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Use o Worksection ao máximo. Parte 1: Configurações do sistema, Ações em massa, Modelos
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Gerenciamento de projetos

Use o Worksection ao máximo. Parte 1: Configurações do sistema, Ações em massa, Modelos

Como aproveitar ao máx­i­mo o Work­sec­tion? Neste arti­go, mostraremos alguns truques não óbvios que serão úteis ao usar o sis­tema diari­a­mente e econ­o­mizarão seu tempo.

Opções de con­fig­u­ração do sistema

Você pode per­son­alizar sua exper­iên­cia uti­lizan­do as con­fig­u­rações do Work­sec­tion. Vamos dar uma olha­da em alguns recur­sos inter­es­santes que você pode usar para per­son­alizar o uso do serviço.

Neste arti­go, ver­e­mos mais de perto:

  • Con­fig­u­rar sua con­ta e perfil
  • Ações em mas­sa no sis­tema e tra­bal­har com modelos

Con­fig­u­rar sua con­ta e perfil

Vamos começar pelo bási­co: con­fig­u­rações da con­ta e do per­fil do sistema.

Con­fig­u­rações da conta

O Pro­pri­etário da Con­ta e os Admin­istradores da Con­ta têm aces­so às con­fig­u­rações da con­ta da empre­sa. Além das con­fig­u­rações padrão da con­ta, há um número de con­fig­u­rações inter­es­santes disponíveis:


  • Os ger­entes de pro­je­to têm con­t­role sobre os par­tic­i­pantes do pro­je­to. Isso per­mite que o ger­ente de pro­je­to adi­cione ou remo­va par­tic­i­pantes den­tro do pro­je­to ao qual está des­ig­na­do como líder.
  • Ati­var vis­i­bil­i­dade da equipe. Você pode impedir que as equipes vejam umas às out­ras, se quis­er man­tê-las sep­a­radas. Assim, você garante que cada equipe tra­bal­he autonomamente.
  • Per­mis­são para con­vi­dar um con­vi­da­do para subtarefas.
  • Per­mis­são para ver infor­mações ocul­tas. Esta opção per­mite que os admin­istradores de uma equipe ou depar­ta­men­to especí­fi­co visu­al­izem infor­mações ocul­tas. Se a con­ta tiv­er aces­so restri­to, ape­nas os usuários des­ig­na­dos a tais tare­fas poderão visu­alizar infor­mações ocultas.
  • Lis­tas por primeiro/último nome/apelido. Con­fig­ure a escol­ha de qual (primeiro nome, sobrenome ou apeli­do) é usa­do para cri­ar lis­tas no sistema.

Con­fig­u­rações do perfil

Cada usuário do sis­tema tem aces­so a essas con­fig­u­rações. É aqui que você pode preencher seus dados de con­ta­to, con­fig­u­rar seu horário de tra­bal­ho e esta­b­ele­cer um sis­tema de notificação:


  • Inte­grar com Telegram ou Viber se você quis­er rece­ber noti­fi­cações dire­ta­mente em um dos mensageiros.
  • Con­fig­u­rar noti­fi­cações entre canais: onde e quais noti­fi­cações você dese­ja receber.
  • Resumo mati­nal. Um recur­so que per­mite que você rece­ba uma noti­fi­cação por e‑mail pela man­hã com as tare­fas mais rel­e­vantes para você. Você pode con­fig­urá-lo neste menu.

Con­fig­u­rações da equipe

Se você pre­cisa tra­bal­har com equipes de difer­entes regiões, pode definir um idioma de inter­face sep­a­ra­do para cada uma. 

Para isso, vá para as con­fig­u­rações da equipe e sele­cione o idioma necessário. Você tam­bém pode adi­cionar seu logotipo e out­ros detal­h­es de con­ta­to à equipe.

Con­fig­u­rações do painel

O painel con­tém infor­mações impor­tantes sobre o pro­gres­so do pro­je­to:
  • veloci­dade do projeto;
  • ativi­dade dos funcionários;
  • número de tare­fas fechadas/abertas, etc.
Os blo­cos do painel são clicáveis, per­mitin­do que você sai­ba mais sobre as informações. 


Per­son­alizar a dis­posição dos blo­cos do painel é uma função menos óbvia des­ta seção:


Isso per­mite que você orga­nize os dados do seu painel por relevância.

Con­fig­u­ran­do a pági­na principal

A pági­na prin­ci­pal exibe todas as infor­mações disponíveis sobre os pro­je­tos em que você está par­tic­i­pan­do. Você tam­bém pode:

Con­fig­u­rar a exibição de dados por tarefa

A pági­na prin­ci­pal mostra todas as tare­fas por padrão. No entan­to, você pode per­son­alizar as infor­mações para um tra­bal­ho mais foca­do com a aju­da das con­fig­u­rações de “Per­son­alizar feed”.


