Tým Worksection navštívil své partnery a klienty v IBIS. Hovořili jsme s Olexiyem Zhmyrkem a Ivanem Samoilyovem, kteří nejen stáli u zrodu společnosti, ale také samostatně implementovali systém řízení projektů pro práci na a kontrolu svých úkolů. Olexiy a Ivan sdíleli, jak se jejich oddělení rozrůstala a jaká je složitost úkolů, a jak jim Worksection v tom všem pomáhá.
Online obchod a vše, co s ním souvisí, začalo obsahem. Podstoupili jsme obrovské úsilí, abychom napsali všechno, co ve společnosti chybělo.
Trochu pozadí:
IBIS je největším operátorem velkoobchodního a maloobchodního obchodu se zbožím pro lov, rybaření a aktivní rekreaci, dodavatelem produktů od globálních výrobců. Sortiment v obchodech “IBIS” se skládá z více než 80 000 položek od 715 předních výrobců po celém světě. 10 vlastních obchodů v Kyjevě, Dnipru, Oděse a Lvově.
Olexiy Zhmyrko — vedoucí oddělení internetového prodeje v IBIS.
Ivan Samoilyov — produktový manažer a hlavní vývojář značky Favorit, mezinárodního výrobce rybářského vybavení pro lov dravých ryb, se sídlem na Ukrajině, v USA a Japonsku.
Povězte nám o projektech týmu IBIS
Pokud jde o oddělení obsahu, jedná se o projekty související s obsahem a marketingem. Poslední, které můžeme zmínit, jsou hračky — nová oblast pro nás, nové cílové publikum a nový přístup k klientovi.
Jedná se o projekty související s vývojem produktů, designem a marketingem. Navíc jsou vytvářeny samostatné projekty pro všechny tyto oblasti. A pro každou značku odpovídajícím způsobem.
Proč jste se rozhodli implementovat sledovač úkolů?
V určitém okamžiku jsem si uvědomil, že můžeme proces správně organizovat, protože na papíře — to není úroveň.
Dříve nebo později každému týmu dojde, že bez dodatečného softwaru přestane vyvíjet.
Naše společnost začala na malém, ale rychle vyrostla na velké objemy. Poté nám přestaly stačit služby Google, e‑maily a tabulky. A když jsme vstoupili na americký trh, začali jsme v podstatě vytvářet značku od nuly, protože sortiment ve státech je zcela odlišný od našeho. V tu dobu potřebovalo hodně projektů vyřídit.
Když nás v týmu bylo tři nebo čtyři, úkoly mohly být přiděleny ústně. Ale když jsme začali „dokončovat“, vznikla potřeba kontroly a plánování aktivit.
Jak jste vybrali Worksection?
Výběr softwarového produktu trval velmi dlouho: zkoušeli jsme Megaplan, Todoist a Bitrix. Pro mě bylo důležité vybrat produkt, který se neustále zdokonaluje, takže jsme v roce 2013 zvolili Worksection. Nyní si nedokážu představit naši práci bez tohoto sledovače úkolů.
Jaké projekty pomáhá Worksection řídit?
S implementací Worksection pro projekty na americkém trhu jsme začali používat pro všechny projekty. Máme oddělení vývoje a designu, a všechny používají Worksection v své práci.
Jaké nástroje sledovače úkolů používáte?
Kanban nám velmi vyhovuje, protože umožňuje zvýraznit několik fází ve vývoji produktu.
Kanban mi ukazuje všechno vizuálně. Díky němu mám přehled o tom, co je přiděleno, co je v procesu a co je v uvolnění. Vizualizace všeho, co se děje, je silnou stránkou Worksection.
Co pomáhá zavírat úkoly včas?
Hlavní je správně stanovit cíle, nikoli termíny. V naší práci uvolňujeme produkt, když je připraven k vydání, protože pracujeme od cíle, né od termínu.
Přístupy zaměstnanců k práci, ideologie, která je přítomna uvnitř oddělení a kterou nese vedoucí.
Určitě musí být pořádek a kontrola. Ale postoj vykonavatele k práci je velmi důležitý.
Co vám umožnilo rychle se přizpůsobit práci během pandemie?
Věřím, že naší silou je, že jsme tým, a nejen pracovní síla. Když jeden pomáhá druhému a nevyžaduje nic na oplátku, prostě proto, že práce musí být hotova. To je moje filozofie: pracujeme pro výsledky, tvoříme, formujeme to, co ve společnosti nebylo.
Jak moc ovlivňuje manažer plnění úkolů?
Měli bychom se snažit porozumět potřebám lidí a pravidelně komunikovat.
Jak spustit svou vlastní značku
Nejdůležitější je důkladně prostudovat oblast, ve které plánujete spustit projekt. Pokud se jedná o produkt, hlavním principem je pochopit, proč je tento produkt na trhu potřeba.
TOP 3 tipy, jak nezmeškat termíny
- První je zkontrolovat a ujistit se, že všichni účastníci procesu jsou si vědomi úkolů, které byly jim přiděleny, a né hádali je.
- Druhý je prevence v tom smyslu, že zajistí, aby všichni rozuměli tomu, co a proč dělají.
- Třetí je motivační/demotivující faktor, což je velmi důležitý aspekt organizace práce. Lidé by měli mít motivaci něco dělat a demotivaci, aby se vyhnuli tomu, co dělat nechtějí.