22 июня 2018   •   Саша Могир   •   8 min read

Правила постановки задач. 6 простых правил сделают ваших сотрудников эффективнее

Согласны, что в любом деле должны быть правила? Мы — да, и правила для постановки задач в Worksection тоже существуют!

Программы для управления проектами, задачами однозначно помогают. Но чтобы они работали по максимуму, нужно уметь их правильно «готовить».

Для этого и нужны правила постановки и ведения задач, исполняя которые сотрудники становятся эффективнее и достигают своих целей быстрее.

Для тех, кому лень читать — видеоверсия на нашем Youtube Worksection



Правило № 1 — Не ставьте задачи устно



Бывало такое, что за обедом или в коридоре сотрудники просят друг у друга что-то сделать, иногда даже очень важные задачи, а в итоге забывают про них? Конечно бывало и это абсолютно нормально и естественно. Но в результате — задача забыта. Сотрудникам нужно это понимать и полностью искоренить факт принятия и постановки устных задач.

Например, Евгений Некоз установил правило в своей компании: «Все, что устно, того не существует». И разрешает своим сотрудникам не делать задачи, которые поставлены устно. Даже если это он сам их поставил. Все задачи должны быть записаны и мы считаем, что это правильный подход.

Правило № 2 — Понятно называйте задачи

Название задачи должно быть максимально разжевано и понятно. Так, как если бы вы объясняли, что сделать своей бабушке. В названии задачи должен быть максимально подробно указан глагол-действие «что сделать» и конечный результат.

Плохо: «Кофе в офис»
Хорошо: «Позвонить в компанию Cofetrade (044-23456789) и заказать кофе „Jacobs“ на 3 месяца»

От того, насколько понятно и правильно названа задача зависит ее правильное и своевременное выполнение.

Обычно, все наши важные задачи сложны. И эти задачи требуют того, чтобы мы вначале подумали перед тем, как начать делать. Поскольку это довольно энергозатратно и люди подсознательно этого избегают. Поэтому если у вас есть список задач: «Важные-но-подумать» и «Простые-просто-делаю» — человек автоматически выберет простую. В результате важные будут прокрастинироваться (откладываться) максимально до дедлайна.

Но если вы «сложную» задачу опишите так, чтобы было понятно хотя бы первое действие, то стартануть ее выполнение для сотрудника будет намного проще.

Для компаний с типовыми задачами будет полезно сразу договориться про единую терминологическую базу. Тогда все будет «по полочкам» и облегчит поиск или анализ задач. Главное, чтобы все в компании это понимали и тем самым экономили время друг друга.

Правило № 3 — Пишите максимально подробное описание к задаче. Так, чтобы не оставалось вопросов



Описание также экономит огромное количество времени. В нем должны быть все необходимые материалы для выполнения задачи. Это могут быть: нужные контакты, особенности задачи, файлы. И не забывайте про детали, без которых задачу невозможно сделать. Например, если нужно поехать на встречу — укажите точный адрес.

И тут происходит чудо! Когда сотрудник заходит в задачу и видит понятный четкий заголовок, а в описании находит все необходимое, тогда не остается вопросов и никто не тратит время на выяснение. В таком режиме выгодно работать всем.

Уделяя внимание описанию задачи, экономится гораздо больше времени и нервов сотрудников в будущем.

Правило № 4 — Обязательно указывайте сроки

Если у задачи нет времени завершения, то она скорее похожа на легкое пожелание. Все потому, что:

  1. Без ощущения времени сотрудники могут растягивать выполнение задачи. Таким образом сильно снижается эффективность компании в целом.
  2. Сами задачи без срока чаще всего теряются, потому что о них не приходят напоминания, в отличии от задач со сроками, которые всегда на виду.
Для руководителей это важно в первую очередь для понимания общей картины. И благодаря учету сроков можно понимать кто ленится и заваливает сроки или устанавливает слишком оптимистичные прогнозы, что впоследствии тоже заваливает сроки.

    Когда появляются новые задачи, сложно планировать работу, если уже существующие задачи без сроков.
Хотя есть задачи, в которые вносить сроки — неблагодарное занятие, потому что не хватает стартовых данных. Если в этом случае установить сроки, задача будет максимально долго «делаться», потому как исполнители трижды перестрахуются и внесут заведомо долгие сроки.

Правило № 5 — Вносите временные затраты

Знать сколько времени тратится на задачи важно как для руководителя, так и для сотрудников. К сожалению, никто не любит считать и вносить время. За этим сложно следить, пока вносить время не вошло в привычку.

Важно сразу всем сотрудникам разъяснить, что вносить временные затраты неприятная штука, но очень важная.
Когда данных мало или нет, вы ничего с ними не можете сделать и по факту будете смотреть на процессы с «повязкой на глазах». Когда данных больше, становятся доступны различные отчеты в цифрах. На их основе можно улучшать производство уже целенаправленно, а не «вслепую».

Например, вы сможете подсчитать сколько тратите времени на разные типы проектов. Понимая какие проекты делаете быстрее и лучше, сможете определить для себя оптимальных клиентов и тем самым влиять на рост прибыли.

Еще, это возможность вовремя заметить сложности сотрудников и научится правильно оценивать задачи. Если на задачу тратится слишком много времени, значит ее неправильно оценивают либо она сложна для текущего исполнителя

Правило № 6 — Записывайте конечный результат в задачу

Закрывая задачу в нее нужно записать, что было сделано. Если заказывали кофе, напишите контакты компании и на каких условиях вы договорились. Такая заметка в будущем очень упрощает регулярные задачи и их делегирование другим сотрудникам. Или если вы готовили презентацию, прикрепите в задачу файл презентации. И те, кому она понадобится, всегда смогут ее найти.

Также вы, например, можете создать сет меток в Worksection «Результат работы»: «Сделано хорошо», «Сделано плохо» и «Сделано отлично» и устанавливать их при выполнении задания. Позже сможете посмотреть и выяснить причины, почему у вас все «Сделано п̶л̶о̶х̶о̶ отлично».


Такие резюме у задач дают возможность качественно проводить ретроспективы, тем самым в будущем улучшать процессы в вашей компании.

P. S. Есть еще одно негласное правило. Устанавливайте свою фотографию в профиле. Гораздо приятнее общаться с живым человеком и, глядя на фото, сразу ясно кто поставил задачу или написал комментарий:)


ответить
Dmitry Makarov 2 декабря 2018
Сорвали с языка

Опубликовать

Бизнес-кейсы
Цель аккаунтинга — счастье клиента. Есть побочные плюшки, типа важной информации для специалистов или погашенной дебиторки, но это мелочи. Если клиент доволен — все будет хорошо, верно же?
13 июля 2018   •   6 min read
Бизнес-кейсы
Основатель агентства эффективного интернет-маркетинга Roman.ua Роман Рыбальченко о том, как удобно и эффективно выстраивать работу с клиентами и внутреннюю активность.
22 мая 2018   •   4 min read
Бизнес-кейсы
Y&R Ukraine в цифрах: начали работу в 2006 году 26+ сотрудников в 5 отделах19+ крупных компаний, среди которых: Danone, Microsoft, Colgate, Life, Watsons, Оболонь, IDS Borjomi Ukraine и др. в работе от...
1 ноября 2018   •   5 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейси PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 47...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти