La gestión de proyectos desempeña un papel significativo en las empresas que fabrican productos o proporcionan servicios en diversos campos. El marketing no es una excepción. Aquí, la gestión de proyectos proporciona equipos de marketing con planificación estructurada, monitoreo del estado del proyecto y su finalización oportuna. Para obtener el máximo provecho del enfoque, le aconsejamos que utilice consejos útiles. Aquí hay algunos de ellos.
¿Por qué es importante una buena gestión de proyectos para los equipos de marketing?
Para entender la importancia de la gestión de proyectos para los equipos de marketing, vale la pena delinear las características de dichos equipos:
- Creatividad. El marketing a menudo es imposible sin este componente. Por ejemplo, la idea de un proyecto de marketing como el desarrollo de una nueva marca o campaña publicitaria es algo que no se puede implementar sin creatividad y perspectivas no estándar sobre cosas ordinarias.
- Enfoque en las necesidades del cliente. Los proyectos de marketing deben satisfacer en última instancia las necesidades tanto del cliente como del público objetivo. Por lo tanto, es extremadamente importante enfocarse en entender sus necesidades y preferencias. De esta manera, será posible garantizar que el producto o servicio final cumpla con las necesidades de los clientes.
- Plazos. Los proyectos de marketing a menudo tienen plazos específicos. Aquí debe quedar claro que desde el principio se establecen teniendo en cuenta las condiciones del mercado. Por lo tanto, retrasos inesperados en el proceso de trabajo pueden llevar à la liberación intempestiva del producto, haciéndolo inútil. Y un producto que no se ajustó a tiempo a las demandas del mercado puede no ser relevante. Por lo tanto, la gestión de proyectos en marketing debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a todos estos cambios, garantizando al mismo tiempo la disponibilidad oportuna del producto.
- Cooperación con otros departamentos. Los proyectos de marketing a menudo implican una estrecha interacción con otros especialistas: diseñadores, redactores, analistas, etc. En consecuencia, la gestión de proyectos debe facilitar una comunicación efectiva entre equipos con diferentes especializaciones.
- Indicadores importantes. Los proyectos de marketing deben ser medibles y tener indicadores claros de progreso y éxito.
Teniendo esto en cuenta, pasemos a lo que la gestión de proyectos da a los equipos de marketing.
En primer lugar, permite la descomposición, dividiendo proyectos complejos en tareas manejables. Después de eso, puede distribuir responsabilidades entre los miembros del equipo, asegurando que todos trabajen en el mismo espacio y puedan evaluar adecuadamente el estado de las cosas. Las herramientas de gestión de proyectos para agencias de marketing pueden ayudar con esto. Permiten a los especialistas en marketing seguir el progreso, establecer plazos e identificar limitaciones potenciales antes de que se conviertan en problemas.
Además, una buena gestión de proyectos facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo (o equipos) y los clientes, asegurando que todos tengan la información que necesita para hacer su parte del trabajo. Aquí, por supuesto, no se puede prescindir de bases de conocimiento internas, rastreadores de tareas integrados con mensajeros, gráficos de Gantt, etc.
Otra ventaja de la gestión de proyectos es un enfoque estructurado para la gestión en su conjunto.
Además, una gestión de proyectos efectiva permite a los equipos de marketing adaptarse rápidamente a las circunstancias cambiantes y condiciones del mercado, asegurando su competitividad.
Finalmente, la gestión de proyectos se convierte en la base para el crecimiento continuo, permitiendo a los equipos aprender de sus éxitos y fracasos, mejorando los procesos con el tiempo.
Ahora está claro hacia dónde se apunta la gestión de proyectos para los equipos de marketing. Así que pasemos a los consejos que le ayudarán a obtener el mejor resultado posible.
Consejo #1. Defina metas y objetivos claros
Más arriba dijimos que los indicadores digitales son de gran importancia en los proyectos de marketing. Para que reflejen correctamente el estado del proyecto y se actualicen oportunamente, deben establecerse los objetivos de trabajo. Su ejecución completa significará que todo está 100% hecho.
