного вимірювання впродовж певного періоду часу, порівняння з аналогічними показниками та галузевими стандартами. Стандартизація підтримує об’єктивну оцінку та порівняння, забезпечуючи чітку систему координат для оцінки ефективності компанії як всередині, так і ззовні.
3. Практична інформація: Потужність ключових показників ефективності полягає в їхній здатності надавати інформацію, яка може бути використана в конкретних цілях. Вони допомагають приймати стратегічні рішення, висвітлюючи сфери, які потребують вдосконалення або коригування. Дієві KPI слугують маяками, що показують, де знаходиться компанія на шляху до реалізації своїх цілей.
4. Операційне вдосконалення: Окрім стратегічного значення, KPI відіграють значну роль у покращенні щоденних операцій. Систематичне відстеження цих показників допомагає виявити вузькі місця в операційній діяльності та дозволяє підвищити ефективність, що сприяє безперервному вдосконаленню на всіх рівнях організації.
5. Фокус на критичних чинниках успіху: KPI спрямовують увагу на сфери, які є критично важливими для успіху організації, забезпечуючи розподіл ресурсів і спрямування зусиль на ті види діяльності, які мають найбільшу ймовірність досягти суттєвого впливу на результати діяльності компанії.

• OKR спрямовані на стимулювання змін та розвитку, заохочуючи команди виходити за межі своїх поточних можливостей. Як правило, OKR є якісними та найчастіше фокусуються на завершенні проєктів або запуску нової діяльності.
• KPI — це кількісний показник, що підкреслює послідовність і дотримання стандартів продуктивності.

Часові рамки

• OKR зазвичай встановлюються щоквартально, дозволяючи організаціям швидко адаптуватися і змінюватися, щоб відповідати стратегічним цілям. Цей коротший цикл допомагає організаціям залишатися гнучкими, постійно змінюватися і досягати нових цілей.
• KPI, як правило, відстежуються протягом більш тривалих періодів для оцінки тенденцій продуктивності та організаційного стану, даючи уявлення про те, чи досягає компанія своїх довгострокових операційних цілей.

Сфера вимірювання

• OKR заохочують співробітників і команди розширювати межі можливого, сприяючи розвитку та досягненням. Йдеться про встановлення та досягнення конкретних цілей, які роблять безпосередній внесок у стратегічний план компанії.
• KPI оцінюють поточну діяльність і слугують для визначення стандартної роботи організації. Вони допомагають забезпечити відповідність повсякденної діяльності ширшим стратегічним цілям компанії та її підтримку.

Узгодженість і прозорість

• OKR створені для прозорості та спрямовування команд на досягнення єдиних організаційних цілей. Усі в організації повинні знати, що таке OKR, і бачити, як їхній внесок впливає на процес.
• KPI можуть не вимагати такої ж прозорості на всіх рівнях, але потребують чіткої комунікації в межах окремих команд або відділів, які займаються конкретними процесами, що вимірюються цими KPI.

Гнучкість та адаптація

• OKR можна коригувати через їх короткостроковий характер частіше, що дозволяє компаніям оперативніше змінювати стратегічні напрямки діяльності.
• KPI стабільніші показники, забезпечуючи постійний орієнтир для оцінки ефективності з перебігом часу.

• Скоротити середній час завантаження пошукової видачі на 0,2 секунди.
• Підвищити задоволеність користувачів часом завантаження пошукової видачі на 10% за результатами опитувань.

• Розширення діяльності в трьох нових країнах.
• Досягти 25% збільшення міжнародного доходу.

• Прикладом KPI в Amazon може бути «Рівень дефектів замовлень» (Order Defect Rate, ODR), який вимірює відсоток замовлень, що призводять до негативних відгуків, гарантійних претензій від А до Я або повернення коштів з кредитної картки за послуги. Тримати цей показник на низькому рівні вкрай важливо для збереження довіри та задоволеності клієнтів.

• Відстежуючи ці KPI, Salesforce гарантує, що вони не лише залучають клієнтів, але й утримують їх, що має важливе значення для довгострокового зростання.

