Сіз шығындарды азайтып, тұрақты жұмыс істеп, команда жұмысының сапасын және тиімділігін арттырып, клиенттер мен серіктестердің қанағаттану деңгейін көтергіңіз келе ме? Онда сіз жобаларды басқарудың маңыздығын және компаниядағы жоба менеджерінің рөлін түсінесіз.
Егер сіз әлі де осындай басқару форматты бизнесіңізде енгізу керек пе екендігін ойласаңыз, бұл ақпарат мәселелерді тереңірек түсінуге көмектеседі.
Неліктен жоба басқару маңызды?
Уақыт пен ақша салатын компаниялар ең жақсы жоба басқару тәжірибелерін өз процестеріне енгізу арқылы соңында өлшенетін нәтижелерді көріп отырады. Осындай кәсіпорындар іс жүзінде табысты. Бұл пікір бірнеше зерттеулермен расталған.
Мысалы, 2021 жылы PMI мен PwC сараптама жүргізді 4,069 респондентпен. Ол шынайы тиімді болып табылатын 80%-дан астам жобалардың сертификацияланған жоба менеджері бар екенін көрсетті.
Сонымен қатар, жоба басқару әдістемесін қолдану табыстың ықтималын арттырады. PwC бойынша, табысты жобалары бар респонденттердің шамамен 77%-ы құжатталған басқару процестерімен хабарлайды. Дәл сол уақытта жоба басқаруды пайдаланбайтын компаниялар өз жобаларының табысы төмен екенін айтады.
PwC осы зерттеуі осындай менеджмент процестері жақсы құрылған ұйымдарда 90%-дан астам жоба менеджерлері сертификатталғанын көрсетеді. Екінші жағынан, тек 61% осындай қызметкерлер қалыптасу процесін әлі де өткеріп жатқан компанияларда бар.
Жоба басқаруға назар аудармайтын ұйымдар шамамен 12%-ын өз ресурстарын жұмсайды.
Сондықтан, нарығында көшбасшы болуды мақсат тұтатын компанияларға жоба басқару қажет. Барлық артықшылықтарға көз жеткізу үшін, жоба басқарудың артықшылықтарын және неге басқару маңызды екенін ойластырайық.
Бизнес үшін жоба басқарудың артықшылықтары
Міне, жоба басқаруды енгізудің артықшылықтары.
Көптеген жобаларды басқару
Тәжірибе көрсеткендей, 85% жоба менеджерлері бірнеше жобамен бір уақытта жұмыс істеуге дағдыланған, тек 15% ғана бір жобаны басқарады. Қазіргі таңда жоғары бәсекелестік нарықта компаниялар тек осылай пайдалы бола алады.
Кейбір менеджерлерде бес жоба іске асырылса, басқалары он жобаны сәтті басқарады. Әрине, бәрі тапсырмалардың күрделілігіне және команда көлеміне байланысты. Бірақ, кез келген жағдайда, жоба менеджері көптеген тапсырмаларды назарда ұстауы қажет.
Сондықтан күйіп қалуды болдырмау және қателіктер санын азайту үшін, басқару әдістемелерін ғана емес, сондай-ақ тапсырмалар менеджерін қолданған дұрыс. Бұл сізге барлық маңызды ақпаратты бір жерде сақтауға мүмкіндік береді және әр жобаның қазіргі күйін жылдам талдауға мүмкіндік береді.
Біз тиімді көп жобалы басқару туралы мұнда жаздық.
Жылдам қаржылық өсу
Статистика ұйымдардың икемді басқару әдістемелерімен қаржыларын 37% тезірек өсіретінін көрсетеді, ал мұндай тәсілден бас тартатындар одан баяу. Сонымен қатар, икемді ұйымдар кәдімгі бәсекелестермен салыстырғанда шамамен 30% тиімдірек болады.
Бұл жоба басқарудың артықшылығын пайдалану үшін қажет:
- өз бизнесіңізге сай әдістемені таңдаңыз;
- қаржы басқару құралдарына ие болыңыз (кез келген мамандандырылған қызмет немесе тапсырмалар менеджеріндегі модуль).
Өнімдер мен қызметтердің сапасы жоғары
Әр жобаның мақсаты — өнім шығару. Сондықтан, 44% жоба басқару әдістерін қолданатын компаниялар олардың өнімдерінің сапасы жоғары екенін растайды, ал жоба басқару форматынан бас тартқандарға қарағанда.
