5S — це інструмент Lean, який використовується для постійного покращення робочих умов. У процес залучаються як керівництво, так і виконавці нижчих рівнів.
5S — практика, яка повинна бути щоденною, а не разовою. Вона вимагає концентрації і терпіння, інакше початкові успіхи будуть марними.
5S народився після Другої світової війни з двох японських концепцій: TPM (Універсальний догляд за обладнанням) та TPS (Виробнича система Toyota).
Назва є скороченням від п’яти японських слів: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu і Shitsuke. Якщо адаптувати до української мови, то можна також отримати 5С: сортування, дотримання порядку, утримання в чистоті, стандартизація і вдосконалення.
Виконуючи послідовно ці 5 кроків, ми досягаємо таких цілей:
- збільшуємо продуктивність праці
- поліпшуємо якість продукції за рахунок зниження дефектів
- зменшуємо ймовірність нещасних випадків
- стандартизуємо робочі місця
- створюємо комфортне робоче середовище
У процесі впровадження 5S використовується циклічний підхід Демінга:
Плануй, роби, перевіряй, втілюй в життя.
5 кроків
1. Seiri – Сортування
Спершу потрібно позбутися непотрібних речей у робочій зоні та згрупувати потрібні. На браковані, сторонні та не використовувані предмети наноситься червона мітка і вони видаляються.
Мета першого етапу – залишити тільки те, що дійсно необхідно.
Інакше ви будете довго шукати такі речі через велику кількість непотрібних. Або ж надмір предметів буде захаращувати приміщення, ускладнюючи пересування по ньому.
Дії під час сортування:
- Огляньте разом з колегами, щоб виявити безхозні або непотрібні речі. Якщо є сумніви щодо корисності, ставте собі питання: в якій кількості потрібні такі предмети, як часто вони використовуються, чи повинні вони зберігатися тут.
- Визначте, куди і як видаляти такі речі з робочої зони.
- Зафіксуйте робочу зону до змін.
- Нанесіть червону мітку на непотрібні предмети.
- Виберіть місце, де будуть зберігатися предмети з червоною міткою.
- Якщо ви так і не вирішили, потрібні чи непотрібні окремі речі, надайте їм іншу мітку та відокремте від безглуздих.
- Подумайте, як часто використовуються залишені в робочій зоні предмети.
- Якщо щоденно або кожну годину, то вони повинні бути в межах досяжності руки.
- Якщо раз на тиждень або в місяць, то такі предмети можна залишити подалі в робочій зоні.
- Виведіть речі, які не використовуються так часто, як у пунктах вище.
- Кожен відділ повинен мати місце для зберігання непотрібних предметів – карантин. Він забезпечує візуальний контроль: предмети мають чіткі мітки, розташовані так, щоб можна було вловити кожний у зоровий фокус.
- Поручіть одному з працівників стежити за карантином.
- Ненужні предмети можуть зберігатися не більше 3 – 4 місяців. Уточніть у працівників, які раніше використовували такі предмети або схожі, чи точно вони не знадобляться їм у подальшому.
- Непотрібні речі передаються на загальний склад компанії. Там їх оцінює відповідальна особа.
- Предмети можна передати іншим відділам, якщо там потребують в них. Також їх можна продати. Інакше – просто викинути.
- Зробіть фотографії робочої зони після змін.
2. Seiton – Дотримання порядку
На цьому етапі потрібно знайти місце для кожного предмета у робочій зоні. Усе має знаходитись якомога зручніше і ближче у разі необхідності. Інструмент можна легко побачити, взяти, використати та повернути на місце. В результаті виходить ергономічне робоче місце: мінімум рухів виконавця, безпека праці, невимушена атмосфера.
Дії під час дотримання порядку:
- Переконайтеся, що всі непотрібні предмети видалено з робочої зони.
- Тримайте в голові робочий потік, подумайте, як розташувати інструменти.
- Зафіксуйте робочу зону до змін.
- Дізнайтеся думку працівників, куди б вони розмістили робочі предмети. Вони повинні подумати, що їм потрібно для виконання завдань і в якій кількості.