Інтеграція OKR та KPI

1. Adobe Після скасування щорічних оцінок ефективності компанія Adobe запровадила OKR для підвищення продуктивності та уточнення очікувань. Вони використовують такі KPI, як «Коефіцієнт утримання клієнтів» і «Цикли розробки продуктів» разом з OKR, щоб гарантувати, що в прагненні досягти амбітних квартальних цілей вони також підтримують високі стандарти в задоволеності клієнтів та інноваційних циклах.
2. Zalando Провідна європейська онлайн-платформа модного одягу використовує поєднання KPI та OKR для оптимізації операцій і стимулювання зростання. Наприклад, OKR «Розширити охоплення ринку в європейських країнах» підтримується KPI, що вимірюють відвідуваність вебсайт, коефіцієнт конверсії та витрати на залучення клієнтів на нових ринках.

1. Стратегічне узгодження: Розпочніть із забезпечення того, щоб і OKR, і KPI були пов’язані з довгостроковими стратегічними цілями організації. Це передбачає встановлення OKR, які спрямовують організацію на амбітні досягнення, і використання KPI для моніторингу поточної ефективності, надаючи зворотний зв’язок у реальному часі про прогрес у досягненні цих цілей.
2. Керування змінами за допомогою OKR: OKR призначені для сприяння суттєвим змінам і прогресу в організації за допомогою постановки амбітних і, на перший погляд, недосяжних цілей. Такий підхід особливо корисний для проєктів, які потребують суттєвої трансформації, оскільки він заохочує команди долати звичні очікування та мислити нестандартно.
3. Підтримка стабільності за допомогою KPI: На відміну від OKR, які зазвичай орієнтовані на досягнення цілей, KPI слід використовувати для забезпечення послідовної та стабільної операційної діяльності. KPI, як правило, носять більш статичний характер і зосереджені на підтримці та поступовому вдосконаленні ключових бізнес-процесів, щоб гарантувати, що кістяк організації залишається міцним і надійним.
4. Підвищення прозорості та комунікації: Для успіху OKR і KPI важливо, щоб їх чітко доносили до всіх рівнів організації. Прозора комунікація гарантує, що кожен член команди розуміє свою роль у загальному контексті цілей компанії і як його індивідуальні зусилля сприяють їх досягненню.
5. Динамічний аналіз та адаптація: Запровадьте регулярні та систематичні перегляди OKR і KPI, для гарантії того, що організація продовжує рухатися в напрямку досягнення поставлених цілей. Такі перегляди дають можливість вносити корективи в процесі роботи та коригувати стратегії у відповідь на динаміку розвитку бізнесу або несподівані виклики.
6. Ітеративне вдосконалення та зворотний зв’язок: Заохочуйте культуру зворотного зв’язку, в якій регулярно запитуються та оцінюються ідеї та спостереження щодо процесів OKR та KPI. Цей цикл зворотного зв’язку може призвести до вдосконалення процесу формування та оцінки цілей і показників ефективності, сприяючи створенню проактивного середовища постійного вдосконалення.
7. Впровадження розширеної аналітики: Використовуйте розширену аналітику даних, щоб поглибити розуміння ефективності OKR і KPI. Аналітика може надати прогнозні дані та детальний аналіз тенденцій, допомагаючи вдосконалити процеси постановки цілей та оцінки ефективності.