Бұл негізінен прогресс пен қателерді қадағалау жүйелерімен мүмкін болады. Жоба аяқталғанда, осы қызметтердің деректері жиналып, жүйеленіп, талданады. Нәтижесінде, сіз ортақ қателерді байқап, болашақта оларды болдырмауға болады. Сіз сонымен қатар үздік тәжірибелерді бірден көре аласыз. Сондықтан, олар компанияның болашақ жобаларында жұмыс істеу негізіне айналады.
Уақытты үнемдеу
Жоба басқару жүйесі менеджерлерге аз уақыт ішінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді.
Орташа алғанда, бұл көп емес, тек күніне он минут. Бірақ жыл сайын бұл шамамен 153 сағат немесе 19 жұмыс күні болады. Жақсы емес пе?
Бұл уақыт жоба басқару әдістемелері дәстүрлі түрде қызметтерді: тапсырмаларды басқарушылар, уақыт трекерлері және т.б. пайдалануды белгілейтіндіктен сақталады. Бұл құралдар көптеген рутиналы әрекеттерді автоматтандыруды ұсынады, осылайша сіз қажетті ақпаратты жылдамырақ аласыз.
Болжамдылық дәрежесінің артуы
Жоба басқару процесіндегі негізгі нәрселердің бірі жоспарлау. Жұмыс компоненттерінің барлығы мұқият дайындалған кезде, жобаның табысты болатынын бастапқы кезеңде түсінуге болады.
Сондай-ақ, мүмкін тәуекелдерді алдын ала болжауға және оларды қалай басқару керектігін шешуге болады. Сондықтан, күтпеген оқиғаның ықтималдығы өте аз.
Барлығының жақсы жұмыс істеуі үшін, сіз таңдалған әдістеменің принциптеріне сәйкес жүйелі түрде жұмыс істеуіңіз қажет және жобаның өмірлік цикліне арналған барлық әрекеттерді анық орындауыңыз керек. Яғни: егер бір жоба барлығы жоба басталу кезеңінен аяқталу кезеңіне дейінгі ережелерге сәйкес жасалса, онда келесі жобада күтпеген жағдайлар аз болады.
Қызметкерлердің стрестік жағдайы мен күйіп қалуын азайту
Қызметкерлер көп нәрсені үнемі ойда ұстауға, өткен тәжірибеге сілтеме жасауға болмайтын тапсырмаларды шешуге мәжбүр болғанда, сондай-ақ байланыс проблемалары туындаса, тұрақты стресс пен уақыт өте келе күйіп қалу болмай қоймайды.
Егер сіз жоба басқарудың принциптерін ұстанып, сәйкес құралдарды пайдаланатын болсаңыз, бұл теріс құбылыстарды азайта аласыз. Соңында, тапсырмалар тапсырмалар менеджерінде жиналатын болады, командасының бұрынғы тәжірибесі бар құжаттар корпоративтік білім базасында оңай табылады, ал негізгі байланыстар тапсырмалар менеджерімен интеграцияланған мессенджерде жүргізіледі.
Ресурстарды пайдалануын оңтайландыру
Сіз, әрине, жұмыс уақыты тапсырмалардың санынан аз деген фактімен кездескен боларсыз. Өкінішке орай, мұндай тәжірибені көпшілік кездестіреді. Бірақ жоба менеджерлері мен тапсырма трекерлерімен жұмыс істейтін командалар мұндай жағдайларға азырақ ұшырайды. Неге?
Өйткені барлық тапсырмалар белгіленген, оларда приоритет деңгейлері бар және белгілі бір тапсырмаларды орындау үшін уақыт стандарттары бар.Сәйкесінше, жоба менеджері мысалға, біреудің тапсырмалар тізімі артық жүктелгенін көріп, барлық тапсырмалар жоғары приоритетте болса, ал басқаларында сол кезеңде тек жеңіл әрі шұғыл емес тапсырмалар болса, тапсырмаларды қайта үлестіруге мүмкіндік алады, осылайша жұмыс жүктемесін әділірек етеді.
Банкроттық тәуекелін азайту
Статистика бойынша, $1,000,000 аспайтын бюджетке ие жобалар 50% жиірек сәтсіздікке ұшырайды. Мұндай эпикалық қателік толық қаржылық құлдыраумен аяқталуы мүмкін екені түсінікті.