- Як згадувалося в алгоритмі першого кроку, сортування, часто використовувані інструменти повинні бути під рукою. Використовувані раз на місяць – знаходяться в робочій зоні, рідко використовувані потрібно винести.
- Складіть план і розмістіть предмети відповідно до нього. Вони повинні бути доступні протягом 30 – 60 секунд при мінімальних діях з боку працівників.
- Переконайтеся, що всім працівникам повідомлено про перестановки.
- Складіть детальний і чіткий список предметів з їх новим місцезнаходженням. Розмістіть його на видному місці.
- Зробіть мітки на кожному шафі або полиці, що в них зберігається.
- Позначте різними лініями проїзди, місця зберігання обладнання, джерела небезпеки. Також позначте напрямки в робочій зоні, розміри для інструментів у шафі.
- Нанесіть мітки на всі необхідні предмети.
- Зробіть фотографії після змін.
3. Seizo – Утримання в чистоті
Робоча зона повинна щоденно підтримуватися в чистоті. Мета не в тому, щоб приміщення радувало красотою, хоча й це надає позитивний вплив на настрій працівників. 3‑й етап допомагає миттєво виявити дефекти та проблеми в робочому процесі.
Наприклад, витік масла важко розгледіти на і так брудній робочій поверхні. Коли ж вона чиста, то будь-яка пляма одразу кидається в очі, і проблема вирішується на початковому етапі.Дії під час утримання в чистоті:
- Зафіксуйте робочу зону до змін.
- Знайдіть способи уникнути забруднень, використовуючи техніку 5 Чому для визначення причини.
- Визначте та зробіть мітку на предметах, які викликають забруднення.
- Записуйте інформацію про зони, які потрібно привести в порядок. Для цього можна використовувати таблицю:
Запитання
Де знаходиться проблемна зона?
У чому саме полягає проблема?
Який працівник повинен вирішити проблему?
Як вирішити проблему?
Коли можна почати вирішення проблеми?
Відповіді
- Розробіть план і розподіліть обов’язки.
- Зробіть прибирання щоденним процесом, результати якого перевіряються.
- Проведіть прибирання перед початком роботи і її завершенням.
- На кожне прибирання потрібно приділяти від 10 до 15 хвилин.
- Зробіть фотографії після змін.
5С в офісі — до і після:
Робоче місце до і після впровадження 5С
4. Seiketsu – Стандартизація
На 4‑му етапі складаються інструкції, як підтримувати робочу зону в чистоті, а предмети – у готовності до ефективного використання. Якщо раніше працівникам надходили накази і доручення, то стандартизація надає їм шаблони дій у стандартних ситуаціях.
Дії під час стандартизації:
- Зафіксуйте робочу зону до змін.
- Переконайтеся, що правильно впровадили 3 попередні етапи.
- Відобразіть обов’язки працівників у 5S і список задач на дошці.
- Створіть процедури та форми для регулярної оцінки попередніх 3 етапів.
- Створіть інструкції для завдань, які виконувалися раніше: що і як позначати червоною міткою, як і куди відносити непотрібні предмети, як розмежовувати зони та підписувати інструменти, коли і яким чином проводити прибираня, тощо.
- Заохочуйте працівників при успішному досвіді впровадження 5S, а не критикуйте або карайте за помилки.
- Зробіть фотографії після змін.
5. Shitsuke – Вдосконалення
На останньому етапі проходять навчання та тренування. Мета вдосконалення – зробити 5S справжньою культурою в організації і не повернутися до попереднього стану.
Дії під час вдосконалення:
- Переконайтеся, що працівники ставляться до робочої зони з тією ж увагою, як і до свого дому.
- Раз на тиждень перевіряйте, як виконуються перші 3 етапи. Результати перевірок відображайте на дошці. Оцінювати можна за 10-бальною шкалою.
- Слідкуйте, щоб працівники сприймали 5S як обов’язкову частину робочого процесу, а не чекали команди або доручення.
- Керівництво повинно активно брати участь в ініціюванні та втіленні програми — наприклад, через впровадження таск-менеджера для задач. Успішне впровадження варто відсвяткувати з колективом.
- Застосовуйте техніку кайзен, щоб вдосконалювати 5S.