Поширені помилки

1. Невідповідність стратегічним цілям: Однією з найпоширеніших проблем при впровадженні OKR та KPI є відсутність узгодження зі стратегічними цілями організації. Стратегічна невідповідність може призвести до того, що зусилля будуть контрпродуктивними та не сприятимуть загальному успіху бізнесу.
2. Надмірне ускладнення: Простота є ключовим фактором у встановленні OKR та KPI. Коли ці показники занадто складні, їх стає важко зрозуміти та дотримуватися. 
3. Культурна невідповідність: Культура організації повинна підтримувати методологію, що лежить в основі OKR і KPI. Це передбачає створення такого середовища, яке підкреслює прозорість, передбачає безперервний зворотний зв’язок і заохочує підзвітність.
4. Недостатня комунікація: Комунікація відіграє ключову роль в успішному впровадженні OKR і KPI. Без чіткого інформування про мету, процес і прогрес у досягненні цих цілей і показників може не вистачати підтримки або залучення команди. Дуже важливо переконатися, що всі члени команди розуміють метрики, свій внесок у їх досягнення та загальну користь для організації.
5. Статичні показники: Бізнес-середовище є динамічним, і таким же має бути підхід до OKR і KPI. Ставлення до цих показників як до статичних часто призводить до застарілих цілей, які більше не відповідають поточним потребам бізнесу або ринковим умовам. Важливо регулярно переглядати та оновлювати OKR і KPI, щоб вони відображали нові виклики, можливості та стратегічні зміни.
6. Відсутність процесів перегляду та адаптації: Успішне впровадження вимагає постійного моніторингу, перегляду та адаптації. Організаціям слід запровадити регулярні перевірки для оцінки актуальності та ефективності OKR і KPI. Ці огляди можуть допомогти визначити сфери для коригування, гарантуючи, що показники залишатимуться актуальними й сприятимуть досягненню бажаних результатів.
7. Ігнорування думок та відгуків працівників: Якщо не залучати працівників до встановлення та розвитку OKR і KPI, це може призвести до зниження мотивації та залученості. Співробітники зазвичай мають уявлення про потенційні покращення та перешкоди на місцях. Врахування їхніх думок може підвищити ефективність впроваджуваних стратегій і збільшити загальну залученість.

Підвищення ефективності бізнесу

Використання OKR та KPI для росту та вдосконалення

1. Технологічний інноватор: Відома технологічна компанія використовувала OKR для прискорення процесів розробки продуктів і розширення своєї ринкової присутності. Організація встановила чіткі цілі, спрямовані на збільшення кількості впроваджених функцій і підвищення показників залучення користувачів. Ці цілі були безпосередньо пов’язані з вимірюваними ключовими результатами, що дозволило компанії систематично вдосконалювати свої продукти. Як результат, вона спостерігала значне підвищення рівня задоволеності та утримання клієнтів. Стратегічне використання OKR допомогло узгодити зусилля з розробки продуктів із запитами користувачів і ринковими тенденціями, що сприяло швидкій адаптації та впровадженню інновацій.
2. Глобальна мережа роздрібної торгівлі: Всесвітньо відома мережа роздрібної торгівлі використовувала KPI для вдосконалення управління ланцюжком поставок і скорочення накладних витрат. Ключові показники ефективності, що зосереджуються на показниках оборотності запасів та ефективності логістики, дозволили компанії виявити недоліки та оптимізувати процеси. Цей стратегічний моніторинг і коригування призвели до більш раціональної роботи та значного підвищення прибутковості, що особливо важливо у складний для галузі роздрібної торгівлі період. Застосування ключових показників ефективності забезпечило підхід до операційного управління, заснований на даних, що гарантує ефективне та раціональне використання ресурсів.
3. Фірма з надання фінансових послуг: Фірма, що надає фінансові послуги, застосувала інтегрований підхід, використовуючи як OKR, так і KPI, щоб підвищити стандарти обслуговування клієнтів. Фірма встановила OKR з метою підвищення рівня задоволеності клієнтів, в той час, як KPI використовувалися для відстеження щоденної взаємодії з клієнтами та часу на розв’язання проблем. Цей подвійний підхід сприяв створенню середовища, орієнтованого на постійне вдосконалення, що сприяло підвищенню рівня утримання клієнтів і збільшенню кількості нових клієнтів шляхом рекомендацій. Узгодження цілей обслуговування клієнтів з вимірюваними показниками ефективності гарантувало, що можливості компанії щодо роботи з клієнтами постійно оптимізуються для досягнення досконалості.
4. Постачальник медичних послуг: Медична організація впровадила KPI для відстеження результатів лікування пацієнтів та ефективності лікування. Вони зосередилися на скороченні часу очікування та покращенні показників спостереження за пацієнтами. Проаналізувавши ці показники, вони змогли впорядкувати графік зустрічей і вдосконалити протоколи догляду за пацієнтами, що значно покращило результати лікування та рівень задоволеності пацієнтів.
5. Виробничий гігант: Багатонаціональна виробнича компанія використовувала системи OKR для скорочення простоїв виробництва та підвищення стандартів безпеки. Їхні цілі включали скорочення часу простою обладнання на 25% і зменшення кількості нещасних випадків на виробництві на 50% протягом року. Завдяки ретельному вдосконаленню процесів і навчанню з техніки безпеки за допомогою цих систем розпізнавання, вони не лише досягли, а й перевищили свої цілі, підвищивши продуктивність і забезпечивши безпечніше робоче середовище.

• Інтеграція штучного інтелекту та машинного навчання: Все більше організацій впроваджують штучний інтелект для вдосконалення своїх OKR і KPI, використовуючи алгоритми машинного навчання для прогнозування результатів і глибшого аналізу даних продуктивності. Ця технологія дозволяє вносити корективи в процеси встановлення цілей у режимі реального часу, гарантуючи, що вони ґрунтуються на найактуальніших даних, що дозволяє компаніям більш послідовно досягати оптимальних результатів.
• Акцент на даних у реальному часі: Перехід до аналізу даних у режимі реального часу трансформує традиційні оцінки ефективності. Компанії переходять від статичних, періодичних оглядів до динамічних, безперервних механізмів зворотного зв’язку. Це дає змогу швидше реагувати на ринкові зміни та внутрішню динаміку, що дозволяє вчасно коригувати цілі та сприяє створенню більш гнучкого бізнес-середовища.
• Адаптація та персоналізація: Визнаючи різноманітні потреби різних відділів та окремих ролей, компанії пристосовують OKR та KPI до конкретних обставин, щоб краще відповідати їм. Ця тенденція до адаптації гарантує, що інструменти вимірювання ефективності є релевантними та ефективними, підвищуючи залученість та результативність на всіх рівнях організації.
• Метрики залученості та добробуту співробітників: Приділяючи все більше уваги комплексному добробуту співробітників, компанії розширюють свої метрики, включаючи показники задоволеності, залученості, психічного здоров’я та балансу між роботою та особистим життям. Ці показники стають такими ж важливими, як і традиційні показники продуктивності та ефективності, підтримуючи більш комплексний підхід до оцінки працівників.
• Цілі сталого розвитку та соціального впливу: Зростає прагнення інтегрувати сталий розвиток і соціальну відповідальність в основні бізнес-цілі. Зараз компанії встановлюють OKR та KPI, які не лише спрямовані на фінансовий успіх, але й вимірюють вплив на екологічну стійкість та добробут суспільства. Це свідчить про загальний перехід до етичних методів ведення бізнесу, які враховують довгостроковий вплив на суспільство.
• Еволюція регулювання: У міру того, як бізнес переходить на більш гнучкі та глобально розподілені моделі, регуляторні рамки розвиваються, щоб наздогнати його. Це містить розробку більш зрозумілих інструкцій щодо віддаленої роботи, безпеки даних та прав працівників, які є важливими для організацій, що використовують гібридну або повністю віддалену робочу силу.
• Використання інструментів для спільної роботи: Інструменти, що сприяють співпраці та комунікації, стають дедалі важливішими в управлінні командами, які працюють за гібридними моделями. Ці інструменти допомагають подолати розрив між різними умовами роботи, гарантуючи, що всі члени організації, незалежно від місця розташування, узгоджені та можуть ефективно працювати.