Exibição do projeto

Você pode usar o fil­tro para visu­alizar pro­je­tos de uma maneira mais con­ve­niente. Você tam­bém pode usar o fil­tro para visu­alizar a história do pro­je­to. É aqui que todos os dados sobre pro­je­tos e tare­fas con­cluí­das são armazenados.


Con­fig­u­rações e descrição do projeto

Você pode adi­cionar uma Descrição do Pro­je­to, Eta­pas e Eti­que­tas para descr­ev­er as infor­mações do pro­je­to com mais detalhes.


Os req­ui­si­tos para a cri­ação de tare­fas e o algo­rit­mo ger­al de tra­bal­ho den­tro do pro­je­to podem ser especi­fi­ca­dos na descrição. Nas con­fig­u­rações do pro­je­to, você tam­bém pode escol­her uma cor para o pro­je­to. Isso per­mite que você difer­en­cie ain­da mais entre as áreas de tra­bal­ho da empresa.

Tipos de exibição de tarefas

As tare­fas podem ser exibidas:

Em uma lista

Por pes­soas

No quadro Kanban


Escol­ha a for­ma mais con­ve­niente de visu­alizar as tare­fas para facil­i­tar a oper­ação do sistema.

Ações em mas­sa no sis­tema e tra­bal­ho com modelos

Você se vê fre­quente­mente copiando e trans­ferindo dados man­ual­mente? Alguns dos recur­sos do Work­sec­tion per­mitem autom­a­ti­zar e acel­er­ar seu tra­bal­ho com essas tarefas.

Ações em mas­sa no sistema

Você pode usar o recur­so de ação em mas­sa do sis­tema em vez de edi­tar tare­fas indi­vid­ual­mente ou inter­a­gir com os participantes.

Ações em mas­sa com tarefas

Assim que você sele­cionar uma ou mais tare­fas, um menu apare­cerá no sis­tema que per­mi­tirá realizar ações em massa.


Você pode faz­er isso em modo de massa: 
  • mover ou copi­ar tare­fas para out­ro projeto;
  • dele­tar ou fechar uma tarefa;
  • atribuir uma pes­soa responsável;
  • edi­tar visibilidade;
  • adi­cionar eti­que­tas ou status;
  • atribuir assi­nantes;
  • definir pra­zos;
  • adi­cionar à fatura.

Ações em mas­sa com pes­soas 

Além da tare­fa, ações em mas­sa estão disponíveis na seção “Pes­soas” do sis­tema, onde você pode sele­cionar vários funcionários:

As seguintes ações em mas­sa estão disponíveis:
  • expor­tação de dados; reen­vio do convite;
  • trans­ferir par­tic­i­pantes para out­ra equipe ou departamento;
  • definir lim­ites de tempo;
  • con­ced­er dire­itos e acessos;
  • edi­tar participantes;
  • inscr­ev­er participantes;
  • dele­tar um participante.

Cri­ação de tare­fas em massa

Você pode cri­ar uma ou mais tare­fas usan­do o sinal de mais no menu principal.


É assim que você copia uma tare­fa para difer­entes pro­je­tos. Além das infor­mações habit­u­ais de cri­ação de tare­fas, você pode sele­cionar os pro­je­tos para os quais dese­ja copi­ar a tarefa.

Cri­ar um grupo de tarefas

Se você pre­cisa cri­ar várias tare­fas de uma vez, você pode cri­ar um grupo de tare­fas. Isso é feito cli­can­do no sinal de mais e depois sele­cio­nan­do “Grupo de tare­fa” nas prefer­ên­cias de tarefas.

Tra­bal­han­do com modelos

Um pro­je­to mod­e­lo é difer­ente de um pro­je­to reg­u­lar por ser mar­ca­do como “Silen­ci­a­do”. Ess­es pro­je­tos não recebem noti­fi­cações, por­tan­to, não dis­traem as pes­soas de seu trabalho.


Você pode copi­ar uma tare­fa com todas as suas con­fig­u­rações de tal pro­je­to. Sele­cione a tare­fa necessária e escol­ha “Copi­ar” no menu acima. 


Em segui­da, clique em “Copi­ar para out­ro pro­je­to” e adi­cione a tare­fa copi­a­da ao pro­je­to dese­ja­do. Ao copi­ar, você tam­bém tem aces­so às con­fig­u­rações de cópia com subtare­fas, pra­zos e conexões, e você pode adi­cionar assi­nantes ao projeto.

Como usá-lo?

Recomen­damos usar o sis­tema com base nas neces­si­dades do seu negó­cio. Dessa for­ma, você não pre­cisa se adap­tar à estru­tu­ra do serviço, mas o serviço se adap­ta às suas neces­si­dades. Assim, você terá um ver­dadeiro assis­tente na orga­ni­za­ção do seu fluxo de trabalho.

Esta­mos cer­tos de que você se famil­iar­izará com o uso do serviço ao lon­go do tem­po, e desco­brirá que con­segue tra­bal­har com muito mais efi­ciên­cia. Boa sorte!
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