Как украинские компании ведут учет рабочего времени в Worksection

Как украинские компании ведут учет рабочего времени в Worksection

Один из самых популярных элементов Worksection — тайм-трекер. В этой статье вы прочитаете, как украинские компании с помощью программы учета рабочего времени рассчитывают стоимость работы, зачем еще нужна эта система и обязательно ли внедрять контроль времени в вашей компании — читайте в этой статье.


Зачем нужна система контроля рабочего времени?


Система учета рабочего времени нужна для того, чтобы:

  • предположить, сколько времени и денег вы потратите на выполнение задачи. Например, СЕО Y&R Ukraine Дмитрий Барсуков после внедрения тайм-трекера понял, что одну и ту же задачу кто-то выполнит за десять часов, а кто-то — за два;
  • сделать ценообразование компании понятным для клиента;
  • использовать отчеты о затраченном времени на ретроспективах в Scrum-спринте;
  • понять, насколько сильно загружена команда и какой темп работы у отдельного сотрудника;
  • запланировать задачи на следующий отрезок времени (спринт), исходя из времени, которое нужно на их выполнение;
  • работать с системой постановки целей и задач SMART. Учет времени используется при прогнозировании того, сколько времени и денег уйдет на выполнение задачи (Achievable).

В веб-студии «Винтаж» отчеты по затраченному времени используют для циклического анализа на ретроспективах. С программой учета рабочего времени активно работают отделы HR и финансов:

  • HR — проверяют по частотной диаграмме, как сотрудники вносят время в Worksection. На этапе внедрения приходилось напоминать тем, кто забывал включать таймер в начале работы;
  • отдел финансов — анализирует отчеты затраченного времени по проектам и клиентам. Из этих данных отдел финансов определяет маржинальность проектов и клиентов. Вместе с HR отдел финансов также определяет, насколько эффективны команды и отдельные сотрудники.


В компании действует строгое правило: «Если задача не стоит в Worksection — ее можно не делать. Потому что нигде не будет зафиксировано потраченное на работу время». Время вносится сотрудниками в задачи в таск-менеджере. По «меткам» задач можно понять, на что именно уходит время по проекту, скорректировать задачи или внести новые.

Как отследить затраченное на задачу время с помощью тайм-трекера Worksection.

В агентстве эффективного интернет-маркетинга Roman.ua тайм-трекер используется для того, чтобы понимать, сколько времени занимают разные задачи: обучение, развитие, составление бизнес-процессов, продажи. Работу планируют, исходя из времени, которое нужно на выполнение задач.



Как тайм-трекер используют для расчета стоимости работы?


Co-founder студии «Винтаж» Евгений Кудрявченко рассказывает, что стоимость работы зависит от уровня сотрудника: junior, middle и senior: «Для определения уровней внедрили учет времени через Worksection, чтобы понять, сколько времени сотрудники тратят на решение типовых задач. Если сотрудник тратит меньше времени на решение задачи, у него есть перспектива попасть на следующий уровень. Система оплаты труда топ-менеджеров зависит не от уровня, а от KPI работы отделов».

Рекламное агентство Y&R Ukraine выбрало классическую схему почасовой оплаты. Управляющий директор Дмитрий Барсуков верит, что учет времени в рекламных агентствах из международного стандарта станет национальным: «Специфика рекламного бизнеса такова, что мы, по сути, продаем время наших специалистов. Поэтому изначально используем систему с упором на тайм-трекинг».

Как определить зарплату сотрудников с почасовой ставкой.



А вот в агентстве video-performance One2 не используют тайм-трекер при подсчете зарплаты. Команда знает, что раз в месяц сотрудники получат деньги, независимо от показателей клиента. Консультант по маркетингу One2 Виталий Цимбалюк утверждает, что именно поэтому команда старается работать лучше — не по принуждению, а потому что действительно так хочет.

Зачем заказчику знать, сколько времени сотрудники потратили на задачу?


Из проанализированных нами кейсов большинство компаний не заводят клиента в CRM-систему. Менеджер проектов VoltaOne Роман Слипченко объясняет это спецификой работы: «В нашем случае аккаунт-менеджер доносит клиенту всё, что нужно».


Мы сознательно выбрали минималистичный дизайн для Worksection, чтобы снизить порог вхождения для тех, кто никогда не работал в этой системе — и возможно не будет работать постоянно. Поэтому нам нравится кейс агентства Y&R Ukraine, которое завело несколько клиентов в систему. Это — идеальная ситуация, так как клиент может в любой момент отследить объем работ. К сожалению, по словам СЕО Дмитрия Барсукова таких клиентов немного, потому что мало кто заинтересован в «кухне» рекламного проекта.

Как быстро выставить счет-фактуру клиенту.

Основатель Roman.ua Романа Рыбальченко считает, что есть хорошая альтернатива заведению заказчика в систему — система отчетов: «Мы работаем прозрачно, и сервис позволяет нам транслировать эту прозрачность клиенту. Благодаря системе отчетов заказчик видит, сколько времени (буквально до минуты) мы потратили, и никаких вопросов у него не возникает». Отчеты в Roman.ua используют в двух случаях:

  • внешний — показать клиенту, что сделали;
  • внутренний — рассчитать вознаграждение сотрудника в зависимости от того, сколько он проработал и над какими проектами.
Как маркетинговому агентству работать в Worksection.


Обязательно контролировать рабочее время сотрудников?


Внедрять систему контроля рабочего времени необязательно. Например, СЕО 1991 Civic Tech Center Анастасия Силенок не использует тайм-трекер Worksection, потому что работает в режиме многозадачности и быстро переключается между задачами. Тайм-трекер используют сотрудники центра в долгосрочных задачах: например, при написании статьи.

Менеджер проектов в Volta One Роман Слипченко справедливо замечает, что хоть в агентстве практически не использует тайм-трекинг, для многих компаний контроль времени — вопрос № 1. Плюс есть фрилансеры, которые в Worksection хотят взаимодействовать с заказчиками и отмечать затраты времени.


В агентстве Y&R Ukraine пришлось вводить систему учета времени из-за сложной структуры компании. Она состоит из департаментов, департаменты — из отделов по решению конкретных задач. Одновременно в работе может быть десяток проектов.
А вот в video-performance агентстве One2 рабочее время не считают. «Для нас это табу — высчитывать, сколько человек отработал часов в течении недели, и потом говорить: „Что-то ты мало задач берешь“. Все потому что учитываем фокус-фактор каждой команды: кто-то более производительный, кто-то — менее», считает консультант по маркетингу One2 Виталий Цимбалюк.

esc
Поделиться в
или
Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения...
29 апреля 2020   •   6 min read
Компания-франчайзер ThinkGlobal — сеть инновационных школ (25 школ по Украине), которые предоставляют пространство для внедрения глобальных образовательных изменений и развития образования в Украине....
15 июля 2020   •   6 min read
PM Решения
Рассказываем о том, почему диаграмма Ганта около 100 лет остается стандартом планирования проектов.
15 июля 2020   •   9 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через