Пристосування до мінливого бізнес-ландшафту

• Розвиток культури гнучкості та адаптивності: Формування культури праці, яка цінує адаптивність і безперервне навчання, є основою для забезпечення стійкості. Це передбачає навчання лідерів і команд інтегрувати гнучкість у процес постановки цілей, готуючи їх до сприйняття змін, що виникають, та їхньої адаптації до них.
• Децентралізація прийняття рішень: Надання працівникам на всіх рівнях повноважень встановлювати та коригувати власні OKR та KPI відповідно до загальних бізнес-цілей підвищує оперативність реагування організації. Коли члени команди на всіх рівнях залучені до цих процесів, це дозволяє швидше коригувати цілі та стратегії, сприяючи проактивному, а не реактивному підходу.
• Посилення міжвідомчої співпраці: Ефективна адаптація до мінливих ландшафтів часто вимагає подолання ізоляції всередині організації. Використовуючи OKR та KPI, які заохочують міжфункціональні проєкти та цілі, компанії можуть сприяти співпраці між відділами, що призводить до уніфікованого та ефективного реагування на виклики.
• Використання технологій для масштабування: Застосування технологій масштабування має важливе значення для адаптації системи постановки цілей. Передові інструменти, які автоматизують збір та аналіз даних, можуть забезпечити швидке розуміння OKR і KPI, підтримуючи гнучке прийняття рішень. Ці технології дозволяють організаціям легко і точно масштабуватися.
• Постійне навчання та розвиток: Інвестиції в програми безперервного навчання гарантують, що співробітники будуть в курсі останніх методологій впровадження OKR і KPI. Регулярні тренінги допомагають командам краще розуміти та ефективно використовувати ці інструменти, гарантуючи, що вони відповідають поточним бізнес-стратегіям і здатні досягти значущих результатів.
• Ітеративний перегляд цілей: Прийняття мислення постійного вдосконалення та регулярні ітерації процесів постановки цілей можуть допомогти організаціям залишатися в курсі зовнішніх і внутрішніх змін. Регулярний перегляд і переосмислення OKR та KPI гарантує, що вони залишатимуться актуальними та відповідатимуть останнім бізнес-стратегіям і ринковим умовам.
• Розбудова стійкості через зворотний зв’язок: Створення ефективних механізмів зворотного зв’язку, за допомогою яких співробітники можуть ділитися своїми ідеями та пропозиціями, має вирішальне значення для вдосконалення OKR та KPI. Цей зворотний зв’язок слід активно шукати й використовувати для внесення необхідних коректив, гарантуючи, що стратегічне планування організації залишається цілеспрямованим і ефективним.

1. Стратегічне узгодження: Переконайтеся, що OKR та KPI тісно пов’язані зі стратегічними цілями організації. Це допомагає зосередити зусилля на найважливішому, гарантуючи, що всі види діяльності безпосередньо сприяють досягненню загальних цілей компанії.
2. Ясність і простота: Підтримуйте ясність і простоту при встановленні OKR та KPI. Складні цілі можуть призвести до плутанини та розмити фокус. Чіткі, лаконічні та досяжні цілі гарантують, що кожен в організації розуміє, чого від нього очікують і наскільки важливий його внесок.
3. Регулярний перегляд і коригування: OKR і KPI не повинні бути статичними. Регулярний перегляд (щомісячний або щоквартальний) необхідний для оцінки прогресу і внесення необхідних коректив. Така гнучкість дозволяє організаціям ефективно реагувати на зміни в бізнес-середовищі.
4. Інтеграція технологій: Використовуйте сучасні технології для відстеження та аналізу OKR і KPI. Сучасні інструменти можуть автоматизувати збір даних і надавати інформацію в режимі реального часу, що полегшує моніторинг прогресу та швидке прийняття обґрунтованих рішень.
5. Культурна інтеграція: Впровадження OKR і KPI в культуру компанії є надзвичайно важливим. Вони мають бути частиною повсякденних бізнес-процесів, і кожен в організації повинен розуміти їхню важливість. Така культурна інтеграція допомагає зміцнити прихильність до досягнення ключових результатів і постійного підвищення ефективності.
6. Навчання та розвиток: Забезпечте постійне навчання та підтримку для всіх співробітників щодо ефективного використання OKR та KPI. Сюди слід включити те, як їх встановлювати, відстежувати прогрес та інтерпретувати результати. Належне навчання гарантує ефективне використання цих інструментів і може призвести до кращих результатів.
7. Заохочення до співпраці: OKR і KPI повинні заохочувати співпрацю між відділами. Міжфункціональні цілі можуть допомогти зруйнувати ізоляцію, сприяти командній роботі та гарантувати, що різні частини організації гармонійно працюють над досягненням спільних цілей.
8. Прозорість і комунікація: Зберігайте прозорість у встановленні, відстеженні та перегляді OKR та KPI. Відкрита комунікація щодо цих процесів гарантує, що всі знаходяться на одній сторінці, і може сприяти обговоренню стратегічного напрямку та покращенню продуктивності.