Екстремальне управління проектами (XPM) — методологія з управління комплексними проектами в командах. Робота над такими проектами ведеться в постійно змінюваному середовищі. Гнучка концепція допомагає управляти невідомим — і в цьому її сила, а також відмінність від традиційного проектного менеджменту.
Сфера застосування XPM не обмежується розробкою програмного забезпечення. Екстремальне управління проектами буде ефективним для досвідчених команд, що реалізують інноваційні проекти, стартапи, працюють в хаотичних, непередбачуваних умовах.
Що таке екстремальне управління проектами?
Концепцію XPM було розроблено Дугом ДеКарло у 2004 році. Але вважати його єдиним розробником було б несправедливо. Дуг надихнувся рядом методик інших авторів:
- моделлю радикального управління проектами Роба Томсета,
- APM Джима Хайсмита,
- концепцією екстремального програмування Кента Бека.
В основу Extreme Project Management ДеКарло заклав теорію хаосу і складні адаптивні системи.
Теорія хаосу — математична область, присвячена опису та вивченню поведінки нелінійних динамічних систем, які в певних умовах підпадають під так званий динамічний хаос.
Складна адаптивна система — система з безлічі взаємодіючих компонентів, яка відповідає ряду умов (фрактальна структура, здатність до адаптивної активності тощо). Як приклади САС можна навести місто, екосистеми, фондовий ринок.
Дуг порівнює екстремальне управління проектами з джазом.
Хоча джаз і може звучати хаотично, у нього є своя структура, завдяки якій музиканти мають можливість імпровізувати і створювати справжні шедеври.
Замість того, щоб йти знайомим шляхом, в Extreme Project Management проектні менеджери обговорюють найкращу альтернативу з клієнтом, експериментують, вивчають результати і використовують ці знання в наступному проектному циклі.
Ефект метелика
Одне з властивостей деяких хаотичних систем,
які є об’єктами розгляду теорії хаосу — “ефект метелика”,
що став популярним після “І грянув грім” Рэя Бредбері
Брайан Вэрнхем, автор книги “Agile Project Management for Government”, виокремив п’ять кроків, яких має дотримуватись команда, що працює за методикою екстремального управління проектами, для успішного завершення проекту:
- Уважно вивчити — чітко окресліть бачення проекту перед початком екстремального управління проектами
- Творити — включайте команду у креативний мислений процес і мозковий штурм для створення та відбору ідей для досягнення встановленого бачення проекту
- Оновити — спонукайте команду перевірити свої ідеї шляхом впровадження інноваційних рішень
- Переоцінити — наближаючись до завершення циклу розробки, команда повинна переоцінити свою роботу
- Поширити — після проходження навчання важливо поширити знання та застосувати їх до майбутніх етапів проекту, а також до нових проектів загалом.
Оскільки в центрі Extreme Project Management стоять люди, це визначає і специфіку вимірювання успіху XPM-проекту:
- користувачі задоволені прогресом і проміжними поставками — є відчуття, що проект рухається в правильному напрямку, незважаючи на навколишню нестабільність.
- користувачі задоволені фінальною доставкою.
- члени команди задоволені якістю свого життя під час роботи над проектом. Якщо запитати їх, чи хотіли б вони попрацювати над подібним проектом, більшість відповість «так».
Плюси та мінуси XPM
Серед основних переваг методології можна відзначити такі:
- цілісність — незважаючи на те, що Extreme Project Management включає найрізноманітніші методи, інструменти та шаблони, вони мають сенс лише при застосуванні до всього проекту в цілому. Ви як проектний менеджер можете бачити весь проект як єдину систему без необхідності аналізувати окремі його частини
- людиноорієнтованість — в XPM акцент робиться на динаміці проекту. Він дозволяє зацікавленим сторонам взаємодіяти і спілкуватися, і в підсумку — задовольняти потреби клієнта
- фокус на бізнес — як тільки буде досягнуто результат, у вас буде чітке бачення того, як проект може принести користь вашому клієнту. Команда постійно зосереджена на ранній та частій доставці продукту
- гуманізм — один з принципів Extreme Project Management. Він полягає в урахуванні якості життя тих, хто залучений до проекту. Будучи невід’ємною частиною проекту, захоплення роботою і корпоративний дух сильно впливають на бізнес, тому під час роботи над проектом важливі фізичний і моральний стан команди
- реальність як основа — екстремальне управління проектами дозволяє працювати в непередбачуваному, хаотичному середовищі. Ви не можете змінити реальність, щоб підігнати її під проект. Відбувається навпаки: ви адаптуєте проект під зовнішні фактори.