Практичне застосування 5S
Samsonite South Asia Pvt. Ltd – це розташоване в Індії представництво американської компанії Samsonite, яка є одним з найбільших виробників валіз у світі. Тут виробляється до 40% усієї продукції Samsonite.
Перед впровадженням 5S індійське відділення компанії стикалося з такими проблемами:
- Неефективне використання складу для зберігання сировини та готової продукції
- Витрата часу на пошук матеріалів і інструментів через те, що не визначено приміщення для постійного використання як склад
- Зниження внаслідок цього продуктивності
- Наявність непотрібних предметів у робочій зоні
- Для інвентаризації таких предметів потрібні додаткові витрати часу та коштів
- Для зберігання непотрібних предметів немає спеціально відведеного місця
- Нерівномірна участь керівництва та працівників в організації робочої зони через відсутність стандартів.
Методологія впровадження 5S для Samsonite South Asia Pvt. Ltd:
- Навчання персоналу за допомогою презентацій і уроків. Ряд працівників індійського відділення відвідали головний офіс компанії, де вже успішно впровадили 5S.
- Спрощення організаційної структури, схемна об’єднання відділів у кілька зон.
- Проведення в визначених зонах етапу Seizu – Сортування – під управлінням призначених працівників.
- Перевірка результатів сортування та складання зауважень.
- Нагородження трьох кращих зон і проведення презентації для всіх працівників про результати першого етапу.
- Застосування наступних 4 етапів за таким же принципом.
Seiri – Сортування на Samsonite South Asia Pvt. Ltd
Карта для червоної мітки
Матеріали, зазначені в такій карті, відправляються в карантин або розставляються так, щоб не займали корисну площу або не заважали проходу.
Офіс відділу по литью до і після
Комора для інструментів до і після
Seiton – Дотримання порядку на Samsonite South Asia Pvt. Ltd
Предмети розставляються за принципом «місце для всього і все на своєму місці». Визначаються зони для інструментів, матеріалів та обладнання.
Зони для розміщення кошика для сміття, листів і зразків для станка
і щита для зберігання інструментів
Шафа для кріпильних деталей та позначення проходу
і щита для зберігання інструментів
Seizo – Утримання в чистоті на Samsonite South Asia Pvt. Ltd
Проходить прибирання робочих зон, складів, офісів, проходів. Забезпечується їх подальша охайність.
Прохід у цеху до і після
Перевізник палет до і після
Seiketsu – Стандартизація на Samsonite South Asia Pvt. Ltd
- Були стандартизовані процедури, які виконувалися на попередніх етапах. Працівникам роздали інструкції англійською та рідною для них мовою.
- Був складений журнал, в який вносилися предмети з червоною міткою.
- Самі працівники, якщо помічали непотрібні предмети, виділяли їх червоною міткою. Спочатку облік міток проводився кожні 8 днів, потім кожні 15 днів, і в підсумку один раз на місяць.
- Стались проводитися збори працівників, на яких вони обговорювали впровадження 5S.
Shitsuke – Вдосконалення на Samsonite South Asia Pvt. Ltd
На підприємстві використовуються внутрішні перевірки, частина з яких проходить без попередження.
Ітоги впровадження 5S
- Продуктивність покращилась завдяки системному підходу і грамотному розташуванню предметів
- Менше часу витрачається на пошук інструментів і сировини
- Величезні витрати, які потрібні на інвентаризацію непотрібних речей, значно зменшилися
- З’явилося більше місця для складування сміття, сировини і готової продукції. Проходи для працівників стали набагато зручнішими
- У керівництва та працівників виникла мотивація завдяки рівному участі у впровадженні 5S
Висновок
При повному впровадженні, практика 5S піднімає настрій у колективі і справляє позитивне враження на замовників. Коли працівники отримують задоволення від того, де вони працюють, то в процесі постійного вдосконалення зменшується відсоток браку, прискорюється робочий процес і зміцнюється якість продукції.
5S – це не просто система для організації робочого місця. Це культура для підвищення продуктивності, покращення безпеки і зниження витрат.
Щоб 5S призвело до успішних результатів, її принципи повинні зрозуміти і постійно практикувати кожен працівник.