Сондықтан, жобаларды басқару жоба менеджерлері қымбат жобалармен жұмыс істейтіндер үшін маңызды. Себебі, жоғарыда айтылғандай, жобаны басқаруды кәсіби мамандар жүзеге асырған компаниялар, әдетте, сәтті болады.
Команданың байланыстарының сапасын арттыру
Жоғарыда біз коммуникациялардың маңыздылығын атап өтті, себебі бұл жоба басқаруда нақты қиындыққа айналуы мүмкін. Шындығында, бұл мәселені таңдалған әдістемнің принциптеріне сәйкес ғана шешуге болады.
Команданың байланыстарын жақсарту үшін, интеграцияланған чатқа ие тапсырмаларды трекерлерді және/немесе танымал мессенджерлермен интеграцияны пайдалануға болады. Осылайша, жоғалған хабарламалар мен байқалмаған тапсырмалар мәселесін болдырмаңыз.
Көшбасшылардың тиімділігін арттыру
Шынайы көшбасшы компания іс-әрекеттері мен жекелеген жобалар туралы әрқашан хабардар болуы қажет. Барлық командалар қабылданған стандарттар бойынша жұмыс істегенде, менеджерге не болып жатқанын білу әлдеқайда жеңіл болады. Барлық командаларда бірдей құжаттандыру стандарттары, тапсырма қою ережелері, KPI және т.б. бар.
Тапсырмалар менеджерлері, Гант диаграммалары, бақылау панельдері сияқты құралдарды пайдалану менеджердің жұмысын да жеңілдетеді. Яғни, әр жобаның негізгі көрсеткіштерін бір экранда көруге мүмкіндік беретін құралдар.
Процестердің ашықтығын және командалардағы рөлдерді арттыру
Кейде команда мүшелері өз бөлімдерінде де бір-бірінің міндеттерін түсінбей жатады, ал басқа бөлімдер мен жоғары басшылары туралы айтпаса да болады. Осы уақытта 38% ұйымдар бұл белгісіздікті жобаның табысына кедергі келтіретін негізгі кедергі деп санайды.
Сапалы жоба басқару ең жоғары ашықтыққа негізделген, әркім тапсырмалар менеджерінде оның әріптесі немесе тікелей басшысының несіз жауапты екенін көре алатындай. Жұмыс осылайша құрылса, адамдарға көмек сұрау, тапсырмаларды делегирлеу және бірге табысқа жету әлдеқайда оңай болады.
Стратегиялық тапсырмаларға көп көңіл бөлу
Жоба басқару көптеген рутиналы тапсырмаларды автоматтандыруды және процестерді стандарттауны білдіреді. Яғни, әрі қызметкерлер де, менеджерлер де стратегиялық тапсырмалар үшін көбірек уақытқа ие бола алады.
Бұл тәсіл компанияның өсуі мен кеңеюіне нәтижесін береді.
Мақсаттар мен прогрестің жақсы түсінігі
Жоғарыда айтылғандай, көшбасшыларға компанияның іскерлік күйін жылдам бағалау маңызды. Бірақ басқалар үшін де маңызды. Анықталған мақсаттардың болуы іс жүзінде мотивация береді. Сонымен қатар, әркім ай сайынғы немесе апталық жоспардан қанша жұмыс істегенін көргенде, жалғастыру оңай болады.
Сондықтан, жобаларды басқарғанда, команда бұл жобаны көрнекі түрде көрсетуі қажет; мақсаттар мен команда алдын-ала орындалған жұмыс көлемін көруге тиіс. Мұнда, тағы да, диаграммалар, шкалалар, өнімділік графиктері жәрдемдеседі.
Азатталған шешім қабылдау
Шешімдер интуитивті түрде қабылданатын болса, бұл білімсіз нәтижелерге әкелуі мүмкін. Сондықтан жоба басқаруда информация жинау мен құрылымдауға көп көңіл бөлінеді. Соның негізінде, сіз саналы, ұтымды, тиімді шешімдер қабылдай аласыз.
Қарапайым есеп берулер
Компания үшін информациямен жұмыс істеу үшін бірдей стандарт бар, сондықтан оны жинау және есеп жасау әлдеқайда жеңіл болады. Сонымен қатар, графиктер мен кестелер форматы бойынша автоматты түрде белгілі бір деректерді жүктеу құралдары бар. Яғни, сіз тіпті сандарды графиктерге айналдыруға уақыт жұмсай алмайсыз.
