Зачем нужна система контроля рабочего времени?
Система учета рабочего времени нужна для того, чтобы:
- предположить, сколько времени и денег вы потратите на выполнение задачи. Например, СЕО Y&R Ukraine Дмитрий Барсуков после внедрения тайм-трекера понял, что одну и ту же задачу кто-то выполнит за десять часов, а кто-то — за два;
- сделать ценообразование компании понятным для клиента;
- использовать отчеты о затраченном времени на ретроспективах в Scrum-спринте;
- понять, насколько сильно загружена команда и какой темп работы у отдельного сотрудника;
- запланировать задачи на следующий отрезок времени (спринт), исходя из времени, которое нужно на их выполнение;
- работать с системой постановки целей и задач SMART. Учет времени используется при прогнозировании того, сколько времени и денег уйдет на выполнение задачи (Achievable).
В веб-студии «Винтаж» отчеты по затраченному времени используют для циклического анализа на ретроспективах. С программой учета рабочего времени активно работают отделы HR и финансов:
- HR — проверяют по частотной диаграмме, как сотрудники вносят время в Worksection. На этапе внедрения приходилось напоминать тем, кто забывал включать таймер в начале работы;
- отдел финансов — анализирует отчеты затраченного времени по проектам и клиентам. Из этих данных отдел финансов определяет маржинальность проектов и клиентов. Вместе с HR отдел финансов также определяет, насколько эффективны команды и отдельные сотрудники.
В компании действует строгое правило: «Если задача не стоит в Worksection — ее можно не делать. Потому что нигде не будет зафиксировано потраченное на работу время». Время вносится сотрудниками в задачи в таск-менеджере. По «меткам» задач можно понять, на что именно уходит время по проекту, скорректировать задачи или внести новые.
Как отследить затраченное на задачу время с помощью тайм-трекера Worksection.
В агентстве эффективного интернет-маркетинга Roman.ua тайм-трекер используется для того, чтобы понимать, сколько времени занимают разные задачи: обучение, развитие, составление бизнес-процессов, продажи. Работу планируют, исходя из времени, которое нужно на выполнение задач.
Как тайм-трекер используют для расчета стоимости работы?
Co-founder студии «Винтаж» Евгений Кудрявченко рассказывает, что стоимость работы зависит от уровня сотрудника: junior, middle и senior: «Для определения уровней внедрили учет времени через Worksection, чтобы понять, сколько времени сотрудники тратят на решение типовых задач. Если сотрудник тратит меньше времени на решение задачи, у него есть перспектива попасть на следующий уровень. Система оплаты труда топ-менеджеров зависит не от уровня, а от KPI работы отделов».
Рекламное агентство Y&R Ukraine выбрало классическую схему почасовой оплаты. Управляющий директор Дмитрий Барсуков верит, что учет времени в рекламных агентствах из международного стандарта станет национальным: «Специфика рекламного бизнеса такова, что мы, по сути, продаем время наших специалистов. Поэтому изначально используем систему с упором на тайм-трекинг».
Как определить зарплату сотрудников с почасовой ставкой.
А вот в агентстве video-performance One2 не используют тайм-трекер при подсчете зарплаты. Команда знает, что раз в месяц сотрудники получат деньги, независимо от показателей клиента. Консультант по маркетингу One2 Виталий Цимбалюк утверждает, что именно поэтому команда старается работать лучше — не по принуждению, а потому что действительно так хочет.
Зачем заказчику знать, сколько времени сотрудники потратили на задачу?
Из проанализированных нами кейсов большинство компаний не заводят клиента в CRM-систему. Менеджер проектов VoltaOne Роман Слипченко объясняет это спецификой работы: «В нашем случае аккаунт-менеджер доносит клиенту всё, что нужно».
Мы сознательно выбрали минималистичный дизайн для Worksection, чтобы снизить порог вхождения для тех, кто никогда не работал в этой системе — и возможно не будет работать постоянно. Поэтому нам нравится кейс агентства Y&R Ukraine, которое завело несколько клиентов в систему. Это — идеальная ситуация, так как клиент может в любой момент отследить объем работ. К сожалению, по словам СЕО Дмитрия Барсукова таких клиентов немного, потому что мало кто заинтересован в «кухне» рекламного проекта.
Основатель Roman.ua Романа Рыбальченко считает, что есть хорошая альтернатива заведению заказчика в систему — система отчетов: «Мы работаем прозрачно, и сервис позволяет нам транслировать эту прозрачность клиенту. Благодаря системе отчетов заказчик видит, сколько времени (буквально до минуты) мы потратили, и никаких вопросов у него не возникает». Отчеты в Roman.ua используют в двух случаях:
- внешний — показать клиенту, что сделали;
- внутренний — рассчитать вознаграждение сотрудника в зависимости от того, сколько он проработал и над какими проектами.
Обязательно контролировать рабочее время сотрудников?
Внедрять систему контроля рабочего времени необязательно. Например, СЕО 1991 Civic Tech Center Анастасия Силенок не использует тайм-трекер Worksection, потому что работает в режиме многозадачности и быстро переключается между задачами. Тайм-трекер используют сотрудники центра в долгосрочных задачах: например, при написании статьи.
Менеджер проектов в Volta One Роман Слипченко справедливо замечает, что хоть в агентстве практически не использует тайм-трекинг, для многих компаний контроль времени — вопрос №1. Плюс есть фрилансеры, которые в Worksection хотят взаимодействовать с заказчиками и отмечать затраты времени.
В агентстве Y&R Ukraine пришлось вводить систему учета времени из-за сложной структуры компании. Она состоит из департаментов, департаменты — из отделов по решению конкретных задач. Одновременно в работе может быть десяток проектов.
А вот в video-performance агентстве One2 рабочее время не считают. «Для нас это табу — высчитывать, сколько человек отработал часов в течении недели, и потом говорить: «Что-то ты мало задач берешь». Все потому что учитываем фокус-фактор каждой команды: кто-то более производительный, кто-то — менее», считает консультант по маркетингу One2 Виталий Цимбалюк.