Согласны, что в любом деле должны быть правила? Мы — да, и правила для постановки задач в Worksection тоже существуют!
Программы для управления проектами, задачами однозначно помогают. Но чтобы они работали по максимуму, нужно уметь их правильно “готовить”.
Для этого и нужны правила постановки и ведения задач, исполняя которые сотрудники становятся эффективнее и достигают своих целей быстрее.
Для тех, кому лень читать — видеоверсия на нашем Youtube Worksection
Правило №1 — Не ставьте задачи устно
Правило №2 — Понятно называйте задачи
Название задачи должно быть максимально разжевано и понятно. Так, как если бы вы объясняли, что сделать своей бабушке. В названии задачи должен быть максимально подробно указан глагол-действие “что сделать” и конечный результат.
Плохо: “Кофе в офис”Хорошо: “Позвонить в компанию Cofetrade (044−23456789) и заказать кофе “Jacobs” на 3 месяца”От того, насколько понятно и правильно названа задача зависит ее правильное и своевременное выполнение.
Обычно, все наши важные задачи сложны. И эти задачи требуют того, чтобы мы вначале подумали перед тем, как начать делать. Поскольку это довольно энергозатратно и люди подсознательно этого избегают. Поэтому если у вас есть список задач: “Важные-но-подумать” и “Простые-просто-делаю” — человек автоматически выберет простую. В результате важные будут прокрастинироваться (откладываться) максимально до дедлайна.
Но если вы “сложную” задачу опишите так, чтобы было понятно хотя бы первое действие, то стартануть ее выполнение для сотрудника будет намного проще.
Правило №3 — Пишите максимально подробное описание к задаче. Так, чтобы не оставалось вопросов
Правило №4 — Обязательно указывайте сроки
- Без ощущения времени сотрудники могут растягивать выполнение задачи. Таким образом сильно снижается эффективность компании в целом.
- Сами задачи без срока чаще всего теряются, потому что о них не приходят напоминания, в отличии от задач со сроками, которые всегда на виду.
- Когда появляются новые задачи, сложно планировать работу, если уже существующие задачи без сроков.
Правило №5 — Вносите временные затраты
Правило №6 — Записывайте конечный результат в задачу