Para facilitar el trabajo, y evitar que la meta final sea demasiado lejana e inalcanzable, se elabora un listado de tareas que acerca al equipo al resultado final. En consecuencia, el trabajo en cada tarea también se registra. Los resultados visibles realmente motivan al equipo.
Por ejemplo, todo el proyecto se divide en cinco etapas principales. Cada etapa tiene tres etapas intermedias. Cuando el equipo ve que ha completado la primera de las etapas principales y ya ha hecho un tercio de la segunda, las personas entienden que están avanzando. Cuando los hitos también están ligados a calendarios y presupuestos, es aún más fácil para el equipo y el cliente medir el rendimiento.
Pero aquí hay un punto más importante: todos los participantes en el proceso deben conocer los objetivos y metas. Idealmente, cuando son acordados a través de una discusión común. Es decir, el equipo no solo es informado de los objetivos y plazos de implementación, sino que también discute cuán realistas son. Incluso en el caso en que las decisiones sobre los plazos y el alcance del trabajo son tomadas por gerentes de alto nivel y líderes de equipo, es necesario informar a cada empleado de la manera más clara y detallada posible.
También es importante asegurarse de que todos entiendan qué necesita hacerse y cuándo. Aquí pasamos al siguiente punto importante. Los objetivos locales deben alinearse con la estrategia general. Esto es importante por las siguientes razones:
- Tasas de éxito más altas. Este estudio encontró que las empresas sin problemas de alineación eran un 72% más rentables que sus competidores.
- Trabajo claro con prioridades. Cuando los empleados conocen los objetivos estratégicos del proyecto, es más fácil para ellos comprender qué objetivos intermedios y tareas tienen un impacto significativo en su logro. En consecuencia, dicho trabajo tiene una mayor prioridad.
- Comprensión de la propia contribución al resultado general. Esto es importante porque una persona que se siente valiosa generalmente rinde mejor. Para sentir esta importancia, no hay que adivinar, sino saber cuál es el valor de un trabajo en particular.
Así que, no olvide comunicar los objetivos y metas al equipo y a cada individuo. Sí, puede parecer que se está tomando demasiado tiempo, pero es mejor comunicar la información, escuchar las preguntas y responderlas antes de realizar las tareas. Al final, esto dará un mejor resultado que corregir errores cometidos por falta de información.
Consejo #2. Cree un plan de marketing detallado para el proyecto
La importancia de la planificación es difícil de sobreestimar, porque afecta literalmente todos los procesos posteriores. Por lo tanto, cuanto más detallado sea su plan, mayor será la probabilidad de que se complete a tiempo y realmente bien.
Si el plan está solo en una forma generalizada, existe el riesgo de que se hayan pasado por alto detalles importantes, y esto surgirá solo cuando se acerquen los plazos.
Para hacer su planificación más efectiva, considere los siguientes pasos:
- Involucre no solo a los líderes del equipo en la planificación, sino también a otros empleados. Mencionamos esto anteriormente. Las discusiones se vuelven especialmente importantes cuando el proyecto implica colaboración entre diferentes departamentos. A veces, las opiniones de diferentes especialistas permiten una estimación de tiempo más precisa.
- Evalúe los riesgos y encuentre maneras de gestionarlos. Aquí, nuevamente, es una buena idea involucrar a representantes de todos los departamentos relevantes en la planificación para ver la mayor cantidad de problemas potenciales posible.
- Realice una reunión general con los representantes del cliente y los contratistas. Esto asegurará que todos tengan una misma comprensión de los objetivos y el progreso futuro del trabajo.
- Utilice los mejores sistemas de gestión de proyectos. Ellos le permitirán tener todo lo que necesita para un trabajo coordinado y productivo en un solo espacio.
- Esté dispuesto a cambiar. Incluso si el plan le parece perfecto, no debe apegarse a él a toda costa. Es mejor hacer cambios, si es necesario, por ejemplo, por la situación del mercado.
Consejo #3. Preste máxima atención a las comunicaciones
Cuando la planificación esté completa, se puede esperar que todo sea transparente y predecible: todos simplemente comenzarán a hacer las tareas que se les asignaron.