Бұл, әсіресе, команда сағаттық төлем форматында жұмыс істегенде пайдалы. Олай болса, әр маман күн сайын тапсырмалар шешуге жұмсалған уақытын жазып отыруы жеткілікті. Ай соңында дайын есеп беруді жүктеп алу, жобалар бойынша уақытты автоматты түрде есептеуіңіз алады.
Жұмыс көлемін тиімді басқару
Компанияда белгілі бір қызметтерді тапсырыс беруге мүдделі әлеуетті клиент болуы мүмкін. Бірақ басқару тұрақты персонал жеткілікті ме, әлде жаңа қызметкерлер жалдау керек пе екені анық емес.
Бұл жоба басқару жоқ компанияларда болады. Егер ондай болса, жұмыс көлемі мен қызметкерлер арасында жүктемені белсенді түрде бөлу оңай.
Сондықтан, қосымша жұмыс көлемімен қалай жұмыс істеуге қатысты түсіну де оңай. Мысалы, егер сізде аптасына 40 сағат жұмыс істейтін бес қызметкер болса және барлығымен толық жүктеліп отырсаңыз, онда 20 сағаттық қосымша тапсырма алудың қажеті жоқ, өйткені оны бар күшпен орындау мүмкін емес.
Бірақ, қайталап айтайық, бұған уақытты запастау арқылы және қызметкерлердің жүктемесін жатқызып түсінуге болады.
Жаңа қызметкерлерді тез бейімдеу
Жақсы құрылымдалған жоба басқару жүйесі жаңа команда мүшелерін тезірек оқытуды мүмкін етеді, себебі процестердің көпшілігі баяндалған.
Сонымен қатар, белгілі бір сұраныстармен жұмыс өтілі де жинақталған, сондықтан жаңа адам мұндайды өзі ойлап таппайды. Оны тек әріптестерінен сұрау және алынған ақпаратты зерттеу жеткілікті.
Барлық қатысушылардың жоғары қанағаттануы
Тапсырыс уақтылы (немесе мерзімінен бұрын) орындалған кезде, шығындарсыз және маңызды кемшіліктерсіз клиенттер қуанды. Дәл солай, команда да жоспар бойынша жүруді, үзіліссіз жұмыс жасауды және шаршап қалмауды ұнатады.
Міне, сондықтан жоба басқару әдістемелерінің барлығы осылай бағытталған, және практика көрсеткендей, оларды пайдалану жалпы қанағаттануды бастан кешіруге мүмкіндік береді.
Компанияның серіктестер мен клиенттер үшін тартымдылығын арттыру
Келісім бойынша, адамдар сенімді, тиімді және болжанатындармен жұмыс істегісі келеді. Жоба басқару енгізілген компаниялар дәл сондай. Сондықтан олар әрқашан бәсекелестерге қарағанда жоғары артықшылықтарға ие болады және сол шешімдермен серіктестерді тартады.
Оңай масштабтау
Жоба басқару принциптерімен жұмыс істейтін компаниялар бастапқыдан бастап жедел әрі тиімді масштабталады, себебі басқару уже нәтижелерге қол жеткізуге көмектесетін ең жақсы тәжірибелерді жақсы біледі. Сондықтан, жаңа командалар, бөлімдер мен қызмет салалары пайда болғанда, олардың жұмысы автоматты түрде ең жақсы түрде құрылған.
Сіз жоба басқарудың компания үшін құнын қалай анықтайсыз?
Енді сіз жоба басқарудың маңызды екендігін және оған қандай нақты артықшылықтар ұсынатынын білесіз. Бірақ құнды өлшеу сұрақтарымен қиындықтар туындауы мүмкін. Себебі, шын мәнінде жоғары деңгейдегі жоба басқару сондай органикалық түрде жұмыс істейді, себебі барлық процестер өздігінен болатындай болып көрінеді.
Сондықтан, жобаларды басқарудың шынайы құнын әдетте салыстыру мүмкіндігі болғанда көрінеді. Яғни, жоба басқару болмаған кезде не болатынын көру:
- шығарылымдар уақытында шықпайды;
- жұмыс кестесі бұзылады;
- бюджеттер асып кетеді.