A equipe do Worksection visitou seus parceiros e clientes no IBIS. Conversamos com Olexiy Zhmyrko e Ivan Samoilyov, que não só estavam nas origens da empresa, mas também implementaram de forma independente um sistema de gerenciamento de projetos para trabalhar e controlar suas tarefas. Olexiy e Ivan compartilharam como seus departamentos cresceram, a complexidade das tarefas e como o Worksection os ajuda em tudo isso.
A loja online e tudo que está conectado a ela começou com conteúdo. Fizemos um esforço colossal para escrever tudo que estava faltando na empresa.
Um pouco de contexto:
IBIS é o maior operador de comércio atacadista e varejista de produtos para caça, pesca e recreação ativa, um fornecedor de produtos de fabricantes globais. A variedade de produtos nas lojas “IBIS” consiste em mais de 80.000 itens de 715 fabricantes líderes no mundo todo. 10 lojas próprias em Kyiv, Dnipro, Odesa e Lviv.
Olexiy Zhmyrko — chefe do departamento de vendas pela internet no IBIS.
Ivan Samoilyov — gerente de produto e chefe de desenvolvimento da marca Favorit, um fabricante internacional de equipamentos de pesca para captura de peixes predadores com sede na Ucrânia, nos EUA e no Japão.
Conte-nos sobre os projetos da equipe IBIS
Falando do departamento de conteúdo, esses são projetos relacionados a conteúdo e marketing. Os mais recentes que podemos mencionar são brinquedos — uma nova direção para nós, um novo público-alvo e uma nova abordagem ao cliente.
Estes são projetos relacionados ao desenvolvimento de produtos, design e marketing. Além disso, projetos separados são criados para tudo isso. E para cada marca, respectivamente.
Por que vocês decidiram implementar um rastreador de tarefas?
Em determinado momento, percebi que poderíamos organizar o processo de forma adequada porque no papel — isso não é o nível.
Mais cedo ou mais tarde, qualquer equipe entende que sem um software adicional, ela para de se desenvolver.
Nossa empresa começou pequena, mas rapidamente cresceu para grandes volumes. Então, deixamos de ser suficientes com os serviços do Google, e‑mails e planilhas. E quando entramos no mercado dos EUA, começamos essencialmente a criar uma marca do zero, já que o sortimento nos EUA é completamente diferente do nosso. Naquela época, muitos projetos precisavam ser organizados.
Quando éramos três ou quatro na equipe, as tarefas podiam ser atribuídas verbalmente. Mas quando começamos a “fleshar”, surgiu a necessidade de controle e planejamento das atividades.
Como vocês escolheram o Worksection?
A escolha do produto de software foi muito longa: nós tentamos Megaplan, Todoist e Bitrix. Para mim, era importante escolher um produto que estivesse constantemente melhorando, então em 2013 decidimos pelo Worksection. Agora, não consigo imaginar nosso trabalho sem este rastreador de tarefas.
Quais projetos o Worksection ajuda a gerenciar?
Com a implementação do Worksection para projetos no mercado americano, começamos a usá-lo para todos os projetos. Temos um departamento de desenvolvimento e design, e todos eles usam o Worksection em seu trabalho.
Quais ferramentas do rastreador de tarefas vocês usam?
O Kanban nos atende muito bem, pois permite destacar várias etapas no desenvolvimento do produto.
O Kanban me mostra tudo visualmente. Graças a ele, eu tenho uma compreensão do que está atribuído, o que está em andamento e o que está em lançamento. A visualização de tudo que acontece é um ponto forte do Worksection.
O que ajuda a fechar tarefas no prazo?
O principal é definir corretamente os objetivos, não os prazos. No nosso trabalho, lançamos o produto quando está pronto para lançamento, porque trabalhamos a partir de um objetivo, não a partir de um prazo.
A atitude do colaborador em relação ao trabalho, a ideologia que está presente dentro do departamento e que é transmitida pelo líder.
Com certeza deve haver ordem e controle. Mas a atitude do executor em relação ao trabalho é muito importante.
O que permitiu que vocês se adaptassem rapidamente ao trabalho durante a pandemia?
Acredito que nossa força está em sermos uma equipe, e não apenas uma força de trabalho. Quando um ajuda o outro e não exige nada em troca, simplesmente porque o trabalho precisa ser feito. Essa é minha filosofia: trabalhamos por resultados, nós criamos, nós moldamos o que não existia na empresa.
Quanto o gerente influencia na execução das tarefas?
Devemos nos esforçar para entender as necessidades das pessoas e nos comunicar regularmente.
Como lançar sua própria marca
Primeiramente, você precisa estudar a fundo o campo em que planeja lançar o projeto. Se se refere a um produto, o principal princípio é entender por que esse produto é necessário no mercado.
TOP 3 dicas para não perder prazos
- A primeira é verificar e ter certeza de que todos os participantes do processo estão cientes das tarefas atribuídas a eles, em vez de adivinhá-las.
- A segunda é a prevenção em termos de garantir que todos entendam o que e por que estão fazendo.
- A terceira é um fator motivador/desmotivador, que é um aspecto muito importante na organização do trabalho. As pessoas devem ter a motivação para fazer algo e desmotivação para evitar fazer algo.