De hecho, esto no siempre sucede. Muy a menudo, los problemas aparecen debido a dificultades con las comunicaciones. Alguien no entendió dónde buscar información, alguien olvidó responder la solicitud, y alguien no proporcionó acceso oportuno, por ejemplo, al servidor de prueba. Como resultado, los problemas no resueltos se acumulan, algunas tareas se realizan al azar y algunas quedan sin hacer.
Para evitar esto, todas las partes interesadas deben comunicarse: por escrito, en voz, en gestores de tareas, etc. No hay manera de gestionar proyectos de marketing digital sin ello.
Comunicación dentro de una tarea en el sistema de gestión de proyectos Worksection
La solución óptima sería usar servicios de gestión de proyectos, que proporcionan herramientas para la comunicación. Por ejemplo,
- comentarios sobre tareas;
- la posibilidad de adjuntar archivos de varios formatos;
- integración con correo y/o mensajeros;
- chat incorporado.
Cuando el equipo tiene todo lo anterior o gran parte de ello, definitivamente habrá menos problemas con la comunicación. Para reducirlos al mínimo, puede redactar las regulaciones de comunicación. Por ejemplo, las preguntas urgentes deben hacerse en el mensajero, y la información que no requiere una respuesta rápida puede dejarse en un comentario à la tarea.
Consejo #4. Monitoree constantemente el progreso del proyecto
Aún en sus pensamientos, no debe asumir que el trabajo puede hacerse bien sin una comprensión clara del estado de las cosas en cada momento específico.
El control es especialmente importante en proyectos a gran escala que involucran a muchas personas. Al pasar por alto algo pequeño, pronto puede tener un problema, cuya resolución cuesta demasiado. No se trata de microgestión, que perjudica a los proyectos y a los equipos, sino de control oportuno.
Por lo tanto, vale la pena utilizar herramientas de gestión de proyectos para agencias de marketing, que ofrecen funciones de control y monitoreo. Por ejemplo, gráficos de Gantt, tableros Kanban, paneles de proyecto, etc.
Panel de Control del Proyecto en Worksection
Esto es realmente conveniente, porque permite al gerente ver en una pantalla si el proyecto avanza según lo planeado. En caso de problemas, se pueden estudiar los indicadores y averiguar qué hacer para nivelar la situación. Cuando hay varios proyectos (y esto es común en los equipos de marketing), es casi imposible monitorear el estado rápidamente sin tales herramientas.
Para que este consejo funcione, vale la pena decir a todos los empleados que dicho software es útil para todos y no es una herramienta de represión en absoluto.
Por el contrario, los servicios avanzados le recuerdan a tiempo sobre las tareas cuyo plazo se acerca, y también pueden mostrar que un determinado empleado tiene, por ejemplo, una carga de 40 horas esta semana. Por lo tanto, tratar de darle una cantidad adicional de trabajo no es recomendable.
Puede parecer que es posible monitorear indicadores clave de forma manual. De hecho, sí, pero tales cosas llevan mucho tiempo, por lo que la toma de decisiones no será rápida, y en marketing, a menudo hay que actuar rápidamente para tener éxito.
Consejo #5. Registre todo lo que pueda
Al responder la pregunta de cómo mejorar en marketing o en cualquier otro campo, debe entenderse que la clave para la mejora continua de los equipos individuales y de la empresa en su conjunto es la experiencia. Al mismo tiempo, no debe acumularse en las cabezas de empleados individuales, sino en documentos.
Es necesario registrar tanto decisiones exitosas como fracasos. En el futuro, esta información ayudará a evitar errores y permitirá a los principiantes resolver tareas de la manera más eficiente posible basada en experiencias pasadas.
Estos consejos para gestionar equipos de marketing seguramente entregarán resultados si se integran en la vida de su negocio. Si los sigue de manera sistemática y clara, los cambios positivos en el trabajo aparecerán bastante rápido. Con el tiempo, entenderá cómo utilizar cada uno de los consejos en el trabajo en equipo, teniendo en cuenta las características de su negocio y las necesidades de sus clientes.