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Utiliza Worksection al máximo. Parte 1: Configuración del sistema, Acciones masivas, Plantillas
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Gestión de proyectos

Utiliza Worksection al máximo. Parte 1: Configuración del sistema, Acciones masivas, Plantillas

¿Cómo aprovechar al máx­i­mo Work­sec­tion? En este artícu­lo, te mostraremos algunos tru­cos no obvios que te serán útiles al usar el sis­tema a diario y que te ahor­rarán tiempo.

Opciones de con­fig­u­ración del sistema

Puedes per­son­alizar tu expe­ri­en­cia uti­lizan­do la con­fig­u­ración de Work­sec­tion. Vamos a ver algu­nas de las fun­ciones intere­santes que puedes usar para per­son­alizar el uso del servicio.

En este artícu­lo, analizare­mos más de cerca:

  • Con­figu­ra tu cuen­ta y perfil
  • Acciones masi­vas en el sis­tema y tra­ba­jo con plantillas

Con­figu­ra tu cuen­ta y perfil

Comence­mos con lo bási­co: con­fig­u­ración de la cuen­ta y per­fil del sistema.

Con­fig­u­ración de la cuenta

El Propi­etario de la Cuen­ta y los Admin­istradores de la Cuen­ta tienen acce­so à la con­fig­u­ración de la cuen­ta de la empre­sa. Además de la con­fig­u­ración están­dar de la cuen­ta, hay una serie de con­fig­u­ra­ciones intere­santes disponibles:


  • Los ger­entes de proyec­to tienen con­trol sobre los par­tic­i­pantes del proyec­to. Esto per­mite al ger­ente de proyec­to agre­gar o quitar par­tic­i­pantes den­tro del proyec­to al que está asig­na­do como líder.
  • Habil­i­tar vis­i­bil­i­dad del equipo. Puedes evi­tar que los equipos se vean entre sí si deseas man­ten­er­los sep­a­ra­dos. De esta man­era, ase­guras que cada equipo tra­ba­je de man­era autónoma.
  • Per­miso para invi­tar a un invi­ta­do a subtareas.
  • Per­miso para ver infor­ma­ción ocul­ta. Esta opción per­mite a los admin­istradores de un equipo o depar­ta­men­to especí­fi­co ver infor­ma­ción ocul­ta. Si la cuen­ta tiene acce­so restringi­do, solo los usuar­ios asig­na­dos a esas tar­eas podrán ver infor­ma­ción oculta.
  • Lis­tas por nombre/apellido/apodo. Con­figu­ra la elec­ción de qué (nom­bre, apel­li­do o apo­do) se uti­liza para crear lis­tas en el sistema.

Con­fig­u­ración del perfil

Cada usuario en el sis­tema tiene acce­so a estas con­fig­u­ra­ciones. Aquí puedes com­ple­tar tus detalles de con­tac­to, con­fig­u­rar tu horario de tra­ba­jo y estable­cer un sis­tema de notificaciones:


  • Inte­grarse con Telegram o Viber si deseas recibir noti­fi­ca­ciones direc­ta­mente en uno de los mensajeros.
  • Con­fig­u­rar noti­fi­ca­ciones entre canales: dónde y qué noti­fi­ca­ciones deseas recibir.
  • Resumen matuti­no. Una fun­ción que te per­mite recibir una noti­fi­cación por correo elec­tróni­co por la mañana con las tar­eas más rel­e­vantes para ti. Puedes con­fig­u­rar­lo en este menú.

Con­fig­u­ración del equipo

Si tienes que tra­ba­jar con equipos de difer­entes regiones, puedes estable­cer un idioma de inter­faz sep­a­ra­do para cada uno.

Para hac­er esto, ve à la con­fig­u­ración del equipo y selec­ciona el idioma requeri­do. Tam­bién puedes agre­gar tu logo y otros detalles de con­tac­to al equipo.

Con­fig­u­ración del tablero

El tablero con­tiene infor­ma­ción impor­tante sobre el pro­gre­so del proyec­to:
  • veloci­dad del proyecto;
  • activi­dad del empleado;
  • número de tar­eas cerradas/abiertas, etc. 
Los blo­ques del tablero son cli­ca­bles, lo que te per­mite obten­er más infor­ma­ción sobre los datos. 


Per­son­alizar la ubi­cación de los blo­ques del tablero es una fun­ción menos obvia de esta sección:


Esto te per­mite orga­ni­zar los datos de tu tablero según su relevancia.

Con­fig­u­rar la pági­na principal

La pági­na prin­ci­pal mues­tra toda la infor­ma­ción disponible sobre los proyec­tos en los que estás par­tic­i­pan­do. Tam­bién puedes:

Con­fig­u­rar la visu­al­ización de datos por tarea

La pági­na prin­ci­pal mues­tra todas las tar­eas por defec­to. Sin embar­go, puedes per­son­alizar la infor­ma­ción para un tra­ba­jo más enfo­ca­do con la ayu­da de la con­fig­u­ración de “Per­son­alizar feed” .