Не обійшлося і без недоліків. До них можна віднести:
- невизначеність — цей аспект відсікає великий сектор проектів, починаючи з тих, що мають критичну небезпеку (військові об’єкти, атомні станції, додатки інтернет-банкінгу тощо), закінчуючи тендерними проектами з жорстко окресленими бюджетами, термінами та іншими характеристиками проекту;
- високі вимоги до досвіду та кваліфікації проектної команди — необхідно постійно пристосовуватись до змін у проектному середовищі, налагоджувати ефективну комунікацію з однею однією, стейкхолдерами та проектним менеджером і працювати короткими ітераціями (остання характеристика актуальна для IT-сфери);
- необхідність змінити спосіб мислення — на відміну від традиційного проектного менеджменту, де робота над проектом проходить за звичними етапами, відповідно до затвердженого плану і ролей, у XPM команді потрібно перебудуватися і бути готовими до неможливості повного контролю над проектом;
- неможливість довгострокового планування — вчорашній план за актуальністю не буде свіжішим новин за минулий місяць. Для коректної роботи команди над досягненням мети проекту потрібно проявити гнучкість і самостійність.
Екстремальне управління проектами підходить мені, якщо…
- проект створюється в динамічному середовищі — постійна зміна обставин, швидкостей, вимог;
- можливе застосування методу проб і помилок у роботі над проектом;
- над проектом працює досвідчена команда — на відміну від традиційного проектного менеджменту, в центрі уваги стоять люди, а не процеси;
- розробляєте додаток — за життєвий цикл розробки програмного забезпечення в більшості випадків встигає змінити функціонал або розширити список доступних платформ. Чим більше користувачів користується ПЗ, тим більше змін може бути внесено, для чого і відмінно підходить екстремальне управління проектами;
- це мета-проект — тобто який ділиться на багато дрібних проектів. XPM в цьому випадку допоможе справитися із затримками в початку роботи;
- власник бізнесу готовий брати участь у роботі над проектом від початку до кінця. Має бути налагоджено зв’язки «проектний-менеджер — бізнесмен»,
«проектний-менеджер — стейкхолдер»,
«менеджер проекту — власник бізнесу — стейкхолдер».
Стейкхолдерами є люди та організації, які так чи інакше впливають на проект. Сюди відносяться й активно залучені в нього (проектна команда, спонсор), і ті, хто буде користуватися результатами проекту (замовник), і люди, які можуть впливати на проект, хоча й не беруть участі в ньому (акціонери, компанії-партнери).
Екстремальне управління проектами вимагає швидкої адаптації команди до незвичних, постійно змінюваних умов, в яких їй належить працювати. Тому можна виділити кілька ключових правил, які обов’язкові для ефективного використання Extreme Project Management:
- умови, в яких виконується проект, хаотичні та непередбачувані;
- команда повинна вміти працювати в умовах невизначеності;
- повний контроль над проектами в рамках XPM неможливий;
- зміни неминучі;
- гнучкість і відкритість — важливі характеристики для проектної команди.
Наочний приклад відмінності класичного проектного менеджменту від екстремального. У першому досягається запланований результат, у другому — бажаний.
Що почитати про XPM
eXtreme Project Management:
Using Leadership, Principles, and Tools to Deliver Value in the Face of Volatility Дуг ДеКарло
Книга №1 для всіх, хто хоче освоїти Extreme Project Management. На основі досвіду роботи з більш ніж 250 проектними командами автор написав детальний довідник з екстремального управління проектами. Про книгу захоплено відгукуються проектні менеджери провідних міжнародних організацій: Management Solutions Group, Inc., Zero Boundary Inc., Guru Unlimited тощо.
Effective Project Management: Traditional, Adaptive, Extreme,
Third Edition Роберт К. Высоцкий
Бестселер, прочитавши який, можна скласти уявлення не тільки про екстремальне управління проектами, а й про адаптивне. З цікавого — в кінці кожної глави наводяться запитання для впорядкування поданого матеріалу, що насичений реальними кейсами проектів із різних сфер.
Radical Project Management Роб Томсетт
У книзі екстремальне управління проектами представлено від «А» до «Я», розібрано кожен інструмент і техніка, за допомогою яких впроваджується Extreme Project Management. Максимум практичної інформації з розбором кейсів.
Architectural Practices: Extreme Project Management for Architects
Не книга, а веб-сайт, але не включити його в підбірку не можна через унікальність. Це об’ємний ресурс по використанню XPM в архітектурі та будівництві. На жаль, автор сайту більше його не оновлює, але як шпаргалка сторінка прийнятна до сьогодні.
Вердикт
Автор методики екстремального управління проектами, Дуг ДеКарло, назвав її:
мистецтвом та наукою сприяння та управління потоком думок, емоцій і дій таким чином, щоб отримувати максимальні результати в складних і нестабільних умовах.
Причини успіху XPM серед інших методик менеджменту лежать у трьох площинах:
- Extreme Project Management робить можливим безперервну самокорекцію і самовдосконалення в режимі реального часу;
- XPM фокусується на визначенні і дотриманні місії проекту, прищеплюючи впевненість стейкхолдерам і проектній команді;
- людиноорієнтованість, гуманізм і пріоритет людей над процесами як ключові особливості методології.