Visu­al­ización del proyecto

Puedes usar el fil­tro para ver proyec­tos de man­era más con­ve­niente. Tam­bién puedes usar el fil­tro para ver la his­to­ria del proyec­to. Aquí es donde se alma­ce­nan todos los datos sobre proyec­tos com­ple­ta­dos y las tar­eas den­tro de ellos.


Con­fig­u­ración y descrip­ción del proyecto

Puedes agre­gar una Descrip­ción del Proyec­to, Eta­pas y Eti­que­tas para describir la infor­ma­ción del proyec­to con más detalle.


Los req­ui­si­tos para crear tar­eas y el algo­rit­mo gen­er­al para tra­ba­jar den­tro del proyec­to se pueden especi­ficar en la descrip­ción. En la con­fig­u­ración del proyec­to, tam­bién puedes ele­gir un col­or para el proyec­to. Esto te per­mite difer­en­ciar aún más las áreas de tra­ba­jo de la empresa.

Tipos de visu­al­ización de tareas

Las tar­eas pueden ser visu­al­izadas:

En una lista

Por per­sonas

En el tablero Kanban


Selec­ciona la for­ma más con­ve­niente de ver las tar­eas para facil­i­tar el fun­cionamien­to del sistema.

Acciones masi­vas en el sis­tema y tra­ba­jo con plantillas

¿A menudo te encuen­tras copiando y trans­firien­do datos man­ual­mente? Algu­nas de las fun­ciones de Work­sec­tion te per­miten autom­a­ti­zar y acel­er­ar tu tra­ba­jo con este tipo de tareas.

Acciones masi­vas en el sistema

Puedes usar la fun­ción de acción masi­va del sis­tema en lugar de edi­tar tar­eas indi­vid­ual­mente o inter­ac­tu­ar con los participantes.

Acciones masi­vas con tareas

Tan pron­to como selec­ciones una o más tar­eas, apare­cerá un menú en el sis­tema que te per­mi­tirá lle­var a cabo acciones masivas.


Puedes hac­er esto en modo masivo: 
  • mover o copi­ar tar­eas a otro proyecto;
  • elim­i­nar o cer­rar una tarea;
  • asig­nar a una per­sona responsable;
  • edi­tar visibilidad;
  • agre­gar eti­que­tas o estado;
  • asig­nar suscriptores;
  • estable­cer plazos;
  • agre­gar à la factura.

Acciones masi­vas con per­sonas 

Además de la tarea, las acciones masi­vas están disponibles en la sec­ción “Per­sonas” del sis­tema, donde puedes selec­cionar a var­ios empleados:

Las sigu­ientes acciones masi­vas están disponibles: 
  • expor­tar datos; reen­viar la invitación;
  • trans­ferir par­tic­i­pantes a otro equipo o departamento;
  • estable­cer límites de tiempo;
  • otor­gar dere­chos y accesos;
  • edi­tar participantes;
  • suscribir par­tic­i­pantes;
  • elim­i­nar a un participante.

Creación masi­va de tareas

Puedes crear una o más tar­eas uti­lizan­do el sig­no más en el menú principal.


Así es como copias una tarea a difer­entes proyec­tos. Además de la infor­ma­ción habit­u­al para la creación de tar­eas, puedes selec­cionar los proyec­tos a los que deseas copi­ar la tarea.

Crear un grupo de tareas

Si nece­si­tas crear varias tar­eas à la vez, puedes crear un grupo de tar­eas. Esto se hace hacien­do clic en el sig­no más y luego selec­cio­nan­do “Grupo de tarea” en las pref­er­en­cias de tareas.

Tra­ba­jo con plantillas

Un proyec­to plan­til­la es difer­ente de un proyec­to reg­u­lar en que está mar­ca­do como “Silen­ci­a­do”. Estos proyec­tos no reciben noti­fi­ca­ciones, por lo que no dis­traen a las per­sonas de su trabajo.


Puedes copi­ar una tarea con todos sus ajustes des­de dicho proyec­to. Selec­ciona la tarea requeri­da y elige “Copi­ar” en el menú superior.


A con­tin­uación, haz clic en “Copi­ar a otro proyec­to” y agre­ga la tarea copi­a­da al proyec­to desea­do. Al copi­ar, tam­bién tienes acce­so a los ajustes de copia con subtar­eas, pla­zos y conex­iones, y puedes agre­gar suscrip­tores al proyecto.

¿Cómo usar­lo?

Recomen­damos usar el sis­tema en fun­ción de tus necesi­dades com­er­ciales. De esta man­era, no tienes que adap­tarte à la estruc­tura del ser­vi­cio, sino que el ser­vi­cio se adap­ta a tus necesi­dades. Así lograrás un asis­tente real en la orga­ni­zación de tu flu­jo de trabajo.

Esta­mos seguros de que dom­i­narás el uso del ser­vi­cio con el tiem­po y encon­trarás que puedes tra­ba­jar de man­era mucho más efi­ciente. ¡Bue­na suerte!
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